IT- Verfahren für Personalcontrolling und Personalmanagement

IT- Verfahren für Personalcontrolling und Personalmanagement

Im Jahr 2000 beschloss der Senat, das Verfahren zu weiterzuentwickeln. enthält die wichtigsten Funktionalitäten für die Personalsachbearbeitung. Die Personalbüros der einzelnen Dienststellen in Bremen können seit 2003 auf zugreifen.

Anschließend hat das Finanzressort das Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterportal auf einer technisch eigenständigen Plattform, aber als Bestandteil von entwickelt. Mit dieser Weiterentwicklung sollten und sollen die Beschäftigten beispielsweise Urlaub, Fortbildungen oder Dienstreisen elektronisch beantragen sowie Informationen der Arbeitszeiterfassung einsehen und Korrekturen vornehmen. Die Dienststellen können das seit 2006 nutzen. Das entstand zusätzlich zum bestehenden Verwaltungsportal Informationssystem der bremischen Verwaltung im Intranet.

Im Jahr 1995 beschloss der Senat, die elektronische Arbeitszeiterfassung in den Dienststellen einzuführen. Dafür sind in den Dienststellen Geräte installiert worden, mit denen die Beschäftigten die Arbeitszeit elektronisch erfassen lassen. Seit 2007 können die Beschäftigten direkt vom Arbeitsplatz über das die Korrekturfunktionen für ihre Arbeitszeitkonten nutzen.

3 IT-Strategie im Personalmanagement und -controlling

IT-Strategie ausarbeiten und dokumentieren

Ein langfristiges Ziel des Finanzressorts ist es, mithilfe der Informationstechnologie die Prozesse des Personalmanagements und -controllings in Bremen zu unterstützen. Damit sollten die Personalaufgaben einheitlich, effektiv und effizient bearbeitet werden.

Auf die Bitte um Vorlage der dafür entwickelten IT-Strategie hat das Finanzressort dem Rechnungshof nur einen Senatsbeschluss vom 8. März 2010 übersandt. Darin wird das Ziel benannt, die Verfahren und flächendeckend in allen Dienststellen Bremens einzuführen.

Der Senatsbeschluss sowie beabsichtigte Einzelmaßnahmen bilden keine in sich schlüssige IT-Strategie für das Personalmanagement und -controlling. Dafür wäre es erforderlich gewesen, Inhalte, Vorgaben und Schwerpunkte in der Informationstechnologie mittelfristig für die nächsten drei bis fünf Jahre festzulegen. Eine Strategie der Informationstechnologie für das Personalmanagement und -controlling hat sich dabei an der Gesamtstrategie im Personalbereich Bremens zu orientieren.

187Rechnungshof Bremen Jahresbericht 2011 - Land IT- Verfahren für Personalcontrolling und Personalmanagement 689 Dazu hat das Ressort erklärt, eine IT-Strategie für das Personalmanagement und -controlling existiere seit mindestens 15 Jahren. Sie sei jedoch nicht schriftlich ausformuliert. Das Ressort habe folgende Hauptanforderungen festgelegt:

· Einheitliche Datenbasis für Personalcontrolling,

· Standardisierung der personalwirtschaftlichen Vorgänge durch

· einheitliches integriertes System für Personalverwaltung und

· Schnittstelle für die Einsatzplanung der Polizei.

Zudem ergäben sich alle Entwicklungen im IT-Umfeld aus der Personalstrategie. So wolle das Ressort neben anderen Maßnahmen die Datenbanksysteme von und vereinheitlichen und die Informationsplattformen und zusammenführen, um nur noch eine zentrale Plattform zu betreiben.

Mittelfristig will das Finanzressort das dezentrale Personalcontrolling weiterentwickeln. Außerdem sollen Medienbrüche zwischen den Verfahren reduziert und Geschäftsprozesse im Personalmanagement weiter standardisiert werden. Zur konkreten Weiterentwicklung der einzelnen Verfahren hat das Finanzressort auf eine Projektliste verwiesen.

Die Ansätze des Finanzressorts werden den Anforderungen an eine Strategie nicht gerecht. Zwei miteinander verbundene Datenbanken für ein integrativ gedachtes Personalsystem, zwei Informationsplattformen, Medienbrüche bei Schnittstellen und nicht standardisierte Geschäftsprozesse stellen eher eine historisch gewachsene als eine geplante Struktur dar. Diese technischen und organisatorischen Mängel bzw. Unzulänglichkeiten will das Ressort mit den genannten Einzelmaßnahmen beheben. Hätte es hingegen eine umfassende und dokumentierte Strategie gegeben, wären diese Mängel frühzeitig erkannt worden und hätten vermieden werden können.

Das Finanzressort hat einzelne Ziele definiert. Bedingt durch die jeweils aktuelle Situation formuliert es ad hoc zusätzliche Ziele und führt Projekte sowie einzelne Maßnahmen durch. Es hat jedoch in keinem Dokument umfassend, verbindlich und für Dritte nachvollziehbar die einzelnen Maßnahmen und Projekte in Beziehung zu den Zielen im Personalbereich gesetzt. Es ist nicht ersichtlich, warum welche Entscheidungen für bestimmte Maßnahmen und

Rechnungshof Bremen Jahresbericht 2011 - Land IT- Verfahren für Personalcontrolling und Personalmanagement Projekte getroffen wurden. Unterlagen über eine Prüfung der Kriterien Nutzen, Wirtschaftlichkeit und Effizienz fehlen fast vollständig.

Einem solchen Gesamtkonzept wäre zu entnehmen, welche Ziele, Wirkungen und Ergebnisse erreicht werden sollen und welche einzelnen Maßnahmen durchzuführen sind, um diese Ziele zu erreichen. Im Gesamtkonzept wäre festgelegt, wie Prozesse und Strukturen zu gestalten sind und welche Ressourcen dafür benötigt werden. Zudem wären Kennzahlen definiert, um überwachen zu können, ob die Ziele erreicht sind.

Das Finanzressort hat zugesagt, bis zum Sommer 2011 eine IT-Strategie für den Personalbereich zu formulieren.

Strategische Ausrichtung festlegen: Eigenentwicklung oder Standardprogramme

Zu einer IT-Strategie gehört es u. a. festzulegen, ob Computerprogramme selbst (weiter-)entwickelt oder am Markt erhältliche Standardprogramme genutzt werden.

Das Finanzressort hat dem Rechnungshof mitgeteilt, zu keinem Zeitpunkt der Entwicklung von und seien Standardprogramme vorhanden gewesen, die diese umfassenden und aus strategischen Überlegungen abgeleiteten Aufgabenfelder hätten abdecken können.

Der Senatsvorlage vom 28. Januar 2000 zur Weiterentwicklung des Verfahrens ist nicht zu entnehmen, dass überhaupt geprüft wurde, ob zumindest in Teilbereichen Standardprogramme die Anforderungen Bremens erfüllt hätten. Unterlagen, aus denen eine Prüfung von Alternativen zur Weiterentwicklung des hätten hervorgehen können, hat das Finanzressort nicht vorgelegt.

Personalverwaltungssysteme waren auch im Jahr 2000 schon auf dem Markt.

Eine Entscheidung für hätte einen Abgleich mit solchen Alternativsystemen auf Basis eines Anforderungsprofils vorausgesetzt.

Für die Entscheidung zwischen eigenen Entwicklungen und Standardprogrammen kommt es maßgeblich darauf an, ob es lohnend ist, die heute betriebenen Verfahren so weiterzuentwickeln, dass sie künftigen Anforderungen gerecht werden. Dafür ist zu ermitteln, wie viel und welches Personal sowie welche Finanzmittel erforderlich sind, um die Systemsicherheit zu gewährleisten und die Verfahren weiterentwickeln zu können. Dem ist der Aufwand für den Einsatz von Standardprogrammen gegenüberzustellen.