Zu 5210Vorsorgeuntersuchung in Kindertagesstätten durch den Jugendgesundheitsdienst. Es trifft zu dass gemäß § 15 Abs

Der Tätigkeitsbericht des zum Umgang mit Altdaten aus ehemaligen Polikliniken wird dem Landesverwaltungsamt zur Kenntnis gegeben mit der Bitte um Prüfung, ob der gemeinsamen Empfehlung zur Aufbewahrung von Patientenunterlagen in den Gesundheitsämtern durch die Kommunen und Landkreise gefolgt und die Aufsicht darüber in geeigneter Weise ausgeübt wurde und ob die Aufbewahrung und der Umgang mit Patientenunterlagen in den Gesundheitsämtern nach Maßgabe der bekanntgegebenen Hinweise und Empfehlungen erfolgt.

Zu 5.2.10:Vorsorgeuntersuchung in Kindertagesstätten durch den Jugendgesundheitsdienst

Es trifft zu, dass gemäß § 15 Abs. 3 des Thüringer Gesetzes über Tageseinrichtungen für Kinder als Landesausführungsgesetz zum Kinder- und Jugendhilfegesetz (Kindertageseinrichtungsgesetz - vom 25. Juni 1991 (GVBl. S. 113, geändert durch Gesetz vom 12. Januar 1993, GVBl. S. 45, und vom 2. November 1993, GVBl. S. 641) der Öffentliche Gesundheitsdienst die Aufgabe hat, für alle Kinder, die eine Kindertagesstätte besuchen, jährlich eine ärztliche sowie eine zahnärztliche Vorsorgeuntersuchung anzubieten und im Einvernehmen mit den Erziehungsberechtigten nach deren Zustimmung durchzuführen.

Unbeschadet des Erfordernisses einer schriftlichen Einwilligung nach § 4 in der Untersuchungsdaten in die Unterlagen der schulärztlichen Untersuchungen bleibt die Dokumentationspflicht gemäß § 11 der Berufsordnung der Landesärztekammer Thüringen bestehen.

Zu 5.2.11: Einladung zur amtsärztlichen Untersuchung mit Postkarte

Gemäß § 3 der Verordnung über den öffentlichen Gesundheitsdienst und die Aufgaben der Gesundheitsämter in den Landkreisen und kreisfreien Städten vom 8. August 1990 i. V. m. dem Ersten Thüringer Rechtsbereinigungsgesetz DDR-Recht vom 25. September 1996 nehmen die Gesundheitsämter im Einzelfall Untersuchungen und Begutachtungen vor und erstellen hierüber Gutachten, Zeugnisse oder Bescheinigungen, wenn dies durch Rechtsvorschrift vorgesehen ist.

Bei dem beschriebenen Vorgang handelte es sich um eine geplante Untersuchung, die gemäß § 126 des Bundessozialhilfegesetzes von den Gesundheitsämtern durchzuführen ist.

Die im Tätigkeitsbericht geäußerte Rechtsauffassung wird vom TMSG geteilt.

Das TMSG wurde von der Leiterin des Gesundheitsamtes über die eingeleiteten Maßnahmen zur Sicherung von Daten auf Transportwegen vor unbefugtem Zugriff unterrichtet (im konkreten Fall Versendung von Ladungen in verschlossenen Umschlägen).

Zu 6.1: Personalaktenführungsrichtlinie

Mit Schreiben vom 16. Februar 1998 hat das TIM den Entwurf einer Personalaktenführungsrichtlinie dem TFM mit der Bitte um Mitzeichnung übersandt.

Da die Richtlinie jedoch sowohl für Beamte als auch Angestellte und Arbeiter gelten soll, bedarf sie der nochmaligen Prüfung, insbesondere aus tarifrechtlicher Sicht. Diese Prüfung ist noch nicht abgeschlossen.

Zu 6.4: Personalverwaltung der Lehrer

Der Stand der Übernahme der Personalakten von Lehrern und Erziehern, die vor dem 3. Oktober 1990 aus dem Schuldienst ausgeschieden sind, durch die Staatlichen Schulämter Thüringens, stellt sich wie folgt dar: Schulamt Stand der Übernahme Artern. Die Übernahme der Personal- und Gehaltsakten der ehemaligen Kreise Sondershausen, Artern und Sömmerda ist abgeschlossen.

Bad Langensalza Vereinbarung zwischen dem SSA und dem Unstrut-Hainich-Kreis über die weitere Lagerung der Personalakten im Landratsamt wurde getroffen. Eine entsprechende Vereinbarung mit dem Landkreis Gotha ist in Vorbereitung.

Eisenach. Die Personalakten und Gehaltsunterlagen lagern noch im Landratsamt des Wartburgkreises, Dienststelle Bad Salzungen. Der Termin der Übergabe steht noch nicht fest, da die Sortier- und Aufarbeitungsarbeiten noch nicht abgeschlossen sind. Die Übernahme durch das SSA Eisenach kann erfolgen.

Erfurt. Die Akten lagern im Stadtarchiv Erfurt. Vereinbarung über die Lagerung und Zugriffsrechte zu wurde mit der Stadtverwaltung Erfurt am 29. Oktober 1997 getroffen.

Gera Akten lagern im Stadtarchiv; Zugriff und Bearbeitung erfolgt nur durch zwei Mitarbeiterinnen des SSA. Jena Alle Personalakten wurden am 20. Oktober 1997 durch das SSA Jena übernommen.

Neuhaus. Die Vorkehrungen für die Übernahme der Personalakten sind durch das Staatliche Schulamt Neuhaus getroffen, jedoch sehen sich die Landratsämter Sonneberg und Hildburghausen in absehbarer Zeit außerstande, die Unterlagen zu übergeben. Zu einer Auftragsverwaltung gemäß § 8 sind die Landratsämter nur bei Kostenübernahme durch das TKM bereit.

Rudolstadt. Die Übernahme der im Landratsamt Saalfeld-Rudolstadt lagernden Personalakten erfolgt bis zum 1. Juni 1998. Vom Landkreis Ilmenau-Arnstadt wurden die Personalakten im Oktober 1997 vollständig übernommen.

Schmalkalden Akten aus den Altkreisen Schmalkalden, Meiningen und Suhl-Stadt wurden durch das SSAübernommen. Suhl-Land befinden sich im Kreisarchiv Zella-Mehlis und des Altkreises Meiningen im Kreisarchiv Meiningen. Eine Vereinbarung zur Lagerung der Altakten mit dem Kreisarchiv Meiningen wurde noch nicht getroffen.

Schmölln Akten lagern in den Landratsämtern Greiz Land. Mit beiden Landratsämtern wurden Vereinbarungen über die Lagerung und Zugriffsrechte getroffen.

Stadtroda. Die Übernahme der Personalakten aus dem Landratsamt Saale-Orla-Kreis ist abgeschlossen. Die Übernahme der im Landratsamt des Saale-Holzland-Kreises lagernden Personalakten erfolgt bis zum 30. September 1998.

Weimar Am 15. Oktober 1997 wurden die Akten aus dem Stadtarchiv Weimar einschließlich der Personalakten des aufgelösten Instituts für Lehrerbildung Weimar übernommen. Die Personalakten der ehemaligen Schulamtsbereiche Weimar-Land lagern im Kreisarchiv des Landkreises Weimar. Eine entsprechende Vereinbarung mit dem Landratsamt Weimar-Land liegt vor.

Worbis. Die Übernahme der Personalakten durch das SSA Worbis ist abgeschlossen.

Zu 6.5: Personalakten im Justizbereich

Seit Dezember 1992 ist im Geschäftsbereich des TMJE die Verwaltungsvorschrift zur Anlage und Führung von Personalakten vom 10. Oktober 1992

(JMBl. S. 117) in Kraft. Nummer 2.1 der Verwaltungsvorschrift sieht vor, daß grundsätzlich von mehreren Behörden (vollständige) Personalakten geführt werden. Aufgrund entsprechender Vorgabe des Beamtenrechtsrahmengesetzes sind in das Thüringer Beamtengesetz vom 10. Juni 1994 (GVBl. S. 589) Vorschriften über die Personalaktenführung eingearbeitet worden (§ 97 ff. Nach der Legaldefinition des § 97 Abs. 2 Satz 3 handelt es sich bei Mehrfertigungen von Personalakten um Nebenakten, die nur geführt werden dürfen, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Stellen für den Beamten zuständig sind. Die Nebenakten dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist.

Die aufgrund dieser beamtenrechtlichen Vorgaben unstreitig gebotene Überarbeitung der Verwaltungsvorschrift war im Hinblick darauf, dass seitens des TIM eine ressortübergreifende einheitliche Personalaktenführungsrichtlinie erarbeitet wird, zunächst zurückgestellt worden. Die Zurückstellung erschien als sachgerecht, weil die Umsetzung etwaiger Änderungen der Verwaltungsvorschrift, also beispielsweise die Entfernung einzelner Unterlagen aus den Nebenakten bestimmter Behörden, mit einem ganz erheblichen Verwaltungs- und Zeitaufwand verbunden gewesen wäre. Es war damit zu rechnen, dass die Umstellung der Verwaltungspraxis im Falle einer Änderung der Verwaltungsvorschrift bis zum Inkrafttreten der landeseinheitlichen Richtlinie nicht einmal fertiggestellt sein würde, wobei zu befürchten war, dass die Nebenakten ggf. aufgrund der landeseinheitlichen Richtlinie ein weiteres Mal hätten überarbeitet werden müssen, wenn deren Vorgaben mit denen der (nachrangigen) Verwaltungsvorschrift kollidiert hätten.

Nach der förmlichen Beanstandung gemäß § 39 ist mit dem Einvernehmen darüber erzielt worden, dass die Überarbeitung der Verwaltungsvorschrift seitens des TMJE unabhängig von dem weiteren Schicksal der landeseinheitlichen Richtlinie zur Anlage und Führung von Personalakten betrieben wird, die endgültige Fassung der novellierten Verwaltungsvorschrift jedoch erst nach Inkrafttreten der Richtlinie verabschiedet werden wird. In Ausführung dieser Vereinbarung ist dem Landesdatenschutzbeauftragten mit Schreiben vom 28. Oktober 1997 der auf Grundlage des zwischenzeitlich vorliegenden Referentenentwurfs der Personalaktenführungsrichtlinie erstellte erste Entwurf einer grundlegend überarbeiteten Verwaltungsvorschrift für den Geschäftsbereich des TMJE übermittelt worden, der dessen grundsätzliche Billigung gefunden hat. Es ist vereinbart, dass die Verwaltungsvorschrift nach Abschluß der notwendigen Beteiligungen nochmals mit dem Landesdatenschutzbeauftragten abgestimmt und nach Inkrafttreten der landeseinheitlichen Richtlinie in Kraft gesetzt wird.

Zu 6.7: Verwaltungsvorschrift zur Thüringer Verordnung über die Zuständigkeiten für die Feststellung, Berechnung und Anordnung der Zahlung der Bezüge von Bediensteten und Versorgungsempfängern Voraussetzung für das Inkrafttreten der obengenannten Verwaltungsvorschrift in der vorbereiteten Fassung ist die Änderung von § 9 Abs. 3 des Thüringer Besoldungsgesetzes und die darauffolgende Änderung der Thüringer Verordnung über die Zuständigkeiten für die Feststellung, Berechnung und Anordnung der Zahlung der Bezüge von Bediensteten und Versorgungsempfängern.

Aufgrund noch ausstehender Klärung zu den beabsichtigten Änderungen im Thüringer Besoldungsgesetz konnte eine Inkraftsetzung bislang nicht erfolgen.

Zu 6.17: Formular der Zentralen Beihilfestelle des Landesverwaltungsamts

Das Beihilfeprogramm ABBA kommt in der Zentralen Beihilfestelle Stadtroda seit dem 16. Februar 1998 zur Anwendung. Mit dieser Einführung wird gleichzeitig auf die Antragsformulare des Bundesministeriums des Innern umgestellt.