der Hälfte der geprüften Behörden und Einrichtungen erfolgt die Personalverwaltung noch immer ohne

In einer Untersuchung der personalverwaltenden Stellen bei 36 Behörden (Ministerien, obere und mittlere Landesbehörden, Obergerichte sowie Landeseinrichtungen) hat der Rechnungshof hinsichtlich der Organisation und der aufgabengerechten Personalausstattung Folgendes festgestellt:

In 7 der 8 geprüften Ministerien werden die Personalangelegenheiten - obwohl sachlich nicht geboten - in mehreren Referaten bearbeitet.

In rund der Hälfte der geprüften Behörden und Einrichtungen erfolgt die Personalverwaltung noch immer ohne IT-Unterstützung.

Auf der Grundlage des durchgeführten Benchmarking ergibt sich hinsichtlich der Personalausstattung der personalverwaltenden Stellen ein rechnerisches Einsparpotential von insgesamt rund 48 Bediensteten bzw. von jährlich rund 2,6 Mio. Personalkosten.

3.1

Der Landesrechnungshof hat im Jahr 2003 die personalverwaltenden Stellen bei den Ministerien, in den oberen und mittleren Landesbehörden, den Obergerichten sowie bei ausgewählten Landeseinrichtungen - insgesamt bei 36 Behörden - querschnittlich geprüft. Gegenstand der Prüfung waren die organisatorische Einordnung dieser Stellen innerhalb der Behörden sowie insbesondere die Untersuchung aufgabengerechter Personalausstattung.

Hierbei wurden die beiden Kennzahlen Personalfälle je Bediensteter der Personalverwaltung und Personalkosten je Personalfall gebildet und entsprechende Kennzahlenvergleiche (Benchmarking) zwischen den einzelnen personalverwaltenden Stellen zur Aufdeckung vorhandener Einsparpotentiale durchgeführt.

Da nahezu alle der in die Prüfung einbezogenen Behörden neben der Personalverwaltung für ihre eigenen Bediensteten auch in unterschiedlichem Umfang Personalaufgaben für Bedienstete nachgeordneter Behörden wahrnehmen, waren aus methodischen Gründen ein korrekter Vergleich und entsprechende Benchmarkuntersuchungen nur für die Feststellungen zur Personalverwaltung des jeweils eigenen Personals möglich. zu Tz. 3

Die Landesregierung begrüßt ausdrücklich die vom Landesrechnungshof dargelegten Erkenntnisse. Diese werden bei der zur Zeit stattfindenden Aufgabenkritik - dem Grundsatz der Ressorthoheit folgend - eigenverantwortlich durch jedes Ministerium berücksichtigt.

3.2

Hinsichtlich der Organisation und Aufgabenwahrnehmung hat der Landesrechnungshof festgestellt, dass in 7 der 8 geprüften Ministerien die Personalangelegenheiten in mehreren - in einem Fall bis zu 8

- Referaten bearbeitet wurden. Hierbei waren oftmals mehrere Referate für die gleichen Aufgaben zuständig. Bei den oberen und mittleren Landesbehörden waren in 4 von 12 geprüften Behörden ebenfalls mehrere Organisationseinheiten - teilweise mit gleichen Aufgaben für die Personalverwaltung zuständig.

Der Umfang der für den nachgeordneten Bereich durch die Ministerien wahrgenommenen Personalverwaltungsaufgaben ist sehr unterschiedlich. Ein Ministerium nahm für ein Landesamt die Personalverwaltung vollständig wahr. In einigen Ministerien waren für Personalverwaltungsaufgaben ein oder mehrere Referate zuständig.

Zum Einsatz IT-gestützter Personalverwaltungssysteme wurde festgestellt, dass in rund der Hälfte der geprüften Behörden und Einrichtungen die Personalverwaltung ohne IT-Unterstützung erfolgte. Das Personalverwaltungssystem PERSOSTH bzw. PERSOSPT wurde in 3 Ministerien und bei 5 oberen und mittleren Landesbehörden eingesetzt.

Bemerkungen des Rechnungshofs Stellungnahme der Landesregierung

Hinsichtlich der aufgabengerechten Personalausstattung hat der Rechnungshof Folgendes festgestellt:

Die Anteile der einzelnen Laufbahngruppen an der Gesamtzahl der Bediensteten der personalverwaltenden Stellen innerhalb der einzelnen Vergleichsgruppen (Ministerien, Ober- und Mittelbehörden etc.) wiesen eine große Spannbreite auf. So schwankte in den Ministerien der Anteil der Bediensteten des höheren Dienstes zwischen 15 v. H. und 49 v. H., der Bediensteten des gehobenen Dienstes zwischen 20 v. H. und 59 v. H. und der Bediensteten des mittleren Dienstes zwischen 22 v. H. und 52 v. H. Bei den oberen und mittleren Landesbehörden sowie bei den Gerichten und Landeseinrichtungen waren teilweise noch größere Schwankungen zu verzeichnen.

Der Vergleich der Kennzahl Personalfälle je Bediensteter der Personalverwaltung hat ergeben, dass in der Vergleichsgruppe der Ministerien der niedrigste Wert 32 und der höchste Wert 69 Personalfälle je Bediensteter betrug. Bei den oberen und mittleren Landesbehörden betrug diese Kennzahl zwischen 36 und 96 Personalfällen je Bediensteter, bei den Obergerichten zwischen 30 und 145 Personalfällen je Bediensteter und bei den Landeseinrichtungen zwischen 65 und 117 Personalfällen je Bediensteter.

Der ­jeweils auf 12 Monate bezogene ­Vergleich der Kennzahl Personalkosten je Personalfall hat gezeigt, dass bei den Ministerien die niedrigsten Kosten 794 Personalfall betrugen. Bei den oberen und mittleren Landesbehörden schwankte der Wert dieser Kennzahl zwischen 524 und1.366je Personalfall, bei den Obergerichten zwischen 388 und1.751je Personalfall und bei den Einrichtungen zwischen 475 und837je Personalfall.

Das durchgeführte Benchmarking bei den geprüften Behörden ergab für den Prüfungszeitraum (1. Juli 2001 bis 30. Juni 2002) ein rechnerisches Einsparpotential bei den personalverwaltenden Stellen von insgesamt rund 48 Bediensteten (in bzw. von jährlich rund 2,6 Mio. 3.3

Der Landesrechnungshof hat die Wahrnehmung von zum Teil gleichen Aufgaben der Personalverwaltung in mehreren Organisationseinheiten innerhalb einer Behörde bemängelt. Grundsätzlich seien die für Personalaufgaben zuständigen Organisationseinheiten in der Zentral- oder Verwaltungsabteilung zu bündeln und gleiche Aufgaben möglichst nur von einer Stelle zu bearbeiten.

Der Rechnungshof hat angeregt, dass die betroffenen Behörden die Organisation und die Aufgabenwahrnehmung mit dem Ziel einer Erhöhung der Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit überprüfen. Diese Überprüfung kann mit der im Rahmen der gegenwärtigen Verwaltungsmodernisierung durchzuführenden Aufgabenüberprüfung verbunden werden.

Die Wahrnehmung von Verwaltungsaufgaben für den nachgeordneten Bereich durch oberste Landesbehörden hat der Rechnungshof für nicht sachgerecht gehalten. Die obersten Landesbehörden als zentrale Planungs- und Steuerungsinstanzen sollten keine Personalverwaltungsaufgaben für den nachgeordneten Bereich wahrnehmen. Er halte es für geboten, die bisher für den nachgeordneten Bereich wahrgenommenen Aufgaben kritisch zu überprüfen und ­soweit sie keine ministeriellen Kernaufgaben darstellen ­durch diesen selbst wahrnehmen zu lassen.

Außerdem hat der Rechnungshof das Fehlen eines IT-gestützten Personalverwaltungssystems bei rund der Hälfte der geprüften Behörden bemängelt. Er halte den Einsatz eines IT-gestützten Personalverwaltungssystems für eine effiziente und effektive Personalarbeit für unverzichtbar. Dazu sei im Rahmen der des Freistaates ein möglichst einheitliches Personalverwaltungssystem in der Landesverwaltung einzuführen.

Für die zum Teil erheblichen Unterschiede der Anteile der einzelnen Laufbahngruppen an der Gesamtzahl der Bediensteten in den personalverwaltenden Stellen sind für den Rechnungshof sachliche bzw. fachliche Gründe nicht erkennbar. Der Rechnungshof hat deshalb empfohlen, die Gründe für diese großen Unterschiede zu erforschen Bemerkungen des Rechnungshofs Stellungnahme der Landesregierung und ggf. so bald wie möglich zu korrigieren. Dies würde mittel- und langfristig auch zu einer Senkung der Personalausgaben führen.

Der Rechnungshof hat zu den durchgeführten Vergleichen, zum Benchmarking und dem dabei ermittelten rechnerischen Einsparpotential von insgesamt jährlich rund 2,6 Mio. Personalkostenerläutert, dass dabei nur mögliche Ineffizienzen und Einsparpotentiale aufgezeigt würden. Zur realen Beseitigung der aufgezeigten möglichen Ineffizienzen und der Ermittlung der tatsächlich zu realisierenden Einsparungen an Personal bzw. Personalkosten sei bei jeder Behörde eine Ursachenanalyse erforderlich, bei der die Gründe für die Abweichung des jeweiligen eigenen Vergleichswertes vom Durchschnittswert bzw. günstigsten Wert ermittelt werden. Er hat daher die Leitung jeder geprüften Behörde aufgefordert, auf der Grundlage dieser Analyse geeignete Maßnahmen zur Beseitigung vorhandener Ineffizienzen zu ergreifen und die tatsächlich vorhandenen Einsparpotentiale zu realisieren.

Der Rechnungshof hat schließlich darauf hingewiesen, dass die Regierungsneubildung nach der Landtagswahl vom 13. Juni 2004 zwar zu veränderten, z. T. neuen Zuständigkeiten der einzelnen Ministerien geführt habe. Dennoch seien aber die getroffenen Feststellungen im Wesentlichen weiterhin zutreffend.

3.4

Das in dieser Angelegenheit federführende Finanzministerium hat zur Prüfungsmitteilung und zu diesem Bemerkungsbeitrag folgende grundsätzliche Ausführungen gemacht:

In dem vom Rechnungshof durchgeführten Benchmarking sehe es eine geeignete Möglichkeit, Einsparpotentiale im Bereich der Personalverwaltung aufzuzeigen. Der Anregung des Rechnungshofs folgend würden die Erkenntnisse dieser Erhebung in die im Rahmen der gegenwärtigen Verwaltungsmodernisierung durchzuführende Aufgabenüberprüfung mit einfließen.

Einschränkend hat es darauf hingewiesen, dass die Auswertungsergebnisse und die dabei gewonnenen Erkenntnisse zu relativieren seien. So sei die Frist von sechs Wochen für die Abgabe der Erhebungsbogen zu kurz gewesen, um die Zeitanteile für die einzelnen Tätigkeiten zutreffend und vollständig zu ermitteln. Weiterhin seien die vom Rechnungshof bei seiner Aufgabenanalyse der personalverwaltenden Stellen verwendeten 10 Tätigkeitskategorien bzw. 24

Unterkategorien nicht ausreichend, um gesichert feststellen zu können, dass in mehreren Organisationseinheiten einzelner Ministerien zum Teil gleiche Aufgaben der Personalverwaltung wahrgenommen werden. Im Hinblick auf die Vielfältigkeit und den Umfang einzelner Personalverwaltungsaufgaben [halte es] dies für bedenklich, da einige Aufgaben arbeitsteilig zwischen mehreren Fachreferaten wahrgenommen werden müssen. Ferner seien bei den Kennzahlenvergleichen und dem durchgeführten Benchmarking der Anteil der jeweiligen Statusgruppen des zu betreuenden Personals (Beamte, Angestellte, Arbeiter) außer Acht gelassen worden.

Diese hätten jedoch wesentlichen Einfluss auf die Zeitanteile einzelner personalverwaltender Tätigkeiten und damit auf die Kennzahl Personalfälle je Bediensteten. Schließlich halte das Finanzministerium die Empfehlung, eine Ursachenanalyse durchzuführen, die auf dem besten Wert (Benchmark) aufbaut, für problematisch.

Die anderen Ministerien haben zu den Feststellungen und Empfehlungen des Landesrechnungshofs wie folgt Stellung genommen:

Die meisten Ministerien haben sich dahingehend geäußert, dass im Zuge der anstehenden Verwaltungsmodernisierung und der damit verbundenen Umstrukturierungsmaßnahmen auch die Aufgaben und die Organisation der Personalverwaltung hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit kritisch überprüft werden. In diesem Zusammenhang würden auch die Feststellungen und Empfehlungen des Landesrechnungshofes berücksichtigt. Im Übrigen sei die Organisation der Personalverwaltung in den meisten Ministerien inzwischen gestrafft worden, d. h. die Anzahl der Organisationseinheiten, die Personalaufgaben wahrgenommen haben, sei verringert bzw. die Personalarbeit in einem Referat zentralisiert worden. Soweit noch mehrere Organisationseinheiten Personalaufgaben wahrnehmen, werde darauf geachtet.