Management

Zur Wirtschaftlichkeit - 126 des Reisekostenmanagements

Die durchschnittlichen Bearbeitungskosten bei Straßen.NRW lagen bei rund 38 v. H. und beim Landesbetrieb Wald und Holz NRW bei rund 23 v. H.

Beim BLB lagen die Bearbeitungskosten nach der Neuorganisation (= zentrale Bearbeitung) nur noch bei rund 14 v. H. der Auszahlungssumme.

Die Bearbeitung des Geschäftsprozesses Dienstreisemanagement erfolgte im Zeitraum der Prüfung - mit der o. g. Ausnahme des BLB - noch weitgehend manuell, d. h. ohne spezielle IT-Unterstützung. Dies führte zu Medienbrüchen und Doppelerfassungen von Reise- und Personaldaten.

Die Bearbeitungsquoten lagen in den nachgeordneten Geschäftsbereichen der Ministerien zwischen 900 und 8.500 Fällen / VZÄ, im Durchschnitt bei rund 1.800 Fällen / VZÄ. Dabei waren die Bearbeitungsquoten in größeren Festsetzungsstellen in der Regel höher als in kleinen Festsetzungsstellen.

In den Landesbetrieben und dem BLB lagen die Bearbeitungsquoten zwischen 1.200 und 3.750 Fällen / VZÄ.

Eine landesweite Festlegung einer Bearbeitungsquote z. B. zum Zwecke der Personalbedarfsermittlung bestand nicht - anders als z. B. für die Beihilfebearbeitung, bei der 3.100 Fälle pro Jahr und VZÄ bei nicht IT-unterstützter Bearbeitung vorgesehen sind.

Eine allgemeine Genehmigung von Dienstreisen durfte gemäß Nr. 7 der Verwaltungsvorschriften zu § 2 LRKG im Zeitpunkt der Prüfung nur ausnahmsweise und nur Bediensteten erteilt werden, die gleichartige Dienstgeschäfte an demselben Geschäftsort oder in demselben Bezirk zu erledigen hatten.

- Zur Wirtschaftlichkeit des Reisekostenmanagements Daher war in der Regel für jede einzelne Dienstreise ein Verfahren durchzuführen, das typischerweise die folgenden 4 Schritte umfasste:

· Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise durch den Bediensteten;

· Prüfung des Antrags und Genehmigung der Dienstreise;

· Reisevorbereitung und -ausführung sowie Antrag auf Erstattung der Reisekosten durch den Bediensteten;

· Prüfung des Erstattungsantrags und Festsetzung der RKV.

In allen geprüften Bereichen musste ein Bearbeiter (VZÄ) im Jahr durchschnittlich nur in 8,5 v. H. der Fälle die Angaben des Antragstellers korrigieren, wodurch im Durchschnitt jährlich pro Bearbeiter Ausgaben i. H. v. rd. 5.400 vermieden werden konnten. Dem standen jedoch Personalkosten von jährlich über 60.000 pro Bearbeiter gegenüber1.

Der größte Teil der Personalkapazitäten in allen geprüften Festsetzungsstellen war für die Ermittlung der erstattungsfähigen Fahrtkosten gebunden:

· Vergleichsberechnungen der Kosten für Flug, Bahn oder PKW

· Anerkennung triftiger Gründe für die sog. große Wegstreckenentschädigung anstelle der kleinen Wegstreckenentschädigung

· Vergleichsberechnungen der Kosten der täglichen Hin- und Rückfahrt mit denen einer Übernachtung.

Im Ergebnis wurden dann allerdings in 89 v. H. der Festsetzungen Fahrten erstattet, bei denen der Privat-PKW benutzt worden war; lediglich in 11 v. H. der Fälle wurden Flug- und ÖPV-Tickets erstattet.

Personalkosten-Durchschnittssätze des Bundesministeriums der Finanzen für den mittleren Dienst einschließlich Personalgemeinkosten und Sachkostenpauschale.

Gemäß § 6 LRKG wird für Strecken, die aus triftigen Gründen mit einem privaten Kraftfahrzeug zurückgelegt werden, eine Wegstreckenentschädigung von 30 Cent je Kilometer gewährt (große Wegstreckenentschädigung); ohne triftige Gründe wird eine pauschalierte Wegstreckenentschädigung von 30 Cent je Kilometer für Fahrleistungen bis 30 Kilometer und für jeden weiteren Kilometer 20 Cent gewährt (kleine Wegstreckenentschädigung).

Zur Wirtschaftlichkeit - 128 des Reisekostenmanagements

Außerdem wurden mehr als 75 v. H. aller Festsetzungen mit der großen Wegstreckenentschädigung abgerechnet.

Analyse und Empfehlungen

Der LRH hat dem FM und den übrigen Ressorts mit Entscheidung vom 02.04.2009 mitgeteilt, dass die Kosten der Bearbeitung der RKV aus seiner Sicht zumeist in keinem Verhältnis zu den Auszahlungsbeträgen und zu den durch die Prüfung der Erstattungsanträge erzielten Einsparungen stehen. Meist hatten die Behörden nur die Einsparungen durch die Überprüfung der einzelnen Angaben der Dienstreisen in den Erstattungsanträgen im Blick, nicht aber die aus diesen Überprüfungen resultierenden Kosten ihrer Festsetzungsstellen. Es fehlte vielerorts an einem Qualitäts- und Risikomanagement, bei dem sich die Bearbeitungsintensität eines RKVAntrags konsequent an dessen finanzieller Bedeutung und dem finanziellen Ausfallrisiko orientierte (gewichtende Bearbeitung). Ursächlich für den hohen Personalaufwand waren aus Sicht des LRH in erster Linie die folgenden Faktoren:

· die Vielzahl von Reise- und Festsetzungsstellen mit z. T. sehr geringen Stellenanteilen (unter 0,5 VZÄ) sowie geringen Fallzahlen, bei denen der Sachbearbeiter und der Vertreter gleichwohl das gesamte aktuelle Fachwissen präsent haben mussten,

· die gesetzliche Vorgabe einer 100 v. H. - Prüfung der Anträge ohne Kosten-Nutzen-Analyse,

· die Medienbrüche im Arbeitsablauf und die dadurch verursachte Doppelerfassung von Reise- und Personaldaten,

· die - in der Regel notwendige - doppelte Antragsprüfung sowohl vor als auch nach der Reise,