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129 - Zur Wirtschaftlichkeit des Reisekostenmanagements

· der hohe Aufwand bei der Prüfung zur Anerkennung triftiger Gründe für die Benutzung des Privat-PKW.

Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der einzelnen Behörde findet ihre Grenzen in den zwingenden Vorschriften des Reisekostenrechts. Der LRH hat im Hinblick auf die inakzeptabel hohen Bearbeitungskosten gefordert, auch die Vorschriften des Reisekostenrechts hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf die Bearbeitungskosten zu überprüfen. Denn die Regelungen des Reisekostenrechts sollten nicht dazu führen, dass die Kosten der durch die Regelung bedingten Bearbeitung höher sind als die mit der Regelung bezweckten Einsparungen bei der Reisekostenvergütung

Die Prüfung hat z. B. gezeigt, dass der größte Teil der von den Dienstreisenden geltend gemachten Fahrt- und Übernachtungskosten dem Grunde nach unvermeidbar und in der Höhe nur geringfügig beeinflussbar ist.

Zur Reduzierung des Personalaufwands in den Reise- und Festsetzungsstellen sollten die rechtlichen Vorgaben dahingehend geändert werden, dass zum einen verstärkt von allgemeinen Dienstreisegenehmigungen und der Festsetzung von Pauschvergütungen Gebrauch gemacht werden kann und eine stichprobenweise Prüfung der Erstattungsanträge zugelassen wird (risikoorientierte gewichtende Bearbeitung). Dies sollte dann auch bei der Festlegung der Soll-Fallzahlen für die Personalbedarfsbemessung berücksichtigt werden.

Zum anderen sollte aus Sicht des LRH die Unterscheidung zwischen der großen und der kleinen Wegstreckenentschädigung entfallen, da die Prüfung ergeben hat, dass den in diesem Bereich erzielbaren Einsparungen ganz erhebliche Bearbeitungskosten der Behörden gegenüberstehen.

Zur Wirtschaftlichkeit - 130 des Reisekostenmanagements

Im Hinblick darauf, dass alle Ressorts auch weiterhin die Personalausgaben senken und sich dabei auf ihre Kernaufgaben konzentrieren müssen, hat der LRH empfohlen, dass der interministerielle Arbeitskreis Reisekosten-Management auch erörtert, ob und wie die Wirtschaftlichkeit der Bearbeitung und der hohe Personalaufwand durch eine Zentralisierung des Dienstreisemanagements (Bildung von behördenübergreifenden Kompetenzzentren) verbessert werden kann.

Schließlich hat er angeregt, zumindest für die Zwecke der Wirtschaftlichkeitsberechnungen behördenübergreifend eine Bearbeitungsquote pro Mitarbeiter und Jahr festzulegen. Denn vielen Leitungskräften seien die vom RPA Münster erhobenen Sachverhalte - insbesondere die geringen Bearbeitungszahlen ihrer Sachbearbeiter - und die daraus abgeleitete geringe Wirtschaftlichkeit ihrer Festsetzungsstellen nicht bekannt gewesen.

Der LRH hat ferner gefordert, sorgfältig zu prüfen, ob und wie eine IT-Unterstützung die Wirtschaftlichkeit der Reisekostenbearbeitung verbessern kann. Hierzu sei es insbesondere erforderlich, die Geschäftsprozesse entsprechend zu optimieren.

Den Ressorts hat er in diesem Zusammenhang empfohlen, bei der Erarbeitung und Umsetzung der Lösungen ressortübergreifend zusammenzuarbeiten. Sofern eine IT-Unterstützung für die gesamte Landesverwaltung unwirtschaftlich oder unzweckmäßig sei, sollten auch Teillösungen (z. B. für große Organisationseinheiten) in Betracht gezogen werden.

Denkbar wäre für bestimmte Bereiche auch, lediglich den Teilprozess Erstattungsverfahren IT-gestützt durchzuführen, indem der Antragsteller z. B. ein Formular unter Excel ausfüllt, das die notwendigen Berechnungen (z. B. Tagegeld, Auszahlungsbetrag) automatisch durchführt. Nach Unterzeichnung des ausgedruckten und mit dem Auszahlungsbetrag versehenen Formulars durch den Dienstreisenden (und ggf. Mitzeichnung

- Zur Wirtschaftlichkeit des Reisekostenmanagements durch den Vorgesetzten) könnte sich der RKV-Sachbearbeiter zumindest bei den üblichen eintägigen Dienstreisen auf Stichproben beschränken.

Die Soll-Fallzahl für die Personalbedarfsberechnung könnte auch bei dieser Variante deutlich erhöht werden.

Stand des Verfahrens

Das FM und die übrigen Ressorts haben die Empfehlungen des LRH im interministeriellen Arbeitskreis Reisekosten-Management erörtert und ihnen weitestgehend zugestimmt. Sie stimmten darin überein, dass im ersten Schritt zunächst das LRKG geändert werden müsste; im zweiten Schritt sollte dann die Aufbau- und Ablauforganisation in den Ressorts optimiert und Kosten und Nutzen einer IT-Unterstützung geprüft werden.

Das FM hat daraufhin dem Landtag einen mit den Ressorts und dem LRH abgestimmten Entwurf zur Neufassung des LRKG zugeleitet (Drucksache 14/9739). Die Vorlage erfolgte unter Berufung auf die Prüfungsmitteilung des LRH mit dem Ziel, die Bearbeitungsprozesse zu beschleunigen, die Zahl der Abrechnungsstellen deutlich zu reduzieren und die Kostentransparenz zu steigern. Diese Ziele sind nur mit einer leistungsfähigen ITUnterstützung möglich, die den gesamten Bearbeitungsprozess von der Antragstellung bis zur Auszahlung der Reisekostenvergütung abbildet bzw. unterstützt. Mit diesem Gesetz sollen hierfür die materiellrechtlichen Voraussetzungen geschaffen werden. Außerdem sollen die Planung und Durchführung von Dienstreisen noch stärker unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten erfolgen.

Die Unterscheidung zwischen kleiner und großer Wegstreckenentschädigung wurde zwar dem Grunde nach beibehalten, doch wurde zur Reduzierung des Prüfaufwandes bei der kleinen Wegstreckenentschädigung die