Arbeitgeber

Die Übermittlung personenbezogener Daten ist jedoch auf den für die Zusammenarbeit der Beschäftigten notwendigen Umfang zu beschränken.

Nicht erforderlich ist - wie hier geschehen - mitzuteilen, dass gekündigt wurde und welche Aufgaben außerhalb der eigenen Behörde künftig wahrgenommen werden.

Mitarbeiterbefragungen

Aufgrund der Erkenntnis, dass nur zufriedene Mitarbeiter gute Mitarbeiter sind, werden auch in der öffentlichen Verwaltung in zunehmendem Maße Mitarbeiterbefragungen durchgeführt.

Im Berichtszeitraum wurde eine solche Mitarbeiterbefragung bei der saarländischen Polizei durchgeführt. In Vorbereitung ist eine großangelegte Mitarbeiterbefragung bei fast sämtlichen Bediensteten der saarländischen Landesverwaltung. Bei beiden Projekten war bzw. ist meine Dienststelle beratend tätig.

Folgende Gesichtspunkte halte ich aus datenschutzrechtlicher Sicht für wesentlich:

· Die Teilnahme an der Befragung muss freiwillig sein. Die Mitarbeiter sind auf die Freiwilligkeit ausdrücklich hinzuweisen.

· Die Anonymität der die Fragebögen ausfüllenden Mitarbeiter muss gewährleistet sein.

Sämtliche mir bisher bekannt gewordenen Mitarbeiterbefragungen sind von vornherein als anonyme Erhebungen konzipiert. In der praktischen Umsetzung kommt es darauf an, dass diese den Mitarbeitern garantierte Anonymität auch tatsächlich gewährleistet ist. Zu Problemen kann es hier kommen, wenn in den Fragebögen, was der Regelfall ist, statistische Angaben verlangt werden, wie z. B. Alter, Geschlecht, Zugehörigkeit zu Organisationseinheiten usw. Hier ist jeweils sorgfältig zu prüfen, ob durch eine Verknüpfung dieser Angaben eine Reidentifikation einzelner Mitarbeiter möglich ist. Allerdings wird diese Problematik dann entschärft, wenn die Auswertung der Fragebögen durch ein externes Institut durchgeführt wird, welches nicht über das zu einer Reidentifikation erforderliche Zusatzwissen verfügt und auch nicht erhält. Dies war bzw. ist bei den erwähnten Mitarbeiterbefragungen der Fall.

Als wesentlich betrachte ich in diesem Zusammenhang weiterhin, dass die ausgefüllten Fragebögen entweder von den Mitarbeitern direkt an das auswertende Institut geschickt werden, oder dass verschlossene Urnen aufgestellt werden, etwa bei der jeweiligen Personalvertretung.

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Selbstverständlich ist, dass die Fragebögen nach Erfassung durch das auswertende Institut vernichtet werden.

· Bei Darstellung der Auswertungsergebnisse darf kein Rückschluss auf bestimmte Personen möglich sein.

Diese Gefahr steigt, je kleiner die Größe der auszuwertenden Organisationseinheit ist und je mehr persönliche Merkmale in der Auswertung miteinander verknüpft werden.

· Besondere datenschutzrechtliche Probleme werfen anonymisierte Mitarbeiterbefragungen auf, die Werturteile über andere Bedienstete, z. B. über Vorgesetzte enthalten. Hier halte ich die Einwilligung der von der Befragung betroffenen Vorgesetzten für erforderlich, da eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ihrer personenbezogener Daten nicht ersichtlich ist.

Inhalt einer ärztlichen Bescheinigung für die Arbeitszeitregelung

Einige Dienstvereinbarungen über die Einführung der flexiblen Arbeitszeit lassen für chronisch Kranke und Beschäftigte, die infolge einer akuten Erkrankung über einen längeren Zeitraum auf ambulante ärztliche Behandlung angewiesen sind, ausnahmsweise eine Anrechnung von Arztbesuchen auf die Arbeitszeit zu. Ein Mitarbeiter der Landesverwaltung hat mir mitgeteilt, dass sein Personalreferat von ihm für diesen Zweck ein ärztliches Attest mit der Art der Erkrankung und Diagnose verlange. Ich halte diese Forderung in diesem Zusammenhang nicht für berechtigt.

Der Dienstherr oder Arbeitgeber darf grundsätzlich keine Einzelangaben über den Gesundheitszustand erheben. Daher enthält auch die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung keine Diagnose. Aus dem gleichen Grunde sind Schwerbehinderte nicht verpflichtet, der Personalstelle den Bescheid des Versorgungsamtes, in dem die einzelnen Behinderungen mit Diagnosen aufgeführt sind, vorzulegen, sondern lediglich eine Kopie des Schwerbehindertenausweises. Es gehört nicht zu den Aufgaben einer Personalstelle, medizinische Befunde und Diagnosen zu bewerten.

In diesem Falle genügt die Information, dass, wie häufig und wie lange Arztbesuche medizinisch geboten sind; nicht nötig sind jedoch nähere Hinweise zur Diagnose. Wenn die Personalstelle danach bezweifelt, dass die in der Dienstvereinbarung genannten Voraussetzungen vorliegen, kann sie eine Begutachtung durch den Amtsarzt veranlassen. Der Amtsarzt kann mit Einwilligung des Betroffenen - Auskünfte beim behandelnden Arzt einholen und der Dienststelle das Ergebnis der Begutachtung - ohne medizinische Details - mitteilen.

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Personalnebenakten in den Schulämtern

Das Saarland hat die unteren Schulaufsichtsbehörden zum Jahresende 2000 abgeschafft und die Schulräte unmittelbar in das Ministerium für Bildung, Kultur und Wissenschaft eingegliedert. In den Schulämtern wurden bisher Personalnebenakten der Lehrkräfte geführt, die in den zugeordneten Schulen - insbesondere Grund-, Haupt, Sekundar-, Real- und Gesamtschulen - eingesetzt sind. Ich erfuhr, dass vorgesehen sei, die in den Schulämtern über Jahre und Jahrzehnte hinweg angesammelten Personalunterlagen unbesehen den nunmehr zuständigen Schulleitern zu übergeben.

Gerade weil in der Praxis häufig über den notwendigen Umfang hinaus und oft zu lange Unterlagen in den Personalnebenakten enthalten sind, hatten Lehrer Grund zur Befürchtung, dass Schulleiter von Vorgängen Kenntnis erhalten, die lange zurückliegen und die für die Ausübung von Aufsichtsfunktionen überhaupt nicht mehr relevant sind. Dass es zumal in kleinen Schulen vielfach enge Kontakte zwischen Schulleitern und Lehrkräften gibt, räumt diese Sorge keineswegs aus. Aus eigenen Prüfbesuchen weiß ich auch, dass in den Schulen meist nicht die Voraussetzungen gegeben sind, Personalunterlagen sicher aufzubewahren, weil verschließbare Schränke fehlen.

Ich habe das Ministerium auf die Regelungen des Personalaktenrechts im Saarländischen Beamtengesetz (SBG) hingewiesen. In Personalnebenakten werden Duplikate von Unterlagen gesammelt, die sich auch in der (im Ministerium geführten) Grundakte befinden. Sie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, die vor Ort zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich sind (§ 108 Abs. 2 SBG). Ich habe verlangt, dass die Personalnebenakten vor der Weitergabe an die Schulleiter auf den erforderlichen Umfang ausgedünnt werden. Es widerspricht jedem Datenschutzverständnis, zunächst die Vorgänge in ihrem aufgeblähten Umfang den Schulleitern zu übergeben und von diesen zu erwarten, dass diese daraus die für ihre Aufgabenerfüllung erforderlichen Daten herausfiltern. Dies dürfte erfahrungsgemäß dazu führen, dass die Schulleiter aus Zeitmangel oder aus anderen Gründen die übernommenen Personalunterlagen unverändert weiterführen.

Das Ministerium hat eingeräumt, dass die vor der Neuorganisation angelegten Personalnebenakten „zum Teil" noch Unterlagen enthalten, die über den notwendigen Umfang hinausgehen. Es hat sich jedoch wegen des Arbeitsaufwandes außerstande gesehen, die Unterlagen vor der Weitergabe zu reduzieren.

Beihilfebearbeitung bei Gemeinden

Über 80 % der saarländischen Gemeinden und Gemeindeverbände lassen die Beihilfe, die den Beschäftigten im Krankheitsfall zu gewähren ist.