Förderung

Fehlende Abschlusstests und Freigaben für die eingesetzten Verfahren

Gemäß Tn. 5.2.1 ADV-Projektrichtlinien und Tn. 4 HKR-ADV-Best sind Programme, nachdem sie fertig gestellt sind und fehlerfreie Ergebnisse liefern, von der Fachverwaltung einem abschließenden Test zu unterziehen. Hierbei ist u.a. dem RH Gelegenheit zur Teilnahme zu geben. Dieser formelle Abschlusstest wurde bei den eingesetzten IT-Verfahren vor deren Übernahme in den Echteinsatz nicht durchgeführt.

Nach einem solchen Abschlusstest hat die Fachverwaltung durch Erteilen der Verfahrensfreigabe zu bescheinigen, dass keine Bedenken gegen die Anwendung des Verfahrens bestehen (Tn. 5.2.3 ADV-Projektrichtlinien).

Mit der Erteilung der Verfahrensfreigabe übernimmt die Fachverwaltung die Gesamtverantwortung für die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des Verfahrens. Nicht freigegebene Verfahren dürfen nicht eingesetzt werden. Die geforderte formelle Verfahrensfreigabe wurde von der Fachverwaltung nicht erteilt.

3. Fehlende Einwilligung des Ministeriums für Finanzen und Bundesangelegenheiten zum Programmeinsatz

Ein Teil der eingesetzten IT-Verfahren betrifft den Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens (HKR). Sollen derartige Verfahren eingesetzt werden, so bedarf es gemäß Tn. 2.2 HKR-ADV-Best der vorhergehenden Einwilligung des Ministeriums für Finanzen und Bundesangelegenheiten, soweit durch dieses Verfahren die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Erteilung von Kassenanordnungen, Zahlbarmachung, Buchführung oder Rechnungslegung berührt werden. Gegebenenfalls hat das Ministerium zusätzlich das Einvernehmen mit dem RH herbeizuführen.

Diese Einwilligungen zum Verfahrenseinsatz der den HKR-Bereich betreffenden Programme lagen zum Zeitpunkt der Prüfung nicht vor.

4. Fehlende Wirtschaftlichkeitsberechnungen / Erfolgskontrollen

Gemäß den ADV-Projektrichtlinien ist bei der Planung von IT-Projekten im Rahmen der Hauptuntersuchung u.a. die Wirtschaftlichkeit des ausgewählten Lösungsvorschlags zu untersuchen (Tn. 4.3.2 Buchstabe h). Dies ist auch Bestandteil der Mindestanforderungen der Rechnungshöfe des Bundes und der Länder zum Einsatz der Informationstechnik

(Tn. 3.3). Nicht für alle im Einsatz befindlichen Programme liegen jedoch schriftliche Unterlagen bezüglich der Wirtschaftlichkeit vor, die zum Zeitpunkt der Konzipierung des Systems erstellt wurden.

Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sind jedoch nicht nur in der Konzeptionsphase, sondern auch nach der Verfahrenseinführung anzustellen (Tn. der ADV-Projektrichtlinien). Dies wurde bei einer Vielzahl der eingesetzten Anwendungen ebenfalls verabsäumt.

Nach Einführung des Systems ist gemäß den Tn. 5.3.1 und Tn. 5.3.2 der ADV-Projektrichtlinien ein Abschlussbericht über die Nachkalkulation und Zielkontrolle zu erstellen. Die Nachkalkulation soll die rechnerische Wirtschaftlichkeit des Verfahrens untersuchen; die Zielkontrolle soll überprüfen, ob die gesetzten Ziele in sachlicher sowie terminlicher Hinsicht erreicht wurden und der mit dem Projekt angestrebte Rationalisierungserfolg eingetreten ist. Die Forderung nach einem Soll-/ Ist-Vergleich zwischen den angestrebten Zielen und den geplanten Kosten mit den Ergebnissen wird auch in Tn. 5 der IT-Mindestanforderungen 1990 erhoben.

Nachdem es in der Mehrzahl der Fälle unterblieb, in der Planungsphase die erforderlichen Ausgangsdaten für die Kontrolle der eingesetzten Verfahren zu erheben, ist in diesen Fällen ein nachträglicher Abgleich der gesteckten mit den erreichten Zielen nicht möglich.

5. Veraltete Programmstrukturen

Die ersten Programme zur Festsetzung und Erhebung der Abwasserabgabe wurden schon Ende der 80er-Jahre erstellt. Durch Änderungen der Gesetzgebung und des IT-Umfeldes mussten die Anwendungen im Saarland wiederholt an die neuen Gegebenheiten angepasst werden. Die notwendigen Programmänderungen wurden zwar durchgeführt, die ursprüngliche Systemstruktur blieb dabei aber unangetastet. Exemplarisch wird auf folgenden Fall verwiesen: Mitte der 90er-Jahre wurde im Bereich des Haushaltsvollzugs landesweit ein neues Programmsystem eingeführt. Als Folge dessen konnte ein im Haushaltsbereich des LfU genutztes Programm zur Überwachung der Zahlungseingänge nicht mehr in der ursprünglich konzipierten Form eingesetzt werden. Daraufhin wurde dieses von Bediensteten des LfU an die neuen Gegebenheiten angepasst. Dabei wurden einige Programmmodule neu entwickelt, andere sind auf Grund der geänderten Programmumgebung jedoch nicht mehr einsetzbar.

Zu der Gruppe der nicht mehr einsetzbaren Programmmodule gehören beispielsweise die Übertragung von Sollstellungen mittels Diskette an das Haushaltsvollzugsprogramm und die Rückübertragung der um Buchungsdaten und Kennziffern ergänzten Datensätze an das Überwachungsverfahren im LfU. Diese Abläufe waren bisher weitgehend ineinander verzahnt. Jetzt müssen die in der Abteilung Abwasser für den jeweiligen Abgabepflichtigen ermittelten Zahlungsverpflichtungen personell vom Sachbereich Haushalt im neuen Haushaltsvollzugsverfahren zum Soll gestellt werden. Nach maschineller Ergänzung dieser Sollstellungen um die o.a. Daten lesen Mitarbeiter des Sachbereichs Haushalt diese vom Bildschirm ab und geben sie über Tastatur in das nachfolgend eingesetzte Überwachungsprogramm ein.

Solche Medienbrüche führen zu vermeidbarer Mehrarbeit und zu erhöhter Fehleranfälligkeit. Das LfU forderte daher von den hierfür zuständigen Stellen bereits im Jahr 1995 die Entwicklung von Schnittstellen zum neuen Haushaltsvollzugsverfahren, um die Anbindung der im LfU eingesetzten Verfahren selbst programmieren zu können. Die Schnittstellen wurden jedoch bis heute nicht realisiert.

Angesichts der aufgezeigten Defizite und wegen der ebenfalls noch ausstehenden Verknüpfung mit der im LfU eingesetzten Kostenrechnung drängte der RH darauf zu prüfen, ob der Einsatz des derzeitigen IT-Systems zur Festsetzung und Erhebung der Abwasserabgabe noch sinnvoll ist oder ob eine völlige Neuentwicklung angegangen werden soll.

Inzwischen wurde vom Ministerium für Umwelt eine Arbeitsgruppe eingesetzt, die sich mit der Einführung eines neuen IT-Systems befasst. Untersucht wird auf Anregung des RH unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit dabei auch die Übernahme von Programmen eines anderen Bundeslandes.