Grundschule
Ärzten, die im Auftrag der personalverwaltenden Behörden ein medizinisches Gutachten erstellen, darf die Personalakte ebenfalls ohne Einwilligung vorgelegt werden (§ 56 d Abs. 1 LBG). Dagegen dürfen Auskünfte an Dritte nur mit Einwilligung des Beamten erteilt werden, es sei denn, dass die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz berechtigter höherrangiger Interessen des Dritten die Auskunftserteilung zwingend erfordert. Inhalt und Empfänger der Auskunft sind gemäß § 56 d Abs. 2 LBG dem Beamten schriftlich mitzuteilen.
Im übrigen haben der Beamte selber sowie sein Bevollmächtigter gemäß § 56 c LBG auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses jederzeit ein Recht auf Einsicht in die vollständige Personalakte. Der Zusatz „jederzeit" wurde auf Wunsch des Unterausschusses „Datenschutz" in den Entwurf aufgenommen. Dies gilt auch für Hinterbliebene, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird.
Der Beamte hat darüber hinaus ein Recht auf Einsicht auch in andere Akten, die personenbezogene Daten über ihn enthalten und für sein Dienstverhältnis verarbeitet und genutzt werden, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist. Dies gilt nicht für Sicherheitsakten.
Fristen Tilgungsfristen für Beschwerden, Behauptungen, Bewertungen, Mitteilungen in Strafsachen sowie Aufbewahrungsfristen für Personalakten sind erstmals ebenfalls in diesem Gesetz in den §§ 56 e und 56 f LBG geregelt. Nach Ablauf dieser Fristen sind die jeweiligen Schriftstücke oder die gesamte Personalakte zu vernichten.
Auf unsere Initiative hin wurde die Frist, nach deren Ablauf der Beamte die Entfernung oder Vernichtung von Unterlagen über ihn betreffende Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die sich zwar nicht als unbegründet oder falsch erwiesen haben, aber für den Beamten ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, auf ein Jahr verkürzt (§ 56 e Abs. 1 Nr. 2 LBG).
Eine entsprechende Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Mitteilungen in Strafsachen, die nicht Bestandteil einer Disziplinarakte sind, wurde in den Ausschußberatungen aus nicht nachvollziehbaren Gründen abgelehnt. Derartige Mitteilungen sind erst nach drei Jahren mit Zustimmung des Beamten zu entfernen und zu vernichten (§ 56 e Abs. 2 LBG). Alarmpläne
Ein Berliner Krankenhausbetrieb beabsichtigte, von sämtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die Erstellung des Alarmierungsplans die Angabe der privaten Telefonnummer zu verlangen und den Alarmierungsplan mit den entsprechenden Daten allen Beschäftigten zugänglich zu machen.
Voraussetzung für jede Art der Verarbeitung personenbezogener Daten ist sowohl nach dem Berliner Datenschutzgesetz als auch nach dem Bundesdatenschutzgesetz die Erforderlichkeit der Daten. Auch bei einer Katastrophe kann keineswegs davon ausgegangen werden, dass sämtliche Beschäftigte für eine Versorgung der Bevölkerung erforderlich sind. Sie würden sich höchstwahrscheinlich eher wechselseitig behindern.
Die Krankenhausleitung und der Sicherheitsbeauftragte sollten vielmehr auf der Grundlage des Personalstamms überlegen, welches Personal für welche Art von Katastrophe benötigt wird, und versuchen, diese Mitarbeiter auf freiwilliger Basis für eine Mithilfe zu gewinnen. Bei den im Krankenhaus beschäftigten Ärzten sowie bei bestimmten anderen Dienstkräften ergibt sich die Verpflichtung zur Hilfe bereits aus ihrem Dienst- und Arbeitsverhältnis. Im übrigen darf ein Katastrophenplan keineswegs jedem Mitarbeiter zugänglich gemacht werden, sondern lediglich dem Katastrophenschutzbeauftragten und den freiwilligen Helfern, damit eine Verständigung untereinander im Ernstfall reibungslos erfolgen kann. Der Plan ist von diesen verschlossen am Arbeitsplatz bzw. zu Hause aufzubewahren.
Alarmpläne
Die Registrierung von Namen und Telefonnummern für die Alarmierungspläne in den Krankenhäusern ist mit dem Berliner Datenschutzbeauftragten bereits 1992 in einem Schriftwechsel einvernehmlich geregelt worden. Der im Datenschutzbericht genannte Fall ist der Fachverwaltung nicht bekannt.
Der Senat geht davon aus, dass die 1992 getroffene Regelung weiterhin Bestand hat. Die Registrierung von Namen und Telefonnummern für die Alarmierungspläne erfolgt danach grundsätzlich nur für die Personen, die im Einsatzfall benötigt werden.
Die Art der Katastrophe ist allerdings nicht bestimmend dafür, welches Personal benötigt wird. Ärzte, Pflegepersonal, Krankenhausleitung, Verwaltungspersonal (für Registrieraufgaben), Krankentransporteure, technisches Personal und Personal für die Versorgung werden lageabhängig bei jeder Art von Katastrophen benötigt.
Dabei geht der Senat davon aus, dass aus der beruflichen Stellung der Krankenhausmitarbeiter die Verpflichtung zur Hilfeleistung im Katastrophenfall abzuleiten ist.
Die Aussage des Berliner Datenschutzbeauftragen, dass der Katastrophenplan nur einem eingeschränkten Personenkreis zur Verfügung stehen darf, muss korrigiert bzw. präzisiert werden. Es ist zu unterscheiden zwischen einem Katastrophenschutzplan und einem Alarmierungsplan. Ein Katastrophenschutzplan enthält Regelungen für alle Abteilungen und alle Mitarbeiter eines Krankenhauses. Deshalb muss dieser Plan, wenn er im Einsatzfall Bericht des Berliner Datenschutzbeauftragten Stellungnahme des Senats funktionieren soll, allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Die Alarmierungsunterlagen sind dagegen nur einem eingeschränkten Personenkreis zugänglich zu machen.
Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen Anläßlich einer Anmeldung von Beschäftigten des Berliner Datenschutzbeauftragten für einen Kurs an der Verwaltungsakademie wurde uns mitgeteilt, dass eine Sammelmeldung unter anderem auch die Vergütungs- bzw. Besoldungsgruppe des jeweiligen Beschäftigten enthalten müsse.
Zur Erforderlichkeit dieser Angabe verwies die Verwaltungsakademie darauf, dass die Veranstaltungen regelmäßig zielgruppenbezogen seien. Die Besoldungs- bzw. Vergütungsgruppe gebe Aufschluß darüber, ob es sich um einen Gruppenleiter, Sachbearbeiter oder Zuarbeiter mit entsprechend unterschiedlichen Lernbedürfnissen und auch unterschiedlichen Bildungsvoraussetzungen handelt, so dass nur bei Kenntnis dieses Merkmals soweit wie möglich eine homogene Lerngruppe zusammengestellt werden könne. Wir haben der Verwaltungsakademie mitgeteilt, dass die Angabe der Laufbahn ausreichend sei, um eine an den unterschiedlichen Lernbedürfnissen der Dienstkräfte orientierte Einteilung der Gruppen zu ermöglichen. Im übrigen gibt die Besoldungs-/Vergütungsgruppe durchaus nicht immer Aufschluß über die konkrete Tätigkeit der Dienstkraft, da insbesondere Leitungsfunktionen auf Bezirksebene anders bewertet werden wie z. B. auf Landesebene. Mit Rundschreiben vom 6. 11. 1995 wurde nunmehr geregelt, dass diese Angabe freiwillig ist.
Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen
Das Anmeldeformular wurde zwischenzeitlich in Absprache mit dem Berliner Datenschutzbeauftragten geändert.
Es enthält nunmehr eine Rubrik mit den vier Laufbahngruppen und den dazu analog vergleichbaren Vergütungsgruppen. Zusätzlich haben die Kursinteressenten die Möglichkeit ihre konkrete Besoldungs- bzw. Vergütungsgruppe anzugeben, wobei ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass diese Angabe ebenso wie das Geburtsjahr freiwillig ist.
Da bei den Dienststellen noch eine Vielzahl von „alten" Anmeldeformularen in Umlauf ist, die aus Kostengründen auch verwendet werden sollten, wurden die Fortbildungsbeauftragten der Behörden durch Rundschreiben vom 6. November 1995 darüber informiert, dass künftig die Angabe der Vergütungs- bzw. Besoldungsgruppe freiwillig ist.
Beförderungsverfahren
Der Lehrerpersonalrat eines Bezirksamtes wies uns auf folgende Verwaltungspraxis der Schulaufsicht bei der Senatsverwaltung für Schule, Berufsbildung und Sport hin: In den Auswahlentscheidungen bei Beförderungsfällen, in deren Rahmen auch Fremdbeurteilungen herangezogen werden, kommt es zu wertenden Äußerungen der Schulaufsicht über die Arbeit von Lehrern, die im Bewerbungsvorgang nur als sog. „Medium" dienen. Diese wertenden Äußerungen werden den Betroffenen regelmäßig nicht zur Kenntnis gegeben, und sie werden auch nicht in ihre Personalakten abgeheftet, sondern zu Bestandteilen von Sachakten gemacht, von denen die betroffenen Mitarbeiter keine Kenntnis und auf die sie auch keinen Zugriff haben.
Beförderungsverfahren
Die hier enthaltenen Feststellungen entsprechen der Auffassung der Senatsverwaltung für Schule, Jugend und Sport.
Wir haben der Senatsverwaltung unsere datenschutzrechtlichen Bedenken mitgeteilt, woraufhin im November 1994 eine dienstliche Anweisung erging, die eine Anonymisierung der Unterrichtsbewertungsvermerke durch die prüfenden Referenten nunmehr vorschreibt. Anläßlich eines späteren Besuchs bei der Senatsschulverwaltung baten wir, die älteren Vorgänge ebenfalls zu anonymisieren. Wir verdeutlichten, dass die Bewerbungsvorgänge einschließlich der darin enthaltenen Bewertungsvermerke keinesfalls zu Zwecken der dienstlichen Beurteilung der „Medien" herangezogen werden dürfen, es sei denn, dies wird von diesen ausdrücklich gewünscht. Sollte letzteres der Fall sein, so kann der Bewertungsvermerk Teil des Beurteilungsvorganges hinsichtlich des „Mediums" werden, müßte jedoch vorher bezüglich des Bewerbers anonymisiert werden. Die Senatsverwaltung wird gemäß unseren Empfehlungen verfahren.
Personalüberhanglisten
In der Vergangenheit haben wir uns mehrfach zum Problem der Offenbarung von Personaldaten von Überhangkräften und zur Weitergabe von Personalakten dieses Personenkreises geäußert. Zuletzt hat die Senatsverwaltung für Inneres mit Rundschreiben vom 9. März 1989 Vorgaben für die Verwaltungen gemacht. Danach sollen die Dienstbehörden auf Anforderung von anderen Dienstbehörden in konkreten Stellenbesetzungsfällen schriftliche Informationen nach einem beigefügten Formblatt anstelle der Personalakten übersenden. Dieses Formblatt enthält folgende Angaben: Namen und Vornamen, Geburtsjahr, Wohnbezirk, Personalüberhanglistennummer, Telefonnummer, derzeitige Dienststelle, derzeitiges Arbeitsgebiet lt. Geschäftsverteilungsplan, Berufsausbildung, Studienabschluß, bisherige berufliche Tätigkeit, besondere fachliche Kenntnisse oder Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen. Dieses von der Senatsverwaltung Personalüberhanglisten
Der Senat teilt die Auffassung des Berliner Datenschutzbeauftragten.
Bericht des Berliner Datenschutzbeauftragten Stellungnahme des Senats für Inneres vorgegebene Verfahren halten wir datenschutzrechtlich für akzeptabel. Darüber hinausgehende Informationen über die betroffene Person dürfen ohne deren vorherige Einwilligung in keinem Fall an andere Dienstbehörden übermittelt werden.
Dies ergibt sich für Beamte aus § 56 d Abs. 2 Landesbeamtengesetz, der auch für Angestellte im öffentlichen Dienst Anwendung findet.
Krankheiten und Fehltage
Von dem Lehrerpersonalrat eines Berliner Bezirkes erhielten wir den Hinweis, der Leiter einer dortigen Grundschule führe eine Datei mit den Fehlzeiten der an der Schule unterrichtenden Lehrkräfte über einen Zeitraum von 10 Jahren. Anläßlich von amtsärztlichen Untersuchungen werde dieser Fehlzeitenkatalog als Anhang zum Untersuchungsantrag der Personalvertretung vorgelegt.
Krankheiten und Fehltage
Die hier enthaltenen Feststellungen entsprechen der Auffassung der Senatsverwaltung für Schule, Jugend und Sport.
Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist eine Speicherung von Personalaktendaten, die einem erhöhten Schutz unterliegen, nur solange zulässig, wie es der Zweck des Arbeitsverhältnisses unbedingt erfordert. Lange zurückliegende Fehlzeiten sind in den seltensten Fällen geeignet, Aufschluß über den aktuellen Gesundheitszustand des Beschäftigten zu geben.
Insoweit sind sie für die ärztliche Diagnose/Prognose wenig hilfreich. Wenn keine weiteren besonderen Gründe für die lange Aufbewahrungsdauer vorliegen, ist die Speicherung der Fehlzeiten über diesen Zeitraum unzulässig.134 Die Zulässigkeit der Speicherdauer hängt dabei vorrangig von den Umständen des Einzelfalls ab, sollte jedoch einen Zeitraum von zwei Jahren nicht übersteigen.
Die BVG hatte einen Mitarbeiter, der bereits längere Zeit arbeitsunfähig erkrankt war, aufgefordert, sich von einem vom Betrieb unabhängigen Arzt untersuchen zu lassen und diesen „freiwillig" von der ärztlichen Schweigepflicht zu entbinden, um eine Auswertung der Diagnosedaten durchführen und eine Zukunftsprognose abgeben zu können.
Die dem Arzt anvertrauten Geheimnisse und Daten unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht. Deren unbefugte Weitergabe ist nach § 203 Abs. 1 Nr. 1 Strafgesetzbuch mit Strafe bedroht.
Deshalb wird bei ärztlichen Begutachtungen auch zwischen Befund- und Bescheidbogen differenziert. Der Befundbogen enthält eine Dokumentation der medizinischen Daten des Arbeitsnehmers und bleibt beim Arzt. Für ihn gilt § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB, der es dem Arzt bei Strafe untersagt, Dritten, also auch dem Dienstherren oder Arbeitgeber des Untersuchten, Geheimnisse zu offenbaren, die ihm im Rahmen seiner Berufsausübung bekanntgeworden sind. Demgegenüber ist der sog. Bescheidbogen, der die Umsetzung der medizinischen Erkenntnisse für die betriebliche Praxis enthält, für die Personalverwaltung bestimmt.
Der Bescheidbogen enthält personenbezogene Daten, die dem Arbeitgeber als Entscheidungshilfe für das konkrete Beschäftigungsverhältnis dienen können, wie z. B. Angaben über die Tauglichkeit für einen bestimmten Arbeitsplatz.
Jede Mitteilung, die über das reine Untersuchungsergebnis (z. B. „tauglich, eingeschränkt tauglich, nicht tauglich") hinausgeht, muss durch eine ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen gedeckt sein. Allein der Umstand, dass sich der Betroffene möglicherweise „freiwillig" einer (amts-)ärztlichen Untersuchung unterzogen hat, kann nicht als stillschweigende Einwilligung in weitergehende Offenbarungen betrachtet werden. Aber auch die ausdrückliche Einwilligung stellt den Arzt nicht von der Verantwortung frei, den Umfang der Offenbarung auf das erforderliche Maß zu reduzieren. Eine pauschale (formularmäßige) Mitteilung medizinischer Einzelangaben ist daher selbst dann unzulässig, wenn der Betroffene auf Verlangen seines Arbeitgebers darin eingewilligt hat. Vielmehr sind die medizinischen Angaben, die mit Einwilligung übermittelt werden, auf das für die Entscheidung der Dienstbehörde unerläßliche Ausmaß zu beschränken.