Schülerakte

Auf den Aktendeckeln haben diese Eintragungen nichts verloren. Der Schülerbogen („die Schülerakte") ist eine Akte, in die neben Name, Anschrift sowie Angaben über die Erziehungsberechtigten die Schullaufbahn, Zeugnisabschriften, Empfehlungen zum Schulanfang, Oberschulempfehlungen oder Unterlagen über das Verhalten des Schülers einschließlich etwaiger Ordnungsmaßnahmen aufzunehmen sind. Ein Teil dieser Angaben wird unmittelbar auf dem Aktendeckel oder seinen Innenseiten aufgenommen. Darunter sind auch Vermerke über die „Zusammenarbeit mit den Erziehungsberechtigten, Jugendämtern, Jugendgesundheitsfürsorgestellen u. a. Behörden". Diese Vermerke können nicht wie ein etwaiger Briefwechsel oder auch Erziehungsund Ordnungsmaßnahmen der Akte entnommen werden, da dieser Aktendeckel die Schüler über ihre gesamte Schulzeit ­ also ggf. bis zum Abitur ­ begleitet. Wenn hier also, wie aus den obigen Beispielen ersichtlich, in der Grundschule Vermerke vorgenommen werden, so sind sie nur schwer zu löschen. An den meisten Berliner Schulen wird daher hier nur vermerkt, dass ein Gespräch oder ein Kontakt stattgefunden hat, ohne den Inhalt darzulegen. Wenn dies erforderlich ist, wird dazu ein gesondertes Schriftstück angefertigt, das im Schülerbogen abgeheftet wird und dann bei Schulwechsel oder fehlender Erforderlichkeit entnommen und vernichtet werden kann.

Doch wie ist mit den Daten zu verfahren, die, wenn nur von kurzer zeitlicher Bedeutung sind und unzulässigerweise auf dem Pappdeckel des Schülerbogens gespeichert wurden? Da der Schülerbogen selbst auch der Dokumentation des Schulwegverlaufs dient, kann er nicht einfach ausgetauscht und neu angelegt werden. Wir empfehlen daher, auf dem Aktendeckel die unzulässig gespeicherten oder nicht mehr erforderlichen Daten zu schwärzen und den alten Schülerbogen zu kopieren. Die Kopie wäre zu beglaubigen und dann in den neu anzulegenden Schülerbogen aufzunehmen. Der alte Aktendeckel kann dann vernichtet werden. Auch wenn dieses Verfahren sehr aufwendig ist, sehen wir keine andere Möglichkeit, diese unzulässigerweise sonst auf Dauer gespeicherten Daten zu löschen.

In einem anderen Fall erhielten wir Kenntnis davon, dass im Schülerbogen selbst Schriftstücke aufgenommen und bei Schulwechsel der nachfolgenden Schule übermittelt wurden, die eine stigmatisierende Wirkung hatten. Diese Schriftstücke waren zum Teil den Eltern nicht bekannt. So wurde ohne Kenntnis der Eltern ein Gesprächsprotokoll verfaßt und der nachfolgenden Schule mit dem Schülerbogen zur Kenntnis gegeben. Damit wurde der Versuch gemacht, die Probleme, die gerade durch einen Schulwechsel und damit für das Kind durch einen Neuanfang gelöst werden sollten, an die neue Schule zu transportieren. Die betreffenden Unterlagen wurden auf unsere Hinweise hin an der neuen Schule aus dem Schülerbogen entfernt.

Jeder Schulleiter ist periodisch und bei jedem Schulwechsel verpflichtet, vor der Weitergabe des Schülerbogens an die nachfolgende Schule diesen bezüglich der Erforderlichkeit der dort gespeicherten Daten zu überprüfen und nicht mehr erforderliche Unterlagen zu entnehmen und zu vernichten.

Vergeßliche Lehrer? „Liebe Eltern, die Gesamtkonferenz unserer Schule hat beschlossen, dass jede Schülerin und jeder Schüler unserer Schule ein Paßbild abgeben muß. Bei ca. 500 Schülern ist es für die Lehrer und die Schulleitung nicht möglich, jedem Gesicht einen Namen zuzuordnen.

Um also die Identifikation unserer Schüler schneller vornehmen zu können, möchten wir jede Schülerkarteikarte mit einem Paßfoto versehen.

Mit freundlichen Grüßen

Die Schulleitung"

Die Auffassung des Berliner Datenschutzbeauftragten wird geteilt.

Bericht des Berliner Datenschutzbeauftragten Stellungnahme des Senats

Mit dem Paßfoto werden personenbezogene Daten erhoben.

Der Umfang der an Berliner Schulen zu erhebenden Daten ist im Schulgesetz und in der Schuldatenverordnung abschließend geregelt. Die Aufnahme eines Paßbildes in diese Datensammlungen ist nicht vorgesehen. Lediglich für Schülerausweise werden Lichtbilder benötigt, aber hier ist der Zweck gerade nicht die Beschulung des Kindes, sondern der Nachweis der Schülereigenschaft gegenüber Dritten. Des weiteren wird durch den Beschluß einer Gesamtkonferenz eine Erhebung personenbezogener Daten mit Auskunftspflicht keinesfalls legitimiert. Die Schulen haben keine Satzungsbefugnis wie beispielsweise die Hochschulen.

Einige Monate zuvor erreichte uns eine Anfrage zu einem ähnlichen Projekt. Hier bestanden einige wesentliche Unterschiede.

Die betreffende Schule hatte doppelt so viele, nämlich über 1 000

Schüler. Es war nicht vorgesehen, das Paßbild auf der Schülerkarteikarte oder anderen der Schulverwaltung dienenden Unterlagen zu speichern. Die Paßfotos sollten auf den Schülerleitbogen geklebt werden und damit nur den betreffenden Lehrern in der Jahrgangsleitung für die Arbeit im Kurssystem zur Verfügung stehen. Der wichtigste Unterschied ist, dass an dieser Schule die Paßfotos nur mit entsprechender schriftlicher Einwilligung erhoben und gespeichert werden sollten.

Was Schulsekretärinnen dürfen und was nicht

Durch Anfrage erfuhren wir von einem Schreiben des Landesschulamtes, in dem festgestellt wird, dass zur Führung der Schülerbögen allein die zuständigen Klassenlehrer oder Tutoren und nicht die Schulsekretärinnen zu beauftragen sind. Dieses Schreiben führte in der praktischen Schulverwaltungsarbeit zu Irritationen. Es ist an vielen Schulen gängige Praxis, dass die Schulsekretärinnen die Schülerbögen eigenverantwortlich komplettieren, auf Richtigkeit durchsehen und dann entsprechend dem Schulleiter vorlegen.

Die Schulsekretärin ist nach Schulverfassungsgesetz schulische Mitarbeiterin und der Schulleiter ist im Rahmen seiner Verwaltungsaufgaben ihr gegenüber, im Unterschied zu den Lehrern, weisungsberechtigt. Die Sicherstellung des Datenschutzes ist eine der Aufgaben des Schulleiters. Die Schulsekretärin ist bei ihrer Aufgabenerfüllung ausschließlich mit Verwaltungsaufgaben zu beauftragen, die sie entsprechend den Weisungen des Schulleiters erfüllt. Das Weisungsrecht des Schulleiters kann nicht delegiert werden, daraus ergibt sich, dass die Schulsekretärin „als verlängerter Arm des Schulleiters" tätig ist. Diese Konstellation schließt beispielsweise eine Bestellung der Schulsekretärin zur Schuldatenschutzbeauftragten aus. Gleichwohl dürfte aber ein Schulleiter, im Interesse einer rationellen Organisation der Verwaltungsaufgaben, die technisch-organisatorischen Arbeiten der Führung des Schülerbogens der Schulsekretärin übertragen können. Nach der Schuldatenverordnung kontrolliert der Schulleiter die Führung der Bögen. Der Lehrer bzw. ausnahmsweise auch der Schulleiter nimmt Eintragungen vor, die über einen längeren Zeitraum für die Unterrichts- und Erziehungsarbeit schriftlich festzuhalten sind. Solche Eintragungen sind individuell und haben eine pädagogische Qualität. Diese Eintragungen kann natürlich keine Schulsekretärin vornehmen. Die Anlage des Bogens und das Abheften bestimmter Unterlagen, wie der Zeugnisdurchschriften, können aber auf Weisung des Schulleiters von der Schulsekretärin vorgenommen werden. Es bestehen auch keine Bedenken, wenn der Schulleiter anweist, dass die Schulsekretärin die Schülerbögen nach bestimmten Kriterien durchsieht und Unterlagen markiert, die beispielsweise bei einem Schulwechsel für die Löschung entnommen werden sollten. Die Entscheidung über die Löschung selbst trifft der zuständige Lehrer bzw. der Schulleiter. Wir baten das Landesschulamt um Stellungnahme, die auch in diesem Fall seit gut einem halben Jahr auf sich warten läßt. „Tugendnoten" für Schüler?

Im Rahmen des Modellversuchs „Schule in erweiterter Verantwortung" haben zwei Schulen begonnen, ihren Schülerinnen und Schülern Bescheinigungen über die Teilnahme an einem besonderen Unterrichtsangebot auszustellen. Diese Bescheinigung

Die Auffassung des Berliner Datenschutzbeauftragten wird geteilt.

Hierbei handelt es sich um ein zeitlich begrenztes Vorhaben zweier Berliner Realschulen, die sich im Rahmen des „Modellprojekts Schule in erweiterter Verantwortung" ein selbst definiertes Ausbildungsprofil gegeben haben und ihren Schülerinnen Bericht des Berliner Datenschutzbeauftragten Stellungnahme des Senats und Schülern über die Teilnahme an einem besonderen Unterrichtsangebot „Ausbildungsorientierung" eine Bescheinigung ausstellen. Dabei werden allgemein verständliche Einschätzungen über die Beherrschung einiger benannter Schlüsselqualifikationen abgegeben. Die für Absolventen des besonderen Unterrichtsangebotes ausgegebenen Bescheinigungen stellen kein Zweitzeugnis dar. Vom Charakter her sind sie den Bescheinigungen für die Teilnahme an Arbeitsgemeinschaften oder Interessengruppen oder für sportliche Leistungen ähnlich, die ebenfalls nicht Bestandteil von Zeugnissen sind, aber mit den Zeugnissen gemeinsam ausgeteilt werden. Insoweit treffen die Ausführungsvorschriften über Noten und Zeugnisse auf die von beiden Realschulen ausgegebenen Bescheinigungen nicht zu. Die Senatsverwaltung für Schule, Jugend und Sport wird den Berliner Datenschutzbeauftragten weiterhin über die Durchführung des Vorhabens unterrichten. enthält Noten für die Zuverlässigkeit, die Leistungsbereitschaft, die Sorgfalt, die Selbständigkeit, die Verantwortungsbereitschaft, die Teamfähigkeit und für die Umgangsformen. Auf dem Zeugnis ist vermerkt, dass es sich hierbei um eine inoffizielle Beurteilung handelt und die Noten subjektive Einschätzungen der Lehrer sind.

Zunächst steht es zwar jedem Schüler frei, dieses Zweitzeugnis bei Bewerbungen zu nutzen. Dies trifft aber nur solange zu, wie das Projekt auf einzelne Schulen beschränkt und deshalb weniger bekannt ist. Solange dürften sich aus dem Fehlen des Zweitzeugnisses in den Bewerbungsunterlagen für die Bewerber keine nachteiligen Konsequenzen ergeben. Aus Presseberichten war zu entnehmen, dass bei der Bewerberauswahl dem Zweitzeugnis durchaus Bedeutung zugemessen wird. Für den einstellenden Betrieb ist die Note auf dem Zeugnis und damit auch auf einem Zweitzeugnis mangels anderer Einschätzungen ein objektives Merkmal, an dem er seine Bewerberauswahl ausrichten wird. Für die Schüler kann also der faktische Zwang entstehen, die Zweitzeugnisse den Bewerbungsunterlagen beizufügen, um keine Nachteile gegenüber Mitbewerbern auf dem Arbeitsmarkt zu haben. Die Zweitbenotung kann somit trotz der erklärten „Unverbindlichkeit" für den einzelnen Schüler enorme Bedeutung gewinnen. Wir gaben zu bedenken, dass durch die Zweitzeugnisse eine schul- und datenschutzrechtliche Gemengelage zwischen dem staatlichen Bildungs- und Erziehungsauftrag, dem Persönlichkeitsrecht der Schüler und dem Elternrecht entsteht. Eine rechtliche Nachprüfbarkeit der Benotung ist für den betroffenen Schüler kaum möglich. Die Senatsschulverwaltung teilte uns auf eine entsprechende Anfrage mit, dass dieses Modellprojekt gegenwärtig noch kontrovers diskutiert wird und durch eine enge schulaufsichtliche Begleitung sichergestellt werden soll, dass die Erfahrungen dieses Projekts solide ausgewertet werden.

Daten von Abc-Schützen „Fragebogen-Skandal; Senat horcht die Eltern von Abc-Schützen aus". So und ähnlich war es im Frühjahr anläßlich der Einschulungsuntersuchungen in der Presse zu lesen. Erbost reagierten einige Eltern auf Fragebögen der Jugendgesundheitsdienste der Bezirke, in denen nach der Erwerbstätigkeit der Eltern, den Sorgerechtskonstellationen bis hin zur Zahl der Wohnräume in der Wohnung, der Heizungsart oder Angaben zu Feuchtigkeit und Schimmel in der Wohnung abgefragt wurden. Auch wurden viele Fragen zu früheren Erkrankungen der Kinder gestellt, was in der Natur der Sache bei Einschulungsuntersuchungen liegt.

Wir stellten nach einer Befragung der 23 Bezirke fest, dass die Bezirksämter den Eltern anläßlich der Einschulungsuntersuchungen fünf verschiedene Fragebögen vorlegen. Gerade die auch inhaltlich stark differierenden Erhebungsbögen lassen den Schluß zu, dass die Datenerhebung erheblich verbessert werden muß. Zwar ist auf den meisten Bögen ein Hinweis auf die Freiwilligkeit gegeben, dieser sollte jedoch verdeutlicht werden. Auch war der Zweck, zu dem diese Daten erhoben werden sollen, und die Rechtsgrundlage nicht auf allen Bögen hinreichend benannt.

Für die Schulreifeuntersuchung liegt die Zuständigkeit bei den bezirklichen Jugendgesundheitsdiensten. Die Fachaufsicht wird von der Senatsverwaltung für Gesundheit und Soziales ausgeübt.

Um eine Klärung der Angelegenheit zu beschleunigen, erarbeiteten wir eine Synopse zum Inhalt der verschiedenen Erhebungsbögen und empfahlen unter Federführung der Fachaufsicht, eine Verständigung zwischen den Jugendgesundheitsdiensten noch rechtzeitig vor Beginn der Einschulungsuntersuchungen für das Schuljahr 1998/99 zu erreichen und sicherten unsere beratende Mitwirkung zu. Leider deutet sich an, dass auch die Schulreifeuntersuchungen im Frühjahr 1998 durch die Berliner Bezirke noch nicht mit einem abgestimmten, möglichst einheitlichen Datenerhebungsbogen durchgeführt werden können.

Werbung in der Schule Kaum war aus der Senatsschulverwaltung zu vernehmen, daß die Ausführungsvorschriften zur Werbung an Schulen deutlich gelockert werden sollten, schon wurden mit Beginn des SchulDer geschilderte Sachverhalt ist grundsätzlich zutreffend. Der „Presse" gegenüber wurde verdeutlicht, dass die zuständige Senatsverwaltung bislang nur alle 3 bis 4 Jahre die Ergebnisse der Einschulungsuntersuchungen landesweit auswertet. Im Jahr 1997 waren jeweils die Bezirke eigenverantwortlich zuständig.

In einer Gesprächsrunde mit Vertretern des Berliner Datenschutzbeauftragten am 4. September 1997 wurde sowohl auf die Zuständigkeiten als auch auf die unterschiedlichen Erhebungsbzw. Elternfragebögen hingewiesen. Der Berliner Datenschutzbeauftragte empfahl einen einheitlichen Dokumentationsbogen und zeigte seine Bereitschaft, an einer Lösung mitzuwirken, die es erlaubt, die für den gesetzlich vorgegebenen Zweck erforderlichen Daten möglichst einheitlich zu erheben.

Für das Schuljahr 1998/1999 konnte dieses jedoch noch nicht erreicht werden. Das Landesamt für Gesundheit und Soziales befindet sich jedoch in einem Abstimmungsprozeß mit den bezirklichen Kinder- und Jugendgesundheitsdiensten, um ab 1999 eine einheitliche, standardisierte Erfassung und Auswertung zu erreichen.

Es ist beabsichtigt, den Schulen in einem die AllA-Werbung ergänzenden Rundschreiben Hinweise u. a. auch zur Beachtung des Datenschutzes zu geben.