Schule

Ressortübergreifende Organisations-, Querschnitt- und Personalwirtschaftsuntersuchungen Jahresbericht 1998

T 111 bis 125

Mängel beim Einsatz von IT-Kleinverfahren Inhalt des Jahresberichts Durch fehlende oder missverständliche organisatorische Regelungen über den IT-Einsatz und mangelnde Koordinierung in der Berliner Verwaltung kommt es bei Kleinverfahren weiterhin zu unwirtschaftlichen Parallelentwicklungen. Die IT-Sicherheit wird häufig vernachlässigt. Außerdem werden die meisten Kleinverfahren im Bereich des Haushaltswesens ohne ausreichende Beachtung der besonderen Regelungen hierfür betrieben. Dadurch sind Datenverluste und Manipulationen mit finanziellen Nachteilen für Berlin möglich.

Missbilligungen/Auflagen des Abgeordnetenhauses. Das Abgeordnetenhaus erwartet, dass der Senat in den rechtlichen und organisatorischen Rahmenregelungen für den IT-Einsatz in der Berliner Verwaltung festlegt, welche Mindestanforderungen an eine sichere und ordnungsgemäße Durchführung des vom Grundsatz her zu fördernden Einsatzes von kleineren IT-Anwendungen zu stellen sind. Es erwartet ferner, dass der Senat die in Anlage 3 AV § 79 LHO missverständliche Ausnahmeregelung überprüft und geeignete Mindestanforderungen an den Einsatz von IT-Kleinverfahren vorgibt, bei deren Einhaltung auf den ansonsten nach dieser Anlage vorgeschriebenen Erlass von Verwaltungsvorschriften verzichtet werden kann.

Derzeitiger Stand/Ergebnis Organisatorische Regelungen für den Einsatz von IT-Kleinverfahren fehlen weiterhin. Zwar hat der Senat zwischenzeitlich die Richtlinie für die Organisation des IT-Einsatzes in der Berliner Verwaltung (IT-Organisationsrichtlinie) erlassen.

Diese bezieht sich aber nur auf die allgemeinen Aufbaustrukturen und ist für die Vermeidung von Parallelentwicklungen gerade im Bereich der IT-Kleinverfahren wenig hilfreich. Eine Koordinierung dieser Verfahren findet auch weiterhin nur unzureichend statt. Die inzwischen von den Bezirken gegründete Geschäftsstelle für bezirkliche IT-Verfahren ist ein erster Schritt, um Parallelentwicklungen wenigstens in den Bezirken zu vermeiden. Außerdem hat der Senat die Richtlinie zur Gewährleistung der notwendigen Sicherheit beim IT-Einsatz in der Berliner Verwaltung (IT-Sicherheitsrichtlinie) erlassen.

Auch sie gibt allgemeine Rahmenbedingungen vor, die aber keine konkreten Mindestanforderungen an den Einsatz von IT-Kleinverfahren enthalten. Die für die ordnungsgemäße IT-Planung und -Durchführung notwendige Verwaltungsvorschrift (IT-Projektrichtlinie) ist immer noch nicht verabschiedet.

Die Senatsverwaltung für Finanzen beabsichtigt, die nach Anlage 3 AV § 79 LHO zulässige Ausnahme ersatzlos zu streichen. Damit fehlen weiterhin die in der Auflage geforderten Mindestanforderungen für den Einsatz von IT-Kleinverfahren im Haushaltswesen.

Ressortübergreifende Organisations-, Querschnitt- und Personalwirtschaftsuntersuchungen Jahresbericht 1998

T 126 bis 143

Nicht bedarfsgerechte Vollbeschäftigung von Schulsekretärinnen und überhöhte Stellenausstattung aufgrund überholter Bemessungsrichtwerte Inhalt des Jahresberichts. Die vereinbarte Arbeitszeit (Vergütungsstundenzahl) der an allgemein bildenden Schulen und Sonderschulen eingesetzten Schulsekretärinnen ist häufig höher, als es dem Bedarf entspricht; obwohl sie grundsätzlich als Teilzeitkräfte beschäftigt werden sollen, ist nahezu die Hälfte vollbeschäftigt. Die Zahl der Ferieneinsatztage schwankt je nach Bezirk zwischen 6 und 20 Tagen. Zwischen den Schulen besteht ein erhebliches Ausstattungsgefälle. Überzählige Stellen werden als Stellenreserve verwendet oder abweichend besetzt. Die Senatsverwaltung für Inneres ist aufgefordert, umgehend für eine bedarfsgerechte Stellenausweisung und -besetzung zu sorgen. Damit können jährlich mehrere Millionen DM eingespart werden. Auch sollte den immer wieder aufkommenden Bestrebungen, eine höhere Bewertung dieser Arbeitsgebiete zu erreichen, entgegen getreten werden. Der Rechnungshof hält eine über VGr. VII/VI b hinausgehende Bewertung für nicht gerechtfertigt.

Missbilligungen/Auflagen des Abgeordnetenhauses. Das Abgeordnetenhaus erwartet, dass der Senat

- für den Abbau der Vollbeschäftigung der Schulsekretärinnen sorgt,

- die Zahl der Ferieneinsatztage der Schulsekretärinnen grundsätzlich auf sechs Tage begrenzt,

- Schulsekretärinnen grundsätzlich nicht über VGr. VII/VI b BAT hinausgehend beschäftigt,

- bis zur Entwicklung brauchbarer Kriterien zur gerechteren Festsetzung des Personalbedarfs im Rahmen des Globalsummensystems Personalausgaben für Schulsekretärinnen auf der Basis von 30 Stunden je Schule festsetzt und die Globalsummenansätze bei der Haushaltsplanung entsprechend vermindert.

Derzeitiger Stand/Ergebnis Gegenstand der Berichterstattung ist der Einsatz von Schulsekretärinnen an allgemein bildenden Schulen und Sonderschulen. Folglich erstrecken sich die Auflagen des Parlaments auch nur auf diesen Personenkreis. Der Senat äußert sich gegenüber dem Hauptausschuss stattdessen zu den Arbeitsbedingungen der an berufsbildenden und zentral verwalteten Schulen beschäftigten Schulsekretärinnen, bei denen hinsichtlich Beschäftigungsumfang und Ferieneinsatzzeiten von anderen Gegebenheiten ausgegangen werden kann. Die Auflagen des Parlaments sind somit unbeachtet geblieben. Der Senat ist aufgefordert, die Erwartungen des Parlaments nunmehr umgehend umzusetzen.

Der Senat bestätigt zwar die Bewertung der Aufgabengebiete grundsätzlich nach VGr. VII/VI b, äußert sich aber auch insoweit lediglich zu den berufsbildenden und zentral verwalteten Schulen. Zu begrüßen ist daher, dass die Senatsverwaltung für Inneres bei anderer Gelegenheit noch einmal generell auf den sich aus dem Auflagenbeschluss ergebenden Bewertungsmaßstab hinweist (Drucksache 13/4197). Dies müsste allerdings den Personalwirtschaftsstellen und sonstigen das Direktionsrecht wahrnehmenden Stellen der Hauptverwaltung und der Bezirke allgemein bekanntgegeben werden und Eingang finden in die bereits angekündigte Bewertungsdatei.

Der Senat lehnt die Vorgabe allgemein verbindlicher Bemessungswerte für die Vergütungsstundenzumessung und Kürzung der Globalsummen zum Zwecke einer einheitlichen Stellenausstattung als systemwidrig ab. Gleichwohl hat er zugesagt, die Vorgaben des Abgeordnetenhauses zur Personalausstattung und die Ausführungen des Rechnungshofs hierzu den Bezirken schriftlich bekannt zu geben.

Im Übrigen geht der Senat davon aus, dass mit dem Haushaltsjahr 2001 ein erster Einstieg in die Zuweisung von Haushaltsmitteln auf Produktsummenbasis (Budgetierung) in den Bezirken erfolgen wird. Damit ergäbe sich ohnehin eine andere Sachlage. Der Auflagenbeschluss kann daher insoweit als erledigt angesehen werden.