Da sich Forderungen bei Rückgabe von Medien jederzeit reduzieren oder gar erledigen können

Bericht zur Umsetzung des VGG zum Stand 30. Juni 2009

Marzahn-Hellersdorf

Die Resonanz zur Frage fällt sehr differenziert aus (Zustimmung bis Ablehnung). Bereich Bildung und Kultur:

Es wird darauf hingewiesen, dass im Fachbereich Bibliotheken für die Bearbeitung von Mahnfällen ein Zugriff auf die Bibliotheksanwendung adisBMS erforderlich sei.

Da sich Forderungen bei Rückgabe von Medien jederzeit reduzieren oder gar erledigen können bzw. sich mit Fortschreiten der Versäumnis die Gebühren täglich erhöhen, ist zur Bearbeitung von Mahnfällen jederzeit die Verbindung sowohl zu adisBMS als auch zu den Bibliotheken (z.B. um Streitfälle zu klären) erforderlich.

Dazu kommt, dass es zwischen ProFiskal und adisBMS derzeit keine Schnittstelle gibt, so dass eine Personenkontenführung (wie bei der Bezirkskasse) für Bibliotheken nicht möglich ist.

Im Fachbereich Volkshochschule und Musikschule ist die Anwendung nicht begründbar, da Fachverfahren vorliegen.

Bereich Stadtplanung und Vermessung:

Nicht nur aus Qualitätsgründen sollten sämtliche Inkassoangelegenheiten zentral und umlagefinanziert erledigt werden. Für die Kostenstellenverantwortlichen ergibt sich zwischen den Pflichten der rechtzeitigen und vollständigen Erhebung von Einnahmen aufgrund des Grundsatzes der Gesamtdeckung und der daraus folgenden Nichtzuordnung der in der Kostenstelle erwirtschafteten Erträge einerseits und ihrer Verantwortung für den Ressourceneinsatz andererseits ein Interessenkonflikt.

Die weitgehend allein auf die Kosten fixierte Betrachtung der Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns und die daraus abgeleitete Budgetierungssystematik für die Bezirke senkt nach Meinung des LuV Stadt grundsätzlich die Motivation zur Einnahmeerzielung über die gesetzlichen Pflichten hinaus. Auch die in den Kassen entstehenden Kosten zur Einziehung von Einnahmen belasten die einzelnen Kostenstellen und damit die Kostenträger, so dass möglicherweise Überlegungen hin zur möglichen Kostenvermeidung gehen. Das gilt analog z. B. auch für Ersatzvornahmen.

Vielleicht wäre die Abbildung von „Kassenkosten" in möglichst zentralen Umlagekostenträgern eine Verbesserungsanregung.

Friedrichshain-Kreuzberg Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, die Zuständigkeit für Mahnungs- und Vollstreckungsangelegenheiten für den Bereich Bibliotheken, Musikschulen und Volkshochschulen ab Feststellung der Forderungshöhe zu den Bezirkskassen zu verlagern. Um die rechtzeitige und vollständige Entrichtung von Einzahlungen überwachen zu können, sollte gewährleistet sein, dass das Verfahren in Profiskal von den Organisationseinheiten genutzt wird.

Zweckmäßig und wirtschaftlich ist eine Verlagerung aber nur dann, wenn die Einnahmen nicht vor oder gleichzeitig mit der Verwaltungshandlung erhoben werden können (Grundsatz nach Nr. 3.2 AV § 34 LHO). Bericht zur Umsetzung des VGG zum Stand 30. Juni 2009

Mitte

Der zugrundeliegende Ansatz der Frage kann nicht eindeutig dem Qualitätsmanagement oder dem Ressourcen-/Forderungsmanagement zugeordnet werden.

Diese Fragestellung wurde auch in dem 2008 erstellten Rechnungshofbericht aller Berliner Musikschulen und im Rahmen der Projektwerkstatt „Weiterbildung und Kultur" aufgeworfen. Die Volkshochschule beabsichtigt das Forderungsmanagement mit einem Modul in die berlineinheitliche Fachsoftware VHS-IT aufzunehmen. Für die Musikschule bleibt es eine Fachbereichsaufgabe. Dies ist auch so weiter zu empfehlen, da oftmals durch die Unterrichtserteilung ein direkter Kundenkontakt gegeben ist.

Auch dieser kann zur Durchsetzung von Forderungen genutzt werden.

In Friedrichshain-Kreuzberg hat man probeweise das Mahnwesen für die Musikschule in die Bezirkskasse verlagert. Bereits nach kurzer Zeit musste man feststellen, dass die Flut von notwendigen Rückfragen aus der Bezirkskasse bei der Musikschule zu den Einzelfällen jegliche Synergie kaputt machte und im Ergebnis mehr Aufwand produziert wurde als Effizienzsteigerung. Diesen Fehler wollen wir nicht wiederholen.

Neukölln

Die Idee, das Mahnwesen zu zentralisieren, wird vom Fachamt für effektiv, sinnvoll und erstrebenswert erachtet, weil die Praxis sehr differenzierte Bearbeitungsverfahren gezeigt hat.

Die Zentralisierung gewährleistet ein Verfahren unter gleichen Kriterien, eine einheitliche Verfahrensweise und eine gesicherte Vertretungsregelung.

Pankow

Im Rahmen einer Überprüfung der Organisation von Inkassoaufgaben im BA Pankow wurde bereits im Jahr 2006 die zentrale Inkassostelle beim Rechtsamt u.a. für Vollstreckungsangelegenheiten der Bibliotheken und für Mahn- und Vollstreckungsangelegenheiten der Musik- und Volkshochschulen zuständig.

Von einer Bündelung dieser Aufgaben in der Bezirkskasse wurde seinerzeit vor allem aus verfahrensrechtlichen Gründen einvernehmlich abgesehen.

Reinickendorf

Für die Volkshochschulen ist diese Idee nicht weiterzuverfolgen, da es in Reinickendorf nahezu keine Fälle gibt, bei denen die höchste Mahnstufe erreicht wird und es nicht zu Vollstreckungsangelegenheiten kommt. Außerdem sind die Beträge in der Regel niedrig.

Für die Musikschule könnte aufgrund der Höhe der Beträge die Umsetzung der Idee sinnvoll sein. Vorausgehen sollte aber eine Wirtschaftlichkeitsprüfung.

Darüber hinaus ist für die im Verbund der Öffentlichen Bibliotheken Berlins (VÖBB) angeschlossenen Bibliotheken anzumerken, dass zur Zeit Planungsprozesse eingeBericht zur Umsetzung des VGG zum Stand 30. Juni 2009 leitet wurden, diese Mahnarbeiten für die gerichtlichen Mahnverfahren aus den Bezirksbibliotheken herauszugliedern und der Verbundzentrale (VSZ) als Dienstleister der Bibliotheken mit den entsprechenden Ressourcen zu übertragen.

Spandau

Mit dem Thema der Einrichtung einer zentralen Stelle für die Forderungseinziehung hat sich das Bezirksamt bereits aufgrund eines Beschlusses der BVV Spandau vom 21.6.2000 in den Jahren 2000 bis 2004 befasst. Nach intensiven Gesprächen und Schriftwechsel mit den Fachabteilungen sowie Erörterungen in der SE Finanzen und dem Steuerungsdienst ist das Bezirksamt abschließend zu dem Ergebnis gekommen, auf die Einrichtung einer derartigen Stelle zu verzichten. Da die seinerzeit für diese Entscheidung ausschlaggebenden Gründe auch noch heute gelten, sollte von einer Umsetzung der Idee, auch wenn sie nur Bereiche aus Abteilung Bildung, Kultur und Sport betrifft, abgesehen werden. Dies wurde auch in Gesprächen, die die SE Finanzen im Frühjahr diesen Jahres aus Anlass des Abschlusses einer Servicevereinbarung gerade mit der Abteilung, Bildung und Sport geführt hat, erneut bestätigt.

Eine zentrale Kosteneinziehung für Mahn- und Vollstreckungsangelegenheiten führt nicht zu einer Verbesserung des Qualitätsmanagements. Gerade bei Mahnungen wenden sich Schuldner oftmals schriftlich oder telefonisch wegen strittiger Forderungen (Art der Forderung, Höhe des Betrages) an die entsprechenden Fachdienststellen. In der Bezirkskasse werden lediglich aus Profiskal automatisiert Mahnungen gedruckt und versandt. Die eigentlichen Unterlagen über das Entstehen der Forderungen werden weiter in den Fachbereichen, die dann auch für die Beantwortung inhaltlicher Fragen zur Verfügung stehen, geführt werden müssen.

Zur Vereinfachung wäre lediglich denkbar, dass nach Festschreibung einer Forderung (ab Vollstreckungsbescheid) eine zentrale Kosteneinziehung erfolgt, da das Vollstreckungsverfahren (z.B. Wohnortermittlung, Lohn-, Konto-, Sach- oder sonstige Pfändung in das bewegliche Vermögen) spezielles Fachwissen erfordert, was an einer Stelle konzentriert werden sollte.

Die Fachebene in Form der Ständigen Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Öffentlichen Bibliotheken Berlins hatte in Folge einer externen Organisationsuntersuchung vorgeschlagen, die Mahnungs- und Vollstreckungsangelegenheiten der Stadtbibliotheken in die Verbundservicezentrale des Verbundes der Öffentlichen Bibliotheken Berlins zu verlagern. Hier wären neben wirtschaftlichen Synergieeffekten auch qualitative Verbesserungen für die Bibliotheksnutzerinnen und -nutzer zu erwarten, u.a. die zentrale Erstellung von Mahnschreiben auch für Nutzer mehrerer Bibliotheken, deren Zahl von Jahr zu Jahr an Bedeutung gewinnt. Es besteht die Auffassung der Fachämter, dass der größtmögliche Nutzen eines Zuständigkeitswechsels durch Konzentration auf der Ebene gleicher Produkte und Fachverfahren (das heißt, mit gleichen Nutzungskonditionen, gleichen rechtlichen Rahmenbedingungen, gleicher Software und gleichen organisatorischen Gegebenheiten) zu erzielen ist. Dies wurde von den für die Bibliotheken zuständigen Stadträtinnen und Stadträten abgelehnt.