Bericht

Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin

3. Fortschrittsbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus

- Stand der Projekte und Vorhaben zum 31.03.2010 Seite 157 von 343

(http://www.berlin.de/sen/wirtschaft/service/skm.html).

Die Projektphase II begann nach Unterzeichnung des Vertrages am 27.11.2008 mit der Entwicklung einer zielgenauen Methodik und Systematik für ein Priorisierungsverfahren durch den externen Dienstleister. Dieses Verfahren setzte auf den Ergebnissen der Projektphase I auf und berücksichtigte die, nach Abstimmungsgesprächen im II. und III. Quartal 2008 von der Berliner Wirtschaft mit Unterstützung von IHK und HwK eingebrachten, konkreten Hinweise sowie auch schon konkreten Vereinfachungsvorschläge für die bei der Erarbeitung von Entlastungsmaßnahmen prioritär zu behandelnden Informationspflichten. Das Feedback aus der Wirtschaft und die Daten des SKM-Scans wurden gemeinsam als Grundlage für die Auswahl der in die systematische Erarbeitung von Entlastungsmaßnahmen einzubeziehenden Vorschriften und die thematische Zusammenstellung zu Expertenworkshops herangezogen. Die Auswahl der zu betrachtenden Normen bzw. Informationspflichten wurde anhand von einheitlich definierten, objektiven und sowohl den Verwaltungsvollzug als auch die Unternehmensrealität abbildenden Kriterien getroffen. Für die Erarbeitung von Entlastungsmaßnahmen im Rahmen von Workshops einerseits und Ressortanalysen andererseits wurde ein einheitlich von allen Ressorts anzuwendendes Reduktionsprüfschema entwickelt. Das Modell der Reduktionsanalyse wurde mit der Abstimminstanz am 9. Dezember 2008 abgestimmt und die Priorisierungsmethode nach einem Testlauf den Mitgliedern der Abstimminstanz in einer weiteren Sitzung der Abstimminstanz am 19. Januar 2009 präsentiert.

Im Rahmen eines (Schulungs-)Workshops am 26. Januar 2009 wurden den Fachverantwortlichen in den Ressorts sowie Vertretern des AfS Berlin-Brandenburg die Ergebnisse aus Phase I präsentiert sowie Anforderungen und Methodik der Phase II vermittelt. Das Priorisierungsverfahren wurde im Februar 2009 ressortübergreifend angewendet und die Ergebnisse in einem Zwischenbericht für diesen Projektabschnitt durch den externen Dienstleister dokumentiert. Die Entscheidungsinstanz hat am 24. März 2009 den Zwischenbericht zustimmend zur Kenntnis genommen und die entweder in Workshops oder stattdessen in Ressorteigenanalysen zu bearbeitenden Normen bzw. Informationspflichten (IP) festgelegt. Die Reduktionsanalyse dieser Normen bzw. IP begann Ende März 2009 und wurde Ende Juni 2009 abgeschlossen, wobei die durch den externen Dienstleister moderierten Expertenworkshops mit Vertretern aus Verwaltung, Unternehmen und Kammern im Zeitraum von Ende April bis Ende Juni 2009 stattfanden.

In den Workshops und bei den Ressorteigenanalysen wurden Lösungs- und Optimierungsvorschläge generiert sowie Prüfempfehlungen von unterschiedlicher Komplexität abgeleitet. Im Ergebnis der Analyse wurde deutlich, dass eine wirksame Strategie nicht nur Streichung und Vereinfachung von IP, sondern ergänzende Maßnahmen, wie insbesondere die Vereinheitlichung des Vollzuges, Optimierung und Standardisierung von Prozessen sowie den Ausbau des Informationsangebotes erfordert. Der gesamte Verlauf dieser Projektphase und die Ergebnisse wurden unter Mitwirkung der Ressorts durch den externen Dienstleister in einem Endbericht dokumentiert und in der Sitzung am 31. August 2009 der Abstimminstanz präsentiert. Die Entscheidungsinstanz hat am 10. September 2009 den Endbericht abgenommen und die SenWiTechFrau beauftragt, ein Eckpunktepapier zur Entlastung der Berliner Wirtschaft von unnötigem Bürokratieaufwand sowie zur weiteren Anwendung der SKM-Methode in Berlin zu erarbeiten. Dieses wurde jeweils in einer weiteren Sitzung der Abstimm- und Entscheidungsinstanz im Oktober 2009 diskutiert. Die wesentlichen SKM-Projektergebnisse sowie die daraus abgeleiteten Eckpunkte wurden dem Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung in seiner Sitzung am 16.11.2009 vorgestellt. Dieser hat den Bericht anlässlich des Projektabschlusses einschließlich der Empfehlungen für das weitere Vorgehen zustimmend zur Kenntnis genommen.

Der SKM-Ansatz hat sich als wertvolles Instrument für eine effiziente, objektivierte Analyse des Berliner Normenbestandes als auch für einen versachlichten, die Verwaltung wie auch die Wirtschaft bereichernden Dialog über Bürokratieabbau jenseits materiell-rechtlicher Inhalte erwiesen. Die im Projektverlauf eingetretenen Zeitverzögerungen waren der Komplexität des Projektes und dem erheblichen Koordinations- und Abstimmungsbedarf geschuldet und erscheinen insbesondere auch vor dem Hintergrund der durch das Projekt gewonnenen Erkenntnisse gerechtfertigt (vgl. B 1, 7. und D 13.)

Zum Berichtsstand 31.03.2010 ist das Projekt i.e.S. somit abgeschlossen.

Entsprechend der Beschlusslage im StS-Ausschuss zur Verwaltungsmodernisierung werden im Rahmen der regulären Ressortarbeit die konkreten Entlastungsmaßnahmen in Form eines Umsetzungsplans auf der Grundlage der in den Workshops und Ressorteigenanalysen identifizierten Lösungsund Optimierungsvorschläge sowie Prüfempfehlungen erarbeitet. Es ist beabsichtigt, über den Umsetzungsplan im Senat im II. Quartal 2010 einen Beschluss herbeizuführen und anschließend dem AbModernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin

3. Fortschrittsbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus

- Stand der Projekte und Vorhaben zum 31.03.2010 Seite 158 von 343 geordnetenhaus zu berichten. Aufgrund der Erkenntnisse aus dem Projekt und im Interesse einer dauerhaften Vermeidung unnötiger Bürokratielasten für die Wirtschaft besteht gemäß der Beschlusslage im StS-Auschuss zur Verwaltungsmodernisierung ferner die Absicht, die SKM-Methode in der exante-Anwendung in Berlin zum 1. Juli 2010 einzuführen. Die Erarbeitung einer entsprechenden Verfahrenskonzeption erfolgt parallel zur Erstellung des Umsetzungsplans in einer ressortübergreifenden Arbeitsgruppe unter dem gemeinsamen Vorsitz der Senatsverwaltungen für Wirtschaft, Technologie und Frauen sowie für Inneres und Sport.

11. Projektstatus (bitte ankreuzen)

a) Wertung b) Stand grün läuft gelb X abgeschlossen am 16.11.2009 weiter in Feld Nr. 12

rot Nur, wenn Feld 11. = „abgeschlossen am": D Erfolge nach Projektabschluss

Durch die Realisierung der im Umsetzungsplan enthaltenen Entlastungsmaßnahmen sind jedoch mittelbar auch eine Erhöhung der Effizienz und Effektivität innerhalb der Hauptverwaltung und/oder Bezirksverwaltung durch Verbesserung bzw. Beschleunigung der Rechtsumsetzung und/oder des Vollzugs, z. B. durch die Digitalisierung der Informationsübermittlung, ein verbessertes Informationsangebot für die Wirtschaft etc. denkbar.

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3. Fortschrittsbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus

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13. Verbesserte Zusammenarbeit/Synergien/Prozesse

Sowohl anhand der Rückmeldungen aus der Wirtschaft hinsichtlich der in die Reduktionsanalyse einzubeziehenden Informationspflichten als auch der in den Workshops konkret erörterten Probleme wurde deutlich, dass die bürokratische Belastung der Berliner Wirtschaft maßgeblich auf die Umsetzung höherrangigen Rechts sowie auf die Heterogenität des Vollzugs in den Bezirken zurückzuführen ist. Im Ergebnis des Projektes hat sich gezeigt, dass ein spürbarer Beitrag zum Bürokratieabbau auf Landesebene durch die Vereinheitlichung des Vollzugs, die Optimierung und Standardisierung von Prozessen sowie den Ausbau des Informationsangebotes erzielt werden kann.

Ferner wurde durch den SKM-Ansatz eine offene und versachlichte Dialogebene zwischen Verwaltung und Wirtschaft zum Thema Bürokratieabbau gefunden. So erhielt zum einen die Verwaltung tieferen Einblick in die Belange der Wirtschaft und wurde für Umfang und Auswirkungen von Informationspflichten auf die Wirtschaft weiter sensibilisiert. Zum anderen wurde den Vertretern der Wirtschaft ein besseres Verständnis des Verwaltungshandelns ermöglicht, indem u.a. Missverständnisse in Bezug auf Rechtsauslegungen ausgeräumt, Verfahrensabläufe erläutert und materiell-rechtlich bedingte Unveränderlichkeiten bei Informationspflichten aufgeklärt wurden. Mit der Einführung der SKM-Methode in der ex-ante-Anwendung wird die Fortsetzung des Dialogs ermöglicht.

Mit dem SKM-Verfahren in der ex-ante-Anwendung wird in der Verwaltung ein einheitlich anzuwendendes, standardisiertes Verfahren eingeführt, welches es erlaubt, die Belastungswirkungen durch neue und/oder veränderte Informationspflichten auf die Wirtschaft objektiviert und nachvollziehbar in Form von Näherungswerten zu quantifizieren, vergleichende Darstellungen vorzunehmen sowie auch für die interessierte Öffentlichkeit - die Transparenz zu erhöhen. Die Einführung der Verfahrensanwendung entspricht der Erwartungshaltung der Wirtschaft im Ergebnis des Projektes. Ziel der Verfahrensanwendung ist die Vermeidung unnötiger neuer Bürokratiebelastungen der Wirtschaft sowie der Verwaltung, indem die aus neuen oder veränderten Informationspflichten resultierenden Belastungswirkungen in Form von Kosten geschätzt und durch Erwägung kostengünstigerer Alternativen von vornherein auf das zwingend erforderliche Maß beschränkt werden. Der Einsatz der Methode im Rahmen der Erarbeitung von Regelungsentwürfen dient der Entlastung der Wirtschaft und der öffentlichen Haushalte: Denn werden unnötige Informationspflichten und -anforderungen vermieden, senkt dies nicht nur unmittelbar die Belastung für die Wirtschaftsunternehmen, sondern mittelbar auch in den meisten Fällen die Belastung der Vollzugsbehörden; Unternehmen und Verwaltung können ihren Aufgaben jeweils effizienter und effektiver nachkommen. Darüber hinaus ergänzt der SKM-Ansatz den Ansatz der Prozess- und Vollzugsoptimierung, denn mit Hilfe der Schätzergebnisse werden wertvolle Hinweise auf unter dem Gesichtspunkt der Prozess- und Vollzugsoptimierung prioritär zu behandelnde Informationspflichten gewonnen.

14. Verbesserter Kundennutzen s. 13.

15. Verbesserte Ergebnisqualität s. 13.