Die Erweiterung auf andere Referate der Kulturverwaltung hängt auch vom Erfolg von eGoKüf

Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin

3. Fortschrittsbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus

- Stand der Projekte und Vorhaben zum 31.03.2010 Seite 229 von 343

9. Erläuterungen zum bisherigen Verlauf des Projektes (erreichte Projektmeilensteine) und geplanter weiterer Projektverlauf, insbes. Meilensteine oder Veränderungen (alle Angaben mit Terminen!) (Nr. 13.30 elektronischen Formularen (neu).

Das einheitliche Aussehen der Formulare unterschiedlicher Förderprogramme bei Berücksichtigung der technischen Gegebenheiten erweist sich als sehr aufwendig Umsetzung Formularmanagementsystem Mitte 2011 Der Zeitpunkt hängt vom ITDZ ab, das die Entwicklung des FMS noch nicht abgeschlossen hat.

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3. Fortschrittsbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus

- Stand der Projekte und Vorhaben zum 31.03.2010 Seite 230 von 343

9. Erläuterungen zum bisherigen Verlauf des Projektes (erreichte Projektmeilensteine) und geplanter weiterer Projektverlauf, insbes. Meilensteine oder Veränderungen (alle Angaben mit Terminen!) (Nr. 13. im PSB) lfd. Nr. SOLL fertig bis IST (Sachstand) abgeschlossen am Konzeption Analysewerkzeug Nicht notwendig, nicht notwendig Umsetzung Analysewerkzeug Nicht notwendig. Nicht notwendig Elektronische Archivierung 2011/2012

(abhängig vom Sachstand des Projekts im Landesarchiv) 10. Gesamtwürdigung des Projektverlaufs unter Berücksichtigung der Meilensteine

Schon die Voruntersuchung und der Besuch bei Referenzprojekten machten die unerwartete Komplexität des Vorhabens deutlich. Auch zeigte die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, dass die notwendigen Ausgaben für die Anbindung an ein DMS (inkl. Formularserver), aber auch die Implementierungs-, Anpassungs- und Betriebskosten erheblich über dem bisherigen Ansatz von Kap 0501 / 540 60 und den finanziellen Möglichkeiten der Kulturverwaltung liegen. Die aktuellen Kostenangebote des ITDZ in diesem Jahr (Pflegevertrag für die Projekterweiterung, Schätzung Kosten Formularservice) bestätigen die damalige Einschätzung. Zum Teil ist dieses der Tatsache geschuldet, dass es sich bei eGo-Küf in vielen Teilen um ein Pilotprojekt handelt.

Die Zuschlagserteilung an die Firma GISA GmbH für die Erstellung der Projekterweiterung hat sich grundsätzlich bewährt. Das Fachverfahren wurde fast im gesetzten Zeit- und Kostenrahmen realisiert und wird sich in die eGovernment-Plattform des Landes Berlin einpassen.

Auch in 2010 gibt es die Notwendigkeit von Investitionsmitteln. Für die Konzeption und Umsetzung des Formularmanagementsystems, die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und der elektronischen Bewerbung (Erstellung von ca. 30 Formularen für die Förderprogramme), für die Erarbeitung eines eGovernment-Gesamtkonzepts in der Kulturverwaltung sowie für Schulungen der Kolleginnen und Kollegen werden im Jahr 2010 ca. 70.000 benötigt. Die Kulturverwaltung hat für diese Zwecke selbst einen Betrag i.H.v. 35.000 bei Titel 812 89 eingestellt, so dass lediglich 35.000 beantragt werden, die auch vom StS-Ausschuss bewilligt wurden.

Die Tests des Fachverfahrens haben ergeben, dass die Konzeption und Anbindung des Analysewerkzeugs „BOARD" nicht notwendig ist, die vorhandenen Suchmöglichkeiten bei VIS sind ausreichend. Insofern fällt diese Position, die für 2011 vorgesehen war, weg.

Allerdings werden in den kommenden Jahren Mittel für die elektronische Archivierung notwendig werden.

11. Projektstatus (bitte ankreuzen)

a) Wertung b) Stand grün x läuft gelb abgeschlossen am weiter in Feld Nr. 12

rot Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin

3. Fortschrittsbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus

- Stand der Projekte und Vorhaben zum 31.03.2010 Seite 231 von 343

A Stammdaten Berichtsblatt zuletzt geändert von: (bitte Namen eintragen) SenInnSport ZS B 2 St am: (bitte Datum eintragen) 16.04. Nr. des Projekts / Vorhabens Name des Projekts / Vorhabens III B 21 Entwicklung von Standards für die Verwaltungsmodernisierung, insbesondere für Projekte

1. Federführende Behörde: SenInnSport

2. Beteiligte Behörden (Berlin, Bund und andere Länder):

Bei der Weiterentwicklung sind unterschiedliche Behörden beteiligt.

3. Projektleiter(in) bzw. Ansprechpartner(in): Birgit Stapf-Fine (zum Thema Projektmanagement)

4. Telefon: 9027-2221

5. e-Mail: birgit.stapf-fine@seninnsport.berlin.de

6. Ziel(e) des Projekts/Vorhabens: Einheitliche Standards für das Organisationsmanagement im Land Berlin, dazu gehört ein einheitliches Vorgehen im Projektmanagement. Darüber hinaus werden einheitliche Standards zum Beispiel für eine Mitarbeiter/-innen-Befragung und ein landesweites Konzept zur Telearbeit erarbeitet.

7. Beginn des Projekts/Vorhabens 01.01.

8. Ende des Projekts/Vorhabens (geplant)

Je nach Thema unterschiedlich. Die Entwicklung von Standards ist ein Vorhaben im Rahmen der Linienverantwortung SenInnSport

9. Meilensteine des Projekts/ Vorhabens Angaben bitte dem Projektverlauf entsprechend aktualisieren!

Projektmanagement

1. Abgestimmtes überarbeitetes Projektmanagementhandbuch, regelmäßiger Erfahrungsaustausch mit den Behörden

2. Pflege und Weiterentwicklung des landesweiten Projektportals Telearbeit

3. Abgestimmter landesweiter Leitfaden, welcher mit dem Hauptpersonalrat und dem Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit abgestimmt ist.