Integration

Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin

3. Fortschrittsbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus

- Stand der Projekte und Vorhaben zum 31.03.2010 Seite 295 von 343

7. Erläuterung zur aktuellen Zielerreichung zum Stand 31.03.

Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport hat per Senatsbeschluss Nr. S-1134/2008 vom 08. April 2008 den Auftrag erhalten, die Rahmenbedingungen für einen flächendeckenden Einsatz eines DMS/VBS in der Berliner Verwaltung herzustellen. Hierbei handelt es sich vorrangig um die organisatorischen, rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Im Rahmen einzelner Aktivitäten und Projekte konnten bereits umfangreiche Ergebnisse erarbeitet werden. Der 2. Zwischenbericht zum Vorhaben "Schaffung der Rahmenbedingungen für einen flächendeckenden Einsatz eines DMS/VBS in der Berliner Verwaltung" vom 12.01.2010 wurde vom Senat zur Kenntnis genommen und dokumentiert die Ergebnisse des Jahres 2009.

In diesem Zeitraum konnte im Rahmen des Projektes „ProRecht DMS/VBS" zur Klärung der rechtlichen Rahmenbedingungen im Ergebnis die GGO I hinsichtlich der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung angepasst und der Entwurf der Neufassung der GGO I in das Beteiligungs- und Mitzeichnungsverfahren eingebracht werden.

Im Hinblick auf die organisatorischen Rahmenbedingungen wurde eine Erhebung von Beratungsangeboten in sechs Bundesländern vorgenommen und Inhalte möglicher Beratungsangebote für die Berliner Verwaltung vorgeschlagen.

Auf der Grundlage der Vorschläge zu Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen der Koordinierungsund Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) wurde ein Leitfaden für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen für DMS/VBS-Projekte bereitgestellt.

Gleichwohl sind noch weitere Rahmenbedingungen zu klären, damit in der Berliner Verwaltung ein einheitliches und standardisiertes Vorgehen bei der Einführung von Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystemen ermöglicht wird. Es ist avisiert, die Arbeiten zur Schaffung der Rahmenbedingungen DMS/VBS bis Ende des 4. Quartals 2010 abzuschließen.

Schwerpunkt und Zielstellung 2010 ist die Erstellung eines landesweiten Referenzmodells, das die zukünftigen Standards für den DMS/VBS-Einsatz in der Berliner Verwaltung definiert.

Das Landesreferenzmodell wird aus organisatorischen und technischen Komponenten, einer Basiskonfiguration sowie einem idealtypischen Vorgehensmodell für die konkrete Umsetzung in einer Behörde bestehen.

Bestandteil des Landesreferenzmodells wird ein Organisations- und Umsetzungshandbuch (OUHB) sein, das als praktische Erweiterung des Entwurfs der neuen GGO I gedacht ist und das bisher nicht geregelte Aspekte des GGO I Entwurfs aufgreift und konkretisiert. Die einzelnen Regelungen des OUHB werden - unter der Leitung der Senatsverwaltung für Inneres und Sport - im Rahmen einer behördenübergreifenden Arbeitsgruppe erarbeitet, in der Ressorts und Bezirksämter und das ITDZ vertreten sein werden.

Darüber hinaus wird die Basiskonfiguration des Landesdienstes DMS/VBS beschrieben. Die Basiskonfiguration enthält u. a. Aussagen zu Objekthierarchien, Metadaten, Standardablagen, Zugriffskonzepten und Integration von IT-Verfahren und IT-Diensten.

Vorbereitung der Richtungsentscheidung zur Produktstrategie im Bereich DMS/VBS. Diese erfolgt auf der Basis der Anforderungen der Berliner Verwaltung an einen IT-Dienst DMS/VBS gemäß VV IT-Steuerung i.V.m. IT-Organisationsgrundsätzen.

Klärung der Anforderungen an ein teamorientiertes Arbeiten, das die Bedürfnisse der Verwaltung an strukturierter, bereichsübergreifender Zusammenarbeit unterhalb der Schwelle der Aktenrelevanz befriedigen soll.

Die Mitarbeit in der AG IT-gestützte Verwaltungsarbeit von KoopA ADV und UA AV des AK VI der IMK wird fortgesetzt.

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3. Fortschrittsbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus

- Stand der Projekte und Vorhaben zum 31.03.2010 Seite 296 von 343

B2 Nutzen/Wirkungen: Finanzen/Wirtschaftlichkeit.

9. Erläuterungen zum bisherigen Verlauf des Vorhabens und geplanter weiterer Verlauf, insbes. Meilensteine oder Veränderungen (alle Angaben mit Terminen!) (Nr. 13.

24.4.

3 Bereitstellung eines Kriterienkataloges zur Prüfung des DMS/VBS-Einsatzes in den Behörden Juni 2008 Arbeiten sind beendet. 30.6.

4 Fortschreibung der GGO I IV. Quartal 2009

Entwurf ist erarbeitet und befindet sich im Beteiligungsund Mitzeichnungsverfahren.

IV. Quartal 2009

5 Voruntersuchung organisatorisches Beratungsangebot Februar 2009 Arbeiten im Projekt „ProOrgBeSchul" wurden abgeschlossen.

April 2009

6 Voruntersuchung Schulungsangebote Februar 2009 Arbeiten im Projekt „ProOrgBeSchul" wurden beendet. Quartal 2009

Anforderungen des Landes Berlin an einen IT-Dienst Kollaboration wurden im Rahmen einer Voruntersuchung (Handlungsempfehlung) erarbeitet September 2009

Vorlage einer Muster-WiBe für DMS/VBS

2. Quartal 2009

Ein Leitfaden für Wirtschaftlichkeits-betrachtungen für DMS/VBS-Projekte wurde

Durch das Feedback der nutzenden VerwaltunModernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin

3. Fortschrittsbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus

- Stand der Projekte und Vorhaben zum 31.03.2010 Seite 297 von 343

9. Erläuterungen zum bisherigen Verlauf des Vorhabens und geplanter weiterer Verlauf, insbes. Meilensteine oder Veränderungen (alle Angaben mit Terminen!) (Nr. 13.ITgestützte Verwaltungsarbeit"

10. Gesamtwürdigung des Projektverlaufs unter Berücksichtigung der Meilensteine

Der 2. Zwischenbericht zum Vorhaben „Schaffung der Rahmenbedingungen für einen flächendeckenden Einsatz eines Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems (DMS/VBS) in der Berliner Verwaltung" vom 12.01.2010 führt die weiteren Aktivitäten zur Schaffung der rechtlichen, organisatorischen, technischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen aus. Einige der Maßnahmen konnten erfolgreich abgeschlossen werden. Andere befinden sich aufgrund der Komplexität der Thematik noch in der Bearbeitung.

Hinsichtlich der Schwerpunkte der rechtlichen Rahmenbedingungen und der organisatorischen Standards sowie der Schulungsangebote konnten die Projekte „Voruntersuchung zur Herstellung eines Beratungs- und Schulungsangebotes für die Einführung von DMS/VBS (ProOrgBeSchul-DMS/VBS)" und „Auftrag zur Schaffung der rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz von DMS/VBS (EAkte) - ProRecht-DMS/VBS -" zeitgemäß mit der Entscheidungsinstanz abgestimmt und formal abgeschlossen werden. Das Projekt „ProRecht DMS/VBS" wurde im Juli 2009 beendet und hat im Ergebnis den Entwurf einer Neufassung der GGO I erarbeitet. Das Projekt „ProOrgBeSchul-DMS/VBS" hat die Anforderungen und den Umfang eines Organisationsberatung- und Schulungsangebotes für die flächendeckende Bereitstellung von DMS/VBS erarbeitet. Formell ist damit das Projekt abgeschlossen, die Arbeiten werden in Form einer behördenübergreifenden Arbeitsgruppe fortgeführt.

Es ist avisiert, die Arbeiten zur Schaffung der Rahmenbedingungen DMS/VBS noch in diesem Jahr mit der Erstellung des Landesreferenzmodells abzuschließen. Wegen der Komplexität des Gesamtvorhabens, des laufenden Abstimmungsprozesses der Neufassung der GGO I sowie erheblicher personeller Veränderungen in der Senatsverwaltung für Inneres und Sport hat das Projekt eine Verzögerung erfahren.

Die einzelnen Aktivitäten werden vom IT-Kompetenzzentrum bei der Senatsverwaltung für Inneres und Sport koordiniert. Neben den zentralen Maßnahmen werden entsprechend der Gesamtstrategie auch weiter Einzelprojekte, die in dezentraler Verantwortung von den Verwaltungen durchgeführt werden, begleitet.