Beleg

Beleg — eine in Text, Zahlenform oder entschlüs­selbarem Code als Datenträger über ökonomische Vorgänge und Erscheinungen in Mengen-, Zeit­und/oder Wertausdruck ausgefertigte Urkunde, überwiegend in Form von Vordrucken (Vor­druck). Beleg spiegeln ökonomische, technische und sonstige Vorgänge wider. Primärbelege sind Beleg, auf denen Vorgänge erstmalig erfasst werden. Die Belegausfertigung kann manuell, maschinell oder automatisch erfolgen. Bei manueller Erfassung sind die Daten unverzüglich, spätestens nach Ablauf der Vorgänge, bei automatischer Erfassung nach Ablauf der Erfassung bzw. Verarbeitung in Beleg nachzuweisen (Erfassungsbelege). Beleg müssen neben den Angaben über den Vorgang weiter enthalten: Aussteller, Belegnummer bzw. Zuordnungsbegriff, Datum der Ausstellung bzw. des Eingangs, Unterschrift bzw. Signum. Die Dauerhaftigkeit der Eintragungen und die Erkennbarkeit von nachträglichen Änderungen muss gewährleistet sein. Beleg werden unterschie­den nach dem Umfang der belegten Vorgänge (Einzel-, Sammel-, Dauerbelege), nach der Stel­lung der Beleg im System (interne, externe Beleg) und der Art der enthaltenen Informationen (Primär­belege, Aufbereitungsnachweise). Der Einzelbeleg dokumentiert Daten eines Vorganges oder Pro­zesses. Der Sammelbeleg erfasst Daten gleicher Vorgänge systematisch, meist chronologisch. Auf Dauerbelegen werden periodisch wiederkehrende Vorgänge erfasst. Interne Belege dienen der Rech­nungsführung und der Lenkung und Steuerung einer Einheit. Externe Belege zirkulieren zw. Betrieben und Zweigen der Volkswirtschaft. Lösen Beleg Bu­chungsvorgänge aus, werden sie zu Buchungs­belegen. Aufbereitungsnachweise als spezielle Form von Beleg (auch als Nachweise, Sekundärbelege bezeichnet) entstehen durch manuelle oder ma­schinelle Summierung, Gruppierung oder ander­weitige rechentechnische Verarbeitung von Daten. Künstliche Belege sind als Nachweise für Um-, Aus-, Rück-, Eröffnungs- und Abschlussbuchungen in Anwendung. Für abhanden gekommene erstaus­gefertigte Beleg — Originalbelege — (manchmal auch als Urbelege bezeichnet) sind besonders zu kenn­zeichnende Ersatzbelege (Duplikate) auszustellen. Maschinenlesbare Belege sind Belege, auf denen die auf­gezeichneten Daten sowohl visuell als auch ma­schinenlesbar dargestellt sind (Verbundlochkar­ten, Markierungsbelege, Klarschriftbelege). Beleg­sätze enthalten Beleg unterschiedlicher Verwen­dungszwecke, die in bestimmten Teilen den glei­chen Inhalt, Aufbau und die gleiche Form besitzen und deren Ausstellung mittels entsprechender Verfahren (Durchschreibe-, Umdruck-, Verviel­fältigungstechnik) rationeller als bei Einzelaus­fertigung erfolgt. Der Belegentwurf bildet den Abschluss des Arbeitsschrittes, bis zu welchem sowohl die formellen Fragen der Gestaltung (Format, Abmessungen, Anzahl, Material) als auch die inhaltlichen Fragen (aufzunehmende In­formationen, Darstellung, Anordnung, Stelligkeit und Abkürzung derselben), die Bedingungen der Herstellung (Druckverfahren, technische Möglich­keiten der Polygrafie) und der Erfassung und Weiterverarbeitung (manuell, mechanisiert, auto­matisiert) geklärt sein müssen. Geeignete Hilfs­mittel für ordnungsgemäße Belegentwürfe sind u. a. Vordruckentwurfsblätter und Spezialmaß­stäbe. Die Organisation des Belegtransportes, der -sortiereng, -aufbewahrung und -ablage erfolgt auf der Grundlage bestimmter Ordnungsprinzipien. Solche sind u. a. die Belegnumerierung und die Aufnahme bestimmter Ordnungsbegriffe, nach denen die Ablage, Vollzähligkeitskontrolle und Aufbewahrung erfolgen. Die Aufbewahrungsfri­sten sind in Rechtsvorschriften festgelegt. Beleg sind so aufzubewahren, dass sie vor Beschädigung, Verlust, Diebstahl, unbefugter Einsichtnahme oder Veränderung geschützt sind. Der Belegdurch­lauf ist der festgelegte Ablauf der Belegausferti­gung, -weitergabe und -bearbeitung bis zur Be­legablage (Belegregistratur).