Kapitalgesellschaft

Im Einzelnen wurden die Aufbewahrungsfristen wie folgt bestimmt:

a) Aufbewahrungsbestimmung „dauernd aufzubewahren"

Die Bestimmung „dauernd aufzubewahren" wurde nur in Ausnahmefällen (Grundbücher, Grundakten, Handels- und andere Register, dazugehörige Aktenregister und Namenverzeichnisse, Höfeakten) beibehalten.

Die für das Registerverfahren maßgeblichen Aufbewahrungsbestimmungen beinhalten unter anderem die dauernde Aufbewahrung der einzelnen Register. An dieser Regelung sollte festgehalten werden, da nur so auch nach erfolgter Löschung der Eintragung der Werdegang des eingetragenen Rechtsträgers bzw. Rechtsobjektes nachvollzogen werden kann. Gerade in Handelsregistersachen stellt sich häufiger erst Jahre nach der Löschung von Gesellschaften heraus, dass diese noch Eigentümer von Grundstücken oder Inhaber von Rechten sind. Zur Klärung, wer die noch erforderlichen Abwicklungsmaßnahmen zu treffen hat (Personenhandelsgesellschaften) bzw. zur Wiederherstellung der gesetzlichen Vertretung zur Wahrnehmung der noch bestehenden Rechte und Pflichten durch gerichtliche Bestellung von Liquidatoren oder Nachtragsliquidatoren (Kapitalgesellschaften), ist die Einsichtnahme in das Register unverzichtbar.

b) Aufbewahrungsfrist „120 Jahre"

Um der Anregung der Konferenz der Archivreferenten zur möglichst umfassenden Aufhebung der bislang festgeschriebenen Pflichten zur dauernden Aufbewahrung nachzukommen, wurde für Beurkundungen wie auch für andere Unterlagen zur Änderung des Status einer Person eine Frist von 120 Jahren gewählt. Diese Frist orientiert sich an der maximalen Lebenserwartung eines Menschen zzgl. eines Sicherheitszuschlages.

c) Aufbewahrungsfrist „100 Jahre"

Die 100-jährige Aufbewahrungsfrist betrifft grundsätzlich höchstpersönliche Rechtsakte, die aber von Geschäftsfähigen zu treffen sind, so dass bei der Berechnung der Frist Überlegungen entsprechend der 120 Jahresfrist getroffen wurden.

d) Aufbewahrungsfrist „70 Jahre" 70 Jahre sind Regelungen in Kindschafts- und Familiensachen aufzubewahren sowie die Akten, die zum Güterrechtsregister gehören. Der Frist liegen die Erwägungen des § 2 Absatz 2 Nummern 1 bis 4 Schriftgutaufbewahrungsgesetz zu Grunde. Der gewählte Zeitraum liegt mit 70 Jahren zwischen den 50 und 120 Jahresfristen. Es handelt sich hier um Regelungen, die Sachverhalte betreffen, die erst von Betroffenen im Erwachsenenalter ausgelöst (Güterrecht, Versorgungsausgleich) bzw. gegen Erwachsene gerichtet werden können (Ansprüche gegen Väter).

e) Aufbewahrungsfrist „50 Jahre"

Die Aufbewahrungsfrist von 50 Jahren betrifft die nicht dauernd aufzubewahrenden Registerakten. Die Aufbewahrungsfrist orientiert sich an der maximal denkbaren Lebensdauer der in diesen Registern verzeichneten Güter und Rechte (zum Beispiel Pfandrecht an Luftfahrzeugen). Darüber hinaus ist die 50 Jahresfrist im Wesentlichen an Generalakten über Rechtsnormen und Akten ähnlich hervorgehobener Bedeutung anzuwenden.

f) Aufbewahrungsfrist „40 Jahre"

Die 40 Jahresfrist gilt für Akten über anwaltsgerichtliche Verfahren in denen auf Ausschließung aus dem Beruf erkannt worden ist. Die Frist orientiert sich an der Lebensarbeitzeit.

g) Aufbewahrungsfrist „30 Jahre"

Die 30 Jahresfrist ist die Regelfrist für die Aufbewahrung. Sie wird festgesetzt soweit kein praktisches Bedürfnis für eine längere Aufbewahrungsfrist wie bereits dargestellt erkennbar ist.

h) Aufbewahrungsfristen „20, 15 und 10 Jahre"

Zu 20, 15 und 10 Jahresfristen sind Akten aufzubewahren, die grundsätzlich der Regelaufbewahrung von 30 Jahren unterworfen wären, aber im Vergleich zur 30 Jahresfrist von etwas bzw. deutlich geringerer Bedeutung sind. In Straf- und Bußgeldsachen sind die Fristen gemäß den Bestimmungen des § 2 Absatz 2 Nummern 1 bis 4

Schriftgutaufbewahrungsgesetz gestaffelt. Sie orientieren sich an der Höhe der ausgesprochenen Strafe bzw. an der Relevanz der angeordneten Maßnahme der Besserung und Sicherung. Die Fristen sind bei höheren Strafen länger, bei niedrigen geringer. Hier, wie in den übrigen Rechtsgebieten, kann auf eine längere Aufbewahrungsfrist verzichtet werden, weil ein weitreichendes Aufbewahrungsbedürfnis zum Beispiel zur Realisierung höchstpersönlicher Ansprüche (vgl. 7 c) und d)) nicht besteht. Zugleich sind die dokumentierten Sachverhalte jedoch von so erheblicher Relevanz, dass eine kürzere Aufbewahrungsfrist, wie zum Beispiel in den Punkten 7 i),

j) und k), nicht ausreichend ist. Die in den Punkten 7 i) bis k) genannten Fristen betreffen lediglich gravierende Verwaltungsvorgänge, die im Unterschied zu Punkt 7 h) eine deutlich geringere personenbezogene Relevanz aufweisen.

i) Aufbewahrungsfrist „7 Jahre"

Der 7 Jahresfrist (lfd. Nummer 102 b)) unterliegen die an die Amtsgerichte abgelieferten Unterlagen der Notare, und zwar Blattsammlungen und Sammelakten. Sie gilt als Mindestfrist und verlängert sich, sofern der Notar eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt hat. Im Übrigen wird auf die Ausführungen unter Punkt 7 h) Bezug genommen.

j) Aufbewahrungsfrist „6 Jahre"

Die 6 Jahresfrist (lfd. Nummer 345) wurde für Akten der hauptamtlichen Bewährungshelfer bestimmt. Die Frist richtet sich nach dem Aufbewahrungsbedarf der Praxis sowie nach den unter Punkt 7 h) aufgeführten Erwägungen.

k) Aufbewahrungsfrist „5 Jahre"

Die 5 Jahresfrist betrifft

- Zwangsversteigerung- und Zwangsvollstreckungsakten,

- Akten nach der Vergleichsordnung,

- Straf- und Bußgeldakten geringerer Bedeutung,

- andere Vormundschaftsakten und Vorgänge vergleichsweiser untergeordneter Bedeutung. Hierzu gilt auch das unter Punkt 7 h) Gesagte.

l) Aufbewahrungsfrist „3 Jahre"

Die 3 Jahresfrist betrifft hauptsächlich Akten der Prüfungsstellen in Justizverwaltungssachen und nicht eingetragener Ehe-, Kindschafts- und Todeserklärungssachen.

Bei dieser Aufbewahrungsfrist sowie bei der Frist von 2 Jahren liegt überwiegend die Erwägung des § 2 Absatz 2 Nummer 4 Schriftgutaufbewahrungsgesetz zu Grunde, die Akten hinreichend lange zur Geltendmachung von Ansprüchen oder für verfahrensübergreifende Zwecke zur Verfügung zu haben. Da ein länger andauerndes schützenswertes Interesse von Verfahrensbeteiligten bei den geregelten Sachverhalten nicht besteht, sind diese Fristdauern hier ausreichend aber auch erforderlich.

m) Aufbewahrungsfrist „2 Jahre"

Auf die Erläuterungen unter Punkt 7 l) wird Bezug genommen. Der 2 Jahresaufbewahrungsfrist unterliegen Akten über Mahnsachen; ansonsten im Wesentlichen die zur Kontrolle des Geschäftsgangs dienenden Listen, Schriftstücke und Sonderhefte.

n) Aufbewahrungsfrist „1 Jahr"

Für Sammelakten mit den Begleitumschlägen der abgehenden bzw. eingehenden Briefe der Untersuchungsgefangenen sowie Sammelakten in Registersachen mit den Anträgen auf Erteilung von Abschriften und Auszügen aus den Registern und den Registerakten ist eine Aufbewahrungsfrist von einem Jahr vorgesehen. Zur Begründung wird auf das unter Punkt 7 l) Gesagte Bezug genommen. Allerdings sind die hier dokumentierten Sachverhalte von geringerer Relevanz, wodurch die kürzere Aufbewahrungsfrist von 1 Jahr ausreichend ist.

o) Aufbewahrungsfristen „3 und 6 Monate"

Die Aufbewahrungsfristen von 3 und 6 Monaten gelten für die im automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren anfallenden schriftlichen Eingänge (Erfassungsbelege).

Die Aufbewahrungsfrist von 6 Monaten gilt außerdem für Sammelakten mit den Anträgen auf Erteilung von Grundbuchabschnitten (lfd. Nummer 71). Diese sehr kurzen Fristen sind ausreichend für die geregelten Sachverhalte bei denen es sich um die Dokumentation von Anträgen handelt. Da die Vorgänge regelmäßig mit der Antragsbescheidung ihren Abschluss finden, sind die Fristen nur für Fälle einer Störung der Antragsbearbeitung erforderlich. Eine längere Frist ist hier nicht notwendig, da bei diesen überschaubaren Lebenssachverhalten die genannten Störungen vor Fristablauf erkennbar sind.

p) Aufbewahrungsfrist „Keine" Aktenregister mit den dazugehörigen Namensverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen können unmittelbar nach ihrer Weglegung ausgesondert werden, sofern in ihnen nicht Akten oder Aktenteile verzeichnet sind, die dauernd aufzubewahren sind.

Die Aufbewahrungsfristen unterliegen dauerhaft einer ständigen Überprüfung im Hinblick darauf, ob sie unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtslage erforderlich und in ihrer Dauer angemessen sind. Auch aufgrund der knapp bemessenen Lagerkapazitäten sind alle Landesjustizverwaltungen stets bemüht, die Dauer der Aktenaufbewahrung nur so lange wie aus rechtlicher Sicht notwendig zu fassen.

B. Rechtsgrundlage: § 2 SchrAG

C. Kostenauswirkungen auf Privathaushalte und/oder Wirtschaftsunternehmen: Keine.