Wie werden Überhänge oder fehlende Lizenzen ausgeglichen Ist die Zahl der Lizenzen

Organisationseinheiten) untersucht, wie Softwarelizenzen verwaltet werden. Die einzelnen Beschaffungsvorgänge von Lizenzen hat er nicht geprüft.

Die Prüfung sollte folgende Fragen beantworten:

· Welche Softwareprodukte werden in welcher Zahl eingesetzt?

· Welche Lizenzen sind dafür vorhanden?

· Wie hoch sind die einmaligen und laufenden Lizenzkosten?

· Wie werden Überhänge oder fehlende Lizenzen ausgeglichen? Ist die Zahl der Lizenzen bedarfsgerecht?

· Wer koordiniert wie die Lizenzverwaltung? Stimmen sich die Organisationseinheiten ab, um Lizenzen optimal auszunutzen? Sind die dafür notwendigen Daten verfügbar (z. B. für Vertragsverhandlungen)?

· Werden übergreifend ausgehandelte Verträge (Rahmenverträge) genutzt?

· Wie hoch ist der Personalaufwand für die Lizenzverwaltung?

· Wird der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und werden die Anforderungen an den Vermögensnachweis beachtet?

Folgende Anforderungen hat der Rechnungshof als Prüfungsmaßstab zugrunde gelegt:

· Gemäß Verwaltungsvorschriften (VV) zu § 73 LHO muss bewegliches Vermögen in Bestandsverzeichnissen nachgewiesen werden, wenn der Anschaffungswert mindestens 410 beträgt. Dazu gehören auch die Softwarelizenzen. Zuund Abgänge sind zeitnah zu erfassen.

· Eine angemessene Dokumentation ist Teil der Ordnungsmäßigkeit von ITVerfahren. Um sie zu gewährleisten, muss nachgewiesen werden, welche Software zu welchem Zeitpunkt auf welchen Rechnern bereitgestellt wird.

· Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit des Verwaltungshandelns ist in § 7 LHO geregelt.

3 Vorgehensweise - Der Rechnungshof hat mithilfe eines Fragebogens um Auskunft über eingesetzte Softwareprodukte, Art und Zahl der vorhandenen Lizenzen und dafür entstandene Kosten gebeten. Zusätzlich hat er die technische Ausstattung, Informationen zur Art der Lizenzverwaltung, unterstützende Programme (Tools) und den Personalbedarf erfragt. Den Fragebogen haben alle Ressorts in digitaler Form erhalten. Sie sollten ihn an ihre zugehörigen Organisationseinheiten weiterleiten und den Rücklauf an den Rechnungshof koordinieren.

Der Rechnungshof hat die Antworten ausgewertet und ergänzend örtliche Erhebungen durchgeführt.

4 Schwachstellen, die sich aus Auswertungen und örtlichen Erhebungen ergeben haben - Insgesamt haben dem Rechnungshof von 119 für Lizenzverwaltung zuständigen Stellen nur 88 geantwortet und die Fragebogen teilweise erheblich verspätet zurück gesandt. Der zögerliche Rücklauf ist auf mangelhaft geführte Bestandsverzeichnisse, nur teilweise aufbewahrte Lizenzunterlagen und fehlende Dokumentation zu den Ausgaben zurückzuführen. Daher mussten die Organisationseinheiten überwiegend die erfragten Angaben zeitaufwendig aus Beschaffungsunterlagen und gebuchten Haushaltsdaten ermitteln.

Von folgenden 31 Organisationseinheiten hat er den Fragebogen trotz Fristverlängerungen nicht zurückerhalten:

· Senator für Inneres und Sport: Standesamt,

· Senator für Bildung und Wissenschaft, Bereich Bildung: Landesinstitut für Schule, Landeszentrale für politische Bildung, Gesellschaft für Bildungsinfrastruktur Bremen

· Senator für Bau, Umwelt und Verkehr: Eigenbetrieb Stadtgrün, Hanseatische Naturentwicklung Rhododendronpark Bau Management Bremen

· Senator für Kultur: Landesarchäologe, Überseemuseum, Focke-Museum, Volkshochschule, Stadtbibliothek, Musikschule, Theater der Freien Hansestadt Bremen Bremer Theater Grundstücksgesellschaft & Co. KG,

· Senator für Arbeit, Frauen, Gesundheit, Jugend und Soziales: Bremer Arbeit Bremerhavener Arbeit Gesundheit Nord Klinikverbund Bremen, Gesundheit Nord Grundstücksgesellschaft & Co. KG,

· Senator für Finanzen: Bremer Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft

· Senator für Wirtschaft und Häfen: Bremer Ratskeller Bremer Investitions-Gesellschaft Bremerhavener Gesellschaft für Investitionsförderung und Stadtentwicklung BLG Logistics Group AG & Co. KG, bremenports & Co. KG, bremenports FBG Fischereihafen-Betriebsgesellschaft Flughafen Bremen Hanseatische Veranstaltungsgesellschaft Überseestadt Visionarum

In der Aufstellung und in den oben genannten Zahlen sind die hundertprozentigen Beteiligungen der bremischen Eigengesellschaften nicht enthalten.

Der mangelhafte Rücklauf macht deutlich: Die Ressorts haben die Verteilung der Fragebogen an ihre nachgeordneten Dienststellen, Eigenbetriebe und insbesondere Eigengesellschaften sowie deren Rücklauf unzureichend koordiniert und kontrolliert. Nach § 95 LHO haben die Ressorts innerhalb der vom Rechnungshof genannten Frist zu antworten. Das ist häufig versäumt worden.

Lizenzkosten nicht ermittelbar - Wie hoch die Ausgaben für Softwarelizenzen sind, hat sich nicht abschließend ermitteln lassen. Angaben zu Kosten haben in den Antworten teilweise ganz gefehlt, teilweise waren sie unvollständig. Ableiten lässt sich aus den vorliegenden Kostenangaben, dass für Softwarelizenzen für die Jahre 2003 bis 2005 insgesamt mindestens 11,5 Mio. ausgegeben worden sind. Kostenanteile für mit Hardware zusammen erworbene Lizenzen (Original Equipment Manufacturer-Lizenzen/OEMLizenzen) sind darin nicht enthalten.

Angaben zu Hard- und Software überwiegend nicht plausibel - Für jeden Server und Arbeitsplatzrechner muss ein Betriebssystem vorhanden sein.

Daher hätte bei den Fragen zur Technikausstattung die genannte Zahl der Server und Arbeitsplatzrechner der Zahl der jeweiligen Betriebssystemlizenzen entsprechen müssen. Auch die Zahl der Microsoft Office-Lizenzen, die an fast allen ITArbeitsplätzen zur Standardausstattung gehören, müsste der Zahl der Endgeräte entsprechen. Lediglich bei 18 der 88 Antworten hat der Rechnungshof annähernde Übereinstimmungen feststellen können. Bei den übrigen haben entweder Angaben gefehlt, um sie auswerten zu können, oder die Zahlen sind voneinander abgewichen.

Die örtlichen Erhebungen haben gezeigt, dass die Fehlerquote durch unzureichende oder fehlende Bestandsverzeichnisse verursacht war. Häufige Fehlerquellen waren ansonsten:

· die Organisationseinheiten haben die OEM-Lizenzen (s. Tz. 330) i. d. R. als Bestandteil der Hardware behandelt und daher nicht mit in die Aufstellungen übernommen, und

· sie haben nicht zwischen genutzten (installierten) und nicht genutzten (nicht installierten) Lizenzen unterschieden.

Personalaufwand unklar - Rd. ein Drittel der 88 Stellen, die geantwortet haben, hat keine Angaben zum Personalaufwand gemacht. Rd. 43 % haben den Aufwand als vernachlässigbar angegeben. Die übrigen Stellen (rd. 24 %) haben den Aufwand mit 2 % bis 30 % einer Vollzeitstelle angegeben. Die Organisationseinheiten betrachten die Lizenzverwaltung überwiegend nicht als eigenständige Aufgabe. Daher kann der Rechnungshof auch keine zuverlässigen Angaben zum Personalaufwand machen.

Unangemessene Softwareunterstützung - Von 88 Stellen haben 46 angegeben, die Lizenzverwaltung nicht nur manuell zu führen. Zumeist haben sie ein Tabellenkalkulationsprogramm eingesetzt. Lediglich zehn weitere Stellen haben eine gesonderte Software-Lösung eingesetzt (Datenbank oder gesondertes Software-Produkt). Dabei hat es sich nicht durchgängig um eine spezifische Lizenzverwaltungssoftware gehandelt, sondern auch um Produkte zur Software-Verteilung oder Netzwerkkomponenten-Erkennung. Selbst beim Einsatz einer Softwarelösung haben nicht durchgängig verlässliche Daten vorgelegen.

Die zum Teil fehlende Softwareunterstützung bei der Lizenzverwaltung ist auch eine Ursache für die festgestellten Mängel.

Bremen hat zum 1. Januar 2003 die Standardsoftware SAP eingeführt. Hierbei sollte nicht nur das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen erneuert, sondern auch eine bremenweite datenverarbeitungsgestützte Anlagenbuchhaltung geschaffen werden. Die bestehende SAP-Anlagenbuchhaltung kann nach Ansicht des Rechnungshofs keine ordnungsmäßige Dokumentation sicherstellen. Die Anforderungen der Systemadministration an eine angemessene Lizenzverwaltung können gleichfalls nicht erfüllt werden: Eine Zuordnung der einzelnen Lizenzen zu Geräten kann in ihr nicht abgebildet werden. Auch kann in ihr nicht zwischen verfügbaren und installierten Lizenzen unterschieden werden. Sie enthält derzeit keine Softwarelizenzen mit einem Anschaffungswert unter 410. Die Dienststellen sind somit auf eine gesonderte Lizenzverwaltung angewiesen.

Nicht genutzte Lizenzen besser nutzen - Von den befragten Stellen haben 28 (rd. 32 % aller Antworten) angegeben, es gebe keine ungenutzten Lizenzen. 24 Stellen haben keine Angabe gemacht (rd. %). Die restlichen Stellen haben beschrieben, wie sie mit ungenutzten Lizenzen umgehen. Ein Vergleich der angegebenen Zahlen zu Hardwarebeständen und Softwarelizenzen zeigt, dass in sehr vielen Bereichen ungenutzte Lizenzen vorhanden sind.

Sieben Stellen (rd. 8 % aller Antworten) prüfen, ob nicht genutzte Lizenzen innerhalb der eigenen Dienststelle noch verwendet werden können. Nur wenige weiten diese Prüfung auf andere Dienststellen oder sogar Ressorts aus.

Es ist vorgekommen, dass eine aktuelle Version einer Software beschafft, aber die Vorversion installiert worden ist. Ein Grund hierfür kann sein, dass eine zusätzliche Lizenz in einer aktuellen Version bereits zu günstigen Konditionen beschafft werden konnte, aber diese Lizenz noch in der alten Version zunächst weiter standardmäßig eingesetzt werden sollte. Mit dieser erworbenen Lizenz kann dennoch bei späterem Bedarf ohne zusätzliche Kosten auf die aktuelle Version umgestiegen werden. In diesen Fällen hätten ggf. aus anderen Bereichen verfügbare Lizenzen der alten Version verwendet und eine gesonderte Beschaffung vermieden werden können.

Informationen zu einem dienststellen- oder ressortübergreifenden Austausch bestehen nicht. Ein geregeltes Verfahren zu einem solchen Austausch muss eingerichtet werden.

Rahmenverträge nicht optimal ausgenutzt - Das Finanzressort hat einen Rahmenvertrag zu vielen Standard-Softwareprodukten mit einem Unternehmen abgeschlossen. Eigene Rahmenverträge haben auch die Hochschulen und das Alfred-Wegener-Institut für Polar- und Meeresforschung u. a. zu diesen Produkten abgeschlossen. Für den Bildungs- und Wissenschaftsbereich können günstigere Lizenzvereinbarungen genutzt werden (z. B. sog. Campus- und Klassenraum-Lizenzen). - Eine zentrale Stelle, die Informationen über ungenutzte und benötigte Lizenzen ressortübergreifend zusammenführt, existiert nicht. Daher werden ungenutzte Lizenzen nicht anderen Dienststellen oder Ressorts angeboten, die ggf. entsprechenden Bedarf haben. Jeder Bedarf löst somit einen Beschaffungsvorgang aus. Lizenzen werden nicht optimal ausgenutzt.