Pflege

Der Hinweis zur geringen Leitungsspanne bezieht sich auf das Referat IV B. Die Neuorganisation der Abteilung IV wird im Anschluss an den Umzug nach Berlin in Angriff genommen.

Die Zusammenlegung der Referate I D und IV D würde ebenfalls der von der Ministerpräsidentenkonferenz getroffenen Entscheidung zur Aufteilung des Sekretariats auf die Standorte Bonn und Berlin widersprechen. Unabhängig davon ist die Zielrichtung beider Referate unterschiedlich. In Referat IV D steht die Auswertung von Zahlenmaterial und damit der quantitative Aspekt im Vordergrund. Das Referat I D hat demgegenüber deskriptive und erläuternde Aufgaben, wie z. B. die Darstellung des deutschen Bildungssystems. Bei dieser Darstellung spielen statistische Angaben nur eine untergeordnete Rolle. Das Referat I D erstellt keine Statistiken, sondern benutzt vergleichende Statistiken zur Erläuterung von unterschiedlichen europäischen Sachverhalten. Die Veröffentlichungen des EURYDICE Informationssystems sind schwerpunktmäßig inhaltlicher Art. Der inhaltliche Aspekt steht auch im Vordergrund bei der Auswertung von Rechtsnormen und Lehrplänen.

Die Empfehlung, einen Geschäftsverteilungsplan nach § 13 GGO I und einen Aktenplan nach § 64 GGO I zu konzipieren wird aufgegriffen und im Rahmen der bestehenden Personalkapazität umgesetzt.

Über die aufbauorganisatorischen Veränderungen hinaus sind folgende weitere Stelleneinsparungen möglich:

· Die Geschäftsordnung sieht die Position einer ständigen Vertretung des Generalsekretärs nicht vor. Diese Funktion sollte bei der Größe der Einrichtung mit der Leitung einer Abteilung verknüpft werden. Eine Abteilungsleiterstelle mit der BesGr. B 3 könnte dann entfallen.

· Das Sekretariat verfügt für den unmittelbaren Leitungsbereich (Generalsekretär, ständige Vertretung in Bonn) über drei Stellen mit Vorzimmeraufgaben. Im Fall einer Verstärkung des Sekretariats am Standort Berlin (T 109) können zwei Vorzimmerstellen in Bonn ersatzlos entfallen.

· Die Referate in den koordinierenden Abteilungen (Abteilung II bis IV) sind sehr unterschiedlich mit Stellen im mittleren Dienst für Sachbearbeitung und Schreibtätigkeiten ausgestattet. In den bisherigen Referaten III A 1 bis III A 3 wird eine Poollösung für die Erledigung solcher Assistenztätigkeiten praktiziert. Im Verhältnis zur Ausstattung des höheren und des gehobenen Dienstes beträgt der Anteil des Personals im mittleren Dienst 15 v. H. Würde diese Relation in den übrigen koordinierenden Abteilungen angewandt, könnte dies zu einem Minderbedarf von bis zu 4,7 Stellen im mittleren Dienst führen. zu 104: Der Zugriff auf die Besetzung der Position des Generalsekretärs und der ständigen Vertreterin des Generalsekretärs wird getrennt nach A- und B-Ländern ausgeübt. Der derzeitige Generalsekretär wurde von den B-Ländern benannt. Seine derzeitige ständige Vertreterin von den A-Ländern. Die von den Ländern auf diese Weise erzielte und für das Sekretariat als Instrument aller Länder außerordentlich wichtige politische Balance an seiner Spitze würde empfindlich gestört, wenn eine Festschreibung der Zuständigkeit der Ständigen Vertreterin auf Verantwortungsbereiche nachgeordneter Bedeutung erfolgen und durch Übernahme der Aufgabe einer Abteilungsleitung eine Abwertung dieser Position vorgenommen würde.

Mit der Verstärkung der Ausstattung des Sekretariats am Standort Berlin werden die von den Vorzimmern in Bonn wahrgenommen Aufgaben nicht hinfällig, sondern verändern sich schrittweise von den herkömmlichen Aufgaben von Vorzimmern zu solchen Aufgaben, die gerade auch wegen der durch die räumliche Trennung des Sekretariats bedingten Abwesenheit der Leitung anfallen. Die Vorzimmer stellen die interne und externe Kommunikation sicher.

Die so genannte „Poollösung" für die koordinierenden Abteilungen II bis IV berücksichtigt ebenfalls nicht den Beschluss der Ministerpräsidentenkonferenz zur Aufteilung des Personals auf die Standorte Bonn und Berlin und kann schon deshalb nicht zu einer größtmöglichen Einsparung führen. Die Beschäftigten des mittleren Dienstes sind entsprechend ihrer Eingruppierung auch sachbearbeitend tätig. Ihr Aufgabenbereich kann nicht durchweg mit Schreib- und Assistenztätigkeiten beschrieben werden. Soweit Assistenztätigkeiten erforderlich sind, werden diese in den Abteilungen nach Möglichkeit referatsübergreifend durch Aushilfe geleistet. Eine zentrale Poollösung würde dem Gedanken widersprechen, dass Schreib- und Assistenztätigkeiten von den jeweiligen Personen aufgaben- und fachbereichsbezogen geleistet werden sollen. Ein zentraler Pool könnte dies nicht mehr gewährleisten und würde dazu führen, dass Assistenztätigkeiten von Personen durchgeführt werden, die keinerlei Bezug zu den Fachreferaten haben und die fachspezifische Zuarbeit zu den Gremien nicht kennen. Die derzeitigen 16,5 Stellen mit Wegfallvermerk sind darin enthalten, sodass sich ein zusätzlicher Minderbedarf von 5,2 Stellen ergibt. zu 105: Hier werden die Folgerungen aus den Organisationsüberlegungen gezogen und in einer „Sollausstattung mit Organigramm" dargestellt. Der Rechnungshof kommt unter Berücksichtigung der bereits vom Sekretariat erbrachten Einsparungen zu dem Ergebnis, dass sich für das Sekretariat ein Minderbedarf von 5,2 Stellen ergibt. Für diese Stellenreduzierung sieht er einen Realisierungszeitraum bis 2016.

Nach Abschluss des Teilumzugs von Mitarbeitern des Sekretariats von Bonn nach Berlin und in Abhängigkeit zu den Erfordernissen der Liegenschaften in Bonn und Berlin wird geprüft, ob weitere Einsparpotentiale vorhanden sind. Derzeit werden diese nicht gesehen, zumal eine Verlagerung zumindest der Koordinierungsabteilungen insgesamt nach Berlin dem Beschluss der Ministerpräsidentenkonferenz widerspricht.

Die IT-Ausstattung im Sekretariat ist sehr heterogen und nicht geeignet, den hohen Abstimmungsbedarf innerhalb des Sekretariats und zwischen seinen Standorten sowie mit der Vielzahl der externen Kooperationspartner zu unterstützen.

Zur Vereinheitlichung der IT-Infrastruktur sollte deshalb ein Konzept erstellt werden, das verbindliche Standards für die

Software- und Hardwareausstattung sowie den IT-Benutzerservice im Sekretariat festlegt. Solange das Sekretariat auf mehrere Standorte verteilt ist, sollte ein standortübergreifendes Netzwerk installiert werden. Für hausinterne Terminabstimmungen und -bekanntmachungen sollte die Kalenderfunktion des eingesetzten Kommunikationsprogramms GroupWise verstärkt genutzt werden. Für die im Pädagogischen Austauschdienst (Abteilung V) durchgeführten Programme sollte eine professionelle Datenbank entwickelt werden, um die Arbeitsabläufe zu verbessern. Die Vorschläge für den IT-Einsatz tragen wesentlich zur Geschäftsprozessoptimierung bei und können nach Erfahrungswerten den Personalbedarf des Sekretariats um weitere mindestens 10 v. H. oder zwölf Stellen reduzieren. zu 106: Das Sekretariat wird die Anregung aufgreifen und Arbeiten an der Entwicklung eines IT-Konzepts mit dem Ziel der Formulierung einheitlicher Standards in Angriff nehmen und entsprechende Finanzmittel im Zuge der Haushaltsplanaufstellung für den nächsten Doppelhaushalt anmelden. Die Empfehlung, ein standortübergreifendes Netzwerk zu schaffen, wird derzeit umgesetzt. Die Empfehlung, die Kalenderfunktion in GroupWise für die Terminabstimmung und -ankündigung zu nutzen, wird grundsätzlich begrüßt. Ihre Umsetzung setzt Schulungen und ggf. Programmierarbeiten voraus.

Auch im Pädagogischen Austauschdienst wird die Einrichtung einer einheitlichen Datenbank befürwortet und für notwendig erachtet. Die Entwicklung einer diesen Ansprüchen genügenden Datenbank ist kostenaufwendig und kann mit internen Ressourcen nicht bewerkstelligt werden. Darüber hinaus verursacht sie kontinuierlich weitere Kosten zur Pflege und Aktualisierung. Eine Machbarkeitsstudie zur Prüfung der Realisierungsmöglichkeiten ist in Auftrag gegeben. Die Mittel werden für den kommenden Doppelhaushalt angemeldet.

Die pauschale Stellenreduzierung durch den verbesserten Einsatz von IT wird nicht näher begründet. Sie hängt u.a. davon ab, wie nach einem neuen IT-Konzept die ITLandschaft des Sekretariats aussieht und welche Verbesserungen getroffen werden.

Ob und wann Personaleinsparungen möglich sind, kann erst zu einem späteren Zeitpunkt geprüft werden.

Die Kernaufgabe des Sekretariats ist die Geschäftsführung der Sitzungen der Gremien der KMK. Dies erfordert auf der organisatorischen Seite ein professionelles Sitzungsmanagement (Räume, Einladungen etc.) und optimale Kommunikations- und Informationsflüsse zu internen und externen Teilnehmern. Inhaltlich erfordert ein Gremienmanagement die fristgerechte und effiziente Vor- und Nachbereitung der Sitzungen. Die Zahl der Gremien ist im Zuge der KMK-Reform im Jahr 2004 zwar von 31 auf 14 reduziert worden. Da die Gremien aber „Ad-hoc-Arbeitsgruppen" einrichten dürfen, bestanden zum Zeitpunkt der Prüfung 43 Arbeitsgruppen.

Da die Gremien und die Arbeitsgruppen von den Referaten sehr unterschiedlich betreut werden und teilweise sehr aufwendig arbeiten, hat der Rechnungshof für diese Kernprozesse eine wirtschaftlichere Arbeitsweise vorgeschlagen:

· Das Sitzungsmanagement und die inhaltliche Gremienbetreuung sollten in standardisierter Form vereinheitlicht werden. Hierzu wird auch die Sitzungsmanagement-Software ALLRIS empfohlen, die bereits in Berlin eingesetzt wird und lizenzkostenfrei vom Sekretariat genutzt werden könnte.

· Durch die Einführung eines Berichterstattersystems, bei dem das vorgeschlagene Gremiumsmitglied die Bearbeitung federführend übernimmt, indem es klärungsbedürftige Fragen formuliert, mit den übrigen Mitgliedern abstimmt und dann die Ergebnisse dem Gremium vorlegt, könnte die Zahl der Ad-hoc-Arbeitsgruppen deutlich reduziert werden. zu 107: Die Empfehlung nach einer standardisierten Gremienbetreuung wird aufgegriffen und die Realisierung eines softwaregestützten Sitzungsmanagements (ALLRIS) geprüft. Der Empfehlung, durch Ausweitung des bereits eingeführten Berichterstattersystems, die Zahl der Ausschüsse und Arbeitsgruppen zu reduzieren wird grundsätzlich zugestimmt. Schon derzeit wird im Koordinierungsbereich auf das Instrumentarium der Berichterstatter zurückgegriffen. Die Geschäftsführung bzw. Zuarbeiten zu den Berichterstattern/Berichterstattergruppen erfolgt durch das Sekretariat.

Insoweit ist durch ein solches System keine Arbeitsentlastung für das Sekretariat zu konstatieren. Der Abstimmungsbedarf unter den Ländern kann durch ein Berichterstattersystem nicht ersetzt werden und muss in jedem Falle organisiert werden. Insoweit ist eine Straffung der Arbeitsabläufe für das Sekretariat nicht zu erreichen.