Vorgänge der Berliner Bauaufsicht im eBG bearbeitet
Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin Abschlussbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus
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10. Gesamtwürdigung des Projektverlaufs unter Berücksichtigung der Meilensteine
Im bisherigen Projektverlauf wurde erreicht, dass alle Bauaufsichtsbehörden mit nur noch einer einheitlichen Fachanwendung eine gemeinsame Unterstützung zur gleichen Vorgangsbearbeitung geboten bekommen, die durch eine zentrale inhaltliche Betreuung der Geschäftsstelle eBG bei SenStadt gesteuert wird. Es handelt sich um eine browsergestützte Standardanwendung, die keiner zusätzlichen Softwareinstallation durch die Bezirke bedarf.
eBG wird in allen Bauaufsichtsbehörden eingesetzt. Im Jahr 2010 wurden bereits mehr als 30.
Vorgänge der Berliner Bauaufsicht im eBG bearbeitet. Gleichzeitig wurde durch das eBG-System die Grundlage geschaffen, durch stufenweisen Ausbau den Übergang zur elektronischen Vorgangsbearbeitung zu schaffen.
Die elektronische Behördenbeteiligung (Stufe 3 des Einführungskonzeptes) ermöglicht eine verwaltungsinterne elektronische Kommunikation zu Bauvorhaben, ohne dass die Papierakten verteilt werden müssen. Das Roll-Out der elektronischen Behördenbeteiligung wurde im Berichtszeitraum zwar fortgesetzt. Die elektronische Beteiligung ist aber noch nicht zufriedenstellend verbreitet. Deshalb wird auch weiterhin der Projektstatus mit GELB gewertet, weil zeitliche Verzögerungen eintreten. Sowohl das mühsame Einscannen von Bauvorlagen als auch die organisatorischen Veränderungen erweisen sich als hemmend zur flächendeckenden Anwendung. Vielfach sind die zu beteiligenden Fachämter s nur schwer zur Nutzung der elektronischen Behördenbeteiligung zu bewegen. Es gibt dort weiterhin eine Zurückhaltung hinsichtlich der Umstellung gewohnter Bearbeitungsprozesse von Papier auf elektronische Unterlagen. Zur Überwindung dieser Zurückhaltung werden wesentliche Kapazitäten der Geschäftsstelle gebunden. Zusätzliche Multiplikatorenschulungen werden angeboten.
Der noch vorhandene Medienbruch wird durch das Scannen von Papierunterlagen aufwendig überwunden. Dies bindet in den Bauaufsichtsbehörden Kapazitäten, die zudem mit der Scanntechnologie erst Erfahrungen sammeln müssen. Dieses Übergangsproblem wurde zu Projektbeginn unterschätzt.
Einige Bauaufsichtsbehörden haben inzwischen nachgewiesen, dass bei entsprechenden organisatorischen Vorgaben innerhalb der Bezirke das Einscannen aller eingehenden Unterlagen zu leisten ist und die elektronische Behördenbeteiligung genutzt werden kann, um Beschleunigungseffekte in der Verfahrensabwicklung zu erreichen. In diesen Bauaufsichtsbehörden wird die Erfahrung gemacht, dass behördliche Stellungnahmen bei Abwicklung mittels elektronischem Workflow schneller erledigt werden, als wenn dies schriftlich auf Papier erfolgt.
Um auch der Erzeugung großer Datenmengen durch das nachträgliche Einscannen von Bauvorlagen zu begegnen und um mehr elektronische Bauvorlagen zur Vorgangsbearbeitung in allen Bauaufsichtsbehörden verfügbar zu haben, wurde die optionale Möglichkeit geschaffen, dass Bauherren neben den Papierunterlagen auch elektronische Unterlagen zusätzlich einreichen dürfen. Damit entfällt der nachträgliche Scannaufwand der Bauvorlagen. SenStadt ändert derzeit die Bauverfahrensverordnung dahingehend, dass die elektronischen Bauvorlagen obligatorisch zu jedem Bauantrag mitgeliefert werden müssen. Diese Änderung soll noch im ersten Halbjahr 2011 in Kraft treten.
Das angeschlossene Dokumentenmanagementsystem hat den Betrieb zum Jahresbeginn 2011 aufgenommen. Für die aktuellen Genehmigungsverfahren wurde ein elektronischer Aktentyp eingeführt, der die Belange des Datenschutzes berücksichtigt.
Die Sachstandsauskunft für Bauherren im Internet hat zum Jahresbeginn 2011 offiziell den Betrieb aufgenommen. Mit Rundschreiben SenStadt VI D Nr. 35/2010 vom 16.12.2010 wurde die Betriebsaufnahme festgesetzt. Mit jeder Eingangsbestätigung erhalten Antragsteller nun die Zugangskennung. Damit wurde eine wesentlicher Bestandteil des Projektauftrages erfüllt, da dadurch das bauaufsichtliche Genehmigungsverfahren transparent geworden ist.
Auch die technische Entwicklung der Verfahrensauskunft anderer Behörden und Dienststellen wurde abgeschlossen. Damit haben Behörden, die nicht in die Beteiligung einbezogen sind, aber auf Kenntnisse über die Genehmigungsverfahren für die eigene Aufgabenerledigung angewiesen sind, die Möglichkeit, im datenschutzrechtlichen Rahmen Auskünfte zu erhalten, ohne dass die Bauaufsichtsbehörden diese Daten in einem gesonderten Arbeitsprozess bereit stellen müssen. Der PLA hat beschlossen, die Übergangszeit für die Bezirke bis zum 31.03.2011 auszudehnen, weil diesbezüglich die organisatorische Vorbereitung in den Bezirken flächendeckend sichergestellt werden muss. Außerdem wünschen die Anwender komfortablere Funktionen, die erst in das Standardprodukt eingepflegt werModernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin Abschlussbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus
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Die Umsetzung der Stufe 4 wurde von der Verfügbarkeit der erforderlichen Landesdienste abhängig gemacht. Mit der Realisierung der EU-DLR stehen entsprechende Komponenten zur Nachnutzung im Land Berlin zur Verfügung. Auf Basis einer Vorstudie zur Nachnutzung hat der Projektlenkungsausschuss am 20.10.2010 den Auftragt erteilt, für eBG ein entsprechendes Angebot des ITDZ anzufordern und zur Entscheidung vorzulegen. Das Angebot wird in KW 14 erwartet. Da dadurch das abschließende Projektziel einer vollelektronischen Beantragung und Bescheiderteilung erreicht werden kann, wurde das Projektende zum 31.12.2012 neu festgesetzt.
Mit der Nachnutzung vorhandener technischer Komponenten des Landes Berlin werden im Vergleich zu einer Beschaffung dieser Dienste am Markt Synergieeffekte erzielt. Die so erreichbare einheitliche Gestaltung der Online-Angebote Berlins verbessert die Kundenorientierung. Zudem wird durch die Nutzung der vorhandenen Landeslizenzen ein finanzieller Vorteil für Berlin erreicht.
Aufgrund der Flexibilität und der Prozessorientierung ist die Software, die bei eBG zum Einsatz gelangt, prinzipiell zur Mitnutzung in anderen Fachbereichen bzw. Genehmigungsprozessen geeignet.
Das LAGetSi bereitet inzwischen für Genehmigungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz für Kraftwerke eine Mitnutzung vor und hat ein entsprechendes Projekt gestartet (ServiceStadt Projekt I E 44). Mittels einer Verwaltungsvereinbarung werden die Mitwirkungsaufgaben zwischen den Ressorts geklärt, da die Geschäftsstelle eBG bisher nur für die Bauaufsichtsbehörden konzipiert und inhaltlich kompetent ist.
Des Weiteren wird eBG bereits für Genehmigungen nach § 4 Fernstraßengesetz für bauliche Anlagen auf planfestgestellten Autobahnen durch SenStadt Abt. X genutzt.
In der Gesamtwürdigung des Projekts ist festzustellen, dass zwar aufgrund der Komplexität der fachlichen und organisatorischen Veränderungen im Verfahrensablauf der Berliner Bauaufsichten der ursprüngliche Zeitplan nicht gehalten werden konnte und zeitlicher Anpassungen bedurfte. Das Projekt hat jedoch bereits jetzt bewirkt, dass die Einheitlichkeit des Verwaltungshandels in den Bauaufsichten Berlins gestärkt wurde, in dem ein für alle Anwender gleiches IT-Verfahren die zuvor abgestimmten einheitlichen Geschäftsprozessen der Bauaufsichtsbehörden unterstützt. Das neue Verfahren konnte die negativen Auswirkungen laufender Personalreduzierungen begrenzen. Das darüber hinausgehende Projektziel einer verbesserten Kundenorientierung durch die Einführung elektronischer Antragsverfahren ist in Sichtweite und kann erreicht werden.
Damit kann das eBG-Projekt als beispielhaft für die Einführung von Fachverfahren im eGovernmentkontext angesehen werden. Kritische Erfolgsfaktoren sind die zentrale Verfahrensverantwortung hier organisatorisch angesiedelt in der Geschäftsstelle eBG der Obersten Bauaufsicht mit einer zentralen Finanzierung des Fachverfahrens. Ferner ist die mit den Anwendern bzw. Bezirken sehr beteiligungsorientiert angelegte Beschaffung und Einführung des Verfahrens sowie die Selbstverpflichtung der Bezirke, das beschaffte Verfahren flächendeckend einzusetzen, unabdingbar.03. Projektleiterin Telefon E-Mail SenInnSport Marlies Meunier 1071 marlies.meunier@seninnsport.berlin.de
3. Projektbeginn Projektende (geplant) 4. Projektkostenträger Juni 2010 Juni 2011
5. Projektzielsetzung (beabsichtigte fachliche Wirkung) / kurze Projektbeschreibung (Nr. 6. im PSB) Eines der vom Deutschen Institut für Urbanistik (Difu) genannten Handlungsfelder für die Weiterentwicklung der Berliner Verwaltung ist das der „One-Stop-City". Kundinnen und Kunden sollen die Verwaltungsleistungen aus einer Hand angeboten werden.
Ziel des Projektes ist es, eine Machbarkeitstudie zum Konzept gemeinsamer Anlaufstellen in der Berliner Verwaltung mit Vorschlägen zur Umsetzung und Finanzierung vorzulegen. Folgende Komplexe sollen dabei untersucht werden:
- Ist-Analyse/ Bestandsaufnahme unter ganzheitlicher Betrachtung der Eingriffs- und Leistungsverwaltung
- Recherche vergleichbarer Modelle, auch internationale Beispiele
- Rechtliche Rahmenbedingungen (auch EU-Recht) und Ermittlung von Änderungsnotwendigkeiten
- Rechtsform/ Organisationsmodell gemeinsamer Anlaufstellen
- Steuerungskriterien und Steuerungsmodell, Auftraggeber - Auftragnehmer - Verhältnis
- Inhaltliche, technische und organisatorische Ausgestaltung über alle Zugangskanäle (Kunden/Stadtteilcenter, Call-Center, mobile Angebote, Internet, Multi-Media-Kioske) unter Analyse des sich verändernden Kundenverhaltens/ Kundenstruktur
- Bestimmung der Anzahl der Anlaufstellen/ Standorte
- Anforderungen an Personal unter Berücksichtigung der Altersstruktur
- Haushaltsbedingungen
- Service-Standards, Service Level Agreements
- Laufende Finanzierung gemeinsamer Anlaufstellen, Auswirkungen auf das Budgetierungssystem, Finanzielle Auswirkungen/ Gebührenmodelle
- Investitionskosten der Umsetzung gemeinsamer Anlaufstellen
- IT-Anforderungen, Schnittstellen
- Wissensmanagement
- Einziehung von ÖPP-Finanzierungsmodellen
- Corporate Design, Einheitliches Erscheinungsbild
- Einbeziehung von Shared-Service-Modellen
Die Machbarkeitsstudie soll konkrete Empfehlungen zur Realisierung gemeinsamer Anlaufstellen erarbeiten.