IT-Planungs- noch IT-Betriebsgrundsätze

Diese Rahmenbedingungen liegen jedoch immer noch nicht vor; es existieren weder IT-Planungs- noch IT-Betriebsgrundsätze.

Der Rechnungshof hat beanstandet, dass die Senatsverwaltung für Inneres und Sport versäumt hat, die für die Umsetzung der IT-Organisationsgrundsätze erforderlichen Rahmenbedingungen zu schaffen. Er hat die Erwartung geäußert, dass die Senatsverwaltung die fehlenden notwendigen Rahmenbedingungen für einen einheitlichen IT-Einsatz realisiert.

Zu T 87: Die zur Umsetzung der IT-Organisationsgrundsätze von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport zu schaffenden Rahmenregelungen liegen vor (s. u. T 90).

Mit dem E-Government- und Organisationsgesetz werden weitere Voraussetzungen für eine effektive Umsetzung der IT- Organisationsgrundsätze geschaffen werden.

Nach Nr. 3.2 der IT-Organisationsgrundsätze unterstützt das IT-Management die Ressort- und Behördenleitungen bzw. die Bezirksämter bei der Steuerung von IT-Maßnahmen im jeweils übertragenen Zuständigkeitsbereich. Die Außenvertretung, insbesondere gegenüber dem IT-Kompetenzzentrum, obliegt dem IT-Management der Senatsverwaltungen bzw. der Bezirksverwaltungen. Das IT-Management ist für die Planung, Steuerung und Kontrolle organisatorischer und technischer Aspekte des IT-Einsatzes sowie der IT-Sicherheit in seinem Zuständigkeitsbereich verantwortlich; es koordiniert zwischen den Beteiligten und arbeitet dem IT-Kompetenzzentrum im Rahmen eines Berichtswesens zu.

Der Rechnungshof hat folgende Mängel festgestellt:

· Der überwiegende Teil der IT-Manager war der Linienstruktur der jeweiligen Behörde zugeordnet. Damit wird das IT-Management erfahrungsgemäß erheblich erschwert, weil IT-Manager in der Linienstruktur mehr Leitungsebenen unterstellt sind als bei einer Zugehörigkeit zu einem Querschnittsbereich.

· Nur ein Drittel der IT-Manager informierte die Leitungsebene oder die Produktverantwortlichen regelmäßig über behördenbezogene oder die Berliner Verwaltung betreffende IT-Entwicklungen, wie z. B. über die Ergebnisse der ITK-Sitzungen oder den Stand landesweiter IT-Projekte.

· In keiner der geprüften Behörden existierte ein internes Berichtswesen oder ein Controlling des IT-Einsatzes im Sinne der IT-Orga-nisationsgrundsätze.

Zu T 89: Nach Auffassung des Senats betreffen die festgestellten Mängel Umstände, die aufgrund der Grundsätze der Zusammenarbeit in der Berliner Verwaltung in der Verantwortung der jeweiligen Bezirks- und Senatsverwaltung liegen und nicht in der Verantwortung der Senatsverwaltung für Inneres und Sport.

Der Rechnungshof hat die Mängel beanstandet und die Erwartung geäußert, dass die Senatsverwaltung für Inneres und Sport in den IT-Organisationsgrundsätzen Grundlagen schafft, um das IT-Management sachgerecht in die jeweilige Behördenstruktur einzugliedern.

Zu T 90: Die in den IT-Organisationsgrundsätzen festgelegten Aufgaben und Rollen bilden die organisatorische Grundlage für Planung, Einführung und Betrieb von IT in der Berliner Verwaltung. Die in den Grundsätzen benannten Verantwortlichen (wie z. B. Produkt- und Verfahrensverantwortliche, dezentrales IT-Management) werden durch zahlreiche ergänzende Regelungen und Hilfsmittel in ihrer Arbeit unterstützt.

So hat z. B. die ständige AG IT-Verfahren zahlreiche Unterlagen (Musterkonzepte, Checklisten usw.) erarbeitet, in denen die Umsetzung der IT-Organisationsgrundsätze konkretisiert wird und die den jeweiligen Verantwortlichen Hilfestellungen zur Erfüllung ihrer Aufgaben geben. Gleiches gilt auch für die AG IT-Sicherheit, die im Rahmen ihrer ständigen Arbeit zahlreiche Regelungen erarbeitet hat, die das dezentrale IT-Management in den verschiedensten Fragen der ITSicherheit unterstützt. Auch das von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport bereitgestellte Projektmanagementhandbuch enthält konkrete und praxisorientierte Regelungen zur Durchführung von Projekten. Dieses Projektmanagementhandbuch ist inzwischen auch außerhalb des IT-Bereiches ein wichtiges Handwerkzeug in der Berliner Verwaltung geworden. Die konkrete Umsetzung und Ausgestaltung von Projekten obliegt eigenverantwortlich den einzelnen Behörden.

Eine Überarbeitung der IT-Organisationsgrundsätze hält die Senatsverwaltung für Inneres und Sport derzeit nicht für erforderlich. Zum einen haben sich diese Regelungen, insbesondere hinsichtlich der klaren Benennung von Rollen und der dazugehörigen Aufgaben in der Praxis grundsätzlich bewährt und werden angewendet, zum anderen wird erst das geplante E-Government- und Organisationsgesetz (vgl. T 92) die notwendige Basis liefern, auf der über den ggf. notwendigen Fortschreibungsbedarf der IT-Organisationsgrundsätze entschieden werden kann.

Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport hat entgegnet, dass sie den IT-Einsatz auch außerhalb der Regularien der aufgeführten Verwaltungsvorschriften steuern würde. Sie hat hierzu insbesondere auf das Modernisierungsprogramm „ServiceStadt Berlin", die Bestands- und Planungsübersicht, eine einheitliche Kostenrechnung und die IT-Sicherheit verwiesen. Die ausstehenden Grundsätze wie ein landesweites IT-Konzept sowie Regelungen zur IT-Infrastruktur oder auch zum IT-Controlling beabsichtige sie unter Hinweis auf praktische Erfahrungen nicht zu erarbeiten. Mit einem geplanten E-Government- und Organisationsgesetz werde die landesweite IT-Steuerung auf gesetzlicher Grundlage weiter ausgebaut und das notwendige Regelwerk für einen abgestimmten landesweiten IT-Einsatz in verbindlicher Weise vorgegeben und umgesetzt. Die vom Rechnungshof beanstandeten aufwendigen und nicht zielführenden Arbeitsweisen der IT-Gremien (LIA und ITK) würden darauf beruhen, dass alle Maßnahmen konsensual mit allen Verwaltungen abgestimmt und einer einstimmigen Entscheidung zugeführt werden müssten.

Die IT-Organisationsgrundsätze hätten sich zwar bewährt. Die Senatsverwaltung wolle aber über einen Fortschreibungsbedarf entscheiden, wenn das geplante E-Government- und Organisationsgesetz die Basis liefern würde.

Die Einwendungen der Senatsverwaltung für Inneres und Sport entkräften die Beanstandungen des Rechnungshofs nicht. Vielmehr bestätigen sie im Wesentlichen die Prüfungsfeststellungen des Rechnungshofs, insbesondere den Vorwurf grundlegender Versäumnisse seit dem Erlass der VV IT-Steuerung im Jahr 2004. Zu dem von der Senatsverwaltung aufgeführten geplanten E-Government- und Organisationsgesetz liegt lediglich ein internes „Eckpunkte-Papier" vor. Es ist daher offen, ob und ggf. wann dieses Gesetz als Steuerungsgrundlage erlassen wird. Im Übrigen ersetzen die von der Senatsverwaltung genannten übergreifenden IT-Vorhaben nicht eine zentrale Steuerung des IT-Einsatzes. Der Rechnungshof hält daher nach wie vor grundsätzliche Regelungen zur IT-Finanzierung, zur IT-Infrastruktur und zum IT-Controlling für erforderlich, um einen effizienten und wirkungsvollen IT-Einsatz in der Berliner Verwaltung zu gewährleisten. Gerade im Hinblick auf Artikel 91c GG, der auf bundesweit verbindliche Abstimmungen über die IT-Infrastruktur abzielt, sind grundlegende Verbesserungen der IT-Steuerung des Landes Berlin unabdingbar.

Zu T 92: Der Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung hat am 14.02.2011 den von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport vorgelegten Referentenentwurf für ein Gesetz über E-Government- und Organisationsfragen zur Kenntnis genommen und die Senatsverwaltung für Inneres und Sport gebeten, auf der Grundlage dieses Entwurfs einen Beteiligungs- und Abstimmungsprozess mit allen Senats- und Bezirksverwaltungen sowie weiterer Fachkundiger einzuleiten.

Vor diesem Hintergrund hat die Senatsverwaltung für Inneres und Sport den Referentenentwurf für ein E-Government- und Organisationsgesetz an alle Berliner Senats- und Bezirksverwaltungen sowie weitere Fachkundige aus den Länderverwaltungen, Wirtschaft, Wissenschaft und Technik mit der Bitte um Stellungnahme übersandt. Der Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung hat am 20.06.2011 den von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport vorgelegten überarbeiteten Referentenentwurf für ein E-Government- und Organisationsgesetz zur Kenntnis genommen und die Senatsverwaltung für Inneres und Sport gebeten, das Vorhaben fortzuführen und zu Beginn der nächsten Legislaturperiode das Gesetzgebungsverfahren einzuleiten.

IT-Steuerung umfasst auch die Abstimmung mit den anderen Bundesländern und dem Bund. Mit dem am 01.04.2010 auf Basis von Artikel 91c des Grundgesetzes eingerichteten IT-Planungsrat wird diese länderübergreifende Zusammenarbeit auf eine neue Grundlage gestellt.

Die Aufgaben des IT-Planungsrats sind im Staatsvertrag zur Ausführung von Artikel 91c Grundgesetz festgelegt und umfassen u. a. die Koordinierung der Zusammenarbeit von Bund und Ländern in Fragen der Informationstechnik, die Beschlussfassung über fachunabhängige oder fachübergreifende IT-Interoperabilitäts- und IT-Sicherheitsstandards und die Steuerung von E-Government-Projekten.

Das Land Berlin hat bereits umfangreich an den vorbereitenden Aktivitäten zur Gründung des IT-Planungsrates mitgewirkt und wird sich auch zukünftig intensiv an der Arbeit beteiligen.

Der Rechnungshof beanstandet zusammenfassend, dass grundlegende Versäumnisse der Senatsverwaltung für Inneres und Sport dazu geführt haben, dass das mit dem IT-Regelwerk verbundene Ziel, den IT-Einsatz in der Berliner Verwaltung zu vereinheitlichen und dadurch wirtschaftlicher zu gestalten, bisher nicht erreicht worden ist.

Der Rechnungshof erwartet insbesondere, dass die Senatsverwaltung für Inneres und Sport

· ein Konzept zur landesweiten Ausrichtung des IT-Einsatzes entwickelt,

· ausstehende Rahmenbedingungen für den IT-Einsatz erarbeitet,

· die vom IT-Koordinierungsgremium eingerichteten Arbeitsgruppen aufgabenkritisch überprüft sowie Organisation und Steuerung der verbleibenden Gremien verbessert,

· auf die Auflösung des Landesausschusses für den IT-Einsatz hinwirkt und

· die IT-Organisationsgrundsätze überarbeitet.

Zu T 93: Die generelle Einschätzung, dass das „Ziel, den IT-Einsatz in der Berliner Verwaltung zu vereinheitlichen und dadurch wirtschaftlicher zu gestalten, bisher nicht erreicht worden ist" wird vom Senat nicht geteilt. Gleichwohl sieht der Senat auch aus den praktischen Erfahrungen heraus Verbesserungspotenzial und den Bedarf, die vorhandenen Steuerungsinstrumente weiter zu entwickeln.

Die von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport beauftragte Studie des Deutschen Instituts für Urbanistik (Difu) „ServiceStadt Berlin 2016" enthält dazu verschiedene Handlungsvorschläge, die derzeit in unterschiedlichen Vorhaben konkretisiert und umgesetzt werden. Dazu zählen insbesondere:

· E-Government- und Organisationsgesetz

Gemäß den Ausführungen unter T 92 wird das Gesetzgebungsverfahren vorbereitet. Ziel dieses Gesetzes ist es auch, die landesweite IT-Steuerung auf gesetzlicher Grundlage weiter auszubauen. Die beabsichtigten Regelungen richten sich an dem Leitsatz aus, ein abgestimmtes Vorgehen der Behörden beim Ausbau ihrer IT zu gewährleisten. In diese neuen Regelungen werden natürlich auch die Erfahrungen bzgl. des bisher in der VV IT-Steuerung verankerten Gremiums „Landes IT-Ausschuss (LIA)" einfließen. In diesem Zusammenhang ist ebenfalls zu prüfen, ob und welcher Anpassungsbedarf sich aus der Tätigkeit des neu eingerichteten IT-Planungsrats bzgl. der derzeitigen Instrumente zur Steuerung des IT