Schriftgutaufbewahrungsgesetzes

(1) Für das Schriftgut der Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften, der Amtsanwaltschaft, der Justizvollzugsbehörden sowie der Sozialen Dienste der Justiz mit Ausnahme des in Absatz 2 genannten Schriftgutes sind die in der Anlage aufgeführten Aufbewahrungsfristen anzuwenden.

(2) Die Aufbewahrung der Personalakten der Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten bestimmt sich nach § 90 des Landesbeamtengesetzes in der Fassung vom 19. März 2009 (GVBl. S. 70) in der jeweils geltenden Fassung, für die Richterinnen und Richter auch in Verbindung mit § 7 des Berliner Richtergesetzes in der Fassung vom 27. April 1970 (GVBl. S. 642, 1638), zuletzt geändert durch Artikel XII Nummer 41 des Gesetzes vom 19. März 2009 (GVBl. S. 70).

(3) Die Aufbewahrung der Personalakten der Beschäftigten bestimmt sich nach den Nummern 224, 385, 507, 653, 753 und 813 der Anlage. Die Fristen beziehen sich nur auf die Personalakten. Nebenakten zu den Personalakten können unmittelbar nach der Schließung der Personalakte ausgesondert werden.

§ 2:

(1) Die Aufbewahrungsbestimmungen finden grundsätzlich auch Anwendung, wenn Schriftgut zur Ersetzung der Urschrift als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt wird. Sofern in anderen Rechtsvorschriften besondere Bestimmungen getroffen werden, bleiben diese unberührt.

(2) Gelten für Akten und Aktenteile unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, so bestimmt sich die Aufbewahrungsfrist für den die Urschriften dieser Akten oder Aktenteile ersetzenden Bild- oder anderen Datenträger nach der jeweils längsten Aufbewahrungsfrist.

(3) Erscheint eine Aufbewahrungsfrist im Einzelfall aus besonderen Gründen zu kurz, so kann bei der Weglegung eine längere Aufbewahrungsfrist durch die Richterin oder den Richter oder die Beamtin oder den Beamten bestimmt werden. Dasselbe gilt, wenn Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen, einen Antrag auf längere Aufbewahrung stellen.

(4) Soweit in Spalte 4 der Anlage keine Aufbewahrungsfrist angeordnet ist, ist das Schriftgut unmittelbar nach seiner Weglegung nach den dazu erlassenen besonderen Vorschriften auszusondern.

§ 3:

(1) Die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut in Straf- und Bußgeldsachen beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die verfahrensbeendende Entscheidung - bei Verfahren, die sich gegen mehrere Personen richten, die letzte Entscheidung - rechtskräftig geworden ist. Ist das Verfahren ohne eine Entscheidung beendet worden, die der Rechtskraftbescheinigung bedarf, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Jahres, in dem die das Verfahren beendende Entscheidung getroffen worden ist.

(2) Wird nachträglich auf eine Gesamtstrafe erkannt, ist die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut über die in die Entscheidung einbezogenen Verurteilungen nach dem Tag der Rechtskraft der Gesamtstrafenentscheidung neu zu bestimmen.

(3) Ist zum Zeitpunkt des Weglegens der Akten die in der Anlage bestimmte - vom Tag der Rechtskraft an berechnete - Frist für die Aufbewahrung des Schriftguts bereits abgelaufen oder endet diese mit Ablauf des Jahres der Weglegung oder der beiden darauf folgenden Jahre, so ist das Schriftgut vom Beginn des auf die Weglegung folgenden Jahres für drei weitere Jahre aufzubewahren. Dies gilt nicht in den Fällen der Nummern 46 Buchstabe a und 628 Buchstabe a der Anlage.

§ 4:

(1) Die Aufbewahrungsfrist für das in § 3 nicht genannte Schriftgut beginnt mit dem auf das Jahr der Weglegung folgenden Jahr, für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.

(2) Als Jahr der Weglegung gilt

1. bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist,

2. bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die Fristen der §§ 19 bis 22 Hinterlegungsordnung in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 300-15, veröffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert durch Artikel 17 Absatz 1 des Gesetzes vom 23. November 2007 (BGBl. I S. 2614), abgelaufen sind,

3. bei Büchern über Urkundenverwahrungen gemäß Nummer 225 der Anlage das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind,

4. bei Gefangenenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenenkarteien und bei den Listen über die den Gefangenen abgenommenen Gegenstände sowie bei Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen abgenommenen Gelder das Jahr, in dem der Vollzug bezüglich aller darin aufgeführten Gefangenen beendet ist,

5. für Akten und Sammelakten mit den Unterlagen über die Schöffenwahl, Schöffenauslosung und Schöffengeschäftsstelle das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahlperiode,

6. für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.

(3) Personalakten sind abgeschlossen,

1. bei Beschäftigten

a) im Falle des Ausscheidens aus dem öffentlichen Dienst mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 65. Lebensjahres,

b) im Falle der Weiterbeschäftigung über das 65. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet,

c) im Falle des vorherigen Todes mit dem Ablauf des Todesjahres.