Auszubildenden
A. Begründung:
a) Allgemeines:
Die Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder fordern seit 1995, die Dauer der Aufbewahrung, die Aussonderung und Vernichtung - insbesondere von Strafakten - durch ein formelles, den Grundsätzen des Volkszählungsurteils des Bundesverfassungsgerichts vom 15. Dezember 1983 (1 BvR 209/83 u. a.; BVerfGE 65, 1 ff.) entsprechendes Gesetz zu regeln. Aus dem Volkszählungsurteil folgt, dass die Datenverwendung und verarbeitung eine bereichsspezifische Befugnisnorm erfordert. Das Gesetz zur Aufbewahrung von Schriftgut der Justiz des Landes Berlin vom 24. November 2008 (GVBl S. 410) trägt den verfassungsrechtlichen Vorgaben Rechnung und hat die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Aufbewahrung von Schriftgut in der Justiz geschaffen. Gleichzeitig ermächtigt es in § 2 Absatz 1 die Senatsverwaltung für Justiz, durch Rechtsverordnung das Nähere über das aufzubewahrende Schriftgut und die hierbei zu beachtenden Aufbewahrungsfristen zu bestimmen. Die allgemeinen Grundsätze der Aufbewahrung sowie die konkreten Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften, der Amtsanwaltschaft, der Justizvollzugsbehörden sowie der Sozialen Dienste der Justiz sind bereits unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben mit Rechtsverordnung vom 16. April 2010 (GVBl S. 205) geregelt.
In einer weiteren Rechtsverordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut der Fachgerichtsbarkeiten des Landes Berlin (SchrAV-FachG) werden nunmehr die allgemeinen Grundsätze der Aufbewahrung sowie die konkreten Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der Arbeits-, Sozial- und Verwaltungsgerichtsbarkeit zusammengefasst. Die Aufbewahrung des Schriftguts der Fachgerichtsbarkeiten ist bislang noch in gesonderten Verwaltungsvorschriften geregelt.
Im Rahmen der Errichtung gemeinsamer Fachobergerichte haben die Länder Berlin und Brandenburg verabredet, weitestgehend gleich lautende Vorschriften in beiden Ländern zu erlassen. So wurde mit dem Ministerium der Justiz des Landes Brandenburg vereinbart, dass die Regelungen über die Aufbewahrung von Schriftgut der Fachgerichtsbarkeiten in einer gesonderten Rechtsverordnung bestimmt werden. Die Aufbewahrung von Schriftgut der Fachgerichtsbarkeiten des Landes Berlin wird demzufolge durch eine separate Rechtsverordnung geregelt. Das Ministerium der Justiz des Landes Brandenburg hat eine entsprechende Verordnung beschlossen.
b) Einzelbegründung:
1. Zu § 1: § 1 regelt den Anwendungsbereich und stellt klar, dass für die in Absatz 2 genannten Akten der Richterinnen und Richter sowie der Beamtinnen und Beamten nicht die hiesige Verordnung, sondern das Landesbeamtengesetz ggf. in Verbindung mit dem Berliner Richtergesetz anzuwenden ist. Die Aufbewahrung der Personalakten der Beschäftigten hingegen richtet sich, mit Ausnahme der Nebenakten, die unmittelbar nach ihrer Schließung anzusondern sind, nach den ausdrücklich erwähnten laufenden Nummern der Abschnitte I bis III der Anlage.
2. Zu § 2: § 2 regelt, dass die Aufbewahrungsbestimmungen auch bei elektronischer Aufbewahrung anzuwenden sind und gewährleistet den Vorrang der in anderen Rechtsvorschriften getroffenen Regelungen über die Löschung gespeicherter Daten im gerichtlichen Verfahren. Weiterhin schafft er einen Ausgleich der zum Teil unterschiedlichen Interessen der in § 2 Absatz 2 Schriftgutaufbewahrungsgesetz erwähnten Personenkreise. Er stellt sicher, dass die Aussonderung der Akten und Aktenteile (zum Beispiel Urteile, Beschlüsse) erst dann erfolgt, wenn sie aufgrund des Ablaufs der längsten Aufbewahrungsfrist tatsächlich nicht mehr benötigt werden. Soweit keine Aufbewahrungsfrist vorgesehen ist, erfolgt eine unmittelbare Aussonderung nach den Vorschriften des Archivgesetzes des Landes Berlin vom 29. November 1993 (BVBl. S. 576), das zuletzt durch Artikel I § 19 des Gesetzes vom 15. Oktober 2001 (GVBl. S. 540) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung und ggf. hierzu ergänzend getroffenen Verwaltungsvorschriften.
3. Zu § 3: § 3 regelt den Fristbeginn. Absatz 2 definiert das Jahr der Weglegung für unterschiedliche Arten des Schriftguts. Absatz 3 enthält spezielle Regelungen für die Personalakten der Beschäftigten (Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer). Absatz 4 ermöglicht bei automationsunterstützter Schriftgutverwaltung die abweichende Berechnung der Aufbewahrungsfrist (zum Beispiel vom Datum der Weglegungsverfügung). Dank der Automationsunterstützung kann ohne ressourcenbelastenden Mehraufwand die individuelle Aussonderung erfolgen, die zwangsweise am Ende des Kalenderjahres durchzuführende bringt hier keine Vorteile. Absatz 5 stellt klar, dass, wenn die Akten bereits weggelegt sind und das Verfahren wieder aufgenommen (zum Beispiel durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens) oder fortgesetzt wird, die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Jahres beginnt, in welchem die Akten erneut weggelegt worden sind.
4. Zu § 4:
Der Hinweis auf die besonderen Vorschriften für die Ablieferung von Schriftgut an das Landesarchiv Berlin dient der Klarstellung. Die Regelungen über die Anbietungs- und Übergabepflichten richten sich nach den Vorschriften des Archivgesetzes des Landes Berlin vom 29. November 1993 (GVBl. S. 576), das zuletzt durch Artikel I § 19 des Gesetzes vom 15. Oktober 2001 (GVBl. S. 540) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung.
5. Zu § 5:
Die Vorschrift regelt das Inkrafttreten.
6. Zur Anlage:
Die Anlage enthält Regelungen zu den konkreten Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der Arbeits-, Sozial- und Verwaltungsgerichtsbarkeit. Für jede Fachgerichtsbarkeit ist ein gesonderter Abschnitt vorgesehen. Hier werden für alle Aktentypen Fristen benannt, nach deren Ablauf das Schriftgut zu vernichten ist.
Für vergleichbare Schriftgutarten sind einheitliche Aufbewahrungsfristen festge16 legt. Bei den Fristen handelt sich nicht um Mindestfristen, sondern um Höchstfristen. Die einheitliche Aufbewahrung aller Akten eines definierten Verfahrenstyps dient der Rechtssicherheit und Rechtsklarheit.
Die Aufbewahrungsfristen der Fachgerichtsbarkeiten orientieren sich u. a. auch an den Fristen für vergleichbares Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, die in den vergangenen Jahren insbesondere mit dem Ziel einer Verkürzung von den Ländern umfassend überprüft und überarbeitet wurden. Eine derartige Überprüfung war geboten, weil nach den Verfahrensnormen und den Datenschutzgesetzen eine Aktenaufbewahrung nur dann zulässig ist, wenn sie zur Aufgabenerfüllung unabdingbar erforderlich ist.
Bei der Bemessung der Fristen fanden verschiedene Aspekte Beachtung (zum Beispiel Verjährungsfristen und andere gesetzliche Bestimmungen, historischer Wert und angenommene künftige Wichtigkeit). Erfahrungswerte der Praxis zur Zugriffshäufigkeit waren außerdem maßgeblich.
Im Einzelnen wurden die Aufbewahrungsfristen wie folgt bestimmt:
a) Aufbewahrungsfrist „50 Jahre"
Die Aufbewahrungsfrist von 50 Jahren ist für Generalakten über Rechtsnormen und Akten von ähnlich hervorgehobener Bedeutung anzuwenden. Die lange Fristsetzung ermöglicht, dass Verwaltungshandeln über einen längeren Zeitraum jederzeit nicht nur für die Behörde selbst, sondern auch gegenüber vorgesetzten Behörden, den Gerichten und ggf. parlamentarischen Gremien nachprüfbar bleibt.
b) Aufbewahrungsfrist „30 Jahre"
Die 30 Jahresfrist ist die Regelfrist für die Aufbewahrung. Sie wird festgesetzt soweit kein praktisches Bedürfnis für eine längere Aufbewahrungsfrist wie bereits dargestellt erkennbar ist.
c) Aufbewahrungsfristen „20 und 10 Jahre"
Zu 20 und 10 Jahresfristen sind Akten aufzubewahren, die grundsätzlich der Regelaufbewahrung von 30 Jahren unterworfen wären, aber im Vergleich zur 30 Jahresfrist von etwas bzw. deutlich geringerer Bedeutung sind. Hierzu zählen insbesondere Akten über Generalakten über sonstige Angelegenheiten, Akten über Prozessagenten sowie Personalakten der Beschäftigten und Auszubildenden. Hier kann auf eine längere Aufbewahrungsfrist verzichtet werden, weil ein weitreichendes Aufbewahrungsbedürfnis nicht besteht.
Zugleich sind die dokumentierten Sachverhalte jedoch von so erheblicher Relevanz, dass eine kürzere Aufbewahrungsfrist, wie zum Beispiel in Nummer 6 d), nicht ausreichend ist. Aufgrund der Vielschichtigkeit der in diesen Akten erfassten Sachverhalte sind solche pauschalen Aufbewahrungsfristen unumgänglich.
d) Aufbewahrungsfrist „5 Jahre"
Die 5 Jahresfrist betrifft
- Kontrollregister über Heranziehung ehrenamtlicher Richter,
- Akten und sonstige Unterlagen in Rechtssachen,
- Akten über Verfahren, die Zulassungen zum Studium betreffen,