Wirtschaftlichkeit von Telearbeit
175. Seit dem 01.01.2001 ist für die Beschäftigten der Hamburger Verwaltung Telearbeit auf freiwilliger Basis möglich.
Dabei geht es um so genannte „alternierende" Telearbeit mit einem Wechsel zwischen dem zentralen dienstlichen und dem dezentralen häuslichen Arbeitsplatz. Telearbeit soll nach den Vorstellungen des Senats vor allem die Vereinbarkeit von Familie und Beruf erleichtern, die Arbeitsproduktivität erhöhen und die Einsparung von Büroräumen ermöglichen.
Wirtschaftlichkeit von Telearbeit:
Beim Modellversuch „Erprobung der alternierenden Telearbeit in der hamburgischen Verwaltung" haben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie die Vorgesetzten die mögliche Produktivitätssteigerung auf bis zu 20 % geschätzt.
Diese Einschätzung hat der Senat auch im Hinblick auf andere Studien als „durchaus realistisch" bezeichnet.
Eine solche Produktivitätssteigerung in der hamburgischen Verwaltung könnte zur spürbaren Reduzierung des Personalbedarfs genutzt werden.
Zusätzlich kann Telearbeit, wenn sie nicht auf wenige Einzelfälle beschränkt bleibt, je nach zeitlichem Umfang der dezentralen Arbeit den Raumbedarf reduzieren. Räume können anders verwendet oder eingespart werden,6 wenn Telearbeitskräfte Büros gemeinsam nutzen.
Diesen Nutzen- und Sparpotenzialen sind die Ausgaben für die technische Ausstattung und den Betrieb der dezentralen Arbeitsplätze gegenüberzustellen. Das Landesamt für Informationstechnik konnte nach Entwicklung einer kostengünstigeren Anbindungstechnik im Oktober 2001 die entsprechenden Preise senken: für den Anschluss von 2.301 Euro auf 971 Euro und für den laufenden Betrieb von jährlich 2.460 Euro auf rd.1.830 Euro. Diese Ausgaben könnten bei erfolgreicher Nutzung der Vorteile von Telearbeit (Produktivitätssteigerung und Raumeinsparung) überkompensiert werden.
Nach der Vereinbarung nach § 94 HmbPersVG über die Einführung alternierender Telearbeit in der hamburgischen Verwaltung
Mindestens ein Drittel der regelmäßigen Arbeitszeit soll in der Dienststelle verbracht werden. vgl. Bürgerschaftsdrucksache 16/5762 vom 20.03.2001, S. 4 f.
Nach Erfahrungen aus der Privatwirtschaft, der Bundes- und der Kommunalverwaltung sind Steigerungen der Arbeitsproduktivität durch Telearbeit um 10 % und mehr zu erreichen. Dieser Effekt wird einschlägigen Untersuchungen zufolge auf ungestörtes, konzentriertes Arbeiten, individuelle Bestimmung leistungsfördernder Arbeitszeiten, Verringerung krankheitsbedingter Fehlzeiten und Verbesserung der Arbeitsmotivation zurückgeführt.
Die Kosten der Einrichtung von Telearbeitsplätzen „... sollen sich vor allem durch Produktivitätssteigerungen und Einsparung von Raumkosten amortisieren. Die geringe Zahl der Telearbeitsplätze (insgesamt 51 am 15.04.2002) wurde überwiegend mit den hohen Ausgaben für die Einrichtung und den Betrieb von Telearbeitsplätzen begründet.
Außerdem bestehen in einigen Behörden und Ämtern im Zusammenhang mit einem traditionell anwesenheitsorientierten Führungsstil grundsätzliche Vorbehalte gegen die Schaffung von Telearbeitsplätzen.
Viele Behörden und Ämter haben ihre Beschäftigten erst spät über die neue Arbeitsform informiert, einige überhaupt nicht. Dennoch signalisierten bis Mitte April 2002 410 Beschäftigte ihr Interesse an Telearbeit, und 246 Beschäftigte stellten entsprechende Anträge.
Die Behörden und Ämter entschieden über 110 Anträge (63 Genehmigungen und 47 Ablehnungen). Die Genehmigungen - überwiegend aus Gründen der besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf - führten zur Einrichtung von 29 neuen Telearbeitsplätzen und zur Weiterführung von 22 Telearbeitsplätzen aus früheren Modellversuchen.
Mit der geringen Zahl von 51 Telearbeitsplätzen, die sich auf 15
Behörden und Ämter verteilen, können die vom Senat für realistisch gehaltenen Nutzen- und Sparpotenziale von Telearbeit bisher nicht verwirklicht werden. Bislang plant nur die Finanzbehörde, die mit zwölf Plätzen die meisten Telearbeitsplätze hat, im Jahr 2004
Räume in einem Nebengebäude aufzugeben.
Die zurückhaltende Einführung von Telearbeit ist auch damit zu erklären, dass die zuständige Finanzbehörde sich darauf beschränkt hat, ausführlich über die technischen Aspekte von Telearbeit sowie die damit verbundenen Ausgaben zu informieren und den Behörden und Ämtern anzubieten, sie bei der organisatorischen Gestaltung der Telearbeit zu beraten und zu unterstützen.
Sie hätte den Umsetzungsprozess vor allem in seiner Anfangsphase mit intensiverer Überzeugungsarbeit und gezielterer Beratung fördern und beschleunigen können.
Der Rechnungshof hat der Finanzbehörde empfohlen, die weitere Einführung von Telearbeit nunmehr stärker zu unterstützen, vor allem mit gezielter Information der Führungskräfte über Nutzen- und Sparpotenziale, der Darstellung ausgabegünstiger IuK-Lösungen, Auflistung eingerichteter Telearbeitsplätze sowie der Bereitstellung von Verfahrenshilfen (insbesondere zur Berechnung der Wirtschaftlichkeit von Telearbeit).
Die Finanzbehörde hat den Empfehlungen des Rechnungshofs zugestimmt.
Die Erörterungen sind noch nicht abgeschlossen. Außerdem ist der Aufwand zu niedrig dargestellt. Die ab 2002 ausgewiesene Entlastung des Haushalts ist daher in Frage zu stellen.
Maßnahmen des Projekts
Das Projekt ProPers wurde 1990 vom Senat eingesetzt. Der Projektauftrag war u.a. darauf ausgerichtet, die Lohnbuchhaltung auf Standardsoftware (Paisy) umzustellen und gleichzeitig von der ehemaligen Besoldungs- und Versorgungsstelle (BVSt) in die Personalabteilungen der Behörden und Ämter zu verlagern sowie die Kindergeldbearbeitung in einer zentralen Familienkasse zusammenzufassen. Ferner sollten auch die Aufgabenbereiche Beihilfe und Versorgung auf Standardsoftware umgestellt und organisatorisch gestrafft werden. Durch eine Reorganisation des Personalbereichs sollte u.a. erreicht werden,
- die Qualität der Personalarbeit durch ein einheitliches Aufgabenverständnis und organisatorische Maßnahmen zu verbessern und
- den Haushalt insbesondere durch eine erhöhte Wirtschaftlichkeit der Arbeitsabläufe sowie durch Nutzung von IuK-Technik und die damit verbundenen Stelleneinsparungen in der BVSt und den dezentralen Personalabteilungen zu entlasten.