Ausschreibung

Sollte im Ausnahmefall im Senatsamt für die Gleichstellung eine nicht-öffentliche Ausschreibung durchgeführt werden, wird eine eingehende Kontrolle / Prüfung erfolgen Personalamt 1.1

Zu Frage. 5.2.3 bis 5.2.6

Im Bereich des Personalamts hat es seit Jahren keine Fälle von nicht öffentlichen Ausschreibungen gegeben. Das Personalamt nutzt für Vergaben i. d. R. die Ausschreibungsabteilung des LIT, in davon abweichenden Fällen von Vergabe bzw. bei öffentlichen Interessenabfragen existieren besondere Projektorganisationen mit Lenkungsgruppen als Kontrollgremien.

Senatsamt für Bezirksangelegenheiten:

Für den Geschäftsbereich des Senatsamts für Bezirksangelegenheiten bestehen über die allgemein geltenden Vorschriften hinaus keine besonderen Regelungen für Kontrollhandlungen bei Auftragsvergaben.

Bezirksämter

Das Verfahren zur Vergabe von Aufträgen und die dabei durchzuführenden Kontrollhandlungen entsprechen dem für die Verwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg geltenden Vorschriftenwerk. Neben diese einschlägigen Regelungen bestehen für die Bezirksämter die nachfolgend aufgeführten „Spezialregelungen":

· Dienstvorschrift über Entscheidungs- und Vertretungsbefugnisse" des SfB Abhängig von geschätzten bzw. tatsächlichen Kosten regelt die "Dienstvorschrift über Entscheidungs- und Vertretungsbefugnisse" des SfB - wer über die Vergabeart (also dem Ausschreibungsverfahren vorangehend) bzw. die Auftragserteilung (also nach Durchführung der Ausschreibung) entscheidet. Diese Entscheidungsbefugnisse sind gestaffelt und erstrecken sich vom Sachbearbeiter bis zum Abteilungsleiter und oft bis zum Dezernenten (bei Auftragerteilungen auch bis zum Bezirksamtsleiter). Durch dieses Verfahren wird die fachliche Dienstaufsicht gewährleistet. Die allgemeine Dienstaufsicht bleibt hiervon unberührt.

Neben den allgemeinen Vorschriften zur Vergabe von Aufträgen und der „Dienstvorschrift über Entscheidungs- und Vertretungsbefugnisse" des SfB gibt es die folgenden speziellen Regelungen in den einzelnen Bezirksämtern:

· „Dienstanweisung Nr. 25 über das Verfahren bei der Vergabe von Bauleistungen" des Bezirksamtes Hamburg-Mitte vom 17.02.1988.

· Arbeitsverfügung des Baudezernenten des Bezirksamts Altona vom 6.8.

· "Dienstanweisung über das Verfahren bei der Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen" des Bezirksamts Bergedorf vom 31.3.1988.

Allgemein gilt:

Die Ausschreibungsverfahren werden getrennt von den Fachabteilungen, nämlich in der Verwaltungsabteilung des Bauamtes durchgeführt.

Als "neutrale" Stelle wacht die Submissionsstelle über die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften und führt die Submissionen im Beisein der Bieter durch. Das eingesetzte Personal (Submissionsleiter und Protokollant) hat dabei bewusst nichts mit der späteren Auftragsverga noch Anlage 4 zur Antwort des Senats Behörden Einzelplan be zu tun. Unmittelbar nach Durchführung der Submission werden die eingereichten und als zugelassen gewerteten Angebote mit einer speziellen Verplombung gegen spätere Manipulationsversuche gesichert.

Zur Korruptionsprävention und zur Vermeidung von Absprachen zwischen den bietenden Firmen findet bei den sog. "beschränkten Ausschreibungen" strikt folgendes Verfahren Anwendung:

Der zuständige Sachbearbeiter / Bauleiter trifft eine Auswahl von Firmen, die durch die Submissionsstelle zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen. Diese Firmenliste wird im verschlossenen Umschlag über den Abschnitts- und den Abteilungsleiter sowie über den Baudezernenten an die Submissionsstelle geleitet, wobei auf jeder Stufe eine Änderung der Firmenliste durch Streichen oder Hinzusetzen von Firmen erfolgen kann (was in der Regel auch geschieht). Der später auftragvergebende Sachbearbeiter hat somit keine Kenntnis, welcher Firmenkreis tatsächlich zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden wird.

Weiterhin erfolgt in den Bezirksämtern eine besondere Form der Kontrolle / Prüfung durch die Vergabeausschüsse der Bezirksversammlungen.

Justizbehörde 2

Zu Frage 5.2.3: Kontrollen erfolgen im Wege des Vier-Augen-Prinzips, Stichproben der Vorgesetzen und durch intensivierte Prüfungen der Innenrevision unter Zugrundelegung der einschlägigen Beschaffungs- und Vergabevorschriften.

Zu Frage 5.2.4: Vorgesetze führen verstärkt Prüfungen und Kontrollen durch.

Behörde für Bildung und Sport 3.1.

Zu Frage 5.2.3: „Für die Investitionen im Einzelplan 3.1 werden VOB-Aufträge sowie Verträge nach VOF grundsätzlich nach den Regeln und mit den Formblättern der VV-Bau erteilt. Kontrollinstrument sind die geprüften und genehmigten Bau- und Kostenunterlagen der Einzelmaßnahmen.

Für den Beschaffungsbereich VOL und VOF gibt es keine speziellen Kontrollmechanismen zur Korruptionsprävention. Bei den Beschaffungen wirken in der Regel organisatorische Maßnahmen auf der Grundlage der von der Finanzbehörde gegebenen Verfahrenshinweise für die Öffnung von Angeboten (Rundschreiben der Finanzbehörde vom 10.5.1996) und die damit verbundene strikte Einhaltung des Mehraugenprinzips präventiv. Im übrigen soll allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern regelmäßig die Bekanntmachung des Senats über die Annahme von Belohnungen und Geschenken zur Kenntnis gebracht werden.

Eine stichprobenhafte Kontrolle auf Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien erfolgt im Rahmen der Prüfungen durch die Innenrevision bzw. interne Prüfstellen."

Zu Frage 5.2.4: Nein.

Behörde für Wissenschaft und Forschung 3.2.

Zu Frage 5.2.3: „Die Kontrolle der VOL-Beschaffungen erfolgt durch die Vorgesetzten im Rahmen der Dienst- und Fachaufsicht. Angesichts der geringen Zahl von Beschaffungen erübrigen sich spezielle Richtlinien.

Im VOB-Bereich gibt es neben den allgemeinen Vorschriften eine interne Dienstanweisung und ein Vergabekataster."

Zu Frage 5.2.4:

Im VOL-Bereich fallen nur in sehr geringem Umfang nicht-öffentliche Ausschreibungen an. Besondere Kontrollen / Prüfungen sind nicht vorgesehen.

Alle Vergaben im VOB-Bereich, also auch nicht-öffentliche Ausschreibungen, werden im Rahmen eines Vergabekatasters erfasst und von der Innenrevision ausgewertet.

Weiter gehören Vergabeprüfungen, auch die Baurevision, zu den Tätigkeitsfeldern der Innenrevision. noch Anlage 4 zur Antwort des Senats Behörden Einzelplan Kulturbehörde 3.3

Zu Frage 5.2.3: „In der Kulturbehörde ist es bisher zu einer formalen Bestimmung der korruptionsgefährdeten Bereiche und Funktionen nicht gekommen, da Leistungen nur in geringem Umfang vergeben werden und bei dem Erlass von begünstigten Verwaltungsakten in der Regel ein „Mehrfachaugen-Prinzip" stattfindet. Schon bei den Fachabteilungen ist neben dem Fachreferenten immer zusätzlich ein Verwaltungsbeamter des gehobenen Dienstes bei Erlass von Zuwendungsbescheiden beteiligt, der direkt dem Abteilungsleiter unterstellt ist. Darüber hinaus ist neben der Fachabteilung ab bestimmten Grenzen der Beauftragte für den Haushalt (BfH) und ggf. zusätzlich der Amtsleiter beteiligt. Bei Werkverträgen muss immer der BfH mit unterzeichnen."

Zu Frage 5.2.4:

Aufgrund des in der Regel kleinen Auftragsvolumens wurden bisher keine besonderen Prüfungen durchgeführt.

Behörde für Soziales und Familie

Zu Frage 5.2.3 und 5.2.4: „Ausschreibungsverfahren erfolgen nach den im Vergabehandbuch der Finanzbehörde enthaltenen Regelungen (Beschaffungsordnung der FHH, VOL/A und VOF etc.). Ergänzend hierzu besteht in der BSF eine Dienstvorschrift „Verfahren bei Beschaffungen und Abforderungen". Kleinere Auftragsvergaben werden durch die jeweils zuständigen Vorgesetzten kontrolliert. Die abschließende Auftragsvergabe erfolgt nach dem Vier-Augen-Prinzip.

Bei Spezialbedarfen wie z. B. Fortbildungsmaßnahmen, Gutachten etc. werden aus Gründen der Verfahrenstransparenz regelhaft Auswahlgremien eingerichtet.

Bei Vergaben ab einem Auftragswert von 50.000 entscheidet zusätzlich der Vergabeausschuss der BSF.

Die jeweilige Vertragsgestaltung erfolgt in Abstimmung mit der Rechtsabteilung." Behörde für Bau und Verkehr

Zu Fragen 5.2.3 und 5.2.4

Die von der BBV herausgegebenen Vergabehandbücher treffen Regelungen zum Vergabeverfahren und insbesondere auch zur Vergabeart, die das Verfahren transparent und nachvollziehbar machen sollen.

In Bezug auf Korruptionsprävention und ­bekämpfung sind insbesondere folgende Punkte zu nennen:

Die Vergabehandbücher für die Vergaben von Bauleistungen sehen z. B. in Ziffer A 2 VHB (VOB) bzw. Ziffer 6.2 VV­ Bau vor, dass eine Abweichung vom Grundsatz der öffentlichen Ausschreibung unter Berücksichtigung des Einzelfalles eingehend schriftlich zu begründen ist und eine von der Arbeitsebene abgesetzte Stelle diese Gründe zu überprüfen hat (siehe ausführlich, auch zu den Ausnahmen, Antwort zu 5.2.2.). Sofern Ausschreibungen abweichend vom Grundsatz der öffentliche Ausschreibung erfolgen, bestehen für Beschränkte Ausschreibung/Nichtoffene Verfahren und Freihändige Vergaben/Verhandlungsverfahren in Ziffer A 9.6 ­ VHB (VOB) bzw. Ziffer

VV­ Bau eingehende Verhaltensregelungen, die über das bekannte Mehr-Augen-Prinzip noch hinweggehen.

Im einzelnen sind dies z.B.:

- Es ist dafür zu sorgen, dass die zur Teilnahme am Wettbewerb vorgesehenen Unternehmen häufig gewechselt werden.

- Auch bei ausreichender Zahl bekannter Bewerberinnen und Bewerber ist neuen Bewerberinnen und Bewerbern Gelegenheit zur erstmaligen Teilnahme am Wettbewerb zu bieten.

Zur Kontrolle der Auftragsstreuung sind die Dienststellen verpflichtet, Übersicht zu führen.