Die Entscheidung über den zur Angebotsabgabe aufzufordernden Firmenkreis trifft eine von der Arbeitsebene abgesetzte
Anlage 4 zur Antwort des Senats Behörden Einzelplan mens, die Vergabeart und die Vergabenummer, der Vergabewert und die Namen der übrigen Bietenden erkennbar sein muss.
Die Entscheidung über den zur Angebotsabgabe aufzufordernden Firmenkreis trifft eine von der Arbeitsebene abgesetzte Stelle.
Der Versand der Vergabeunterlagen erfolgt bei Beschränkten Ausschreibungen mit und ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb und bei freihändiger Vergabe von einer von der Arbeitsebene abgesetzten Stelle, wobei sicherzustellen ist, dass der tatsächlich zur Angebotsabgabe aufgeforderte Kreis der Bietenden der Arbeitsebene nicht zur Kenntnis gelangt (Ziffer 22.1 VHB (VOB) bzw. Ziffer 6.22.1 VV- Bau).
Die Vergabehandbücher legen zudem fest, dass bei Öffentlichen Ausschreibungen die Namen der Käufer von Ausschreibungsunterlagen vertraulich behandelt werden, der Verkauf außerhalb der Baudienststellen erfolgt und der Firmenkreis den am Projekt direkt beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht bekannt gemacht wird (vgl. Ziffer A 9.5
VHB (VOB) bzw. Ziffer 6.9.5 VV- Bau). Des weiteren ist geregelt, dass Submissionstermine von nicht mit der Vergabe befassten Bediensteten durchgeführt werden. Auch die Niederschrift über die Submission darf nur von Bediensteten angefertigt werden, die nicht an der Bearbeitung der Verdingungsunterlagen waren und nicht an der Vergabe beteiligt sind.
Zudem sind die Dienststellen verpflichtet einen Vergabevermerk zu erstellen, in dem die Vergabeentscheidung zu begründen ist.
Innerhalb der BBV selbst werden Vergabevorgänge grundsätzlich durch eine seit dem 01.01.1997 bestehende „Zentrale Vergabeaufsicht" begleitet. Diese prüft und genehmigt die einzelnen Vergabeverfahren bzw. Vergaben in einem abgestuften Verfahren.
Schließlich werden dem Vergabeausschuss der Deputation der BBV alle Vergaben nach VOB und VOL ab 75.000,00 EUR vor Auftragserteilung vorgelegt.
Behörde für Wirtschaft und Arbeit
Zu Frage 5.2.3:
Zur Kontrolle der Vergabe von Aufträgen siehe unter Antwort zu Frage 5.2.4.
Die Vergabe von Aufträgen richtet sich nach dem Vergabehandbuch der Finanzbehörde, die die Hamburger Beschaffungsordnung und die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) sowie die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) beinhaltet. Für den Baubereich wird die Verdingungsordnung für Bauleistungen zugrundegelegt, die Bestandteil des Bauhandbuches ist. Diese Richtlinien werden für den Einzelplan der Behörde für Wirtschaft und Arbeit angewendet. Darüber hinaus werden bei Strom- und Hafenbau alle Auftragsvergaben oberhalb definierter Wertgrenzen von einer abgesetzten Stelle (Technisches Prüfungs- und Vergabewesen) geprüft: (VOB > 25.000,-, VOL > 10.000,-, freiberufliche Leistungen > 1.000,-)
Zu Frage 5.2.4:
Im Falle einer nicht-öffentlichen Ausschreibung werden in der BWA folgende Kontrollen durchgeführt bzw. folgende Verfahrensweisen eingesetzt, die der Kontrolle dienen:
· stichprobenartige Kontrollen durch die Vorgesetzten bzw. Überprüfungen durch die Innenrevision.
· Beschaffungsvorgang liegt nicht nur in einer Hand. Es besteht eine Trennung zwischen der Bestellung/Auftragsvergabe, der Warenannahme und der Rechnungsbegleichung. Der Vorgang wird demnach von mindestens zwei bzw. drei Personen durchgeführt.
· Auftragsvergaben/Bestellungen, die eine Wertgrenze von 10.000 Euro überschreiten, werden von zwei Personen, die zur Vertretung der Freien und Hansestadt Hamburg befugt sind, unterschrieben bzw. in Auftrag geben (§ 7 der Hamburger Beschaffungsordnung). noch Anlage 4 zur Antwort des Senats Behörden Einzelplan
· Einholung von drei Angeboten, die bei einer nicht öffentlichen Ausschreibung erforderlich sind und Dokumentation auf einem Beiblatt zum VOL-Bestellschein.
Behörde für Inneres 8.1 Zu Fragen 5.2.3 und 5.2.4.
Die Vergabe von Aufträgen wird in den Geschäftsbereichen der Behörde für Inneres (BfI) z. B. durch folgende Maßnahmen kontrolliert:
· Stichprobenartige Kontrollen im Rahmen der Dienstaufsicht
· Mehraugenprinzip bei Beschaffungen und Rechnungsbegleichungen
· Personalrotation
· Prüfungen durch Innenrevision
Außerdem erfolgen die Vergaben unter Beachtung der bestehenden Richtlinien des Senats für die Vergabe von Lieferungen und Leistungen (VOB, VOL u. VOF) nach Nrn. 2.4, 2.5 u. 2.6 der VV zu § 55 LHO
In der BfI ist eine „Qualitätssicherung für Vergabeverfahren" (QSV) als institutionalisierte Vergabeaufsicht eingerichtet, die als eigenständiges Prüfteam dem Leiter der Innenrevision unterstellt ist.
QSV ist zuständig für alle Ämter der BfI und den Landesbetrieb Verkehr (LBV) und führt als zentrale Institution der Behörde begleitende fachliche Prüfungen von bedeutenden Beschaffungsvorgängen durch. Ziel von QSV ist es, die Einhaltung der Vergabevorschriften zu verbessern, Nachlässigkeiten vorzubeugen und durch Beratung Wissensdefiziten entgegenzuwirken.
Die Qualitätssicherung unterstützt die Behördenleitung und die Leitungen aller Ämter der BfI (einschließlich LBV) bei der Erfüllung ihrer Leitungs- und Kontrollaufgaben und ist damit Teil eines ämterübergreifenden Internen Kontrollsystems.
Die Aufgaben und Kompetenzen von QSV sind in einer Einsetzungsverfügung, die durch eine Arbeitsanweisung ergänzt wird, festgelegt.
In der Behörde für Inneres sind in folgenden Fällen die Vorgänge der Qualitätssicherung für Vergabeverfahren (QSV) zur Kontrolle/Prüfung vorzulegen:
· Öffentliche Ausschreibungen (einschließlich Vergaben, die andere Vergabestellen, z. B. die Finanzbehörde oder das LIT, für die BfI durchführen)
· EU-Verfahren einschließlich Vergaben, die andere Vergabestellen, z.B. die Finanzbehörde oder das LIT, für die BfI durchführen)
· Ausschreibungen, bei denen von der regelhaften Vergabeart abgewichen werden soll („niederstufige Verfahren"); ausgenommen hiervon Verfahren, die unter Einhaltung der Regelungen der Beschaffungsordnung „niederstufig" durchgeführt werden.
· Ausschreibungen, die aufgehoben werden sollen.
· Auswahl von Teilnehmern an einem niedergestuften Verfahren nach Aufhebung einer Ausschreibung.
Neben den in der Jahresprüfungsplanung der Innenrevision turnusmäßig vorgesehenen Beschaffungsprüfungen werden in den Vergabe- und Beschaffungsstellen flächendeckend nicht angekündigte Stichprobenkontrollen durchgeführt, die sich insbesondere auf die nicht QSVvorlagepflichtigen Vorgänge erstrecken.
Behörde für Umwelt und Gesundheit
Zu Fragen 5.2.3 und 5.2.4: Folgende Richtlinien des Senats bzw. der BUG bestehen für die Vergabe von Aufträgen:
- „Beschaffungsordnung der Freien und Hansestadt Hamburg mit Ausführungsbestimmungen und Anlage",
- „Dienstanweisung zur Durchführung von Beschaffungen"(BUG).
Bei „nicht-öffentliche Ausschreibungen" (hier als „Freihändige Vergabe" gem. VOL definiert) handelt es sich i. d. R um eine Vielzahl von geringerwertigen Vergabeentscheidungen für den laufenden Geschäftsbetrieb. Soll bei der Wahl dieser Vergabeart von der Betragsgrenze der noch Anlage 4 zur Antwort des Senats Behörden Einzelplan Beschaffungsordnung abgewichen werden, ist nach der Dienstanweisung zur Durchführung von Beschaffungen die Zustimmung der jeweiligen Amtsleitung einzuholen. Freihändige Vergaben werden im Rahmen der Prüfungen der Innenrevision stichprobenweise kontrolliert. Im Übrigen siehe Antworten zu 5.1.3. und 5.1.4.
Finanzbehörde 9.1 Zu Fragen 5.2.3 und 5.2.4
In der Finanzbehörde werden Aufträge EDV-unterstützt vergeben. Das entsprechende Anwendungsprogramm beinhaltet die Kontrolle der eingegebenen Daten - die im übrigen bei nachfolgenden Eingabeschritten nicht mehr verändert werden können - im Rahmen von Plausibilitätskontrollen und der Ausübung der Dienst- und Fachaufsicht durch die jeweiligen Vorgesetzten. Ebenso wird durch einen regelmäßigen Informationstransfer von Abteilungsleitung, Referatsleitern und Sachbearbeitern das Mehr-Augen-Prinzip praktiziert. Darunter fällt auch die Vergabe nicht öffentlich ausgeschriebener Aufträge im Rahmen des geltenden Zeichnungsrechtes. Dies bedeutet, dass neben dem Sachbearbeiter auch der Referats- bzw. Abteilungsleiter die Auftragsvergabe gegenzeichnet.
Im Rahmen einer konsequenten Trennung der Abgabe von Angeboten und der eigentlichen Vergabeentscheidung wird die Öffnung der Angebote von Bediensteten durchgeführt, die nicht mit der Vergabe betraut sind. Diese Funktionstrennung stellt aus Sicht der Innenrevision der Finanzbehörde ein weiteres wesentliches Instrument zur ordnungsgemäßen Vergabe von Aufträgen dar. Darüber hinaus führt die Innenrevision der Finanzbehörde als Bestandteil ihres Prüfungsrahmenplans in unregelmäßigen Zeitabständen Prüfungen der Vergaben durch.
In der Finanzbehörde ist jeder Auftrag, der den Wert von 50.000 EURO übersteigt, gemäß § 6 der Beschaffungsordnung dem Verdingungsausschuss der Finanzdeputation zur Zustimmung vorzulegen. Dadurch werden alle wesentlichen Vergabeentscheidungen einer weiteren Kontrolle unterworfen.
In der Finanzbauabteilung der OFD wird ebenfalls durch organisatorische Maßnahmen und Aufgabenzuweisungen das Mehraugenprinzip bei der Vergabe von Bauaufträgen praktiziert. Die Planung der auszuschreibenden Bauleistungen und der Vorschlag des Vergabeverfahrens liegen bei den Projektteams in den operativ tätigen Fachbereichen des Hochbaus und der Technischen Gebäudeausrüstung, während die zentrale Vergabestelle im Fachbereich Technische Verwaltung die Einhaltung der Vergabevorschriften des Bundes (Finanzbauabteilung OFD ist zuständig für die Bauaufgaben des Bundes in Hamburg) überprüft und das Ausschreibungsverfahren veranlasst.
Die Voraussetzungen für eine etwaige Abweichung von der öffentlichen Ausschreibung werden durch die zuständigen Fachgruppenleiter kontrolliert. Sie sorgen neben der Zentralen Vergabestelle für die Einhaltung der Vergabevorschriften und überprüfen bei Beschränkten Ausschreibungen und Freihändigen Vergaben die Eignung (Fachkunde, Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit) der vorgeschlagenen Unternehmer.
Nach dem Vergabehandbuch ist die vorherige Zustimmung der aufsichtführenden Ebene erforderlich, sofern ein Auftrag freihändig vergeben werden soll und die voraussichtliche Auftragssumme 50.000 Euro übersteigt.