Einführung des Fehlermanagements

Der Rechnungshof hält es für erforderlich, die Realisierung seiner Empfehlungen mit Nachdruck zu betreiben. Dabei sollte die Priorität auf den Aufbau eines Fehlermanagements gelegt werden. Der Rechnungshof hat bereits im Jahre 1999 im Rahmen seiner Einvernehmenserklärung gem. § 79 Abs. 3 und 4 LHO zur dauerhaften Nutzung von PROSA die Einführung eines Fehlermanagements gefordert.

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Justizbehörde hat den Empfehlungen des Rechnungshofs zugestimmt. Die Einführung des Fehlermanagements werde mit Priorität betrieben und bis Ende 2005 erfolgt sein.

Zeitgleich sei beabsichtigt,

- die Sonderfälle im Rahmen einer Risikoanalyse umfassend zu überprüfen,

- die Forderungen und konkreten Vorschläge des Rechnungshofs zur Prüfungsintensität aufzugreifen und ggf. Nachsteuerungen im Rahmen des Fehlermanagements vorzunehmen und

- insgesamt die Anzahl der Ausgabekontrollen auf 10 % der Leistungsverfügungen zu erhöhen.

Vorarbeiten für die baldige automatisierte Auflistung und Aufrechnung geleisteter Sozialhilfe ­ z. B. für die Kostenerstattung an andere Sozialhilfeträger6

­ seien eingeleitet worden.

Die Vorschläge zur Verbesserung der Verfahrenstransparenz und Entlastung der Sachbearbeitung ließen sich nur mittelfristig realisieren. Sie erforderten ein grundlegend verändertes IuK-Verfahren.

Im Hinblick auf fehlende gleichwertige Verfahren, anstehende gravierende Änderungen im Sozialrecht und die Gründung von Dataport sei zur Zeit noch keine Entscheidung möglich.

Bewertung durch den Rechnungshof:

Für ein Verwaltungsverfahren, mit dem jährlich über 900 Mio Euro ausgezahlt werden, ist eine anforderungsgerechte IuK-Unterstützung unverzichtbar. Im Hinblick auf die seit Jahren erforderliche grundlegende technische Fortentwicklung des IuK-Verfahrens, die inhaltliche Komplexität und die Beteiligung verschiedener Stellen ist der Senat aufgefordert, für eine klare Verantwortungs- und Aufgabenzuweisung ebenso wie für definierte Zeitziele Sorge zu tragen.

Das automatisierte Verfahren DIWOGE ist schwer handhabbar und unterstützt die Fallbearbeitung nicht ausreichend. Die Kassensicherheit ist nicht gewährleistet. DIWOGE sollte durch ein in der Praxis bewährtes Programm ersetzt werden.

Weitere organisatorische Maßnahmen wie die Konzentration der Wohngeldbearbeitung auf je eine bezirkliche Dienststelle und eine Lenkung des Publikumsverkehrs können die Bearbeitung beschleunigen.

Ende 2002 gab es in Hamburg 16 Wohngelddienststellen in den Bezirksämtern sowie in acht Ortsämtern und in einer Ortsdienststelle mit einer Ausstattung von insgesamt 77,5 Stellen für die Wohngeldsachbearbeitung. Das dort bearbeitete Allgemeine Wohngeld (geplante Ausgaben für 2003: 56 Mio Euro)1 bezogen rd. 42.000 Empfänger, von denen in den einzelnen Wohngelddienststellen zwischen knapp 700 und 4.300 betreut wurden.

1998 war zur Unterstützung der Wohngeldbearbeitung das automatisierte Verfahren DIWOGE3 eingeführt worden. Mit der Einführung wurden im Wesentlichen folgende Ziele verbunden:

- Verbesserung des Bürgerservices und der Arbeitsbedingungen der Sachbearbeiter,

- Erschließung möglicher Rationalisierungspotenziale und

Der Gesamtansatz für Wohngeld, also einschl. des im Rahmen der Sozialhilfeleistungen gewährten Besonderen Mietzuschusses, betrug 164 Mio Euro. Gezahltes Wohngeld wird Hamburg hälftig vom Bund erstattet (§ 34 Abs. 1 Wohngeldgesetz).

SfB -IuK-: 41.683 Wohngeldempfänger, Stand: 31.12.

Dialogverfahren Wohngeld, das auf dem Ende der achtziger Jahre entwickelten Sozialhilfeverfahren PROSA (Projekt Sozialhilfe Automation) basiert

- Schaffung von Planungsgrundlagen durch mehr Transparenz.

Bearbeitungsrückstände:

Der Rechnungshof hat festgestellt, dass fünf Jahre nach der Einführung des automatisierten Verfahrens die damit verfolgten Ziele überwiegend nicht erreicht sind. Dies gilt insbesondere für die angestrebte Verbesserung des Bürgerservices wie auch der Arbeitsbedingungen. Statt einer seinerzeit angestrebten Sofortberechnung von Art und Höhe der zustehenden Leistungen und deren Auszahlung innerhalb von vier Werktagen wurden die Anträge durchschnittlich erst fünf Monate, in Einzelfällen sogar bis zu drei Jahren nach Eingang abschließend bearbeitet.

Einen hinreichenden Überblick über die Entwicklung unbearbeiteter Anträge hatte die Verwaltung nicht. Rückstandszahlen waren nicht kontinuierlich, sondern lediglich anlassbezogen erhoben worden. Erstmals Ende Dezember 2002 ist während der Prüfung eine vollständige und nach einheitlichen Kriterien definierte Auszählung der Rückstände durchgeführt worden. Sie ergab einen Bestand von knapp 12.000 nicht bearbeiteten Wohngeldakten. Dies entsprach nahezu 30 % der Wohngeldempfänger des Jahres 2002.

Bis Ende September 2003 erhöhten sich die Rückstände auf inzwischen mehr als 18.000 Fälle.

Der Rechnungshof hält es neben einer raschen Beseitigung der Bearbeitungsrückstände für erforderlich, die Anzahl der Rückstände in einem differenzierten Berichtswesen regelmäßig zu erheben, um den Erfolg eingeleiteter und die Notwendigkeit weiterer Steuerungsmaßnahmen erkennen zu können.

Ursachen für die Rückstände Stellenausstattung

Auslösendes Moment für den weiteren Anstieg der Bearbeitungsrückstände in der ersten Jahreshälfte 2003 ist aus Sicht der Verwaltung die deutliche Zunahme der Antragsteller infolge der Wohngeldnovelle 2001. Hinzugekommen seien unerledigte Wohngeldanträge aufgrund des zum 01.01.2003 in Kraft getretenen Grundsicherungsgesetzes (GSiG).

Als Ursache für die auch schon bis dahin dramatisch hohen Bearbeitungsrückstände in nahezu sämtlichen Wohngelddienststellen sieht die Verwaltung eine nicht ausreichende Stellenausstattung an. vgl. Tzn. 166 ff. und 170 ff.