Hartz

Behörde für Wirtschaft und Arbeit/Finanzbehörde Einnahmeerhebung mit SAP R/3 in der Behörde für Wirtschaft und Arbeit (Textzahlen 125 bis 145)

Der Senat stimmt den Darstellungen des Rechnungshofs zu, gibt aber zu bedenken, dass bei der Einführung neuer IuKVerfahren Startprobleme nicht gänzlich ausgeschlossen werden können und Schwachstellen zum Teil erst im Produktionsbetrieb deutlich werden. Vorrangiges Ziel war es, das Verfahren, das insbesondere in der Einführungsphase ständig weiterentwickelt wurde, ohne große Reibungsverluste zu installieren und termingerecht zum Laufen zu bringen. Dies ist den verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gelungen.

Der Senat wird dafür Sorge tragen, dass die haushalts- und kassenrechtlichen Vorschriften sowie das IuK-Regelwerk künftig eingehalten werden. Die Anregungen des Rechnungshofs zur wirtschaftlichen Nutzung der SAP R/3-Lizenzen werden in die Überlegungen des Senats einbezogen.

Der Senat teilt die Einschätzung des Rechnungshofs zu möglicherweise erkennbaren Minderbedarfen an SAP R/3 Lizenzen nicht, da die Zahl der letztendlich benötigten Lizenzen in den Behörden und Ämtern wegen der parallel stattfindenden Kontraktverhandlungen noch nicht mit hinreichender Genauigkeit bestimmt werden konnte. Die vom Rechnungshof erwähnte technische Lösung war seinerzeit noch nicht fertig entwickelt und befindet sich auch noch im Testbetrieb. Somit konnte noch keine abschließende Einschätzung darüber erfolgen, wie sich der Gesamtbedarf konkret entwickeln würde.

Die rechtzeitige Rückgabe der CATS-Lizenzen für die Zeiterfassung macht deutlich, dass im SAP-Projekt diese Reaktionsmöglichkeit kostenbewusst genutzt worden ist.

Die zuständige Behörde wird unter Beachtung der Vorschläge und Anregungen des Rechnungshofs darauf hinwirken, die Verbindung von SAP R/3 mit den bei ihr für Fachaufgaben eingesetzten IuK-Verfahren zu optimieren. Die Behörde wird die Nutzung und die Anzahl der SAP R/3-Lizenzen überprüfen, Möglichkeiten des Einsatzes des SAP R/3-Moduls CO untersuchen und Verstöße gegen das Haushalts- und Kassenrecht abstellen.

Personalamt/Andere Behörden Prüfkonzept und Stichprobenverfahren für die dezentrale Lohnbuchhaltung (Textzahlen 146 bis 152) Vorbemerkung Initiiert durch das Projekt „Reorganisation des Personalwesens" fanden in den Jahren 1995 bis 2001 gravierende Veränderungen im Personalwesen der Freien und Hansestadt Hamburg statt. Die Einführung einer marktgängigen StandardSoftware des Personalwesens für die Unterstützung der Personalverwaltung und der Bezügeabrechnung ermöglichte die Dezentralisierung der Lohnbuchhaltung und die Auflösung der zentralen Gehaltsabrechnungsstelle (BVSt). Diese technischen und organisatorischen Erneuerungen führten zu erheblichen Einsparungen (netto 115 Stellen). Die Wirtschaftlichkeit des Projekts wurde vom Rechnungshof überprüft und im Jahresbericht 2003 ausdrücklich anerkannt.

Der Rechnungshof moniert im Wesentlichen, dass das Prüfkonzept der Bezügeabrechnung die Anforderungen an die Kassensicherheit nicht hinreichend erfülle. Er erkennt zugleich an, dass bereits erhebliche Vorarbeiten für ein Stichprobenverfahren nach mathematisch-statistischen Grundsätzen sowie das dazu gehörige Fehlermanagement geleistet worden sind; diese Arbeiten sollen im Jahr 2004 abgeschlossen werden.

Kontrollverfahren (Textzahlen 146 bis 150)

Hinsichtlich des Prüfkonzeptes ist anzumerken, dass das Personalamt bei Einführung der auch nach Einschätzung des Rechnungshofes wirtschaftlichen dezentralen Lohnbuchhaltung auf eine moderne, marktgängige Standard-Software zurückgegriffen hat, die insbesondere geeignet war, große Fallzahlen zu verarbeiten. Diese Software wird sowohl in öffentlichen Verwaltungen als auch in Unternehmen der Privatwirtschaft problemlos eingesetzt. Es war kein marktgängiges System vorhanden, das einer Prüfung nach dem Vier-AugenPrinzip entsprochen hätte. Zusätzlich zu den systemimmanenten Prüfungen hat das Personalamt daher ein eigenes Prüfsystem entwickelt, das auf einer mit den Behörden abgestimmten Risikobetrachtung beruht. Dieses Verfahren ermittelt die zu prüfenden Eingaben auf Grund eines hinterlegten Berechnungsalgorithmus nach Arbeitsanlässen, die auf der Basis einer mit den Behörden abgestimmten Risikobetrachtung ausgewählt wurden. Für jeden Arbeitsanlass ist dabei im Verfahren eine Standardprüfwahrscheinlichkeit eingestellt. Dabei unterscheidet es zwischen Vorbehaltsfällen (100 %-Prüfung) und Stichprobenfällen (Prozentsatz je nach Schwierigkeit und Bedeutung des jeweiligen Anlasses). Zusätzlich berücksichtigt das Verfahren den Qualifizierungsgrad des Sachbearbeiters (Auszubildender, Nachwuchssachbearbeiter, qualifizierter Sachbearbeiter) bei der Festlegung der Stichprobe. Täglich werden alle prüfpflichtigen Arbeitsvorgänge ohne Erledigungsvermerk in Form von Prüfprotokollen nach Sachbearbeitern sortiert ausgedruckt und den Personalabteilungen vorgelegt. Dieser Vorgang wiederholt sich bis zur Eingabe des Erledigungsvermerks.

Die Kennungen aller prüfberechtigten Personen sind im Verfahren hinterlegt, bei Gleichheit mit der Kennung der eingebenden Person wird die Prüfung ausgeschlossen. Die Prüfung erfolgt grundsätzlich vor der Zahlung. Da das Verfahren als Datenbasis für die Stichproben die täglichen Eingaben nutzt und damit auf einer relativ kleinen Datenbasis aufsetzt, entspricht es zwar nicht mathematisch-statistischen Grundsätzen. Gleichwohl geht das Personalamt davon aus, dass bekannte Risiken in angemessener Form abgedeckt sind. Vom Rechnungshof wurden im Laufe seiner Prüfung keinerlei Unregelmäßigkeiten festgestellt.

Das Zentrum für Personaldienste stimmt mit dem Rechnungshof überein, zusätzlich zu dem bestehenden Verfahren ein zweites ­ nachträgliches ­ Stichprobenverfahren einzuführen, das als Datenbasis die Eingaben einer Abrechnungsperiode (= Kalendermonat) nutzt. Wie der Rechnungshof feststellt, liegt das Konzept dieses Verfahrens bereits vor. Auf Grund der vielen gesetzlichen und tarifvertraglichen Änderungen in der Bezügeabrechnung (z. B. Tarif- und Besoldungsanpassungen mit komplizierten Anrechnungsregelungen, Umstellung auf das neue Zusatzversorgungsrecht, Verlegung des Zahlungstermins für Arbeitnehmer) und anderer wichtiger Projekte konnte mit der technischen Realisierung des Konzepts nicht ­ wie ursprünglich vorgesehen ­ im Jahre 2003 begonnen werden.

Sachbearbeitung in den Personalabteilungen (Textzahl 151)

Der Zugriff auf Zahlungs- und Prüfungsvorgänge, die die eigene Person betreffen, wurde durch Änderung der Zugriffsberechtigungen bereits verhindert. Missbrauchsfälle sind bisher nicht bekannt geworden. Die zentrale Revision des

Personalamts wird zur zusätzlichen Sicherheit diesen Sachverhalt gezielt prüfen.

Während der Dezentralisierung der Lohnbuchhaltung sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilungen durch die Einführungsunterstützungsgruppe des Personalamts intensiv auf die Verpflichtung zur zügigen Prüfung des Einzelfalles und zur Dokumentation der Prüfung auf den zahlungsbegründenden Unterlagen hingewiesen worden. Auch die vorhandenen umfangreichen Handbücher enthalten ausdrücklich diese Verpflichtung. Gleichwohl wird das Zentrum für Personaldienste innerhalb einer noch zu erlassenden Dienstanweisung diese Verpflichtung erneut aufnehmen und im Rahmen des noch aufzubauenden Fehlermanagements auch den zeitnahen Vollzug der Prüfung kontrollieren.

Handlungsbedarf (Textzahl 152)

Mit Einsetzungsverfügung vom 23. Januar 2004 wurde im Zentrum für Personaldienste bereits ein besonderes Projekt eingerichtet, damit bis spätestens zum 31. Dezember 2004 das Prüfkonzept auf der Basis mathematisch-statistischer Grundsätze realisiert wird.

Justizbehörde/Bezirksämter PROSA III (Textzahlen 153 bis 159)

Die Bezirksämter werden bei der Bearbeitung insbesondere von Leistungen der Sozialhilfe nach dem Bundessozialhilfegesetz, Leistungen nach dem Grundsicherungsgesetz und dem Asylbewerberleistungsgesetz von einem leistungsstarken IuKVerfahren (PROSA) unterstützt. So war es z. B. möglich, das Grundsicherungsgesetz in Hamburg Anfang 2003 mit Hilfe einer zeitgerecht bereitgestellten Erweiterung des PROSAVerfahrens ohne größere Probleme umzusetzen.

Auch das in das PROSA-Verfahren integrierte Kontrollverfahren ist im Vergleich zu anderen Bundesländern bereits seit vielen Jahren eingeführt und arbeitet insgesamt erfolgreich.

In 2004 muss es vorrangig darum gehen, die vielfältigen Veränderungen, die sich durch die Ende 2003 beschlossenen Gesetze (insbesondere im Zusammenhang mit den „Hartz-IV"Konzepten) ergeben, umzusetzen und dies durch Anpassungen im PROSA-Verfahren möglichst optimal zu unterstützen.

Gleichwohl sind Prüfungen im Zusammenwirken mit dem neuen IT-Dienstleistungsunternehmen Dataport angelaufen, wie das PROSA-Verfahren in den nächsten Jahren noch weiter modernisiert und effektiviert werden kann. Es wird in Zusammenarbeit von Bezirksämtern, den zuständigen Behörden und Dataport angestrebt, unter Berücksichtigung der Empfehlungen des Rechnungshofes ein verbessertes Fehlermanagement bis Ende 2005 zu implementieren. Erste Maßnahmen, z. B. im Hinblick auf verbesserte statistische Auswertungen, sind bereits durchgeführt worden. Die Zahl der Ausgabekontrollen soll wieder auf 10 % der Leistungsverfügungen erhöht werden.

Behörde für Bau und Verkehr/Justizbehörde/Bezirksämter Wohngeldbearbeitung in der Bezirksverwaltung (Textzahlen 160 bis 177)

Nach der Jahresstatistik 2002 des Statistischen Amtes für Hamburg und Schleswig-Holstein gab es zum 31. Dezember 2002 44.879 Haushalte, die allgemeines Wohngeld erhalten haben. Im Jahre 2003 betrugen die Wohngeldausgaben insgesamt 176.443.195,24 Euro, wovon 76.722.267,04 Euro auf das allgemeine Wohngeld entfielen.

Die Situation in den bezirklichen Wohngelddienststellen war in den letzten Jahren geprägt von grundlegenden gesetzlichen Änderungen in kurzen Zeitabständen (2001 Novellierung des Wohngeldgesetzes und 2003 Einführung des Grundsicherungsgesetzes), die zu erheblichen Fallzahlensteigerungen führten.

Die beteiligten Behörden und Ämter mussten vor diesem Hintergrund vorrangig dafür Sorge tragen, eine möglichst reibungslose Umsetzung sicherzustellen. Dazu mussten jeweils in kurzer Zeit und in erheblichem Umfang diverse Maßnahmenpakete bearbeitet werden, insbesondere zu den Bereichen

­ fachliche Vorgaben (bis hin zur Qualifizierung der Wohngeldkräfte);

­ personelle/organisatorische Maßnahmen (im Rahmen der bezirklichen Möglichkeiten);

­ Anpassung bzw. teilweise Neuentwicklung der IuK-Unterstützung.

Angesichts der hier zwangsläufig vorzunehmenden Prioritätensetzung konnten nicht alle grundsätzlich wünschenswerten Maßnahmen sofort ergriffen bzw. erfolgreich umgesetzt werden.

Der Auffassung des Rechnungshofs, die maßgebliche Ursache für die Bearbeitungsrückstände liege nicht in der tatsächlichen Stellenausstattung, kann nicht geteilt werden. Vielmehr hat neben anderen Aspekten auch die personelle Situation in den Wohngelddienststellen, die auf Grund der begrenzten finanziellen Möglichkeiten der Bezirksämter den tatsächlichen Stellenbedarf nicht abdeckte, entscheidend zu längeren Bearbeitungszeiten und höheren Rückständen beigetragen.

Um eine Verbesserung der Situation in den Wohngelddienststellen ­ insbesondere zur Verkürzung der Bearbeitungszeiten ­ zu erreichen, sind unter Berücksichtigung der Hinweise des Rechnungshofes zwischenzeitlich verschiedene Maßnahmen durchgeführt bzw. in die Wege geleitet worden.

Hierzu zählen insbesondere:

­ Personelle Maßnahmen

Die Wohngelddienststellen sind im Herbst 2003 (derzeit befristet bis 30. Juni 2004) um insgesamt 16 Kräfte ­ 10 über das „Projekt interner Arbeitsmarkt" bzw. 6 durch Einsatz von bezirklichen Nachwuchskräften, die zum 30. September 2003 ihre Ausbildung beendet hatten ­ verstärkt worden.

­ Technische Unterstützung

Entsprechend den Forderungen des Rechnungshofes wird angestrebt, das DIWOGE-Verfahren noch in 2005 durch ein „auf dem Markt" bereits befindliches modernes IuK-Verfahren abzulösen. Die dafür notwendigen Vorbereitungen wie z. B. Klärung der fachlichen Anforderungen werden derzeit in einer bezirklichen Projektgruppe getroffen. Die erforderlichen finanziellen Mittel sind im Rahmen der IuKPlanung 2005 eingeworben worden. Das neue IuK-Verfahren wird auch ein verbessertes Berichtswesen und Fehlermanagement ermöglichen.

­ Neue gesetzliche Veränderungen

Im Zusammenwirken mit dem zuständigen Bundesministerium und den anderen Bundesländern konnte eine wesentliche Vereinfachung des Wohngeldrechts erreicht werden. Das Vierte Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt vom 24. Dezember 2003 regelt in Artikel 25 einen Ausschluss aller Transferleistungsempfänger vom Wohngeld und die Aufhebung des besonderen Mietzuschusses mit Wirkung zum 1. Januar 2005. Im Laufe des nächsten Jahres wird diese Novelle voraussichtlich zu einer deutlichen Entlastung der Wohngelddienststellen führen.

­ Organisatorische Maßnahmen

In einigen Bezirksämtern werden grundlegende Maßnahmen zur Effizienzsteigerung erprobt:

In Hamburg-Mitte sind die Wohngelddienststellen der Ortsämter Veddel-Rothenburgsort und Finkenwerder sowie die Außenstelle Hamm-Borgfelde aufgelöst worden.

Die Außenstelle Mümmelmannsberg wird im 1. Quartal 2004 aufgelöst und in das Ortsamt Billstedt integriert. Eine weitere Zusammenlegung der großen Wohngelddienststellen des Kerngebietes und Billstedt wird das Bezirksamt Hamburg-Mitte nicht betreiben. Es wird aber ab 1. Februar 2004 im Kernbereich ein Front- und Back-Office erprobt und die Öffnungszeiten sind von bisher 18 auf 12 Stunden wöchentlich reduziert worden.

In Eimsbüttel sind im November 2003 die Wohngelddienststellen des Bezirks im Kerngebiet zentralisiert worden. Statt allgemeiner Sprechzeiten werden lediglich telefonische Sprechzeiten sowie Terminvereinbarungen angeboten. Die Einrichtung von Front- und Back-Office-Bereichen wird derzeit geprüft.

In Harburg konnte die Zentralisierung auf Grund mangelnder Raumkapazitäten bisher nicht durchgeführt werden.

Zwischenzeitlich zeichnet sich jedoch in einem ersten Schritt eine Integration der Wohngelddienststelle des Ortsamtes Wilhelmsburg in das Kerngebiet ab. Diese Maßnahme wird voraussichtlich im zweiten Quartal 2004 realisiert werden können. Parallel dazu sind dann u. a. auch weitere organisatorische Maßnahmen wie die Einrichtung eines Front- und Back-Office-Bereichs und die Veränderung von Arbeitabläufen vorgesehen.

Die in den drei Pilotdienststellen getroffenen Maßnahmen werden nach der Erprobung evaluiert. Dabei wird auch geprüft, ob und ggf. inwieweit diese Maßnahmen auf weitere Bezirksämter übertragen werden können.

Behörde für Inneres Rettungsdienst der Feuerwehr (Textzahlen 178 bis 187)

Der Senat hatte mit seiner Drucksache 98/1363 vom 10. Dezember 1998 die Erhöhung der Gebühren im Rettungsdienst ab 1. Januar 1999 beschlossen, und zwar für Notfallbeförderungen von 533 auf 551 DM, für Krankenbeförderungen von 142 auf 145 DM und für Organisationsfahrten von 83 auf 85 DM. Im Rahmen der Anhörung gem. § 133 (2) SGB V hatten die Krankenversicherungsträger dagegen Einwendungen erhoben. Einem daraufhin gemeinsam ausgehandelten Vergleich, der neben der Beibehaltung der bisherigen Gebühren auch eine Verhandlungslösung für die Rettungsdienstgebühren auf der Grundlage eines novellierten Rettungsdienstgesetzes vorsah, hat der Senat mit Beschluss zur Drucksache Nr. 99/1280 am 6. Dezember 1999 zugestimmt. Damit bestand keine Möglichkeit, bis zum Inkrafttreten des neuen Rettungsdienstgesetzes Gebührenanpassungen vorzunehmen.

Den Krankenkassen wurde der Entwurf einer Schiedsordnung mit der Bitte um Stellungnahme zugesandt. Eine Antwort steht noch aus. Die Verhandlungen mit den Krankenkassen wurden am 5. April 2004 aufgenommen. Bei der Kalkulation der zu verhandelnden Gebühr wurden die Beanstandungen des Rechnungshofs berücksichtigt.

Bis einschließlich 1998 sind von der Feuerwehr lediglich die Notfallbeförderungen in private Krankenhäuser (30.000­35.000 gebührenpflichtige Einsätze) abgerechnet worden. Ab 1999 wurde dies auf die Notfallbeförderungen in staatliche Krankenhäuser ausgeweitet. Die nunmehr 100.000­ 110.000 gebührenpflichtigen Einsätze erforderten, dass ein automatisiertes Abrechnungsverfahren zeitgerecht in Betrieb genommen werden konnte, dessen ständige Anpassung der Software sicherzustellen war. Mit Hilfe des Krankentransportund Rettungsdienstabrechnungsverfahrens (KRAB) werden seitdem Einnahmen von jährlich rund 26 Mio. Euro verarbeitet. Die Durchführung neuer Vergabeverfahren für Neuprogrammierungen hätte den laufenden Betrieb und die zeitgerechte Erhebung der Einnahmen gefährdet.

Bei künftigen Vergaben wird die zuständige Behörde den Beanstandungen des Rechnungshofs Rechnung tragen und die Vergabevorschriften beachten.

Behörde für Bau und Verkehr/Behörde für Umwelt und Gesundheit Nutzung der IuK-Technik bei der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Bauleistungen (Textzahlen 188 bis 194)

Die Feststellungen des Rechnungshofs treffen zu.

Der Senat wird unter Berücksichtigung neuer technischer Entwicklungen hinsichtlich Hard- und Software einerseits und der Anforderungen der das Programmsystem nutzenden Dienststellen andererseits versuchen, eine Verpflichtung zur Nutzung einer einheitlichen Software herbeizuführen. Das vom Rechungshof geforderte Standardisierungsverfahren wird nach Vorliegen der Ergebnisse einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung und Prüfung softwaretechnischer Alternativen beantragt.

Zunächst wird der Einsatz des bisherigen AVA-Programmsystems seit dem 1. Dezember 2003 einer grundsätzlichen Überprüfung unterzogen und mit einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung bewertet.

Den Empfehlungen des Rechnungshofs folgend hat die zuständige Behörde mit den Vorbereitungen zur Einrichtung einer fachlichen Leitstelle begonnen.

Darüber hinaus wird sie die Anregung des Rechnungshofs aufgreifen und die Nutzungsmöglichkeiten der in der Behörde für Umwelt und Gesundheit eingesetzten Datenbank für Auftragsabwicklung und Qualitätssicherung (DAQS) für ihre Zwecke untersuchen.

Finanzbehörde/Personalamt/Andere Behörden Organisation der IuK-Schulung (Textzahlen 195 bis 201)

Der Senat stimmt den Ausführungen des Rechnungshofes zu. Zwischen Rechnungshof, Personalamt und Finanzbehörde besteht Einvernehmen darüber, dass die bisher dezentral durchgeführte IuK-Schulung der Endbenutzer zentralisiert und die Zuständigkeit beim Personalamt angesiedelt werden soll. Eine abschließende Entscheidung hierüber wird der Senat im Rahmen seiner Überlegungen zu einer Zentralisierung der fach- und ressortübergreifenden Fortbildung treffen.

Zu Abschnitt V.: Querschnittsuntersuchungen Personalamt/Finanzbehörde/Andere Behörden Zahlung von Abfindungen (Textzahlen 202 bis 214)