Bürger- und Firmenservice im Internet

Der Bürger- und Firmenservice auf hamburg.de bietet behörden- und organisationsübergreifend über 2000 Informationen von öffentlichem Interesse mit Hilfe einer Datenbank nach dem Stichwortprinzip an. Er ist mit ca. 500.000 Seitenabrufen im Monat die erfolgreichste Einzelanwendung des Stadtportals.

Zusätzlich zur Datenbankauskunft können sich Bürger und Unternehmen Formulare und Broschüren aus dem Datenbestand herunterladen und amtliche Urkunden bestellen. In Kooperation mit dem Bürgerbüro der Senatskanzlei garantiert ein gut genutzter E-Mail-Service eine schnelle und fachlich qualifizierte Antwort auf Bürgerfragen.

Für den Bürger- und Firmenservice laufen derzeit der Ausbau und die Verbesserung des zugrunde liegenden verwaltungsinternen Informationssystems und der internen Datenpflege. Eine Produktionseinführung ist kurzfristig geplant.

HamburgService am Telefon:

Im Juli 2003 ist durch den Senat die Umsetzung des Projekts „telefonischer HamburgService" beschlossen worden. Das Bezirksamt Wandsbek wird mit diesem Projekt Träger eines Call Centers, das im ersten Schritt bis Herbst 2004 die Aufgaben der Telefonzentralen aller Hamburger Bezirksämter übernehmen und in der zweiten Stufe seinen Service auf weitere Behörden und Ämter ausweiten soll.

Damit wird die Hamburger Bezirksverwaltung künftig schnell und kompetent unter einer Nummer erreichbar sein.

Teil der Umsetzung ist der Aufbau des HamburgServiceInformationssystems (HaSI), das als zentrale Informationsbasis für das Call Center und künftig auch für andere Anwendungen der Hamburger Verwaltung (z. B. die Verbesserung der Datenpflege für den Bürger- und Firmenservice, Telefonlisten und Organigramme der Behörden, Hamburg Handbuch) genutzt werden soll.

Der Betrieb des telefonischen HamburgService und die Nutzung des HamburgService-Informationssystems werden kurzfristig aufgenommen.

Zentrales Management von Anfragen:

Die Idee einer behördenübergreifenden Adresse für Anfragen, Meinungen und Beschwerden von Verwaltungskunden ist mit dem Bürgerbüro in der Senatskanzlei mit einer zentralen Telefonnummer und E-Mail-Adresse bereits heute ansatzweise umgesetzt. Können dort Fragen nicht zentral beantwortet werden, so werden die E-Mails an das zuständige Bezirksamt, die zuständige Fachbehörde oder das zuständige Senatsamt weitergeleitet. Mittelfristig realistisch allerdings erst nach dem erfolgreichen Aufbau der ersten Ausbaustufe eines telefonischen HamburgService wird hier die Entwicklung einer interaktiven Lösung geprüft, mit der eine Auswertung, Zuordnung und Bearbeitung der eingegangenen Mitteilungen durchführbar sein soll.

Fördermittel/Gewährung von Zuwendungen (INEZ, Integrierte Erfassung und Bearbeitung von Zuwendungen) Fördermittelprogramme bzw. die Gewährung von Zuwendungen werden in Hamburg bei verschiedenen Behörden sowohl auf Bezirksebene (z. B. Kultur- und Jugendförderung durch die Bezirksämter), auf Landesebene (z. B. Wirtschaftsförderung durch die Behörde für Wirtschaft und Arbeit) oder im Rahmen der Umsetzung von EU-Programmen (z. B. Ziel „Arbeitsmarktpolitische Qualifizierungsmaßnahmen" des Europäischen Sozialfonds) beantragt und bewilligt.

Der Senat beabsichtigt, mit dem Einsatz des Zuwendungsverfahrens INEZ in allen mit Fördermittelprogrammen oder Zuwendungsbearbeitung befassten Hamburger Behörden E-Government-Ansätze Aufwand sparend und kundenfreundlich zu implementieren.

INEZ wird bereits in der Behörde für Bildung und Sport (BBS, siehe 4.5), der Behörde für Wissenschaft und Gesundheit (BWG, siehe 4.6), der Behörde für Soziales und Familie (BSF, siehe 4.8.1), der Behörde für Wirtschaft und Arbeit (BWA, siehe 4.10) sowie dem Bezirksamt Hamburg Mitte (siehe 4.3.2) eingesetzt.

INEZ sichert eine schnelle, zeitnahe und strukturierte Zuwendungsbearbeitung von der Antragserfassung über die Bewilligung, Zahlungsabwicklung und Controlling bis zur Nachweiserfassung und -prüfung. Die Auswertung der anfallenden Daten ermöglicht eine hohe Transparenz und Berichtssicherheit bei nur geringem Aufwand.

Durch die Integration des Moduls WEB-INEZ in das HamburgGateway ist der direkte Datenaustausch über das Internet zwischen den Zuwendungsempfängern und den Behörden gewährleistet und soll zukünftig auch die Antragstellung und Nachweiserfassung auf diesem Wege ermöglichen.

Aufgrabescheine:

Für das Verlegen von Ver- und Entsorgungsleitungen in öffentlichen Straßenflächen werden so genannte Aufgrabescheine erteilt. Jährlich werden ca. 40.000 dieser Scheine jeweils bis zu 25 Mal kopiert, in der Regel mit der Post verschickt und in diversen Behörden und Unternehmen gesammelt. Eine Online-Abwicklung kann den Aufwand für Verwaltung und Unternehmen deutlich reduzieren.

Die Bezirksverwaltung bearbeitet den größten Teil dieser Vorgänge. Auf Grund der Gesetzeslage sind in bestimmten Bereichen die Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt und das Amt Strom- und Hafenbau für die Ausgabe von Aufgrabescheinen zuständig. Da die Erteilung von Aufgrabescheinen zu baulichen Maßnahmen führt, ist die Koordinierungsstelle (KOST) der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt grundsätzlich beteiligt.

Dataport hat im Auftrag der Bezirksverwaltung eine E-Government-Lösung für die ganzheitliche elektronische Bearbeitung von Anträgen auf Sondernutzung öffentlicher Wege nach § 22 Absatz 1 HWG (Aufgrabescheine) entwickelt, die die Infrastruktur des HamburgGateway nutzt. Mit der entwickelten Lösung wird inte ressierten Stellen innerhalb und außerhalb der öffentlichen Verwaltung, zum Beispiel Versorgungs- und Tiefbauunternehmen, im HamburgGateway ein Angebot zur Unterstützung bei der Antragstellung und Verwaltung sowie bei der Veröffentlichung erteilter Aufgrabescheine zur Verfügung gestellt werden.

Das IUK-Verfahren Aufgrabescheine umfasst die Benutzeroberfläche im HamburgGateway sowie die Geschäftsprozesse und Internet-Schnittstellen zwischen dem HamburgGateway und BACOM II. Auf Seite der bezirklichen Fachbereiche unterstützt es sowohl die Bewilligung durch die Sachbearbeiter als auch die Kontrolle durch die Wegewarte. Die entsprechenden Daten werden im Verfahren BACOM II gespeichert.

Das IUK-Verfahren Aufgrabescheine soll ab Sommer 2004 eingeführt werden. Im ersten Schritt mit den Modulen Beantragung über das HamburgGateway und Bearbeitung der Anträge durch die Sachbearbeiter. Im zweiten Schritt das Modul zur Unterstützung der Kontrolle durch die Wegewarte.

Bebauungs- und Grünordnungspläne, Planfeststellungsverfahren Bebauungspläne sind rechtsverbindliche Festsetzungen für die städtebauliche Ordnung. Grundlage ist das BauGB in Verbindung mit dem Gesetz über die Feststellung von Bauleitplänen und ihre Sicherung (Bauleitplanfeststellungsgesetz). Sie werden in den Bezirksämtern bearbeitet, die Federführung bei Bebauungsplanungen mit übergeordneter Bedeutung hat die Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt. Je nach Inhalt und planerischen Bezügen sind auch weitere Fachbehörden und die Bezirke involviert.

Die Voraussetzungen für eine Bereitstellung der Bebauungspläne im Intranet und Internet liegen weitgehend vor.

Die vor 2001 erstellten Bebauungspläne sind in der für die Veröffentlichung notwendigen Form durch die Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt nacherfasst worden. Ab 2001 liegen die Bebauungspläne in digitaler Form vor. Die Veröffentlichung der Pläne im Intranet kann nach Prüfung der Pläne durch den Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung kurzfristig erfolgen, die im Internet mittelfristig (siehe 2.5). Gleichermaßen wird für die Landschafts- und Grünordnungspläne nach dem Hamburgischen Naturschutzgesetz verfahren (siehe 4.9.3).

Die Unterstützung eines Geschäftsprozesses zur Bearbeitung von Bebauungsplänen mit der Möglichkeit, Stellungnahmen von Trägern öffentlicher Belange und aus Bürgerbeteiligungen in das Verfahren einzubeziehen, soll weiter verfolgt werden. Die Überlegungen hierzu sollen im Laufe des Jahres 2004 im Rahmen der Entwicklung einer mittelfristigen IuK-Strategie für den Fachbereich Bau der Bezirksämter konkretisiert werden. Eine Umsetzung kann wegen der Komplexität der technischen, rechtlichen und fachlichen Voraussetzungen erst langfristig erfolgen.

Auch für Planfeststellungsverfahren, die von den Bezirksämtern, der Behörde für Wirtschaft und Arbeit, Strom- und Hafenbau sowie in besonderen Fällen von der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt durchgeführt werden, wird eine E-Government-Unterstützung konzipiert, die mittelfristig umgesetzt werden soll.

Online-Bekanntgabe von Baustellen und geänderten Verkehrsführungen

In der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt verfügt die Koordinierungsstelle für Baumaßnahmen in Hauptverkehrsstraßen (KOST) über ein internes Informationssystem, mit dem Baustellen auf ca. 900 km des ca. 4.000 km umfassenden Straßennetzes koordiniert werden, um daraus resultierende Verkehrsbehinderungen insbesondere für den Wirtschaftsverkehr so gering wie möglich zu halten. Aktuelle Lageinformationen über solche Baustellen, die den Verkehr auf Hamburgs Hauptverkehrsstraßen besonders beeinträchtigen, werden bereits im Internet unter Verkehrsinfo Region Hamburg bereitgestellt.

Um Umfang, Aktualität und Qualität dieser Informationen grundlegend verbessern zu können, ist die Zusammenarbeit einer Vielzahl von Behörden (Tiefbauabteilungen der Bezirksämter, Strom- und Hafenbau, Behörde für Inneres) und externen Partnern (Versorgungs- und Bauunternehmen, Veranstalter etc.) notwendig. Die Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt hat mit dem Ziel einer solchen Koordination erste Sondierungsgespräche mit den Beteiligten eingeleitet und plant den Aufbau einer entsprechenden Projektorganisation. Eine leistungsfähige E-Government-Unterstützung kann auf Grund der Komplexität dieser Aufgabe nur langfristig umgesetzt werden.

Online-Bewerbungen:

Nach den Planungen im ersten und zweiten E-Government Fahrplan war die Möglichkeit für eine Online-Bewerbung in unterschiedlichen Bereichen der Verwaltung als Pilot vorgesehen. Einzelansätze haben nicht zu Erfolgen geführt. Obwohl das HamburgGateway im Internet zur Verfügung steht, ist eine Online-Bewerbung kurzfristig nicht zu realisieren.

Die Aufgabe wird in das Projekt Personalportal integriert.

Das Personalportal ist ein Bestandteil des FHHintranet. In 2003 ist die Übernahme geeigneter Inhalte des bisherigen Intranetangebotes des Personalamtes in das Personalportal erfolgt. Seit November 2003 ist das Personalportal in der Grundstufe (Bereitstellung von Informationen) im FHHintranet verfügbar.

Das Personalportal der Grundstufe (Bereitstellung von Informationen) soll in den nächsten Jahren um zahlreiche Transaktionen erweitert werden; dies beinhaltet auch die Möglichkeit der Online-Bewerbungen. Es ist mittelfristig innerhalb der Ausbaustufe 2 des Personalportales geplant (siehe 4.1.3), diese Workflow-Komponente zu entwickeln.

Behördenübergreifende Fachportale im Intranet

Auf der Infrastruktur des FHHportal ist mit dem „Hamburger Rechtsportal" ein zentraler Informationsbestand für alle über das FHHinfoNET angeschlossenen Rechtsanwender aufgebaut worden, über den inzwischen auch der zentrale Zugang zu den Datenbanken Juris, Veris und CELEX für alle Behörden gewährleistet wird. Als Erweiterung des Rechtsportals stehen auch die wichtigsten Verwaltungsvorschriften der Freien und Hansestadt Hamburg elektronisch zur Verfügung. Eine Erschließung der hamburgischen Gesetze und Verordnungen für die Nutzung im Intranet wird kurzfristig angestrebt. Weitere Fachportale sind inzwischen zu den Themen Organisation und IuK, Haushalt und Personal aufgebaut worden.

Bereits seit dem II. Quartal 2001 läuft darüber hinaus die Sozialhilfe-Infoline als Fachinformationssystem für

Behörden und Öffentlichkeit im Intranet und im Internet.

In der Internetversion veröffentlicht die Fachbehörde alle für die Gewährung von Sozialhilfe relevanten Regelungen (z. B. Gesetze, Globalrichtlinien, Ausführung zu fachpolitischen Programmen). Die Intranetversion enthält darüber hinaus auch Hinweise (Benutzerinformationen) für die Anwender des in den bezirklichen Grundsicherungs- und Sozialdienststellen und in den Durchführungsbereichen der Fachbehörde eingesetzten IuK-Verfahrens PROSA. Die Redaktion für die Infoline liegt in der Fachbehörde; die Bezirksverwaltung und Dataport stellen den Betrieb sicher.

Für die Aufgaben der Einwohnerämter (z. B. Wohngeld, Erziehungsgeld, Ausländerwesen) ist mittelfristig eine entsprechende Lösung im Inter- und im Intranet geplant.

Vor einer Umsetzung sind aber noch Fragen der technischen Infrastruktur und der Finanzierung sowie die fachliche und redaktionelle Zusammenarbeit der beteiligten Behörden und Ämter zu klären. Das gilt ebenso für die gleichfalls mittelfristig beabsichtigte Online-Bereitstellung von Bauvorschriften im Internet und Intranet.

3.10 Diskussionsgruppen zu öffentlichen Themen

Bei einer Vielzahl von Themen sind Verwaltungsplanungen und -entscheidungen mit öffentlichen Diskussionen verbunden. Das Internet bietet die Möglichkeit, solche Diskussionen für interessierte Bürgerinnen und Bürger zu öffnen und dabei gleichzeitig zu strukturieren und zu besseren Ergebnissen zu führen.

Hamburg hat hier insbesondere mit dem von der EU geförderten und von der Technischen Universität Hamburg-Harburg koordinierten Projekt DEMOS und seinem Einsatz im Rahmen der Diskussion um das Leitbild „Metropole Hamburg Wachsende Stadt" sehr positive Erfahrungen gemacht. Ausgehend von diesen Erfahrungen sollen zwischen Senatskanzlei, Finanzbehörde und den übrigen Fachbehörden bis zum IV. Quartal 2004 weitere Einsatzfelder solcher internetgestützten Diskussionsforen und anderer Formen des Feedback und der öffentlichen Kommunikation über Projekte der Freien und Hansestadt Hamburg ausgelotet und auf ihre technische Realisierbarkeit überprüft werden.

4. Behördenspezifische E-Government-Ansätze

Personalamt und Landesbetrieb Zentrum für Personaldienste

Das Personalamt ist als Senatsamt eine Assistenzeinheit des Senats der Freien und Hansestadt Hamburg. Es nimmt unmittelbar für den Senat Aufgaben wahr, die im Bereich des Personalwesens/Personalmanagements von grundsätzlicher und übergeordneter Bedeutung sind und erbringt zentrale Dienstleistungen. Zugleich ist das Personalamt oberste Dienstbehörde im Sinne des Dienst- und Disziplinarrechts sowie Sozialpartner im Sinne des Tarifrechts.

Der Schwerpunkt der E-Government-Aktivitäten des Personalamtes und des seit 1. Januar 2004 bestehenden Zentrums für Personaldienste Landesbetrieb liegt daher in der Schaffung von Schnittstellen zu den Behörden sowie den Beschäftigten der Freien und Hansestadt Hamburg.

Zum Teil werden aber auch externe Adressaten angesprochen, z. B. potenzielle Beschäftigte (Stellenausschreibungen, Online-Bewerbungen etc.) oder Beschäftigte, die nur über Internet-Schnittstellen erreichbar sind (z. B. Versorgungsempfänger).

Umgesetzt Personalinformationen im Intranet und Internet

Derzeit stellt das Personalamt umfangreiche Informationen für alle am FHHinfoNET und FHHintranet angeschlossenen Beschäftigten der Verwaltung im Intranet und im Internet das Angebot „Ihr Arbeitgeber Hamburg" sowie eine Website des Personalamts auf hamburg.de zur Verfügung.

Web-based-Training:

Mit dem Web-based-Training (E-Learning über Intranet) sollen das Fortbildungsangebot der Freien und Hansestadt Hamburg ergänzt und ggf. Präsenzveranstaltungen teilweise ersetzt werden. Ende 2003 sind dazu erste E-Learning-Kurse (Präsentationstraining und Business Englisch) erfolgreich durchgeführt worden (teilweise ergänzt durch Präsenzveranstaltungen). Für die E-LearningAnteile wurde erstmalig auch die neue Lernplattform „clix" bei Dataport genutzt. Auf dieser Basis sollen 2004 weitere Kurse angeboten werden, so dass das E-Learning sich als ein Baustein des Fortbildungskonzeptes der Freien und Hansestadt Hamburg etablieren wird.

Personalportal Grundstufe:

Primäre Zielgruppe des Personalportals sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FHH. Das Personalportal soll alle Informationsangebote, Kommunikationsmöglichkeiten und Serviceangebote für diese primäre Zielgruppe bündeln.

Die Struktur des Personalportals orientiert sich dabei nicht an Organisationsstrukturen, sondern ist themenorientiert aufgebaut. Die oberste Ebene des Portals wird von den Rubriken Aktuelles, Arbeit, Familie, Gesundheit, Versorgung und Wissen & Lernen sowie einem Formularcenter gebildet. In den unteren Ebenen werden diese Rubriken weiter untergliedert.

Für die nächsten Jahre ist der weitere Ausbau des Personalportals in drei Stufen geplant.

Kurzfristig Personalportal Ausbaustufe 1:

Das Personalportal der Grundstufe (Bereitstellung von Informationen) soll um Transaktionen erweitert werden, z. B. um eine Schnittstelle zum Bezügeabrechnungsverfahren Paisy.

Angesichts der Beschäftigtenzahlen und der vielfältigen Verwaltungsabläufe wie Stellenausschreibungen, Aus- und Fortbildungsangebote, Bewerbungen, Personaladministration und -betreuung, Beihilfen, Kindergeld u. a. bieten sich im Personalbereich umfängliche Chancen zur Optimierung der bisherigen Abläufe. Für einen größeren Teil dieser Abläufe erscheint die Identifizierung über ein Passwort und eine Benutzerkennung ausreichend. Dateneingaben könnten auf diesem Wege auf die Beschäftigten bzw. Versorgungsberechtigten verlagert werden (Employee Self Service).