Die Differenzierung der Fehlzeitenauswertung nach Gruppen hat Grenzen
Personalbericht 2004
· Wie viele Arbeitsunfähigkeitstage entstehen durch Erkrankte, die aus der Lohnfortzahlung heraus gefallen sind und damit in der Fehlzeitenquote nicht mehr erfasst werden? (Dieses kann nicht aus der Dezentralen Berichtsdatenbank ermittelt werden, die Personalabteilungen können dies jedoch aus der Dezentralen Auswertungsdatenbank ermitteln.) Sinnvollerweise beginnt die interne Analyse immer mit einer Prüfung der Verteilung der Fehlzeiten auf die Bereiche und differenziert dann ggf. von dort aus weiter nach Gruppen. Dies sollte auch vor dem Hintergrund der Verantwortlichkeit von Führungskräften für ihre Bereiche geschehen. Durch den direkten Vergleich haben die Führungskräfte die Möglichkeit, die Höhe des Krankenstandes in ihren Bereichen besser einschätzen und bewerten zu können.
Die Differenzierung der Fehlzeitenauswertung nach Gruppen hat Grenzen. Sobald mehrere Kriterien miteinander verknüpft werden (z.B. Alter, Geschlecht, Statusgruppe und Teilzeit), entstehen evtl. so kleine Gruppen, dass keine relevanten Aussagen mehr möglich sind. Aufgrund datenschutzrechtlicher Bestimmungen darf außerdem die Auswertungsbasis nicht kleiner als drei sein. Grundsätzlich gilt eine Vereinbarung der PersonalControllerinnen und controller, wonach Berufsgruppen nur dann analysiert werden sollen, wenn sie mindestens 11 Vollkräfte umfasst.
Wenn eine Behörde mit Hilfe der internen Fehlzeitenanalyse ermittelt hat, in welchen Bereichen oder Gruppen es besonders hohe Fehlzeiten gibt, können unterschiedliche Instrumente zur Ursachenermittlung genutzt werden. Dazu gehören z. B. Arbeitsplatzbegehungen, Gefährdungsbeurteilungen, Expertengespräche, Gesundheitszirkel, Mitarbeiterbefragungen. Nur die Ergebnisse aus der Ursachenermittlung ermöglichen die Ableitung effektiver Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung.
Die Ermittlung betrieblich beeinflussbarer Faktoren gehört zudem bei der Gefährdung des Arbeitsverhältnisses aus krankheits- und behinderungsbedingten Gründen zur Präventionspflicht des Arbeitgebers (§ 84 SGB IX alte Fassung, auch nach seiner Novellierung). D.3.5 Stellungnahmen der Behörden zu überdurchschnittlichen Fehlzeiten
Zum weiteren Umgang mit den Fehlzeiten der Beschäftigten sind die Behörden, die in einer oder mehreren Berufskategorien den Toleranzwert überschreiten, aufgefordert, ihre Erkenntnisse aus der internen Fehlzeitenanalyse anhand eines Fragenkatalogs aufzubereiten. Im Gegenzug zu den überdurchschnittlichen Fehlzeiten weisen unterdurchschnittliche Fehlzeiten in den Berufskategorien nicht zwingend auf gesundheitsförderliche Rahmenbedingungen hin. Um trotzdem erfolgreiche Beispiele im Sinne eines best-practice-Modells beschreiben zu können, wurden die Behörden gebeten, erfolgreiche Projekte der betrieblichen Gesundheitsförderung darzustellen. Folgender Fragenkatalog wurde vom Expertenkreis erarbeitet und soll die Stellungnahmen strukturieren:
· In welchen Berufskategorien wird die obere Toleranzgrenze der Richtwerte überschritten?
· In welchen organisatorischen Bereichen (Ämter, Abteilungen, ...) findet das Krankheitsgeschehen überwiegend statt? Gibt es alters-, geschlechts- oder statusspezifische Besonderheiten?
· Welchen Einfluss haben Langzeiterkrankungen und Kurzzeiterkrankungen auf die Arbeitsunfähigkeitstage insgesamt?
· Welcher Handlungsbedarf wird aus den gewonnenen Erkenntnissen abgeleitet?
· Welche Maßnahmen der Betrieblichen Gesundheitsförderung bestehen, bzw. sind geplant?
· Welche erfolgreichen Projekte zur betriebliche Gesundheitsförderung sind in der Behörde installiert und wie wird deren Erfolg gemessen?
Ziel dieser Aufbereitung ist zum einen, ein einheitliches Vorgehen und eine gemeinsame strategische Ausrichtung beim Umgang mit Fehlzeitendaten sicher zu stellen. Zum anderen kann die Zu11
Personalbericht 2004 sammenführung der Problemstellungen der Behörden Trends aufzeigen, auf die die gesamte Verwaltung Antworten finden muss.
So ist bereits heute aufgrund der zentralen Daten erkennbar, dass eine relativ kleine Personengruppe einen großen Anteil an den Arbeitsunfähigkeitstagen insgesamt ausmacht (nur 2,5% aller Erkrankungsfälle verursachten im Jahr 2003 32,8% der gesamten Arbeitsunfähigkeitstage). Das zentrale Personalmanagement hat bereits auf diese seit einigen Jahren konstante Problemstellung reagiert.
Zurzeit arbeitet eine überbehördliche, multidisziplinäre Arbeitsgruppe unter Federführung des Personalamts an Standards für ein Case-Management für Langzeiterkrankte. Erfahrungen aus großen Unternehmen und der Krankenkassen zeigen, dass bei einem frühzeitigen Unterstützungsangebot für erkrankte Beschäftigte und ihr betriebliches Umfeld das Risiko für die Chronifizierung von Erkrankungen deutlich sinkt (vergl. dazu auch den Exkurs in Abschnitt D.3.6.). Umgekehrt darf auch die Verpflichtung der Beschäftigten, alles für ihre Gesunderhaltung und Arbeitsfähigkeit zu tun, nicht ausgeblendet und allein auf die Vorgesetzten oder die „Gesundheitsförderer" übertragen werden.
Maßnahmen der Dienststellen werden nur dann erfolgreich sein können, wenn alle Beschäftigten der Freien und Hansestadt Hamburg als handelnde Subjekte begriffen werden, die ihre Eigenverantwortung für ihre Gesundheit und Leistungsfähigkeit wahrnehmen. So müssen auch Ursachen, die im Privatbereich der Beschäftigten liegen (Suchtverhalten, soziale Isolierung, Bewegungsmangel oder gefährliche Sportarten) in die Betrachtung einbezogen werden.
D.3.6 Ausblick
Das Thema „Entwicklung der Fehlzeiten" ist im Rahmen der Gesundheitsförderung nicht unumstritten, da es die Gefahr birgt, dass angenommen wird, Fehlzeiten ließen sich durch Maßnahmen der Gesundheitsförderung „einfach" senken. Von vielen Seiten wird darüber hinaus davor gewarnt, einseitig die Kranken als individuelle Verursacher ihrer Krankheit durch eine verkürzte Fehlzeitendiskussion unter Druck zu setzen. Umso entscheidender ist es, die Fehlzeiten in ihrer Hinweisfunktion herauszustellen und gleichzeitig die betriebliche Gesundheitsförderung weiter zu professionalisieren.
Dies geschieht z. B. durch die weitere Sensibilisierung der Führungskräfte für das Thema Gesundheitsförderung und durch eine Verstärkung der Qualifizierung für Gesundheitsförderer in den Behörden.
Mit dem neuen Berichtswesen wird aufgrund der vorlaufenden Diskussionen mit den Behörden und Ämtern eine deutliche Stärkung des Aufgabenfelds der betrieblichen Gesundheitsförderung verbunden sein.
Personalbericht 2004
D.3.7 Exkurs: Fehlzeiten als Signal! Auswertung betrieblicher Arbeitsunfähigkeitsdaten der Krankenkassen
Die systematische Auswertung betrieblicher Arbeitsunfähigkeitsdaten liefert wichtige Erkenntnisse über Fehlbelastungen am Arbeitsplatz und arbeitsbedingte Gesundheitsgefährdungen. Damit schafft sie steuerungsrelevante Grundlagen für das betriebliche Gesundheitsmanagement. Flankierend zu regelmäßigen Auswertungen, die im Rahmen des Personalberichtswesens seit 2000 durchgeführt werden, wurde mit einigen gesetzlichen Krankenkassen, bei denen eine größere Zahl von Beschäftigten der hamburgischen Verwaltung versichert sind, die anonyme Auswertung der dort vorliegenden Daten zu den Fehlzeiten und Arbeitsunfähigkeitsdiagnosen vereinbart. Vollständige Gesundheitsberichte für den Zeitraum 01.01. bis 31.12.2002 wurden von der Deutschen AngestelltenKrankenkasse (DAK), der Barmer Ersatzkasse (BEK) und der Techniker Krankenkasse (TK) zur Verfügung gestellt. Eingeschränktes Zahlenmaterial steht zum derzeitigen Zeitpunkt von der CityBKK (früher BKK Hamburg/ BKK Berlin) zur Verfügung. D.h., die ausgewerteten Daten beziehen sich im Unterschied zu den im Personalstrukturbericht veröffentlichen Zahlen auf das Jahr 2002.
Mit den Daten der Krankenkassen ergibt sich die Möglichkeit, das Fehlzeitengeschehen mit externen Referenzdaten zu vergleichen. Damit können Aspekte des Krankenstands, die für die hamburgische Verwaltung spezifisch sind, identifiziert werden. Außerdem sind die Krankenkassen aufgrund ihrer Informationsquellen in der Lage, Angaben zu den Krankheitsgruppen zu machen, die von den behandelnden Ärzten als Grund für krankheitsbedingte Fehlzeiten dokumentiert werden. Auch diese Informationen können unter dem Gesichtspunkt bewertet werden, ob sich hier Unterschiede zum Krankheitsgeschehen der bei den jeweiligen Krankenkassen insgesamt Versicherten aufzeigen lassen.
Allerdings sind bei der Interpretation der Krankenkassendaten verschiedene methodische Einschränkungen zu berücksichtigen. Zum einen werden naturgemäß nur die gesetzlich krankenversicherten Personen, die in der jeweiligen Krankenkasse versichert sind, erfasst. Damit bleibt die in der hamburgischen Verwaltung mit ca. 39.300 Personen größte Statusgruppe der Beamten weitgehend unberücksichtigt. Auch bei den Angestellten und Arbeitern konnten nicht alle Personen erfasst werden, da ca. 25 % bei verschiedenen kleineren Krankenkassen versichert sind, die nicht in die Auswertung einbezogen werden konnten. Zu berücksichtigen ist darüber hinaus, dass die Methode der Fehlzeitenanalyse in den Personalberichten lediglich die Ausfalltage aufgrund von Krankheit, Kur oder Unfall in Bezug zur Sollarbeitszeit erfasst, während die Fehlzeitenstatistik in den Krankenkassen auf der so genannten Kalendertagsmethode basiert, d.h. es werden auch arbeitsfreie Tage (Wochenende und Feiertage) einbezogen. Darüber hinaus ergeben sich bei den Krankenkassen Ungenauigkeiten bei der Erfassung von Kurzzeiterkrankungen (1 3 Tage), da diese in der Regel nicht meldepflichtig (keine ärztliche AU-Bescheinigung erforderlich) sind.
Unter Berücksichtigung dieser methodischen Aspekte können Fehlzeitendaten der Krankenkassen somit lediglich krankenkassenintern mit den jeweiligen Referenzgruppen verglichen werden. Hierzu liegen auswertbare Daten in den Gesundheitsberichten der DAK und der BEK vor. Für Maßnahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements sind folgende Ergebnisse von Bedeutung: D.3.7.1 Krankenstand in der hamburgischen Verwaltung im externen Vergleich Berücksichtigt man Lebensalter und Geschlecht als empirisch nachgewiesene Einflussfaktoren auf den Krankenstand, so unterscheiden sich die standardisierten Krankenstandsdaten für die hamburgische Verwaltung nur sehr geringfügig von den entsprechenden Quoten der Referenzgruppen. Für die DAK liegt beispielsweise der standardisierte Krankenstandswert in der hamburgischen Verwaltung bei 3,8 %, für die DAK-Versicherten insgesamt ergibt sich ein Wert von 3,6 %. Bei der Barmer Ersatzkasse sind die Ergebnisse ähnlich.