Wettbewerb

Erklärungen, durch die die Freie und Hansestadt Hamburg privatrechtlich verpflichtet werden soll, bedürfen nach der Anordnung über die Befugnis zur Vertretung der Freien und Hansestadt Hamburg12 der schriftlichen Form, soweit es sich um Rechtsgeschäfte über 10.000 Euro handelt. Außerdem müssen sie von zwei Personen unterzeichnet sein, die zur Vertretung der Stadt befugt sind.

Der Rechnungshof hat die Behörden aufgefordert, die einschlägigen Bestimmungen zu beachten.

Behörden haben mit den Auftragnehmern „Abschlagzahlungen" vereinbart, ohne dass die Zahlungen an die Erbringung einer entsprechenden (Teil-)Leistung geknüpft worden waren. In einem dieser Fälle ist der Auftragnehmer insolvent geworden. Für die geleistete Vorauszahlung ist die entsprechende Gegenleistung daher nicht mehr zu realisieren gewesen.

Der Rechnungshof empfiehlt erneut13, bei der Vereinbarung von Abschlagzahlungen die Fälligkeit der Zahlungen an die Erbringung genau definierter Teilleistungen zu binden oder gegebenenfalls eine Sicherheitsleistung durch den Gutachter zu vereinbaren. Er hat die Behörden nochmals nachdrücklich aufgefordert, diese Hinweise zu beachten.

Qualitätssicherung

Bei der Abwicklung von Gutachten und Berateraufträgen sind Fehler in allen Verfahrensschritten ­ von der Bedarfsermittlung bis zur gewählten Vergabeart, von der Vertragsgestaltung bis hin zur haushaltsmäßigen Abwicklung ­ aufgetreten. Die Fehlerhäufigkeit ist in den Bereichen14, die eigene behördeninterne Dienstanweisungen bzw. Verfahrensrichtlinien für die Vergabe von Gutachten und Berateraufträgen erlassen haben oder häufiger mit Vergaben befasst sind, deutlich geringer als in den Bereichen, die nur gelegentlich mit Gutachten und Berateraufträgen zu tun oder keine behördeninternen Dienstanweisungen bzw. Verfahrensrichtlinien für die Vergabe von Gutachten und Berateraufträgen erlassen haben.

Der Rechnungshof hat die Finanzbehörde gebeten zu prüfen, welche Arbeitshilfen kurzfristig erarbeitet und den Behörden zugeleitet werden können, mit denen die verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, die Verfahren für alle Beteiligten transparent, sicher, ordnungsgemäß und wirtschaftlich abzuwickeln.

Überdies hat der Rechnungshof den Behörden, die nur selten die Vergabe von Gutachten und Beraterverträgen bearbeiten, empfoh12 Vgl. Abschnitt V der Anordnung über die Befugnis zur Vertretung der Freien und Hansestadt Hamburg vom 19.04.2001 ­ Amtlicher Anzeiger Nr. 49 vom 30.04.2001, S. 1433; vorher galt inhaltsgleich das Gesetz über die Formbedürftigkeit von Verpflichtungserklärungen vom 18.09.1973 (HmbGVBl. S. 405), aufgehoben durch das Gesetz zur Aufhebung des Gesetzes über die Formbedürftigkeit von Verpflichtungserklärungen vom 10.04.2001 (HmbGVBl. S. 61). 13 Vgl. Jahresbericht 1999, Tz. 164.

Z.B. gibt es in der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt Vertragsmuster für den Abschluss von Ingenieur- und Architektenaufträgen.

Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg Jahresbericht 2005

Vorleistung ohne Gegenleistung Fehler in allen Verfahrensschritten len, das Angebot der Finanzbehörde zur zentralen Durchführung des Wettbewerbsverfahrens zu nutzen.

Stellungnahme der Verwaltung

Die Behörden haben den Ausführungen des Rechnungshofs im Wesentlichen zugestimmt und seine Anregungen aufgenommen.

So hat insbesondere die Finanzbehörde zugesagt,

- ein Vertragsmuster für Gutachten und Beraterverträge weiter zu entwickeln und den Behörden zur Verwendung zu empfehlen und

- bei der bereits initiierten Erstellung von Arbeitshilfen, wie z.B. eines Leitfadens für die Vergabe von Gutachten und Beraterverträgen, Hinweise zur vertraglichen Abwicklung und Verfahrensbegleitung aufzunehmen.

Die Erörterungen sind noch nicht abgeschlossen.

Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg Jahresbericht 2005

Alle Behörden Sicherheit in Zahlstellen

Die Sicherheit der Zahlstellen Hamburgs ist nicht durchgehend gewährleistet.

Bei Dienststellen Hamburgs sind derzeit mehr als 100 Zahlstellen eingerichtet, deren Aufgabe u.a. darin besteht, kleinere Zahlungen in bar anzunehmen oder zu leisten, wenn ein anderer Zahlungsweg nicht in Betracht kommt. Dabei kann der Bargeldumsatz im Laufe eines Tages eine erhebliche Größenordnung erreichen. Die Zahlstellen werden mindestens einmal innerhalb von zwei Jahren durch die Vorprüfungsstelle bei der Finanzbehörde, die im Auftrag des Rechnungshofs nach § 100 LHO tätig wird, unvermutet geprüft (Nr. der Verwaltungsvorschrift ­VV­ zu § 78 LHO). Dabei ist insbesondere zu untersuchen, ob die für das Kassen- und Rechnungswesen geltenden Vorschriften und Anweisungen zur Kassensicherheit beachtet werden.

Bei den im Jahr 2004 durchgeführten Prüfungen hat die Vorprüfungsstelle im Wesentlichen festgestellt, dass in mehreren Zahlstellen vorschriftswidrig und teilweise trotz gleichgelagerter Beanstandungen in den vergangenen Jahren

- mechanische bzw. elektronische Sicherungseinrichtungen (z.B. automatische Türschließanlagen) in der Zahlstelle defekt oder außer Funktion gesetzt gewesen sind;

- mehrere Bedienstete Zugriff auf Schlüssel, Geld- und/oder Wertzeichenbestände haben oder Sicherheitscodes kennen und die Verantwortung insoweit nicht eindeutig abgegrenzt ist;

- Geldbehälter wie Tresore und Geldkassetten während der Dienststunden nicht verschlossen gewesen sind;

- Geldbestände den festgelegten Höchstbetrag deutlich überschritten haben;

- vorgeschriebene interne Kontrollen der Zahlstellen unterblieben sind.

Die betroffenen Dienststellen haben gegenüber der Vorprüfungsstelle die aufgezeigten Sicherheitsmängel anerkannt.

Die festgestellten Mängel beeinträchtigen die Sicherheit der Zahlstellen. Sie begründen das Risiko unberechtigten Zugriffs auf die Zahlstellenbestände bis hin zu kriminellen Handlungen. Dieses Risiko hat sich in der Vergangenheit bereits verwirklicht. So sind in den letzten Jahren mehrere Unterschlagungen vorgekommen, im Jahr 2004 ist bei einem Einbruch ein größerer Geldbetrag aus einem nicht verschlossenen Tresor gestohlen worden.

Der Rechnungshof hat angesichts der Vielzahl der zu beanstandenden Mängel und ihrer Häufigkeit die Finanzbehörde gebeten

Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg Jahresbericht 2005