Sozialhilfe
12. Kassensicherheit und Fehlermanagement
Der Zahlungsverkehr der Stadt muss sicher abgewickelt werden. Dabei ist es unerlässlich, in den Zahlstellen die Sicherheitsbestimmungen einzuhalten. Auch der Einsatz automatisierter Kassenverfahren lässt daran keine Abstriche zu, sondern muss gegenüber herkömmlichen Verfahren vergleichbare Kassensicherheit garantieren. Dazu gehört nicht zuletzt ein Fehlermanagement als Element der Qualitätssicherung. Prüfkonzept und Stichprobenverfahren für die dezentrale Lohnbuchhaltung (Personalamt / Andere Behörden)
Der Rechnungshof hat gefordert, das Prüfkonzept zu verbessern, da das zur Bezügeabrechnung eingesetzte Verfahren die Anforderungen an die Kassensicherheit derzeit nicht hinreichend erfüllt. Dazu ist es insbesondere notwendig,
- ein Stichprobenverfahren einzuführen, das auf mathematisch-statistischer Grundlage basiert und den Aufbau eines Fehlermanagements und Berichtswesens ermöglicht,
- in eine Dienstanweisung eindeutige Regelungen zum Stichprobenverfahren, zu den Verantwortungsbereichen der am Zahlungsverfahren Beteiligten sowie zum Fehlermanagement aufzunehmen,
- Missbrauchsmöglichkeiten bei der Anweisung von Bezügebestandteilen abzustellen und nachträglich zu überprüfen, ob solche Missbräuche stattgefunden haben (Jahresbericht 2004, Tzn. 146 bis 152).
Der Senat hat
- das Prüfkonzept auf der Basis mathematisch-statistischer Grundsätze realisiert und begonnen, ein „Dynamisches Fehlermanagement" aufzubauen,
- die Dienstanweisung entsprechend den Forderungen des Rechnungshofs geändert,
- einen Teil der Missbrauchsmöglichkeiten abgestellt und nachträglich ohne Beanstandungen betroffene Fallgruppen überprüft; das eingesetzte Verfahren lässt technisch aber weder den Ausschluss aller Missbrauchsmöglichkeiten noch eine vollständige Überprüfung aller Zahlungsfälle der Vergangenheit zu. PROSA (III) (Finanzbehörde / Bezirksämter)
Der Rechnungshof hat gefordert, das automatisierte Verfahren für die Sozialhilfesachbearbeitung (PROSA) zu modernisieren und funktionaler zu gestalten. Dabei sollten Prioritäten auf die Einführung eines Fehlermanagements sowie auf Verbesserungen des in PROSA integrierten Kontrollsystems gelegt werden (Jahresbericht 2004, Tzn. 153 bis 159).
Entsprechend den Zusagen des Senats wurden Maßnahmen im Sinne eines Fehlermanagements ergriffen und Anpassungen des Kontrollsystems vorgenommen. Verbesserungen der Funktionalität lassen sich nach Mitteilung der Behörde aus technischen Gründen zum Teil erst in einem Nachfolgeverfahren verwirklichen, das Mitte 2007 europaweit ausgeschrieben werden soll.
- 75 Beihilfebearbeitung (Personalamt)
Um die hohe Fehlerquote bei den Beihilfefestsetzungen zu senken, hat der Rechnungshof gefordert,
- vollständige und eindeutige Regelungen zu den Verantwortungsbereichen der am Zahlungsverfahren Beteiligten zu treffen,
- vorgesehene Prüfpflichten wahrzunehmen und dabei gewonnene Erkenntnisse bei Schulungen der Bediensteten zu berücksichtigen und
- ein Stichprobenverfahren auf mathematisch-statistischer Grundlage einzuführen, das einerseits die Kassensicherheit gewährleistet und andererseits die Grundlage für den Aufbau eines Fehlermanagements und Berichtswesens bildet. (Jahresbericht 2005, Tzn. 130 bis 137).
Der Senat hat ein Projekt mit dem Ziel eingesetzt, die Anforderungen des Rechnungshofs zu erfüllen. Termingerecht hat das Projekt
- in einer Dienstanweisung Regelungen zu den Verantwortungsbereichen getroffen,
- ein Schulungskonzept entwickelt und die Wahrnehmung der Prüfpflichten zugesagt,
- eine Prüfquote festgelegt, die die Kassensicherheit gewährleistet.
Der Senat plant, die derzeit verwendete Beihilfekomponente von PAISY durch das schleswig-holsteinische Verfahren Permis B zu ersetzen. Die Umstellung ist spätestens für das zweite Quartal 2008 vorgesehen. Bis dahin soll ein Fehlermanagement und Berichtswesen aus wirtschaftlichen Gründen auf Basis von PAISY nicht mehr aufgebaut werden. Sicherheit in Zahlstellen (Alle Behörden) Angesichts erheblicher Verstöße gegen die Sicherheitsvorschriften in mehreren Zahlstellen hat der Rechnungshof die Finanzbehörde gebeten sicherzustellen, dass die Aufsicht führenden Behörden für eine vollständige Beseitigung der festgestellten Sicherheitsmängel und konsequente Beachtung der rechtlichen Vorgaben sorgen (Jahresbericht 2005, Tzn. 194 bis 196).
Der Senat hat den Feststellungen des Rechnungshofs zugestimmt und mitgeteilt, dass die Behörden aufgefordert sind, die für die innere und äußere Kassensicherheit in den Zahlstellen geltenden Vorschriften künftig zu beachten.
Bei den seitdem durchgeführten Prüfungen sind nur noch wenige gravierende Verstöße gegen die Sicherheitsvorschriften festgestellt worden.
- 76 13. Zusammenarbeit mit Bund und Ländern Kooperationen mit Bund und Ländern im Sinne gemeinsamer oder arbeitsteiliger Aufgabenwahrnehmung können wirtschaftlich sein. Werden Verwaltungsaufgaben für andere Länder oder den Bund erledigt, erfolgt eine entsprechende Kostenerstattung. Hierbei ist insbesondere auf fristgerechte und zutreffende Abrechnungen zu achten. Staatliche Aufgaben in der Landwirtschaft (Behörde für Wirtschaft und Arbeit)
Der Rechnungshof hat gefordert,
- das Arbeitsfeld „Landwirtschaft" aufgabenkritisch zu überprüfen, den Verwaltungsaufwand im Einzelnen zu ermitteln und auf dieser Basis die Stellenentwicklung in der Verwaltung dem Rückgang von Betrieben und Beschäftigten in der Landwirtschaft anzupassen,
- Teile der landwirtschaftsbezogenen Verwaltung Nachbarländern zu übertragen,
- die Auswertung des Agrarpolitischen Konzepts von 1994 nachzuholen, es zu aktualisieren, Marketing-Konzepte für Teile der Landwirtschaft zu entwickeln, die vorgeschriebenen Kontrollen im Pflanzenschutzund Düngemittelbereich sicherzustellen und die Übertragung der Hamburgischen Gartenbau-Versuchsanstalt (HGVA) auf die Landwirtschaftskammer (LWK) weiter zu betreiben sowie
- den Zuschuss an die HGVA zu verringern (Jahresbericht 2004, Tzn. 297 bis 310).
Der Senat hat die Feststellungen des Rechnungshofs akzeptiert. Die Verwaltung
- nimmt zwischenzeitlich Arbeitszeitaufschreibungen vor und hat insgesamt fünf Stellen durch Zusammenführung einzelner Aufgaben sowie durch Verlagerung von Vollzugsaufgaben nach Schleswig-Holstein eingespart,
- will die Defizite bei Abarbeitung und Fortschreibung des Agrarpolitischen Konzepts vorrangig im Rahmen der laufenden Arbeit berücksichtigen und hat insoweit
- eine Kampagne begonnen, um regionale Produkte stärker zu fördern,
- in den letzten Jahren die vorgeschriebenen Kontrollen im Pflanzenschutzbereich mit Ausnahme der derzeit noch mit den Bezirksämtern abzustimmenden Kontrollen bei den Endverkaufsstellen vorgenommen,
- ein Konzept zum räumlichen Zusammenschluss von LWK, HGVA und Pflanzenschutzamt der Universität mit dem Ziel entwickelt, ein Kompetenz- und Beratungszentrum für Landwirtschaft und Gartenbau zu schaffen (Bürgerschaftsdrucksache 18/5528 vom 19. Dezember 2006),
- will durch Mittelverlagerungen, Stelleneinsparungen bei der LWK und Nutzung von Synergieeffekten bei der Zusammenlegung der Einrichtungen die bisherigen Zuschüsse verringern. Zweckgebundene Einnahmen (Behörde für Inneres)
Der Rechnungshof hat festgestellt, dass die Behörde Einnahmen fehlerhaft veranschlagt und bewirtschaftet und dadurch unzulässige finanzielle Handlungsspielräume gewonnen hat.
Er hat gefordert, die zweckgebundenen Einnahmen entsprechend der erwarteten Höhe zu veranschlagen und dafür Sorge zu tragen, dass Bewirtschaftungsfehler künftig vermieden