Organisationsuntersuchung bei der ARGE.team.arbeit.hamburg
Die Firma Ramboell hat zwischen Herbst 2006 und Frühjahr 2007 eine Organisationsuntersuchung bei der ARGE.team.arbeit.hamburg durchgeführt. Am 22. Mai 2007 wurden Konsequenzen der Untersuchung mit einem Beschluss der Trägerversammlung der ARGE verbindlich gemacht.
Ich frage den Senat:
Der Senat beantwortet die Fragen auf der Grundlage von Auskünften der team.arbeit.hamburg-Hamburger Arbeitsgemeinschaft SGB II (team.arbeit.hamburg) wie folgt:
1. Wie sind die Eckdaten des an Ramboell vergebenen Auftrages zur Organisationsuntersuchung der ARGE?
a. Aufgaben und Zielstellung
Siehe Drs. 18/5669.
b. Budget (Honorar und Nebenkosten) Festhonorar in Höhe von rund 199.965 Euro einschließlich Mehrwertsteuer.
c. eingesetzte Ressourcen von Ramboell und der ARGE Rambøll Management GmbH:
Ein Projektteam mit neun Mitarbeitern. team.arbeit.hamburg:
Ein Projektleiter sowie jeweils durchschnittlich zwölf Teilnehmer an Fachkonferenzen für die Kernprozesse. Darüber hinaus wurden zeitweise Mitarbeiter aus dem Bereich „Ressourcen und Verwaltung" von team.arbeit.hamburg zur Unterstützung hinzugezogen.
d. Laufzeit und Meilensteine
e. Vorgehensweise Laufzeit: Herbst 2006 bis Frühjahr 2007.
Meilensteine:
1. Projektetablierung und Analyse und Festlegung des Handlungsrahmens bis Oktober 2006:
Auftaktveranstaltung mit den Job-Center-Leitungen,
Bestandsaufnahme der Prozesse und Strukturen,
Identifizierung des Handlungskorridors.
2. Optimierung der Kernprozesse bis November 2006:
Bewertung und Optimierung der Prozesse, Prozessstandards und Schnittstellen,
Optimierung der Aufbauorganisation.
3 Konzeptionelle Vertiefung von Dezember 2006 bis Januar 2007:
Steuerung der Geschäftsprozesse,
Führungssystem,
Overhead,
Personalbedarf,
Arbeitgeber-Service,
Standortkonzept.
4 Umsetzungsbegleitung ab Februar 2007.
f. Projektorganisation und Steuerung
Zur Steuerung wurde eine Lenkungsgruppe eingesetzt. Im Übrigen siehe Antwort zu
1. c.
g. Art der Mitarbeiterbeteiligung
Die Personalvertretungen haben an den Lenkungsgruppensitzungen teilgenommen.
Eine Vielzahl von Mitarbeitern wurde interviewt. Im Übrigen siehe Antworten zu 1. c. und 5. a.
2. Welche Organisationsdefizite der ARGE hat Ramboell festgestellt?
Keine.
3. Welche konkreten Ergebnisse und Vorschläge aus der Organisationsuntersuchung liegen vor?
Bitte inhaltlich darstellen.
Rambøll Management GmbH hat folgende wesentliche Optimierungsvorschläge unterbreitet: Aufbauorganisation:
Einrichtung von spezialisierten Teams für Arbeitsvermittlung und Leistungssachbearbeitung in allen Job-Centern.
Einrichtung einer Präsenzvermittlung in den Eingangszonen in jedem JobCenter.
Bewertung der Arbeit der Fallmanager in einem abgegrenzten Zeitraum nach Erfolgskriterien.
Reduzierung der Anzahl der Job-Center-Leitungskräfte von 18 auf 16.
Einrichtung von vier Geschäftsbereichen in der Zentrale, die jeweils fachliche sowie regionale Verantwortung in der Linienorganisation tragen.
Kernprozesse:
Qualifizierte Erstberatung durch die Fachassistenten in der Eingangszone.
Einbindung der Fachassistenten in die Leistungssachbearbeitung mit der Bearbeitung von eigenen Fällen.
Festlegung von Fallzahlschlüsseln, die für die Leistungssachbearbeiter und die Arbeitsvermittler direkt nachvollziehbar sind.
Festlegung von Ergebniszielen in den Prozessabläufen der Leistungssachbearbeitung.
Definition von Gesprächszeiten in der Arbeitsvermittlung.
Geschäftsmodell Arbeitgeber-Service: Einrichtung eines zusätzlichen Arbeitgeber-Service als Pilotprojekt in Form einer öffentlich-privaten Partnerschaft (Public Private Partnership-PPP).
4. Für welche Vorschläge aus der Untersuchung gibt es inzwischen verbindliche Umsetzungsvorgaben und wie lauten diese? Bitte inhaltlich detailliert darstellen und angeben, von wem und wann diese Konsequenzen beschlossen wurden?
Beschluss der Trägerversammlung am 22. Mai 2007:
I. Aufbauorganisation in den Job-Centern
1. Die Aufbauorganisation der Job-Center wird dahingehend vereinheitlicht, dass grundsätzlich fachlich spezialisierte Teams für Arbeitsvermittlung (inklusive Fallmanagement) und Leistungsgewährung in allen Job-Centern eingerichtet werden.
2. Das Fallmanagement als spezialisierte Funktion wird zunächst im Rahmen einer einjährigen Erprobungsphase mit den derzeit verfügbaren Personalressourcen bei einem Stellenschlüssel von 1:75 fortgeführt.
3. Die Geschäftsführung wird gebeten, operationalisierbare Kriterien für die Kundenzuordnung zu Fallmanagement beziehungsweise Arbeitsvermittlung und ein Konzept für ein Fallmanagement mit beschäftigungsorientiertem Ansatz (Herstellung der Vermittlungsfähigkeit innerhalb eines Jahres) zu entwickeln und der Trägerversammlung zur nächsten Sitzung vorzulegen.
Die Trägerversammlung wird sich regelmäßig mit dem Thema in den Sitzungen befassen.
4. Die Geschäftsführung wird gebeten, nach Abschluss einer einjährigen Pilotphase auf Basis der erzielten Wirkungen und der Entwicklung in den Betreuungsstufen der Trägerversammlung das Ergebnis der Evaluierung und eine Entscheidung über die Integration von Fallmanagement und Arbeitsvermittlung vorzulegen.
II. Ablauforganisation in den Job-Centern
5. Die Geschäftsführung wird gebeten auf der Grundlage des von Rambøll Management GmbH erarbeiteten Prozesshandbuchs zur Standardisierung der Kernprozesse (Arbeitsvermittlung, Leistungsgewährung, Fallmanagement und Eingangszone) eine verbindliche Arbeitsanweisung vorzusehen.
6. Im Bereich der Eingangszonen der Job-Center wird eine Präsenzvermittlung des Vermittlungsteams eingerichtet (wobei der Vermittler Teil des Teams bleibt), die das Erstscreening durchführt und grundsätzlich ein Sofortangebot unterbreitet sowie eine Eingliederungsvereinbarung abschließt.
7. Empfangsbereich und Eingangszone werden qualifizierte Tätigkeiten (beratende Antragsausgabe, Antragsannahme, Datenaufnahme, Prüfung der örtlichen Zuständigkeit, Klärung von Kurzanliegen, Annahme von Bescheinigungen, Änderung von Anschriften, Kontonummern et cetera) zugeordnet, die von den Fachassistenten wahrgenommen werden.
III. Aufbauorganisation Zentrale
8. Die Trägerversammlung stimmt der Einrichtung von vier zentralen Geschäftsbereichen: „Ressourcen und Verwaltung", „Integration", „Arbeitsmarktpolitische Instrumente" und „Recht" in der von Rambøll Management GmbH vorgeschlagenen Aufgabenzuordnung zu, die jeweils fachliche und regionale Verantwortung für die Job-Center in der Linienorganisation bündeln.
9. Der stellvertretende Geschäftsführer übernimmt zugleich die Leitung des Geschäftsbereichs „Ressourcen und Verwaltung". Für die verbleibenden drei Geschäftsbereiche wird die Geschäftsführung gebeten, kurzfristig Einvernehmen mit den Trägern über die Bewertung dieser Stellen herbeizuführen und das Ausschreibungsverfahren einzuleiten, sobald die stellenplanmäßigen Voraussetzungen bei den Trägern geschaffen worden sind.