Mit dieser Mitteilung des Senats wird die Bürgerschaft über das Ergebnis der Prüfung unterrichtet

Die Bürgerschaft hat in ihrer Sitzung am 13. Dezember 2006 folgendes Ersuchen an den Senat gerichtet: „Der Senat wird aufgefordert,

1. gemeinsam mit den Hochschulen zu prüfen, ob weitere Möglichkeiten zur Effizienz- und Qualitätssteigerung von Verwaltungsabläufen in den Hamburger Hochschulen genutzt werden können.

2. der Bürgerschaft bis Dezember 2007 zu berichten."

Mit dieser Mitteilung des Senats wird die Bürgerschaft über das Ergebnis der Prüfung unterrichtet. Zunächst werden die Zielsetzung konkretisiert und der Arbeitsprozess beschrieben (2.). Sodann werden für die relevanten Verwaltungsprozesse der Stand und geplante Maßnahmen der Effizienz- und Qualitätssteigerung dargelegt (3. ­ 5.). Ein Ausblick (6.) gibt einen zusammenfassenden Überblick zur weiteren Entwicklung.

2. Herausforderungen der Hochschulen und Zielbild für eine moderne Hochschulverwaltung

Vorbemerkung Profilbildung, stärkerer Wettbewerb und Umsetzung der neuen Studienstrukturen (Bachelor, Master) sind die Herausforderungen, denen sich die Hochschulen in Deutschland in einem dynamischen Modernisierungsprozess derzeit stellen müssen. Eine wesentliche Rolle in diesem Prozess spielen die Hochschulverwaltungen, und zwar sowohl als der operative Arm jedes Hochschulmanagementkonzepts, als auch als Objekt der Veränderungen selbst. Neue Leitbilder und externe Rahmenbedingungen ändern das bisherige Verwaltungsverständnis in den Hochschulen in Richtung auf Integration der Verwaltung in ein übergreifendes Management, bei dem Aufgaben flexibel zu verorten sind.

Zielbild einer modernen Hochschulverwaltung

Auf Wunsch der Behörde für Wissenschaft und Forschung (BWF) hat die Hochschul-Informations-System GmbH (HIS) die Entwicklungen und das aktuelle Zielbild moderner Hochschulverwaltungen in Deutschland beschrieben.

HIS nimmt als langjähriger Dienstleister für Hochschulen, Länder und den Bund in den Geschäftsbereichen Hochschul-IT, Hochschulforschung und Hochschulentwicklung auch Organisations- und Managementberatung wahr. In Hamburg ist HIS u. a. maßgeblich an der Einrichtung der AdHOCH ­ Administrationsdienste HCU-HfbKHfMT ­ (s. Ziffer 4.1) beteiligt gewesen und berät derzeit die Hochschule für angewandte Wissenschaften (HAW Hamburg) hinsichtlich der Strukturierung von Organisation und Aufgabenverteilung zwischen der Zentralebene und den Fakultäten. Außerdem führt HIS für die norddeutschen Hochschulen ein Verwaltungs-Benchmarking durch, an dem sich auch Hamburger Hochschulen beteiligen. Zum Zielbild moderner Hochschulverwaltung führt HIS u. a. aus:

Das bisherige Verständnis von Hochschulverwaltung orientiere sich an klassischen Prinzipien des Verwaltungshandelns: dauerhafte, klare Arbeitsteilung, Amtshierarchie, Regelgebundenheit, Aktenmäßigkeit. Für den Hochschulbereich kommen zusätzlich die Anforderungen der Hochschulgesetze an Selbstverwaltungsaufgaben und staatliche Aufgaben hinzu. Hinter den staatlichen Aufgaben verbergen sich vornehmlich ressourcenbezogene Angelegenheiten (Haushalt, Personal, Gebäude, Infrastruktur). Allerdings zeigten die nahezu in allen Bundesländern eingeleiteten Veränderungen in der RessourcenBÜRGERSCHAFT DER FREIEN UND HANSESTADT HAMBURG Drucksache18/7609 Mitteilung des Senats an die Bürgerschaft Stellungnahme des Senats zum Ersuchen der Bürgerschaft vom 27. November 2006 (Drucksache 18/5343)

Auf den Hamburger Bürger-Dialog „Bürgerbeteiligung an der Haushaltsplanung" reagieren: Qualität und Effizienz der Hochschulverwaltungen fördern steuerung mittels globaler Haushalte, dass sich die bisherigen Abgrenzungskriterien verflüchtigen.

Die in einigen Hochschulgesetzen korrespondierende Reorganisation der Hochschulleitung mit Präsident und Vizepräsidenten bei gleichzeitiger Einführung des Ressortprinzips verstärke die Möglichkeit einer Neuausrichtung der Hochschulverwaltung. Dies könne mittelfristig eine Ablösung von einer traditionell funktionsorientierten Aufgabenverteilung in der Hochschulverwaltung mit Haushalts-, Personal-, Forschungs-, Studierenden-/Prüfungsverwaltung, Akademischem Auslandsamt, Bau- und Gebäudemanagement sowie Stabsbereichen (Controlling, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Justiziariat, Arbeitssicherheit etc.) bedeuten und zu einer stärkeren Orientierung der Aufbau- und Ablauforganisation an ProzessStrukturen führen.

Alle Modernisierungen von Hochschulverwaltung müssten sich dabei der Aufgabe stellen, zum einen durch ein integriertes Hochschulmanagement den traditionell unproduktiven Gegensatz von akademischem Bereich und Hochschulverwaltung aufheben zu müssen, zum anderen auf der operativen Ebene weiterhin eine sinnvolle Arbeitsteilung zwischen Servicepersonal für unterstützende Funktionen („Verwaltung") und hochqualifizierten Wissenschaftlern in Forschung und Lehre aufrechterhalten zu müssen.

Eine Neuausrichtung der Hochschulverwaltung anhand von Support-Prozessen bedürfte sinnvollerweise einer Strukturierung in

­ Supportprozesse von Führungsprozessen;

­ Supportprozesse, die Kernprozesse in Forschung und Lehre unterstützen sowie

­ Supportprozesse, die prozessübergreifend Unterstützung leisten.

Bei der Entwicklung von Lösungen helfe der Umstand, dass sich Prozesse in der Hochschulverwaltung nahezu ausschließlich mit der Verarbeitung von Informationen befassen. Die Informationstechnik als E-Government sei hier ein mächtiges Instrument, nicht nur als „Elektrifizierung" bisher manueller Arbeitsprozesse und nicht nur als Veränderung eines Arbeitsmittels, sondern als zentrale Veränderung des Arbeitsgegenstandes im Sinne einer „Informatisierung von Arbeit". Folgende Strukturmerkmale seien dabei festzuhalten:

­ IT-gestützte Verwaltungsprozesse seien in hohem Maße formalisiert;

­ IT-gestützte Verwaltungsprozesse führten tendenziell zu einer Aufhebung der Ortsbindung von kooperativer Arbeit;

­ Mittels Datenübertragung könne auf die Arbeitsgegenstände von verschiedenen Standorten aus zugegriffen werden;

­ IT-gestützte Verwaltungsprozesse führten zu einer zunehmenden Vernetzung von Einzeltätigkeiten.

IT fungiere damit als Organisationstechnologie und führe zu neuen Formen der Integration von Einzeltätigkeiten in den Gesamtverwaltungsprozess (Beispiel: IT für die Prüfungsverwaltung mit gleichzeitigen Selbstbedienungsfunktionen für Prüfer und Studierende). Die Bedeutung von Informationstechnik und ihr Einsatz in kooperativer Form eröffneten Möglichkeiten, Arbeits- und Entscheidungsprozesse völlig neu zu strukturieren und „klassische" Anforderungskataloge an IT in Richtung auf Reduktion von Schnittstellen, auf Medienbruchfreiheit oder die Transferierbarkeit von Wissen kritisch zu hinterfragen.

Bestimmung des Prüfungsumfanges

Vor diesem Hintergrund haben die Kanzlerin und die Kanzler der sechs öffentlichen Hochschulen im Zuständigkeitsbereich der BWF (im Folgenden: Hochschulen) und die BWF in einem gemeinsamen Diskurs Zielsetzung, Abgrenzung und Themen bestimmt:

­ Vorrangige Zielsetzung bei der Modernisierung von Verwaltungsprozessen sind angesichts der genannten Herausforderungen Qualitätsverbesserung und Effizienzsteigerung.

­ Die Gewinnung von Einsparpotentialen durch Rationalisierung ist kein Selbstzweck, sondern notwendige Voraussetzung, um den gestiegenen Anforderungen und zusätzlichen Aufgaben angesichts begrenzter Budgets ohne zusätzliche Personal- und Sachmittel gerecht werden zu können.

­ Im Fokus stehen Qualitätsverbesserung des Services gegenüber den Studierenden ­ gerade auch im Hinblick auf die Erhebung von Studiengebühren.

­ Berichtsobjekt sind Verwaltungsverfahren der Hochschulen. Verfahrensabläufe von Forschung und Lehre werden nur insoweit einbezogen, als sie im Zusammenhang mit Verwaltungsverfahren stehen.

­ Die im Bürgerdialog entwickelten Ideen zum Thema „Hochschulstandort stärken" sind in die Überprüfung einbezogen und bei den im Folgenden dargestellten Themenbereichen berücksichtigt. Explizit aufgegriffen wurden die Schaffung von Kostenbewusstsein, Kosten für die Nutzung von Infrastruktur, die IT-Zusammenarbeit, das Flächenmanagement sowie die Ermittlung neuer Einnahmequellen.

Die Erfahrungen im Projekt STiNE (s. Ziffer 3.1.3) an der Universität haben auch und insbesondere für den Hochschulbereich bestätigt, dass IT-Verfahren nicht nur die operative Umsetzung von Verwaltungsmodernisierung bedeuten. Sie sind zugleich der Motor, der vorhandene Defizite aufzeigt, Transparenz über Rollen und Prozesse schafft, Interessenkonflikte sichtbar macht und Möglichkeiten für moderne ­ in der Regel web-basierte ­ Zusammenarbeit zwischen Dienstleistern und Kunden ermöglicht. Organisationsentwicklung ist insoweit zumeist ITinduziert und -gesteuert. Folglich liegt der Fokus des Berichts auf Change-Management-Prozessen durch Einsatz moderner IT-Techniken und IT-Strukturen.

3. Effizienz- und Qualitätssteigerung studienbegleitender Prozesse

Einsatz moderner IT-Verfahren

eCampus

Im Rahmen des hochschulübergreifenden Projekts „eCampus" werden seit rund drei Jahren IT-gestützte Modernisierungsprozesse für die Hamburger Hochschulen gemeinsam vorangetrieben. Nach einer ersten Projektphase, in der die anstehenden Probleme und Herausforderungen identifiziert und priorisiert wurden, sind inzwischen konkrete Projekte aufgesetzt worden, die in Zusammenarbeit der Hochschulen mit dem Multimedia Kontor Hamburg (MMKH) und der BWF umgesetzt werden sollen. Dabei handelt es sich sowohl um die Modernisierung von Verwaltungsprozessen als auch um den Aufbau von Planungs- und Controllingverfahren sowie Servicebereichen.

Campus Management

Durch die Einführung von Campus Management Systemen soll perspektivisch eine Betreuung der Studierenden und Alumni ermöglicht werden. Alle damit einhergehenden Support- und Verwaltungsprozesse sollen mit Hilfe einer solchen datentechnischen Infrastruktur abgebildet werden. Auf dieser Basis können den Studierenden eine Reihe von Selbstbedienungsfunktionen über das Internet (z. B. Semesterrückmeldung, Prüfungsanmeldung, Ergebniseinsicht, Ausdruck von Zwischenergebnissen, Änderung von Stammdaten usw.) angeboten werden, die zu einer spürbaren Entlastung der administrativen Anforderungen führen. Ähnliche Selbstbedienungsfunktionen werden auch für die Mitarbeiter der Hochschulen aufgebaut. Zu den Verwaltungs- und Geschäftsprozessen eines Campus Management Systems zählen vorrangig:

­ Bewerbungs- und Auswahlverfahren vor Studienbeginn;

­ Studierenden- und Lehrendenverwaltung;

­ Prüfungsverwaltung (Anmeldung, Ergebnisübersicht, Leistungsnachweise);

­ Lehrveranstaltungsverwaltung (Raumbuchung, Zulassungskriterien, Prioritäten);

­ Raumbelegungsplanung (Kapazitätszuordnungen, Priorisierungsregelungen);

­ Alumnibetreuung.

Campus-Management-Aktivitäten finden derzeit in verschiedenen Projekten an der Universität Hamburg, der Technischen Universität Hamburg-Harburg (TUHH) und bei AdHOCH (Administrationsdienste für die HafenCity Universität (HCU), die Hochschule für bildenden Künste (HfbK) und die Hochschule für Musik und Theater (HfMT)) statt. Dabei ist der Ausprägungsgrad hinsichtlich des „Student-Life-Cycle" noch unterschiedlich. In dem STiNE-Projekt der Universität wird das Ziel verfolgt, den gesamten Zyklus abzudecken und vorhandene AltSysteme für verschiedene Verwaltungs-Vorgänge komplett abzulösen. Dagegen konzentriert sich die TUHH vornehmlich auf den Ersatz der IT-Unterstützung für einzelne Geschäftsprozesse wie z. B. die Lehrveranstaltungsplanung. Andere bestehende Softwarelösungen werden erweitert, z. B. durch die Einführung von Selbstbedienungsfunktionen für die Studierenden.

AdHOCH und die beteiligten Hochschulen befassen sich derzeit mit der Auswahl eines modernen Studierendenund Prüfungsverwaltungssystems. Perspektivisch werden im Projekt eCampus für alle Hochschulen gleichzeitig Optionen und Übertragbarkeiten für modulare und integrierte Systemerweiterungen geprüft.

Projekt STiNE (Universität)

Die Einführung der neuen Studiengänge im BachelorMaster-System mit modularisiertem Studiensystem und studienbegleitenden Prüfungen (vgl. 2.1) macht eine ITUnterstützung notwendig. Die Universität Hamburg hat deshalb unter dem Namen STiNE das System CampusNet der Firma Datenlotsen eingeführt, das zum WS 2006/07 in Betrieb genommen wurde. STiNE ist ein integriertes System für Studierende, Lehrende und Verwaltungspersonal zur Organisation aller Verwaltungsprozesse im Bereich von Studium und Lehre. Die Funktionalitäten im Vollbetrieb umfassen Studierendenverwaltung einschl. Bewerbung und Zulassungsverfahren, Prüfungsverwaltung, Unterstützung in der Lehre, Lehrveranstaltungsmanagement, Raummanagement und Qualitätsmanagement. Zum WS 2006/07 wurden zunächst die Bereiche Lehrveranstaltungsmanagement und Prüfungsverwaltung freigeschaltet, im Sommersemester 2007 wurden das Bewerbungsverfahren und die Studierendenverwaltung auf STiNE umgestellt, weitere Funktionen werden zum WS 2008/09 folgen.

Durch die zentrale Datenhaltung in einer Datenbank schafft STiNE eine effiziente Datenhaltung und hohe Transparenz. Für die Studierenden ermöglicht STiNE, sich unabhängig von Öffnungszeiten und Sprechstunden von jedem beliebigen Computer mit Netzanschluss zu Veranstaltungen anzumelden, notwendige Bescheinigungen z. B. für BAFöG oder Krankenkasse selbst auszudrucken und einen ständigen Überblick über Studienverlauf und Prüfungsleistungen zu erhalten. Verwaltungsvorgänge werden so vereinfacht und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vom Massengeschäft entlastet. Die Universität Hamburg ist eine der ersten großen Hochschulen in Deutschland, die ein solches integriertes IT-System eingeführt haben.

Lehrveranstaltungsplanung an der TUHH: Einführung von Evento

Durch die Umstellung auf modularisierte Studiengänge wurde eine neue Software für die Lehrveranstaltungsplanung notwendig. Das inzwischen zehn Jahre alte System „LVP" konnte die Menge an neuen Studiengängen nicht mehr aufnehmen. Außerdem wurde mehr Automatisierung gewünscht, um die Datenmengen bewältigen zu können, da „LVP" ausschließlich Unterstützung für die „händische" Planung in Form von Kollisionsprotokollen und Stundenplanausdrucken anbot. Im Rahmen des Projekts „eCampus" (s. Ziffer 3.1.1) erprobt die TUHH für die Lehrveranstaltungsplanung das System evento der Firma Balzano AG, Zürich.

Das Wintersemester 2007/08 wurde ausschließlich mit der neuen Software geplant und das alte System „LVP" abgelöst.

Die dadurch für die TUHH gewonnene technologische Unterstützung umfasst:

­ Generierung eines Stundenplans nach Modellierung der Vorgaben und Randbedingungen (z. B. wichtige „Grundvorlesungen" für Studienanfänger sollen am Vormittag stattfinden, Seminare eher am Nachmittag);

­ Nachbearbeitung des generierten Stundenplans (wird per Hand durch komfortable „dragndrop"-Oberfläche unterstützt);

­ Überschneidungsfreiheit ­ und somit Studierbarkeit ­ aller Studiengänge bis in den Wahlpflichtbereich hinein.

Durch Einbau einer Importfunktion wurde die Software zum Sommersemester 2008 weiter angepasst.

Onlineverfahren in der Studierendenverwaltung: HIS-QIS

In der Studierenden- und Prüfungsverwaltung der TUHH werden Selbstbedienungsfunktionen weiterentwickelt.

Bislang sind diese Funktionen im Bereich der Bewerbung produktiv. Die Selbstbedienung im Bereich der Studierendenverwaltung wird Möglichkeiten für die Studierenden bieten, Adressdaten selbst zu kontrollieren und zu pflegen und an einem Lastschriftverfahren für die Gebühren teilzunehmen.