Einsetzung des Projekts E-Personal (ePers) und Konkretisierung der Globalen Mehrausgabe

Modernisierung der Personalarbeit in der Freien und Hansestadt Hamburg ­ Neuausrichtung der IT-Unterstützung von Personalmanagementaufgaben Hier: Einsetzung des Projekts E-Personal (ePers) und Konkretisierung der Globalen Mehrausgabe im Haushaltsplan 2007 / 2008 (Einzelplan 9.2, Titel 9890.971.11) Bez.: Sitzung des Haushaltsauschusses der Hamburgischen Bürgerschaft vom 4. Dezember 2007

Aus dem gemeinsamen Abschlussbericht des Projekts „Kooperation Personaldienste Schleswig-Holstein und Hamburg" wird der nachfolgende zusammenfassende Auszug zur Wirtschaftlichkeitsuntersuchung der beiden betrachteten IT-Varianten für ein integriertes Personalmanagementsystem zu Protokoll gegeben. Es handelt sich hierbei um vorläufige Schätzungen auf der Basis von Teilkostenrechnungen. Der externe Berater hat die Methodik und Umsetzung als angemessen und fachgerecht gemäß § 7 der Landeshaushaltsordnungen der beiden Länder bewertet.

Da aus vergaberechtlichen Gründen die Ermittlung tatsächlicher Kosten bei Herstellern beziehungsweise Anbietern von Softwarelösungen nicht zulässig war, beruhen die Angaben auf Annahmen und Erfahrungswerten aus dem Projekt Reorganisation der Personalverwaltung (ProPers) in Hamburg sowie von Anwendern von Personalmanagementsystemen (Einrichtungen der unmittelbaren Landesverwaltung in Bayern, Hessen und Niedersachsen, einer Anstalt öffentlichen Rechts in Berlin und einem privatrechtlichen Konzern mit Sitz in Stuttgart). Nach Durchführung des europaweiten Vergabeverfahrens im Rahmen des Projekts E-Personal (ePers) werden exakte Angaben zu den tatsächlichen Kosten, der Anzahl der potentiellen Anbieter sowie zum Umfang und zur Qualität der angebotenen Funktionalitäten vorliegen. Deshalb soll im weiteren Verlauf von ePers die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung überprüft und fortgeschrieben werden.

Zitat aus dem Abschlussbericht, insbesondere zur Wirtschaftlichkeit unterschiedlicher Vorgehensmodelle (Variante I = Einführung einer bereits in einem Land teilweise vorhandenen Software; Variante II = Einführung einer neuen Software): „Nach § 7 der in beiden Ländern geltenden Landeshaushaltsordnungen sind für alle finanzwirksamen Maßnahmen angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen. Dabei ist die nach den Erfordernissen des Einzelfalls wirtschaftlichste Methode anzuwenden.

Mit dem externen Berater ist vereinbart worden, die Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen entsprechend dem Fachkonzept des Bundes (WiBe 4.0) anzuwenden.

Es ist insbesondere für IT-Maßnahmen geeignet und ermittelt Kosten, Einsparungen und Nutzen mittels der Kapitalwertmethode und der Nutzwertanalyse (NWA).

Der Projektauftrag wirft hierbei die Frage auf, ob eine Migration zu einem gemeinsamen IT-Verfahren insgesamt betrachtet und die gemeinsame Migration auch für jedes Land allein wirtschaftlich ist....

Die ermittelten Zahlen sind durch die vom Projekt getroffenen Annahmen und Schätzungen bestimmt. Sie zeigen nach Auffassung des Projekts eine Rangfolge der wirtschaftlichen Lösungen auf. Die nachfolgende Tabelle zeigt die Wirtschaftlichkeit für die FHH und SH gesondert auf.

Anm.: Die niedrigsten Kapitalwerte sind jeweils am günstigsten.

Die Darstellung ergibt für einen ersten Vergleich der Varianten folgendes:

· Die signifikant günstigsten Kapitalwerte ergeben sich bei der gemeinsamen Nutzung einer Software in beiden Ländern.

· Die gemeinsame Einführung einer bereits in einem Land teilweise vorhandenen Software (Variante I) erweist sich als vorteilhafter gegenüber der gemeinsamen Einführung einer neuen Software (Variante II).

· Die ungünstigsten Kapitalwerte ergeben sich bei einer getrennten Einführung einer neuen Software in beiden Ländern (Variante II).

· Die größten monetären Vorteile entstehen hingegen, wenn beide Länder gemeinsam die Variante I verfolgen.

Bei der Bewertung der Kapitalwerte stellen u.a. die Migrations- und Rechenzentrumskosten (RZ-Kosten) wesentliche Einflussfaktoren dar und unterscheiden sich bei den Verfahrensvarianten erheblich. Bei Umsetzung der Variante I wird unterstellt, dass beide Länder vom Erfahrungsvorsprung bei Weiterentwicklung eines bereits teilweise vorhandenen Systems profitieren können. Hinsichtlich der RZ-Kosten werden unterschiedliche Hard- und Softwarekonstellationen zugrunde gelegt, die zu einem wesentlichen Kostenvorteil bei Variante II führen. Bei einer vertiefenden Kostenbetrachtung können sich die Unterschiede verändern. Die tatsächlich erforderliche Ausstattung kann erst im Rahmen des Vergabeverfahrens ermittelt werden; insofern sind die errechneten Ergebnisse.. vorläufig. Für eine Beschaffung ist eine weitergehende detaillierte Leistungsbeschreibung erforderlich, die nicht Gegenstand dieses Projekts war.

Das unterschiedliche Niveau der Kapitalwerte beider Länder ist insbesondere durch die länderspezifischen Einsparmöglichkeiten bestimmt. Schleswig-Holstein weist hier ein voraussichtlich höheres Einsparpotential als Hamburg aus, weil beide Länder unterschiedliche Ausgangssituationen haben. In SH wird davon ausgegangen, dass Pflege und Weiterentwicklung der betriebenen Eigenentwicklungen im Laufe des Migrationsprozesses auf ein Minimum reduziert werden können. Es spielt auch eine Rolle, dass die FHH aufgrund der erfolgten Einführung einer integrierten Software erhebliche Einsparungen bereits realisiert hat (Projekt „Reorganisation der Personalverwaltung (ProPers)" mit Einführung der dezentralen Lohnbuchhaltung vom 14. Mai 1990 bis 1999; Hervorhebung durch Verf.).

Bei der NWA ist insgesamt davon auszugehen, dass sich die betrachteten IT-Verfahren nur geringfügig unterscheiden. Die vorgenommenen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen und Nutzwertanalysen belegen, dass es für beide Länder bereits auf der Grundlage der grob geschätzten Aufwände wirtschaftlich ist, ein gemeinsames Verfahren zu beschaffen und es gemeinsam zu betreiben (Win-Win-Situation)."

Es wird davon ausgegangen, dass die Neuausrichtung der IT-Unterstützung von Personalmanagementaufgaben unabhängig von der Zusammenarbeit der beiden Länder in jedem Land zu nennenswerten Produktivitätssteigerungen führt (z.B. durch Wegfall von Medienbrüchen, Einrichtung von Self Services, Umsetzung standardisierter Geschäftsprozesse und elektronischer Workflows).