Die Sachberichte der Träger entsprechen diesen Anforderungen regelmäßig nicht
Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg Jahresbericht 2008
Zielerreichungs- und Wirkungskontrollen
Nach § 7 Absatz 4 LHO sind Erfolgskontrollen für alle Maßnahmen von finanzieller Bedeutung durchzuführen. Dabei ist durch das Jugendamt im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung festzustellen, ob das Maßnahmeziel erreicht wurde.
Die freien Träger müssen einen Sachbericht vorlegen, aus dem die Erreichung des Zuwendungszwecks erkennbar ist und der eine Zielerreichungskontrolle ermöglicht.
Die Sachberichte der Träger entsprechen diesen Anforderungen regelmäßig nicht. Die wenigen vorhandenen Kennzahlen sind zwar für eine quantitative Kontrolle der Maßnahmenziele (wie z. B. der Anzahl der Teilnehmer, Stammbesucher sowie der Öffnungszeiten) geeignet. Eine qualitative Zielerreichungskontrolle ist hiermit aber nicht möglich.
Aufgrund fehlender bezirklicher, an der GR ausgerichteter Ziele in Verbindung mit den unzureichenden Sachberichten kann eine Zielerreichungs- und Wirkungskontrolle auf Bezirksebene nicht durchgeführt werden. Dadurch fehlen maßgebliche Informationen, auf deren Basis Entscheidungen über eine Fortführung, Korrektur oder Einstellung der Förderung einzelner Maßnahmen getroffen und die Überprüfung globaler Ziele vorgenommen werden können.
Die notwendige Erfolgskontrolle der BSG zur wirkungsorientierten Überprüfung der Globalziele ist damit ebenfalls nicht möglich, wie die nachfolgende Grafik der bezirklichen und fachbehördlichen Rückkoppelungskreisläufe verdeutlicht.
VV Nrn. 11.1 und 11.3 zu § 44 LHO.
VV Nr. 10.2 zu § 44 LHO.
Der Rechnungshof hat die Bezirksämter aufgefordert, künftig Globalziele und darauf basierende bezirkliche Ziele als nachvollziehbaren Maßstab für die Zielerreichung zugrunde zu legen und von den Trägern Sachberichte abzufordern, die auf die Zweckbeschreibung in den Zuwendungsbescheiden abgestimmt werden, um so die Erreichung des Zuwendungszwecks leichter überprüfbar zu machen. Er hat die Bezirksämter wie bereits die BSG in seiner Prüfung der überregionalen Förderung
aufgefordert, Maßnahmen grundsätzlich zu befristen.
Berichtswesen
Die Umsetzung der Vorgaben der GR wird in Form eines regelmäßigen, standardisierten Berichtswesens erfasst und dargestellt.
Die Zusammenfassung der Berichte werten BSG und die Bezirksämter einmal jährlich auf einer Auswertungskonferenz aus.
Das Berichtswesen enthält im Wesentlichen nur Aussagen über das quantitative Leistungsspektrum der offenen Kinder- und Jugendarbeit und ist damit in seiner momentanen Form nur begrenzt aussagefähig.
Der Rechnungshof hat gefordert, das Berichtswesen weiterzuentwickeln, damit künftig auch das Erreichen qualitativer Ziele der bezirklichen Jugendhilfe beurteilt werden kann.
Die BSG hat im Laufe der Prüfung im Rahmen einer Auswertungskonferenz die eingeschränkte Aussagekraft des Berichtswesens thematisiert. Sie will mit den Bezirksämtern vereinbaren, dass diese künftig ihre Daten insbesondere in Bezug auf auffällige Veränderungen und Weiterentwicklungsbedarfe auswerten. Darüber hinaus sollen ein oder zwei qualitative Aspekte von den Bezirksämtern schwerpunktmäßig vorbereitet und gemeinsam ausgewertet werden.
Aktenführung und Dokumentation
Die vom Rechnungshof eingesehenen Akten waren teilweise unvollständig, insbesondere sind Entscheidungen nicht immer dokumentiert worden.
Der Rechnungshof hat diese Praxis beanstandet und erneut12 darauf hingewiesen, dass eine ordnungsgemäße Aktenführung die Vgl. Jahresbericht 2007, Tz. 203.
Vgl. Jahresbericht 2006, Tz. 310 und Jahresbericht 2007, Tz. 99.
Berichtswesen nur begrenzt aussagefähig Mangelhafte Aktenführung Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg Jahresbericht 2008
Sachbearbeitung im Tagesgeschäft unterstützen und die Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Handelns, auch für den Vertretungsfall oder die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sichern soll. Er hat die Bezirksämter aufgefordert, künftig eine ordnungsgemäße Aktenführung sicherzustellen.
Stellungnahme der Verwaltung
Die BSG, die Finanzbehörde und die Bezirksämter haben die Feststellungen des Rechnungshofs anerkannt und zugesagt, seinen Forderungen nachkommen zu wollen.