Technische Probleme rechtfertigen keine Verstöße gegen den Grundsatz der Vollständigkeit der Buchführung
Technische Probleme rechtfertigen keine Verstöße gegen den Grundsatz der Vollständigkeit der Buchführung. Um ihre Beweiskraft nicht zu gefährden, sind auftretende Belegnummernlücken in vollem Umfang zu analysieren und zu dokumentieren.
13. Der Rechnungshof hat die Finanzbehörde aufgefordert, künftig eine lückenlose Belegnummernfolge sicherzustellen. Solange dies nicht gewährleistet ist, sind auftretende Belegnummernlücken im Rahmen von monatlichen Auswertungen aufzuklären und die Aufklärung zu dokumentieren.
Die Finanzbehörde will künftig in Zusammenarbeit mit Dataport auftretende Belegnummernlücken aufklären und dokumentieren.
Zwischenzeitlich habe sie die Aufbewahrungsfrist der Dokumentation von Verbuchungsabbrüchen von 50 Tagen auf zwei Jahre ausgeweitet.
Nachweis von Bilanzposten
Die Erstellung eines Rückstellungsspiegels aus dem SAP ERPSystem ist derzeit nicht möglich. Das erschwert die Prüfbarkeit.
15. Die per Einzelpostennachweis ausgewiesenen Salden verschiedener Konten sind teilweise in dreistelliger Millionenhöhe nicht deckungsgleich mit den entsprechenden Posten in der Bilanz.
Dies bedeutet, dass der Bilanzausweis nicht durch entsprechende Einzelbuchungen belegt werden kann.
Die Finanzbehörde hat erklärt, die Problematik sei nach Hinweisen durch den Rechnungshof mit der Fachlichen Leitstelle SAP und Dataport erörtert worden. Das Problem sei auf den im Jahr 2006 vorgenommenen Releasewechsel zurückzuführen; der Fehler werde kurzfristig behoben. Dies war bis zum Abschluss der Erhebungen im November 2007 noch nicht umgesetzt. Die Richtigkeit der Ansätze war daher in diesen Fällen nicht prüfbar und kann vom Rechnungshof nicht bestätigt werden.
16. Der Rechnungshof hat die Finanzbehörde aufgefordert, dafür Sorge zu tragen, dass die zum Nachweis von Bilanzposten notwendigen SAP-Berichte künftig mit den richtigen Ausweisen zur Verfügung stehen.
Die Finanzbehörde hat geltend gemacht, dass der Buchungsstoff der betreffenden Konten ordnungsgemäß erfasst sei. Sie will durch Anpassung des SAP ERP-Systems im Zusammenwirken mit dem Systemanbieter das Problem der SAP-Berichte kurzfristig beheben. Sie habe den im Geschäftsbericht veröffentlichten Rückstellungsspiegel manuell ermittelt.
Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg Jahresbericht 2008
Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen
Die Mittelbewirtschafter, Anlagen- und Bilanzbuchhalter haben bei verschiedenen Buchungen für unterschiedliche Geschäftsvorfälle gleichlautende und unklare, zu allgemein gefasste Buchungstexte verwendet. Darüber hinaus wurden zum Teil Beträge unterschiedlicher Geschäftsvorfälle in einer Buchung zusammengefasst.
In Einzelfällen sind in den SAP-Berichten Gegenkonten ausgewiesen, die von der Buchung gar nicht betroffen sind und auf denen tatsächlich auch keine Buchung stattfand.
Geschäftsvorfälle sind in diesen Fällen entgegen den Vorgaben der GoB nicht aus der Buchführung, sondern erst nach Auswertung weiterer inhaltlicher Unterlagen zum Buchungsvorgang nachzuvollziehen.
18. Der Rechnungshof hat die Finanzbehörde aufgefordert, künftig für
eindeutige Buchungstexte,
transparente Darstellung von Geschäftsvorfällen sowie
den Ausweis der Buchungen auf zutreffenden Gegenkonten zu sorgen.
Die Finanzbehörde will die Anregung des Rechnungshofs aufgreifen und im Rahmen der anstehenden Anpassung der IT-Verfahren darauf hinwirken, dass Sammelbuchungen auf das notwendige Maß reduziert und künftig eindeutige Buchungstexte verwendet werden.
Fehlende Datenübermittlung 19. Ein Teil des Buchungsstoffs kann nicht direkt aus dem SAP ERPSystem abgeleitet, sondern muss von den Fachbehörden ermittelt, auf dafür vorbereiteten Erhebungsbögen an die Finanzbehörde gemeldet und von dieser zentral eingebucht werden. Die Fachbehörden müssen dafür Daten über mit Dritten geschlossene Verträge, Ausleihungen und Rückstellungstatbestände auswerten und an die Finanzbehörde melden.
Mit Ausnahme der Behörde für Bildung und Sport (BBS) haben alle Fachbehörden diese Daten rechtzeitig an die zentrale Finanzbuchhaltung übermittelt. Da die BBS ihre Daten erst nach Veröffentlichung des Jahresabschlusses gemeldet hat, hat die Finanzbehörde für den Jahresabschluss die von der BBS für die Eröffnungsbilanz gemeldeten, inzwischen veralteten Daten übernommen. Der Jahresabschluss ist insofern unrichtig.
Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg Jahresbericht 2008
20. Der Rechnungshof hat die Finanzbehörde aufgefordert,
die erforderlichen Korrekturen zu veranlassen und
künftig den Jahresabschluss erst zu erstellen, wenn alle notwendigen Daten vorliegen.
Die Finanzbehörde will die Rückstellungen korrigieren.
CO-integrierter Anlagenzugang
Alle Vermögensgegenstände der Stadt werden über das SAP ERP-System (Modul FI-AA) in der Anlagenbuchhaltung erfasst.
Die vollständige Erfassung aller Güter mit langer Lebensdauer und der Nachweis über deren Zu- und Abgänge sollen dabei über den sogenannten „CO-integrierten Anlagenzugang" jederzeit eine Auswertung und Darstellung des aktuellen Anlagevermögens innerhalb der einzelnen Buchungskreise ermöglichen: Abb. 1 CO-integrierter Anlagenzugang (Quelle: Betriebswirtschaftliches Fachkonzept) 22. Nicht alle im Verlauf des Jahres 2006 vorgenommenen investiven Auszahlungen sind entsprechend den Vorgaben in der Anlagenbuchhaltung abgebildet, da die hierfür erforderlichen Informationen zwischen den für kamerale Buchungen einschließlich der Kontierung auf CO-Innenaufträge verantwortlichen Mittelbewirtschaftern und den für die Aktivierung von Anlagen mittels Abrechnung der Investitionssammler („Anlagen im Bau") zuständigen Anlagenbuchhaltern nicht immer fließen.
23. Der Rechnungshof hat die Finanzbehörde gebeten, den erforderlichen Informationsfluss sicherzustellen. Dazu ist es notwendig, in den Regelwerken klare Verantwortlichkeiten für (Teil-)Aufgaben festzulegen.
24. Die Finanzbehörde hat mitgeteilt, mit der personellen Aufstockung im Bereich der zentralen Anlagenbuchhaltung der Finanzbehörde werde es künftig verstärkt möglich sein, weitere Regelungsbedarfe zu erkennen und Verantwortlichkeiten für (Teil-)Aufgaben festzulegen. Das Thema „Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten" werde im Rahmen des in Vorbereitung befindlichen Anwenderhandbuchs für die dezentralen Anlagenbuchhaltungen Buchung und Fortschreibung des Geschäftsvorfalls „CO-integrierter Anlagenzugang".