Buchhaltung in den Schulen

Größere Selbstverantwortung der einzelnen Schulen, der sogenannten Selbstbewirtschaftungsfonds, in den zahlreiche gegenseitig deckungsfähige Einzelzuweisungen der BBS fließen, dazu die Lernmittelbeschaffung, haben die Buchungsvorgänge in den Schulbüros in den letzten Jahren erheblich anwachsen lassen.

Zwischen der zentralen Abrechnungsstelle der BBS, die die Schulen nach wie vor mit gestempelter und unterschriebener Rechnung per Behördenpost beschicken müssen, und den Buchhaltungen der einzelnen Schulen gibt es keine Systemgleichheit. Insofern ist die Überprüfung der behördlichen Abrechnung innerhalb der einzelnen Schule immer noch ein zeitlich und organisatorisch aufwändiges Verfahren.

Schulen verwenden zu einem großen Teil „selbstgestrickte" Buchhaltungsprogramme, die einen in den letzten Jahren immer größer werdenden Umfang annehmen mussten. Derzeit erwägen zahlreiche Schulen, professionelle Buchhaltungsprogramme selbst anzuschaffen, um den Arbeitsaufwand der Schulbüros zu reduzieren und die Möglichkeiten der Einsichtnahme von etatverwaltenden Lehrern in ihre eigenen Etats zu erleichtern.

Immer wieder wird berichtet, dass fachkundige Elternvertretungen kopfschüttelnd die antiquierten Verfahren in der Schule betrachten.

Vor diesem Hintergrund frage ich den Senat beziehungsweise die zuständige Behörde:

Die Budgetbemessung und die Buchhaltung über die Sachmittelbudgets der Schulen werden von einer zentralen Stelle in der zuständigen Behörde wahrgenommen. Hier werden schulbezogene Mittelzuweisungen und das Buchungsgeschäft im Ausgabenund Einnahmebereich nach den Vorgaben der Schulen durchgeführt. Wie in der gesamten hamburgischen Verwaltung wird dafür das Verfahren zur integrierten Ressourcensteuerung SAP eingesetzt. Die Schulen entscheiden über die Verwendung ihrer Budgets und veranlassen entsprechende Beschaffungen von Waren und Leistungen. Da die Schulen bisher keinen Zugriff auf das Mittelbewirtschaftungsverfahren SAP haben, erhalten sie von der zentralen Buchhaltung regelmäßige Informationen über den Stand ihrer Budgets. Sie sind verpflichtet, für die schulinterne Budgetverteilung und -verwaltung Übersichten zu führen, die Auskunft über die Höhe der einzelnen Teilbudgets, Auszahlungen sowie noch verfügbare Beträge zu liefern. Diese Übersichten sind regelmäßig mit den Berichten der zentralen Buchhaltung aus SAP abzugleichen.

Für den Bereich der beruflichen Schulen gelten Besonderheiten, weil im Landesbetrieb „Hamburger Institut für Berufliche Bildung" (HIBB) im Zusammenhang mit der Einführung eines kaufmännischen Finanz- und Rechnungswesens zum 1.1.2008 die Einbindung aller beruflichen Schulen in SAP umgesetzt wurde. Dadurch sind separate Anwendungen für die schulinterne Budgetverteilung und -verwaltung und deren Abgleich mit der zentralen Buchhaltung entbehrlich geworden, alle Beteiligten in den beruflichen Schulen und in der zentralen Buchhaltung können sich in SAP jederzeit über den aktuellen Verbuchungsstand informieren.

Die nachfolgenden Antworten beziehen sich ausschließlich auf den Bereich der allgemeinbildenden Schulen.

Dies vorausgeschickt, beantwortet der Senat die Fragen wie folgt:

1. Wie viele Schulen arbeiten mit selbst erstellten Buchhaltungsprogrammen (zum Beispiel auf MS-Exel-Basis oder vergleichbaren Programmen)? Bitte nach Schulformen aufgliedern.

2. Bietet die BBS Buchhaltungsprogramme für den Bedarf der Schulen an?

Wenn ja, welche, und in wie vielen Schulen werden sie derzeit genutzt?

Bitte nach Schulformen aufgliedern.

3. Viele Schulen arbeiten mit fremd gekauften Buchhaltungsprogrammen?

Bitte ebenfalls nach Schulformen aufgliedern.

Die zuständige Behörde bietet den Schulen für die schulinterne Budgetverteilung und -verwaltung den Zugriff auf eine einfache IT-Anwendung „Schulhaushalt" an. Davon haben bisher insgesamt 203 Schulen Gebrauch gemacht, davon 123 Grund-, Hauptund Realschulen, 26 Sonderschulen, 32 Gymnasien und 22 Gesamtschulen.

Die Schulen haben auch die Möglichkeit, andere Anwendungen für die schulinterne Budgetverteilung und -verwaltung einzusetzen.

Die im Übrigen zur Beantwortung benötigten Daten werden nicht zentral statistisch erfasst. Eine Einzelfallauszählung ist in der für die Beantwortung einer Schriftlichen Kleinen Anfrage zur Verfügung stehenden Zeit mit vertretbarem Verwaltungsaufwand nicht möglich.

4. Wie ist das Rückmeldeverfahren, insbesondere auch der zeitliche Ablauf zwischen der Rechnungsstelle der BBS und der einzelnen Schule, zwischen dem Einreichen von Rechnungen und der Rückmeldung der erfolgten Verbuchung an die einzelne Schule?

5. Wie sind das Rückmeldeverfahren und die zeitlichen Abläufe bei Geldeingängen zwischen der Rechnungsstelle der BBS und der einzelnen Schule?

6. Wie aktuell sind demnach derzeit der Abgleiche von Kontoständen zwischen der Rechnungsstelle der BBS und den einzelnen Schulen? Bitte hier gegebenenfalls einen zeitlichen Rahmen benennen.

Die Schulen erhalten in der Regel einmal monatlich Berichte der zentralen Buchhaltung aus SAP, aus denen bezahlte Rechnungen und Gutschriften ersichtlich sind.

Über die im Zusammenhang mit den Lernbuchbeschaffungen eingegangenen Gebühren mit Ausnahme der Zahlungseingänge aus durchgeführten Mahnverfahren erhalten die Schulen wöchentliche Berichte, aus denen unter anderem das Buchungsdatum, die Betragshöhe, der Zahlgrund und der Einzahler ersichtlich sind.

7. Wie beurteilt der Senat beziehungsweise die BBS die Absicht von Schulen, Buchhaltungsprogramme auf dem freien Markt zu kaufen?

Dieses ist nach Auffassung der zuständigen Behörde nicht sinnvoll, weil insbesondere ein Datenabgleich mit der zentralen Buchhaltung in SAP weiterhin erforderlich wäre.

8. Plant die zuständige Behörde eine vereinheitlichte Buchhaltung zwischen der Rechnungsstelle der BBS und der einzelnen Schule, die insbesondere auch einen tagesaktuellen Einblick in Kontenstände ermöglicht? Wenn ja, wann ist mit deren Einführung zu rechnen? Wenn nein, warum nicht?

Ja, siehe Drs. 18/3780. Die zuständige Behörde plant im ersten Halbjahr 2008 im Rahmen eines Pilotversuchs eine Erprobung.