Integration

1. Ausgangslage:

Das „Projekt Interner Arbeitsmarkt" (PIA) ist am 22. Oktober 2002 vom Senat als Personalberatungs- und Vermittlungsagentur für den internen Arbeitsmarkt der hamburgischen Verwaltung eingesetzt worden, dem die Behörden, Ämter, Einrichtungen nach § 15 LHO und Landesbetriebe nach § 26 angehören ­ i.F. Behörden und Ämter. Ziel des Projektes ist die Unterstützung der hamburgischen Verwaltung bei der personalwirtschaftlichen Umsetzung von Strukturveränderungen, die zu struktureller Mobilität von Beschäftigten führen. Hierzu zählt auch die Integration von Beschäftigten, die z. B. bei einem Betriebsübergang von ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch gemacht haben und ihr bisheriges Beschäftigungsverhältnis bei der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) beibehalten. PIA begleitet außerdem Beschäftigte, die sich aus eigenem Antrieb verändern wollen und ein neues Betätigungsfeld innerhalb und außerhalb der hamburgischen Verwaltung suchen (individuelle Mobilität). Auf Grund seiner überbehördlichen Tätigkeit wird PIA auch von Behörden und Ämtern in Anspruch genommen, um Beschäftigte, die aus gesundheitlichen Gründen nur eingeschränkt einsatzfähig oder längerfristig erkrankt sind, im Rahmen eines Wiedereingliederungsmanagements zu beraten und in andere Aufgaben, denen sie gesundheitlich besser gewachsen sind, zu vermitteln. PIA erschließt neue ­ auch refinanzierbare ­ Tätigkeitsfelder für strukturell und individuell mobile Beschäftigte und trägt insgesamt zur Erhöhung der Flexibilität des internen Arbeitsmarktes bei.

In den ersten Jahren nach seiner Gründung hat PIA Behörden und Ämter vor allem bei der Umsetzung der sogenannten „Jesteburger Beschlüsse" unterstützt, die insbesondere durch eine Konzentration staatlicher Tätigkeiten auf notwendige Kernbereiche eine grundlegende Neuausrichtung und Umstrukturierung der Verwaltung bezweckt haben. Flankiert worden ist das Projekt durch das geregelte Einstellungsverfahren. Dieses beinhaltet, dass grundsätzlich alle freien Stellen der Ausschreibungspflicht unterliegen und die Bewerberauswahl grundsätzlich auf Beschäftigte des internen Arbeitsmarkts beschränkt ist. PIA wickelt das Stellenausschreibungsgeschäft für die FHH behördenübergreifend ab.

Einen Arbeitsschwerpunkt bei PIA bildete seit Mitte 2007 die Überführung von Rückkehrerinnen und Rückkehrern (im Folgenden: Rückkehrerinnen) aus der Asklepios Kliniken Hamburg GmbH und aus dem Hamburgischen Weltwirtschaftsarchiv (HWWA) in den internen Arbeitsmarkt der hamburgischen Verwaltung. Rechtliche Grundlage dieses bundesweit einmaligen Rückkehrprozesses ist § 17 des Gesetzes über den Hamburgischen Versorgungsfonds (HVFG).

In diesem Zusammenhang wird auf die Antwort des Senats auf das Bürgerschaftliche Ersuchen vom 5. Juli 2007 „Personalwirtschaftliche und finanzielle Vorkehrungen für die Rückkehr von Beschäftigten des ehemaligen LBK Hamburg zur Freien und Hansestadt Hamburg" verwiesen (Drucksache 18/7347).

Der Überführungsprozess konnte bis Mitte 2008 erfolgreich abgewickelt werden.

Bis zum Ablauf der gesetzlich vorgegebenen individuellen Übernahmefrist von 12 Monaten haben ca. 1.960 Beschäftigte aus den Asklepios Kliniken ein Rückkehrrecht geltend gemacht. Darunter befanden sich 357 Beschäftigte der Tochterunternehmen CleaniG und TexiG; die Frage, ob für diese überhaupt ein Rückkehrrecht zur FHH besteht, befindet sich zurzeit in der gerichtlichen Klärung.

Die verbleibenden ca. 1.600 Rückkehrerklärungen überprüfte PSI auf ihre Wirksamkeit und unterbreitete allen, die ihr Rückkehrrecht wirksam ausgeübt hatten, ein Arbeitsvertragsangebot. Mit rund 100 Personen kam ein Vertragsverhältnis nicht zustande, weil beispielsweise die Betroffenen bereits bei Asklepios ausgeschieden waren, sie sich entschlossen hatten, weiterhin bei Asklepios beschäftigt zu bleiben, inzwischen eine unbefristete volle Erwerbsminderung eingetreten war oder weil die Prüfung ergab, das ein Rückkehrrecht nicht wirksam ausgeübt wurde. Von den hiernach verbleibenden rund 1.500 Personen haben rund 100 ihr Rückkehrrecht bis 2009 verlängert.1) Von den rund 1.400 Vertragsunterzeichnern konnten ca. 300 bereits auf ausfinanzierte Stellen versetzt oder mit dem Ziel der Versetzung abgeordnet werden. Aktuell gehören der Dienststelle noch rund 1.200 Beschäftigte an, die mittelfristig auf ausfinanzierte Stellen vermittelt werden sollen bzw. deren Abordnung absehbar in eine Versetzung münden wird.

Die Laufzeit des „Projektes Interner Arbeitsmarkt" war zunächst auf drei Jahre befristet. Wegen fortdauernder Aufgaben als Folge des anhaltenden Prozesses der Verwaltungsmodernisierung hat der Senat die Laufzeit wiederholt verlängert, zuletzt bis zum 30. Juni 2009.

Der Senat hat sich jährlich über die erfolgreiche Arbeit von PIA berichten lassen. Insbesondere durch Band II ­ Personalmanagementbericht ­ des jährlichen Personalberichts hat der Senat der Bürgerschaft seinerseits über PIA berichtet.

Drucksache 19/518). Ebenfalls bis zum 30. Juni 2009 befristet hat der Senat die Dienststelle PersonalService Integration (PSI) für Rückkehrerinnen von Asklepios und aus dem HWWA beim Personalamt eingerichtet. Vom Vertragsabschluss anlässlich der Rückkehr in die hamburgische Verwaltung bis zu einer Versetzung in eine ausfinanzierte Stelle betreut PSI die Rückkehrerinnen umfassend in allen personalrechtlichen Fragen und führt ihre Personalakten. Aktuell sind das rund 1.200 Personen. PSI ist unter anderem zuständig für den Abschluss von Arbeitsverträgen, die Bezügeabwicklung und nimmt gegenüber den Rückkehrerinnen die Arbeitgeberfunktion für die FHH wahr. In dieser Eigenschaft setzt sie die Vermittlungen durch PIA personalrechtlich in der Weise um, dass sie die Beschäftigten in die einzelnen Behörden abordnet oder versetzt. Weiterhin führt PSI Abfindungsgespräche und ist verantwortlich für die Umsetzung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM). PSI ist eine Dienststelle im Sinne des Hamburgischen Personalvertretungsgesetzes. Dies hat zur Folge, dass ein eigener Personalrat eingerichtet wurde, der die Interessen der ihm zugehörigen Rückkehrerinnen vertritt. Alle mitbestimmungspflichtigen Maßnahmen und sonstigen personalvertretungsrechtlich relevanten Angelegenheiten werden zwischen der Dienststelle und dem bei ihr bestehenden Personalrat im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit behandelt.

2. Vorhaben

Die Modernisierung der hamburgischen Verwaltung ist eine prozessorientierte Daueraufgabe, die durch die Überführung von PIA in die Linienorganisation des Personalamts weiterhin unterstützt werden soll. Die Verwaltungsmodernisierung und die sich verändernden Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an die hamburgische Verwaltung bedingen sich gegenseitig und führen oftmals auch zu strukturellen Veränderungen. Diese bleiben nicht ohne Auswirkungen auf das Personal. PIA flankiert die damit verbundenen Veränderungsprozesse; Change-Management ist somit integraler Bestandteil eines ganzheitlichen strategischen Personalmanagements der hamburgischen Verwaltung.

Zusammenführung der Aufgaben von PIA und PSI in einer Linienorganisation

Der Senat beabsichtigt, den Projektstatus und die zeitliche Befristung von PIA und PSI zum 30. Juni 2009 zu beenden und die Aufgaben beider Organisationseinheiten mit Wirkung zum 1. Juli 2009 in der Linie des Personalamtes zu bündeln.

Der Aufgabenbereich von PSI behält insoweit temporären Charakter, als die sukzessive Versetzung von Rückkehrerinnen auf ausfinanzierte Stellen mittelfristig zu einer Auflösung der Dienststelle führen wird. Im Interesse eines ganzheitlichen Personalmanagements soll PSI organisatorisch dennoch innerhalb der (neuen) Linienorganisation angebunden werden, um die Verzahnung von Arbeitgeberund Vermittlerfunktion zu erhalten und zu stärken.

Auch die Aufgaben der PIA-Beraterinnen und Berater sowie die des administrativen Personals unterliegen ­ bezogen auf die kontinuierlich sinkende Anzahl an dauerhaft zu vermittelnden Rückkehrerinnen ­ temporärem Charakter und sind insoweit regelmäßig zu überprüfen.

Dies soll jährlich auf der Basis eines Kennzahlen gestützten Berichtes geschehen, der der Finanz- und Personalausstattung des jeweiligen Folgejahres zugrunde zu legen ist.

Die Beendigung des Projektstatus von PIA und PSI wird zu einer Verstetigung der bisherigen Aufgaben und zu einer angemessenen Anzahl an ausfinanzierten Stellen in der Linienorganisation führen. Die Erfahrungen der letzten Zeit haben gezeigt, dass es immer schwieriger geworden ist, besonders qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Projekte selbst zu gewinnen. Auf diese sind aber PIA und PSI wegen ihrer spezifischen Aufgabenstellung für die gesamte hamburgische Verwaltung angewiesen. Daher soll auf die Ausbringung von kw-Stellen verzichtet werden. Stattdessen wird die Personalausstattung kontinuierlich an den jeweiligen aktuellen Personalbedarf angepasst. Sichergestellt wird dieses durch ein Controllingsystem. Der Senat wird der Bürgerschaft über den Entwicklungsprozess und die Auswirkungen auf die Stellenund Personalbedarfe jährlich im Rahmen des Personalberichtes Band 2, Personalmanagementbericht, berichten (siehe hierzu 2.3).

Künftige Aufgaben von PIA und PSI

Die Aufgaben der neuen Organisationseinheit setzen sich größtenteils aus den bisherigen Aufgaben von PIA und PSI zusammen. Das zentrale Stellenausschreibungsgeschäft

1) Für diesen Personenkreis steht ein Arbeitsvertragsabschluss in 2009 noch an. wird mit dem Berichtswesen und Controlling von PSI und PIA in einem neuen Sachgebiet zusammengefasst.

Im Einzelnen:

­ Analyse des internen Arbeitsmarktes und frühzeitige Konzeption von Fortbildungsprogrammen in Zusammenarbeit mit dem Zentrum für Aus- und Fortbildung (ZAF); Ziel ist es, insbesondere Rückkehrerinnen gezielt für nachstehend aufgeführte Berufe, wie z. B. Personalsachbearbeiter, Schulsekretärinnen, Dokumentenmanagerinnen, Geschäftszimmerkräfte, zu qualifizieren und sie im Anschluss auf ausfinanzierte bzw. refinanzierbare Stellen zu vermitteln

­ Beratung der Behörden und Ämter in allen Fragen, die sich im Zusammenhang mit strukturellen personellen Veränderungen infolge der Verwaltungsmodernisierung ergeben

­ Beratung, Qualifizierung und Vermittlung von Beschäftigten, die von Strukturveränderungen betroffen sind, darunter alle Rückkehrerinnen

­ Beratung, Qualifizierung und Vermittlung von vollzugsdienstunfähigem Personal (Polizei- und Strafvollzug) sowie feuerwehrdienstunfähigem Personal; eine Stellenregelung ist gem. Artikel 11 Nr. 23 des Entwurfs des Haushaltsbeschlusses 2009/2010 möglich)

­ Beratung, Qualifizierung und Vermittlung von Beschäftigten, die sich eigeninitiativ beruflich verändern wollen

­ Vermittlung von Beschäftigten der „Vitanas pflegen und wohnen Betriebs GmbH", die ihr Rückkehrrecht zur „f&w fördern und wohnen AöR" ausgeübt haben, im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung

­ Wiedereingliederung von Beschäftigten mit gesundheitlichen Beeinträchtigungen, (eine Stellenregelung ist gem. Artikel 11 Nr. 24 des Entwurfs des Haushaltsbeschlusses 2009/2010 vorgesehen)

­ behördenübergreifende Ausschreibung aller zu besetzenden Stellen über PIA und Qualitätssicherung bei den Ausschreibungsverfahren

­ Fortentwicklung der vorhandenen personalwirtschaftlichen Instrumente (Stellenanordnung)

­ Personalverwaltung der rund 1200 Rückkehrerinnen, die derzeit noch befristet eingesetzt sind (Bezügeabwicklung, Personalaktenverwaltung, Abordnungen und Versetzungen)

­ Harmonisierung des bisherigen internen Berichtswesens und Controllings von PIA und PSI und Weiterentwicklung der IT-Fachverfahren.

Personal- und Stellenbedarfe

Um die dargestellten Aufgaben erledigen zu können, sind nach gegenwärtiger Personalbedarfsprognose ab 1. Juli 2009 insgesamt 44 Vollkräfte (VK) erforderlich. Wegen der mittelfristig entfallenden Aufgabe der Integration von Rückkehrerinnen sollen davon vier im Wege der Abordnung eingesetzt werden. Insgesamt ergibt sich so ein Bedarf von 40 Stellen. Davon sind im Stellenplan des Personalamtes 29 Stellen neu einzurichten. 11 Planstellen sind bereits vorhanden, wobei für 8 Stellen der Haushaltsvermerk „kw nach Beendigung des Projektes Interner Arbeitsmarkt (PIA)" aufzuheben ist (siehe Anlage 1 zu dieser Mitteilung). Der Personalansatz wird damit gegenüber dem durchschnittlichen Personaleinsatz 2007/2008 um ca. 20% reduziert.

Bei der Ermittlung des Personalbedarfs haben insbesondere die folgenden Kennzahlen zugrunde gelegen:

­ Personalberatung und -vermittlung (1:50); da es vor einer Vermittlung in eine ausfinanzierte Stelle zu mehrfachen befristeten Vermittlungen ein und derselben Person kommen kann und in der Regel eine intensive Beratung und ggf. Qualifizierung der Klienten notwendig ist, ist der Betreuungsaufwand hoch.

­ Wiedereingliederungsmanagement von gesundheitlich beeinträchtigten Beschäftigten (1:20); wegen des erhöhten Beratungs- und Betreuungsaufwands ist dieser Schlüssel erforderlich.

­ Personalsachbearbeitung (1:150); diese Kennzahl ergibt sich aus einem zum Teil erheblichen Mehraufwand pro Beschäftigtem, der ­ nicht nur vorübergehend ­ anfällt.

Dieser Mehraufwand liegt z. B. darin begründet, dass die Dienststelle ausschließlich Beschäftigte betreut, die ggf. mehrfach für eine unterschiedliche Dauer ­ von ca. drei Monaten bis zu zwei Jahren ­ in den Gesamtbereich der Verwaltung abgeordnet sind bzw. werden. Die Fluktuation innerhalb dieses Personalkörpers ist somit weit überdurchschnittlich hoch. Sie erfordert außerdem einen überdurchschnittlichen Koordinations- und Kommunikationsaufwand mit allen aufnehmenden Behörden im laufenden Geschäft (z. B. Krankmeldungen, Zulagen). Zudem ist bezüglich der Bezügeabrechnungen stets zu berücksichtigen, dass die Rückkehrerinnen eine abbaubare Besitzstandszulage erhalten, die bei jeder Entgeltänderung (lineare Erhöhungen, Zulagen usw.) in jedem Einzelfall manuell neu festzulegen ist. Hinzu kommt der zum Teil erhebliche Beratungsbedarf der Rückkehrerinnen, die aus einem organisatorisch und tarifrechtlich anderen Umfeld kommen.

Im Detail verteilt sich der Bedarf wie folgt: auf das neue Referat entfallen 39 VK, und zwar eine Leitungskraft, vier Teamleitungen, sechzehn Beraterinnen und Berater (davon zwölf dauerhaft und vier im Rahmen einer Abordnung), neun Personalsachbearbeiterinnen und Personalsachbearbeiter, zwei Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter für Stellenausschreibungen, zwei Controllerinnen und Controller, zwei Geschäftsstellenmitarbeiterinnen und Geschäftsstellenmitarbeiter, eine Grundsatzsachbearbeiterin/ ein Grundsatzsachbearbeiter, eine Juristin/ ein Jurist und eine Person für die fachliche Leitstelle. Für die Personalsachbearbeiterinnen und Personalsachbearbeiter sowie die Beraterinnen und Berater ist eine sukzessive Anpassung durch Fluktuation vorgesehen.

Die Wertigkeit der Leitungsstellen (eine Referatsleitung A16, eine Personalleitung PSI A14, eine Teamleitung Beratung/Vermittlung A14/ zugleich stellv. Referatsleitung, eine Teamleitung Beratung/Vermittlung A13 gehobener Dienst (g.D.), eine Teamleitung Steuerungsunterstützung A13 g.D.) entspricht den hohen Anforderungen, die an die künftige Aufgabenentwicklung und Steuerung der neuen Organisationseinheit gestellt werden.

Für Unterstützungsprozesse in anderen Referaten des Personalamtes werden außerdem vier weitere VK bzw. Planstellen benötigt: ein Haushaltssachbearbeiter, ein Stellenplansachbearbeiter zur Erledigung der in Zusammenhang mit den Rückkehrenden zusätzlich anfallenden Intendanzaufgaben, ein IT-Sachbearbeiter zur Optimierung der ITUnterstützung der Vermittlung und des Controllings sowie ein Jurist zur Verstärkung des Justiziariats, wo zur Zeit 66 Verfahren im Zusammenhang mit Rückkehrenden aus den Asklepios-Kliniken bearbeitet werden.