Kosten für die Vollzeit pflege entsprechend ihrer Leistungsfähigkeit zu

Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg Jahresbericht 2009

Nach § 34 Absatz 2 LHO sind Einnahmen rechtzeitig zu erheben.

Dieser Vorgabe wird nicht Rechnung getragen, wenn Einnahmen für Zeiträume geltend gemacht werden, deren Beginn mehr als zwei bis drei Jahre zurückliegt. Durch die verspätete Abrechnung sind Zinsnachteile für Hamburg entstanden. Der Rechnungshof hat die Bezirksämter aufgefordert sicherzustellen, dass Abrechnungen mit den auswärtigen Trägern bzw. mit dem Ministerium für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur des Landes Schleswig-Holstein zukünftig unter Beachtung der LHO zeitnah erfolgen.

Kostenbeiträge

Leistungspflichtige haben sich an den Kosten für die Vollzeit pflege ­ entsprechend ihrer Leistungsfähigkeit ­ zu beteiligen.

Ist Hamburg erstattungspflichtig, sind die Kostenbeiträge durch die auswärtigen Träger von den Leistungspflichtigen einzuziehen. Sie mindern den von Hamburg zu erstattenden Zahlbetrag.

Nicht immer sind Leistungspflichtige finanziell in der Lage, Kos tenbeiträge zu leisten. In diesen Fällen muss in den Abrechnungen der auswärtigen Träger begründet werden, warum kein Kostenbeitrag geleistet wurde. Mehrfach haben die auswärtigen Träger jedoch Erklärungen abgegeben, die so allgemein gehalten waren, dass daraus nicht eindeutig hervorging, ob sie ihrer Verpflichtung, Kostenbeiträge zu erheben, ausreichend nachgekommen waren.

Die BSG hat diese Erklärungen vor einer Erstattung nicht regelmäßig hinterfragt. In einzelnen Fällen hat sie aufgrund unzureichender Erklärungen selbst ermittelt und festgestellt, dass Leistungsverpflichtete doch leistungsfähig waren; dadurch konnte sie die Kostenerstattung Hamburgs mindern.

Der Rechnungshof hat die BSG aufgefordert, künftig vor einer Kostenerstattung von den auswärtigen Trägern zweifelsfrei nachvollziehbare Begründungen zu fordern.

Aktenführung und Dokumentation

In den Akten der BSG und der Bezirksämter werden die Dokumente chronologisch abgelegt; es erfolgt keine Trennung von Grund- und Zahlungsdaten. Dies führt insbesondere bei umfangreichen Akten zu Unübersichtlichkeit. Zusammenhängende Sachverhalte lassen sich dadurch nur schwer nachvollziehen. In einigen Fällen waren Entscheidungen zur örtlichen Zuständigkeit nicht bzw. nicht ausreichend dokumentiert.

Der Rechnungshof hat die Aktenführung beanstandet. Er hat auf die Bedeutung einer vollständigen und transparenten Aktenführung hingewiesen, deren Ziel es ist, die Sachbearbeitung zu unter10

§ 92 Absatz 1 Nrn. 1 und 5 SGB VIII ­ Leistungspflichtig sind die Hilfeempfänger selbst und deren Ehegatte oder Lebenspartner sowie die Eltern bzw. ein Elternteil der Hilfeempfänger.

Er hat die BSG und die Bezirksämter aufgefordert, künftig eine diesen Anforderungen entsprechende Aktenführung sicherzustellen, und vorgeschlagen, die Grunddaten von den Zahlungsdaten zu trennen.

Zuständigkeitswechsel

Die Freie und Hansestadt Hamburg ist örtlicher und überörtlicher Träger der öffentlichen Jugendhilfe.

Die Bearbeitung der Vollzeitpflege wurde grundsätzlich auf die Bezirksämter übertragen.

In der Dienstanweisung der Bezirksämter14 ist geregelt, dass jedes Mal, wenn die Sorgeberechtigten ihren gewöhnlichen Aufenthalt in einen anderen Hamburger Bezirk verlegen, die Fallzuständigkeit auf ein anderes Bezirksamt übergeht. Das gilt entsprechend, sobald die Vollzeitpflege nach zwei Jahren auf Dauer angelegt wird, sodass es erneut zu Zuständigkeitswechseln kommen kann. Diese Regelungen führen dazu, dass unter Umständen in kürzester Zeit mehrere ASD sowie Kostensachgebiete verschiedener Bezirksämter denselben Fall betreuen.

Diese Zuständigkeitswechsel sind bei jeder Fallübergabe für das abgebende und das aufnehmende Bezirksamt mit mindestens 14 Arbeitsschritten verbunden, die eine größere Anzahl von Unterarbeitsschritten auslösen.

Diese Verfahrensweise ist unverhältnismäßig verwaltungsaufwendig. Zu berücksichtigen ist außerdem, dass auch die fallzuständigen Bearbeiter in den ASD jedes Mal wechseln und sich die Hilfeempfänger, Pflegepersonen und Eltern auf jeweils neue Bezugspersonen einstellen müssen. Dadurch stören die Zuständigkeitswechsel auch die pädagogische Kontinuität.

Der Rechnungshof hat auf Verfahren in anderen Bundesländern hingewiesen, in denen einmal bei dem örtlichen Träger begründete Zuständigkeiten während der Vollzeitpflege bestehen bleiben.

Solche Regelungen vermeiden Verwaltungsaufwand und wahren die pädagogische Kontinuität. Anordnung über Zuständigkeiten im Kinder- und Jugendhilferecht, Amtl. Anz. 2002, S. 817.

Vgl. Anlage 6.2 der Dienstanweisung der Bezirksämter über die Aktenführung, Ablieferung, Vernichtung und Fristen für die Aufbewahrung des Schriftgutes.

Zum Beispiel Einarbeitung, gegebenenfalls mit Übergabekonferenz; Informa tionen an Stellen, bei denen andere Ansprüche bestehen (BAföG, Waisenrenten, Kindergeld usw.).

Vgl. Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Sport Berlin, Ausführungsvorschriften über Hilfe zur Erziehung vom 21. Juni 2004; Werra-Meißner-Kreis, Leitfaden zum Hilfeplanverfahren, Fassung 2003.

Effektivere und effizientere Zuständigkeitsregelungen innerhalb Ham burgs möglich Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg Jahresbericht 2009

Stellungnahme der Verwaltung

BSG, Finanzbehörde und Bezirksämter haben die Feststellungen des Rechnungshofs anerkannt und zugesagt, seinen Forderungen zu entsprechen. Hinsichtlich der Verbesserung der Aktenführung wollen BSG und Bezirksämter Transparenz dadurch herstellen, dass sie die Grund- und Zahlungsdaten in Vorblätter eintragen und diese laufend aktualisieren.