Vertragsmanagement für Hamburg

Derzeit werden Verträge in den Fachbehörden und Ämtern der Freien und Hansestadt Hamburg vor Ort in Papierform aufbewahrt. Diese örtlich begrenzte Verfügbarkeit der Verträge beschränkt ihre Nutzungsmöglichkeit, indem zum Beispiel Vertragsänderungen nicht all denjenigen bereitgestellt werden können, die mit den Verträgen arbeiten.

Zudem weicht die Aufbewahrungspraxis in den Behörden und Ämtern voneinander ab, was Abfragen zentraler Stellen, zum Beispiel anlässlich der Erstellung der Jahresrechnung und der kaufmännischen Abschlüsse, erschwert.

Aus diesem Grund sollte das Vertragsmanagement der Hansestadt zukünftig stadtweit durch ein Vertragskataster und durch organisatorische Rahmenbedingungen so gestaltet werden, dass bei der Vertragsverwaltung einheitlich vorgegangen wird und Verträge ortsunabhängig verfügbar sind.

Ein Vertragskataster optimiert beispielsweise das Vertragsmanagement, indem es abgeschlossene Verträge verwaltet und diese in ihrem Lebenszyklus begleitet. Nach dem Vertragsabschluss werden alle Daten zu den Vertragsparteien, den \/ertragseigenschaften (Inhalt, Laufzeit et cetera) und Bearbeitungsmerkmale (zum Beispiel Zahlungstermine, Wiedervorlagen, Risikobewerturig) elektronisch gemeinsam verwaltet.

Die Daten beziehungsweise Verträge sollten nach einem mit den Erfordernissen des Datenschutzes abgestimmten Berechtigungskonzept verwaltet und bearbeitet werden.

Anhalt könnte dabei das Programm für die Bearbeitungen von Zuwendungen (INEZ) sein, das sicherstellt, dass ein Informationsaustausch möglich ist, um zum Beispiel Doppelarbeit und Abstimmungsprobleme zu vermeiden, ohne die „Datenhoheit" der originär zuständigen Dienststelle zu verwässern.

Ein solches Management würde unter anderem die Bilanz- und Konzernabschlusserstellung, die Vertragsbewirtschaftung (Zahlungspläne, Terminüberwachung und Bearbeitungssteuerung) sowie das Vertragscontrolling verbessern und erleichtern. Eine gemeinsame Datenbank würde die Zugriffsmöglichkeit durch alle zuständigen Dienststellen der Stadt ermöglichen.

Die Bürgerschaft möge beschließen:

Der Senat wird ersucht, das Vertragsmanagement der Freien und Hansestadt Hamburg durch die Einführung eines Vertragskatasters zu optimieren.