Pflege
Lagebericht des Landesbetriebes Rathaus-Service 2007
1. Aufgaben und Dienstleistungen des Landesbetriebes
Der Rathaus-Service ist ein Dienstleistungsunternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg. Er wurde durch Senatsbeschluss vom 17. November 2004 und mit Zustimmung der Bürgerschaft zum 01. Januar 2005 als Landesbetrieb gegründet. Mit diesem Lagebericht wird der 3. Jahresabschluss für das Jahr 2007 vorgelegt. Der Landesbetrieb wird nach der Landeshaushaltsordnung (LHO) geführt. Die Bilanzierung erfolgt gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) und speziellen Verwaltungsvorschriften. Die Prüfung wird durch die Vorprüfstelle der Finanzbehörde vorgenommen.
Der Rathaus-Service erbringt unterschiedliche Dienstleistungen für den Senat, die Senatskanzlei, die Bürgerschaftskanzlei, Fachbehörden und externe Nutzer des Rathauses.
Das Dienstleistungsspektrum des Rathaus-Service umfasst die Bauunterhaltung und Pflege des Rathauses sowie des Gästehauses des Senats. Neben dem Rathaus, dem Gästehaus des Senats und dem Turm auf Neuwerk werden auch die angemieteten Räume in der Alten Post bewirtschaftet. Für Veranstaltungen stellt der Bereich Facility-Management des Rathaus-Service die Technik im Rathaus und Gästehaus des Senats zur Verfügung. Zu den Veranstaltungen zählen u. a. Sitzungen von Senat und Bürgerschaft, Senatsempfänge, Staatsbesuche, Konferenzen, Tagungen sowie Ausschusssitzungen.
Das Veranstaltungs-Management ist für die Termin- und Raumkoordination aller Veranstaltungen im Rathaus und Gästehaus des Senats und deren Planung, Vorbereitung, Durchführung sowie Nachbereitung verantwortlich. Hierzu zählt auch der Dielendienst im Rathaus, der Abgeordneten der Bürgerschaft, Gästen und Besuchern des Rathauses Auskünfte erteilt.
Der Interne Service des Rathaus-Service stellt die Infrastruktur im Rathaus bereit. So wird der Postein- und ausgang der Senatskanzlei, der Bürgerschaftskanzlei und teilweise des Personalamtes über die Poststelle des Rathaus-Service abgewickelt. Die Druckerei des Rathaus-Service erstellt diverse Druckerzeugnisse unter anderen Drucksachen für den Senat und die Bürgerschaft.
Die zentrale Telefonvermittlung leitet Anrufer an die zuständigen Stellen weiter oder versucht direkt mit Sachauskünften zu helfen. Der Rathaus-Service führt außerdem die zentralen Beschaffungen für die Senatskanzlei durch und ist ebenfalls verantwortlich für die Registratur, die mit einem elektronischen Archivierungssystem (Eldorado) arbeitet.
2. Ziele des Landesbetriebes Ziel des Landesbetriebes Rathaus-Service ist es, der Senats- und Bürgerschaftskanzlei, den Fachbehörden sowie den sonstigen Kunden ein leistungsstarker Partner zu sein, der seine Dienstleistungen nutzen- und kundenorientiert erbringt. Die zu erbringenden Dienstleistungen wurden gemeinsam mit der Senats- und Bürgerschaftskanzlei festgelegt. Der Landesbetrieb hat durch die Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung die Kosten verursachergerecht der Senats- und Bürgerschaftskanzlei zugeordnet. Hierdurch wurde die in der Drucksache beschriebene Kostentransparenz erreicht.
Ein weiteres Ziel ist u. a die Optimierung der Qualität der Dienstleistungen. Sie soll durch eine Verbesserung der Ablauforganisation und der Arbeitsabläufe erreicht werden. Arbeitsabläufe in der Ablauforganisation wurden der neuen Struktur angepasst, finanzielle Mittel können bedarfsorientierter eingesetzt werden. Die dadurch erreichbare größere Effizienz und Flexibilität führt zu einer Optimierung der Geschäftsprozesse.
3. Verlauf des Geschäftsjahres 2007
Ab dem Geschäftsjahr 2007 hat der Landesbetrieb im Unterschied zu den Vorjahren keinen Betriebszuschuss durch die Senatskanzlei erhalten. Die bisher zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel verblieben bei der Senats- und Bürgerschaftskanzlei. Ab 2007 hat der Rathaus-Service seine gesamten Dienstleistungen inklusive der Sachaufwendungen der Senats- und Bürgerschaftskanzlei sowie den Fachbehörden und Fraktionen in Rechnung gestellt.
Die Umstellung auf die Rechnungslegung ist im Jahr 2007 erfolgt. Mit der Bürgerschaftskanzlei wurden alle Dienstleistungen per Einzelrechnung abgerechnet. Die Senatskanzlei hat Abschläge an den Rathaus-Service gezahlt, die mit den erbrachten Dienstleistungen verrechnet wurden. Ab 2008 erfolgt die Rechnungsstellung mit der Senatskanzlei ebenfalls per Einzelrechnung. Das Volumen der Rechnungen wird sich hierdurch noch einmal deutlich erhöhen. Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit wird sich durch das geänderte Verfahren verbessern.
Der Landesbetrieb hat den Standardkatalog der Veranstaltungen weiter differenziert und ergänzt. Für die unterschiedlichen Veranstaltungstypen wurden Kostenträger eingerichtet. Für jede Veranstaltung wird der tatsächliche Zeitbedarf erfasst. Damit besteht für den Landesbetrieb die Möglichkeit genau zu erkennen, bei welchen Veranstaltungen die Einnahmen die Ausgaben decken, bzw. bei welchen Veranstaltungen nachgesteuert werden muss. Aufgrund dieser Ergebnisse wird der RathausService auch in Hinblick auf den nächsten Wirtschaftsplan den Standardkatalog mit den Preisen überarbeiten.
Im Jahr 2007 wurden 3.244 Veranstaltungen durchgeführt (1.677 Veranstaltungen für die Senatskanzlei und 1.567 Veranstaltungen für die Bürgerschaftskanzlei). Neben den Veranstaltungen finden im Rathaus auch Führungen statt, soweit die betrieblichen Abläufe dies erlauben. Im Jahr 2007 wurden insgesamt 3.272 Führungen durchgeführt (Vorjahr 3.423). Geführt wurden 77.597 Personen, dies sind im Durchschnitt rund 24
Personen pro Führung. Für den Bereich der Führungen wurde ein Kostendeckungsgrad von 100 % erreicht. Im Vergleich zu den Vorjahren wurden die Öffnungszeiten des Rathauses am Wochenende verlängert. Die Verlängerung der Öffnungszeiten wurde sehr gut angenommen und trug damit zu dem positiven Ergebnis bei.
Ab September 2007 hat der Rathaus-Service die Sicherheitsaufgaben für die Senatskanzlei übernommen. Hierzu zählen u. a. der Brandschutz und die Hausherrenfunktion auf Senatsseite.
Auch das Wirtschaftsjahr 2007 konnte mit einem positiven finanzwirtschaftlichen Ergebnis abgeschlossen werden. Im Vergleich zum Ansatz 2007 erhöhten sich die Umsatzerlöse um 173 TEUR. Allein im Bereich der Führungen erhöhten sich die Erlöse um rund 53 TEUR. Eine weitere Abweichung hat sich im Veranstaltungsbereich ergeben. Es wurden nicht mehr Veranstaltungen im Rathaus als im Vergleich zu den Vorjahren durchgeführt. Die Qualität und der Umfang der Veranstaltungen haben zugenommen. Hierdurch konnten höhere Umsatzerlöse erzielt werden.
Gleichzeitig reduzierten sich die Aufwendungen im Vergleich zum Ansatz 2007 um rund 211 TEUR. Hierbei liegen teilweise außerordentliche Gründe vor, die vom Landesbetrieb kaum beeinflussbar waren. 3 Mitarbeiter waren aufgrund längerer Erkrankung ausgesteuert und 2 Ratsdienerstellen mussten bewirtschaftet werden.
Mit dem abgelaufenen Wirtschaftsjahr 2007 stehen noch Deckungsmittel in Höhe von 293 TEUR zur Verfügung. Insgesamt ergibt sich ein Finanzüberschuss in Höhe von 873 TEUR. Das Eigenkapital betrug am 31.12.2007 rund 1.009 TEUR (Vorjahr 699 TEUR).
Die ursprünglich für den Sommer 2006 geplante Verlagerung der Aufgaben der Telefonzentrale des Rathauses zum telefonischen HamburgService hat sich weiter verzögert und wird voraussichtlich im April 2008 erfolgen.
Im 1. Halbjahr soll die Stelle des Geschäftsführers nachbesetzt werden. Im Bereich der Haustechnik soll ebenfalls im 1. Halbjahr die Stelle des Leiters der Haustechnik nachbesetzt werden.
Im Jahr 2008 wird der Standardkatalog der Veranstaltungen im Hinblick auf die bisher kalkulierten Preise überarbeitet. Aufgrund der Ergebnisse der Kosten- und Leistungsrechnung wird überprüft bei welchen Veranstaltungen die Preise nachkalkuliert werden müssen. Im Veranstaltungsbereich ist eine Kundenbefragung geplant, um die Qualität der Dienstleistungen und des Caterings zu überprüfen und ggf. zu verbessern. Im Bereich des Internen-Service sind bisher keine Änderungen geplant.