Beratungsleistungen für das Projekt „FHHportal"
In seiner Mitteilung an die Bürgerschaft in Drs. 17/3032 erklärte der Senat im Jahr 2003: „Als leistungsfähige Infrastruktur für das verwaltungsinterne Wissens- und Informationsmanagement ist mit dem FHHintranet die erste Stufe einer behördenübergreifend nutzbaren Portalinfrastruktur (FHHportal) aufgebaut worden. Für eine flexible Struktur und ein einheitliches Design im FHHintranet wird das Content-Management-System (CMS) genutzt, mit dem auch der Internetauftritt der Verwaltung auf hamburg.de gestaltet wird. Dadurch erhalten alle Behörden und Ämter die Möglichkeit, relevante Informationen strukturiert und allgemein zugänglich aufzubereiten.
Das FHHportal soll kurzfristig um die Einrichtung geschlossener Benutzergruppen und Funktionen der Zusammenarbeit und des Dokumentenmanagement (Portalserver) erweitert werden, um die Nutzung von Informationsbeständen und Informationsanwendungen durch alle Beschäftigten der FHH effektiver zu gestalten und die gemeinsame Nutzung des in der gesamten Verwaltung vorhandenen Wissens zu ermöglichen."
In seiner Mitteilung an die Bürgerschaft in Drs. 18/6908 aus dem Jahr 2007 nennt der Senat den Zeitrahmen für das Vorhaben Nummer 2007.26. „FHHportal" „kurzfristig".
In seiner Antwort auf die Schriftliche Kleine Anfrage in Drs. 19/3709 vom 4. August 2009 listet der Senat drei von der Finanzbehörde im Zusammenhang mit dem Projekt „FHHportal" vergebene Beratungsleistungen mit einem Gesamtvolumen von 780.028,96 Euro auf.
Ich frage den Senat:
Die zuständige Behörde ist zentral für die Schaffung einer leistungsfähigen IT-Infrastruktur verantwortlich. Es ist das Ziel, allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadt einfache und effektive Werkzeuge für die tägliche Arbeit zur Verfügung zu stellen. Eine wesentliche Aufgabe dieser Werkzeuge ist der effiziente Zugang und die Aufbereitung von Informationen, um so vorhandenes Wissen nutzbar zu machen.
Dies vorausgeschickt, beantwortet der Senat die Fragen wie folgt:
1. Wann erfolgte der Einsetzungsbeschluss für das Projekt „FHHportal" und wie lautet dieser?
Der Einsetzungsbeschluss erfolgte am 7. Oktober 2002. Das Projekt hatte die Konzeption und Umsetzung einzelner behördenübergreifender E-Government-Projekte zur Aufgabe. Unter anderem gehörte dazu der Aufbau einer Plattform für behördenübergreifendes Informations- und Wissensmanagement (FHHportal).
2. Welche Ziele verfolgt das Projekt?
Ziel des Projektes „FHHportal" ist der Aufbau einer einheitlichen und zentralen Plattform für Informationsmanagement und IT-bezogene Lösungen. Neben einer technisch betriebssicheren und jederzeit verfügbaren IT-Infrastruktur erarbeitet das Projekt Konzepte und Richtlinien für die optimale Nutzbarkeit der Infrastruktur. Weiterhin unterstützt das Projekt die notwendigen Veränderungen in der Arbeitsweise durch Weiterbildung, sowie Kommunikations- und Marketingmaßnahmen. Das „FHHportal" schafft die Basis für ein ganzheitliches Informationsmanagement und bildet die Voraussetzung für weitere anstehende Projekte zur Verbesserung der Zusammenarbeit. Insgesamt trägt das FHHportal so erheblich zur Qualitätsverbesserung im behördenübergreifenden Umgang mit Informationen bei.
3. Gab es im Zusammenhang mit der Entscheidung zur Einsetzung des Projekts eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung?
Wenn ja, wie sah diese in ihren maßgeblichen Faktoren aus?
Nein.
4. Welchen Zeitplan mit welchem Abschlusstermin und welchen Zwischenschritten hatte das Projekt zum Zeitpunkt der Einsetzung?
· 2001 2002: Konzeptionelle Entwicklung der Portalinfrastruktur. Siehe auch Drs. 17/1091.
· 2002 2003: Auf- und Ausbau des stadtweiten FHHintranets in einem Redaktionssystem.
· 2004 2006: Erhaltung und Anpassung der technischen Portalinfrastruktur und die redaktionelle Umsetzung einzelner Portale.
· 2004 2006: Vorbereitung zur Erreichung des zweiten Zieles, die konzeptionelle Weiterentwicklung und Ausbau der vorhandenen Portalinfrastruktur von der Informationsbereitstellung zur Informationsmanagementplattform.
· 2006 2009: Erweiterung zur Informationsmanagementplattform.
5. Welcher Zeitplan mit welchem Abschlusstermin und welchen Zwischenschritten wird bei diesem Projekt derzeit verfolgt?
Die zukünftigen Meilensteine des Projektes sind:
· 12/2009 Fertigstellung des Migrationskonzeptes „FHHintranet"
· 02/2010 Aufbau der Portale zur Unterstützung der Zusammenarbeit für alle Behörden und Eigenbetriebe der Freien und Hansestadt Hamburg
· 04/2010 Umstellung der IT-Infrastruktur auf die dann aktuelle Produktversion der SharePoint-Technologie
· 12/2010 Abschluss der Migration des „FHHintranet"
· 12/2010 Fertigstellung des Konzepts für die Unterstützung von Zusammenarbeit mit Personen ohne FHH-interne Kennung
· 12/2012 Abschluss Rollout der Zusammenarbeit mit Personen ohne FHH-interne Kennung
6. Welche Projektkosten für welche Jahre waren zum Zeitpunkt der Einsetzung geplant?
7. Welche Projektkosten für welche Jahre sind bisher entstanden beziehungsweise sind derzeit geplant?
9. Welche Kosten für Beratungsleistungen sind bisher entstanden beziehungsweise sind derzeit geplant?
Von 2008 bis Juni 2009 sind durch Beratungsleistungen Kosten in Höhe von 506.139,11 Euro entstanden. Im weiteren Projektverlauf sind Beratungsleistungen in Höhe von maximal 1,2 Millionen Euro geplant.
10. An welche Auftragnehmer wurden die in der Drs. 19/3709 genannten Beratungsleistungen im Zusammenhang mit dem Projekt FHHportal jeweils vergeben?
Die Beratungsleistungen wurden von den Firmen Microsoft Deutschland GmbH und T-Systems Enterprise Services GmbH auf Grundlage des jeweils bestehenden E-Government-Rahmenvertrags für Beratungsleistungen abgerufen.
11. Wie lautete jeweils der Auftrag für die drei Beratungsleistungen? Wie unterscheiden sich die Aufträge beziehungsweise Leistungen im Zusammenhang mit dem Projekt FHHportal?
12. Zu welchen Zeitpunkten wurden die Beratungsleistungen jeweils vergeben, erbracht und gegebenenfalls mit welchen Ergebnissen abgeschlossen?
Von der zuständigen Behörde wurden zwei Beratungsleistungen zum Aufbau der Architektur des FHHportals in Anspruch genommen, eine weitere hatte die Konzeption des FHHportals zum Thema:
Mit der „Architekturberatung FHHportal 1" wurde die Firma Microsoft Deutschland GmbH am 28. Mai 2008 beauftragt. Der Auftrag bestand darin, die zuständige Behörde bei der Erstellung der Basiskonzeption und der Neuausrichtung der Architektur des FHHportals zu beraten. Die Ergebnisse lagen im November 2008 vor.
Aus der Konzeption dieses ersten Beratungspakets ergaben sich zusätzliche Themenschwerpunkte. Mit der Konzeption und Umsetzung dieser Themen wurde die Firma Microsoft Deutschland GmbH am 27. November 2008 im Rahmen der „Architekturberatung FHHportal 2" beauftragt. Die Ergebnisse lagen im Februar 2009 vor.
Die Firmen T-Systems Enterprise Services GmbH und Microsoft Deutschland GmbH wurden im Rahmen der „Beratung und Konzeption FHHportal" am 11. Februar 2009 beauftragt, die Rahmenbedingungen für die Umsetzung der FHHportal-Konzeption zu schaffen, die Umsetzung in der Freien und Hansestadt Hamburg zu unterstützen und die Zusammenführung des FHHintranets und FHHportals zu konzipieren, sowie die Umsetzung zu begleiten. Die Ergebnisse werden voraussichtlich Ende Dezember 2009 vorliegen.
Die in Anspruch genommenen Beratungsleistungen resultierten bisher in ein Konzept zur Informationsarchitektur, in weitere Rahmenkonzepte und funktionale Erweiterungen. Die Informationsarchitektur beschreibt den logischen und inhaltlichen Aufbau der FHHportal-Infrastruktur und legt somit die einheitliche Grundlage für den Aufbau der einzelnen Behördenbereiche. Sie beschreibt Prozesse, Taxonomien (Methoden und Systeme der Klassifikation), Strukturen, Metadaten, Navigationskonzepte, Nutzungsrichtlinien und Schulungen.
Die Rahmenkonzepte bauen auf der Informationsarchitektur auf. Zu diesen Konzepten gehören: ein Unterstützungskonzept für den Aufbau der Behördenbereiche, Schulungsangebote, Datenschutzkonzept, Beschreibungen von zusätzlichen zentralen Funktionsmodulen, sowie deren Umsetzung. Aktuell wird ein Konzept für die inhaltliche Zusammenführung von FHHintranet und FHHportal erarbeitet.
13. Wurden die bei der Auftragsvergabe vereinbarten Kosten eingehalten beziehungsweise werden diese voraussichtlich eingehalten?