Kredit

13.4 Modernisierung des Internen Kontrollsystems

Optimierung von Buchhaltungsprozessen

Schnittstellen zu Fachverfahren

Vertragsmanagement, Vertragskataster

Einführung eines zentralen katalogbasierten kaufmännischen Informations-Online-ServiceKontors („KIOSK")

Automationsunterstützte Belegerfassung („Capturing")

Weitere IT-Unterstützung

Projektmanagement und Unterstützung der Behörden und Ämter 4 Kosten und Zeitbedarf

Gesamtdarstellung Modernisierung und Optimierung der Buchhaltung und der Buchhaltungsorganisation für den Hamburger Kernhaushalt zu dem Ersuchen der Bürgerschaft vom 22. Januar 2009 „Doppik") unterrichtet. Während sich die damalige Vorlage vorrangig mit Fragen der Steuerung befasste, stehen bei dieser Drucksache die operativen Prozesse, die Qualität der Buchhaltung sowie die Effizienz der Buchhaltungsorganisation im Vordergrund.

Auf Grund der bisherigen Rechtslage in Deutschland, die für die Länder und den Bund die einfache Einnahmenund Ausgabenrechnung des staatlichen Haushalts in Form der Kameralistik verpflichtend vorgeschrieben hatte, ist die dezentrale Behördenorganisation derzeit noch kameralistisch ausgerichtet. Erst mit der grundlegenden Änderung des Haushaltsgrundsätzegesetzes durch das Gesetz zur Modernisierung des Haushaltsgrundsätzegesetzes (Haushaltsgrundsätzemodernisierungsgesetz ­ HGrGMoG) ist im Juli 2009 der notwendige Gestaltungs- und Rechtsrahmen geschaffen worden, die Haushalte auch doppisch und/oder als Produkthaushalt auszuprägen, solange dazu bestimmte Standards und bestehende statistische Berichtspflichten erfüllt werden (vgl. Abschnitt 2.

Rechtsrahmen).

Die Freie und Hansestadt Hamburg will bis zum Jahr 2013 das kameralistische vollständig durch ein doppisches Rechnungswesen ablösen. Auf dem Weg dahin müssen die bestehende Buchhaltungsarchitektur neu ausgerichtet und der Rechtsrahmen angepasst werden. Erfahrungen anderer Gebietskörperschaften, die bereits die Doppik eingeführt haben, sollen ebenso Berücksichtigung finden wie Erkenntnisse aus der Zusammenarbeit mit der Privatwirtschaft, insbesondere mit privatwirtschaftlich organisierten „Töchtern" und Beteiligungen der Freien und Hansestadt Hamburg.

Die Buchhaltung Hamburgs ist ein komplexes „Gebäude", das über zahlreiche verschachtelte „Treppen und Seiteneingänge" verfügt und dessen „Dach" vom Jahresabschluss gebildet wird.

Umsetzung im Haushaltsplan 2009 und 2010

4.neuer Mieter" ein. Für diesen soll das Gebäude hergerichtet und für die zukünftige Nutzung modernisiert werden. Dabei sollen angesichts der bis 2013 andauernden Umstellungsphase Möglichkeiten der Verfahrensverbesserungen auch für das kameral geprägte System genutzt werden, soweit dies wirtschaftlich oder erforderlich ist und die Fachbehörden und Ämter von operativen Tätigkeiten entlastet.

Die Basisdienste bilden das Fundament. Zum Basisbetrieb gehören die Dienstleistungen von Dataport, insbesondere die Bereitstellung der ERP-Verfahren1) im Rechenzentrum und die Konfiguration der ERP-Mandanten. Weiterhin kann man alle die Buchhaltung unterstützenden IT-Verfahren zum Basisbetrieb zählen, beispielsweise Verfahren für den Datenaustausch mit den Banken (Datenübermittlung, elektronischer Kontoauszug). Dieser Basisbetrieb wird von Dataport durchgeführt, aber von der Finanzbehörde gestaltet. Den laufenden Betrieb des kameralen SAP-Systems und des LHO-Mandanten gestaltet die Fachliche Leitstelle ERP, den Betrieb des doppischen SAPSystems bereitet NHH mit seinen Modulkonzepten vor.

Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, übrige Finanzbuchhaltung und weitere Nebenbuchhaltungen sowie die Betriebsstatistik bauen auf den Basisdiensten auf. Die Kasse.Hamburg organisiert den Buchhaltungsbetrieb durch Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung. Das Referat „Jahres- und Konzernabschluss" in der Finanzbehörde gibt Bilanzierungsund Bewertungsrichtlinien heraus.

Die Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung ist sehr vielfältig ausgestaltet. Hier werden Einnahmen und Ausgaben zahlbar gemacht. Viele Schritte in den Arbeitsabläufen sind von den Behörden und Ämtern individuell geregelt. Dazu gehören vor allem dem eigentlichen Buchungsstoff vorgelagerte Prozesse für das Eingehen von Verpflichtungen und die Geltendmachung von Forderungen.

Fachverfahren liefern über automatisierte Schnittstellen Buchungsbelege an die ERP-Verfahren und verwalten teilweise selbst Forderungen und Verbindlichkeiten außerhalb des ERP-Verfahrens. Bürger, Wirtschaft und andere Verwaltungen werden als Geschäftspartner in der Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung verwaltet ­ als Zahlungspflichtige, -empfänger oder auch Säumige. Mengenmäßig werden fast alle Geschäftsvorgänge der Buchhaltung in der Debitoren-/ Kreditorenbuchhaltung verarbeitet.

Zur übrigen Finanzbuchhaltung gehört im Wesentlichen der Zahlungsverkehr mit den Banken. Dafür ist die Kasse.Hamburg zuständig. In der Anlagenbuchhaltung verwalten Behörden und Ämter die Anlagen und zugehörige passivierte Zuschüsse. Das Referat Jahres- und Konzernabschluss erstellt die zentralen Vorgaben für die Anlagenbuchhaltung und ist „Abnehmer" ihrer Ergebnisse. Die Kasse.Hamburg bietet die ­ bisher nur selten nachgefragte ­ Dienstleistung an, für Behörden und Ämter die Anlagenbuchhaltung zu führen.

Eine Besonderheit bildet die Lohnbuchhaltung. Sie wird über das Fachverfahren PAISY dezentral durchgeführt und über eine Schnittstelle mit kumulierten Daten nach SAP übergeben. Hier werden die Personalzahlungen vom Zentrum für Personaldienste für die Hamburger Verwaltung und weitere Kunden bereits in zentraler Art und Weise gebucht und angeordnet. Die Prüfung, ob an dieser Stelle eine Veränderung erforderlich ist, soll nicht Gegenstand des mit dieser Drucksache nachfolgend vorgestellten Projektes „HERAKLES" sein, da für die weitere Optimierung der Prozesse der Personalverwaltung beim Zentrum für Personaldienste ein eigenständiges Projekt „ePers" eingerichtet worden ist.

In der Spitze der Buchhaltungsarchitektur greifen zunächst das Controlling der Behörden und Ämter und die planführenden Referate des Amtes für Haushalt und Aufgabenplanung der Finanzbehörde auf die Daten der Finanzbuchhaltung zurück. Das Referat Jahres- und Konzernabschluss erstellt letztendlich aus den Daten der Finanzbuchhaltung den Jahresabschluss für die Kernverwaltung, also die Bilanz sowie die Ergebnisrechnung. Im weiteren zeitlichen Verlauf fließt der Jahresabschluss der Kernverwaltung in den Konzernabschluss ein.

Das Rechnungswesen und seine Organisation ist Objekt externer Prüfungen des Rechnungshofes und der Vorprüfungsstellen sowie des Internen Kontrollsystems2) der Behörden und Ämter und ihrer Innenrevisionen. Diese Kontrollen sollen den sicheren Betrieb innerhalb der Buchhaltungsarchitektur gewährleisten und dabei helfen, Schwachstellen zu erkennen und auszubessern. Zur Durchführung der Kontrollen werden Anleitungen und Instrumente benötigt, die auf die Architektur aus ERPVerfahren, Beteiligten, Ablauf- und Aufbauorganisation sowie Rechts- und Verwaltungsvorschriften abgestimmt sind.

Die Modernisierungserfordernisse erstrecken sich über das gesamte Gebäude, also auf den Betrieb bei Dataport, die Aufgaben von Behörden, Ämtern, Kasse.Hamburg, der Fachlichen Leitstelle ERP und des Referats Jahres- und Konzernabschluss, die Arbeitsabläufe innerhalb der Buchhaltung, die Aufbauorganisation sowie die Kontrollsysteme.

2 Handlungsbedarf

Dezentrale Aufgabenwahrnehmung im Bereich der Kernverwaltung

Die Verantwortung der Finanzbehörde für die Buchhaltung und Buchhaltungsorganisation ist derzeit auf die Kasse.Hamburg, die Erstellung der Jahresrechnung und die eigene Mittelbewirtschaftung beschränkt. Die übrige Organisation der Mittelbewirtschaftung und Anlagenbuchhaltung liegt in der Verantwortung der jeweiligen Behörden und Ämter.

Die Erstellung eines Jahresabschlusses für die staatliche Doppik beansprucht momentan über mehrere Monate hinweg die Kapazität des Referats Jahres- und Konzernabschluss. Hinzu kommen unterstützende Tätigkeiten der Behörden und Ämter, deren Kapazität rund um die Doppik und das derzeitig eingesetzte ERP-Verfahren deshalb ebenfalls jedes Jahr über eine längere Zeit hinweg

1) ERP: Enterprise Ressource Planning-Verfahren umfassen IT-Verfahren zur Planung und Steuerung der Unternehmens-Ressourcen wie Finanzen, Personal und Produkte ­ also betriebswirtschaftliche IT-Verfahren.

2) Ein Internes Kontrollsystem (IKS) besteht aus organisatorischen und unterstützenden technischen Maßnahmen und Kontrollen in Behörden und Ämtern zur Einhaltung von Richtlinien und zur Abwehr von ­ zunächst ganz allgemein ­ Schäden, die durch das eigene Personal oder Dritte sowie durch fehlerhafte Systeme verursacht werden können.