Hierbei wird auch die Arbeitsgemeinschaft der Innenrevisionen der Freien und Hansestadt Hamburg AGIR beteiligt

Modernisierung des Internen Kontrollsystems

Es soll untersucht werden, welches Interne Kontrollsystem für Organisationsstrukturen und Abläufe mit Bezug zum Rechnungswesen in den Behörden, Ämtern und Landesbetrieben benötigt wird, weil die Strukturen und Abläufe mit systemimmanenten Risiken behaftet sind. Dabei ist aufzunehmen, welche Grundlagen für interne Kontrollen vorhanden sind, welche Möglichkeiten die Technik zur Unterstützung anbietet und ob es weitere ­ auch organisatorische ­ Maßnahmen gibt, um die internen Kontrollen zu optimieren. Auch ist mit einzubeziehen, wie die bisher bestehenden Teilsysteme ­ Vorprüfungsstellen, Innenrevision, Vier-Augen-Prinzip usw. ­ harmonisiert werden können.

Hierbei wird auch die Arbeitsgemeinschaft der Innenrevisionen der Freien und Hansestadt Hamburg (AGIR) beteiligt. Deren Innenrevisoren nehmen die Rolle von beratenden Fachleuten ein, die in bestimmten Phasen (z. B. Testverfahren) bzw. bei einzelnen Meilensteinen einbezogen werden und die Weiterentwicklung durch fachliche Hinweise und Stellungnahmen fördern. Die für die qualifizierte Begleitung des Projektes erforderlichen Ressourcen in personeller, technischer und sächlicher Hinsicht (z. B. Lizenzen, (Lese-/Zugriffsrechte, Informationen/Daten, Qualifizierungsmaßnahmen) sind Kosten des Projektes. Die nähere Beteiligung muss noch mit der AGIR konkretisiert werden.

Für die Projektphase für dieses Teilvorhaben (2010-2013) sind Personal- und Sachausgaben in Höhe von rund 1.400 Tsd. Euro kalkuliert, davon zeitanteilig für 2010 rund 300 Tsd. Euro.

Optimierung von Buchhaltungsprozessen Optimierung von Buchhaltungsprozessen in den Bereichen

­ Rechnungseingang

Der Rechnungseingang soll zur Optimierung der Rechnungsbearbeitung behördlich-zentral oder zentral beim gemeinsam genutzten Dienstleister organisiert werden.

­ Anlagenbuchhaltung

Mit den Behörden und Ämtern soll die Zentralisierung der Anlagenbuchhaltung behördlich-zentral, als Filiale eines gemeinsamen Dienstleisters oder zentral bei einem gemeinsamen Dienstleister vorbereitet, eingeführt und in laufender inhaltlicher Abstimmung mit den jeweiligen Dienststellen betrieben werden, Dies gilt auch für die unterjährigen Buchungen, die Abschreibungsläufe und die bilanziellen Abschlussarbeiten.

­ Vereinfachung und Beschleunigung der Bearbeitung der unklaren Zahlungseingänge

· Unklare Zahlungseingänge unterhalb einer im Einvernehmen mit den Behörden und Ämtern noch festzulegenden Wertgrenze sollen grundsätzlich an die Einzahler zurücküberwiesen werden; dabei bleiben die Forderungen bestehen,

· Die Klärung der verbleibenden Fälle soll durch die Kasse.Hamburg erfolgen,

· Eine Weitergabe der unklaren Fälle an Behörden und Ämter soll nach Maßgabe des Einzelfalls nur noch ausnahmsweise erfolgen. Dafür werden Kriterien erarbeitet,

· Fälle, die nach einem halben Jahr noch nicht geklärt sind, sollen im Haushalt vereinnahmt werden.

­ Forderungsmanagement

Die Aufgaben des Forderungsmanagements (Stundung, Niederschlagung, Erlass) sollen in der Buchhaltung zusammengefasst werden Sie werden dort nach festzulegenden Standards in Abstimmung mit den Behörden und Ämtern durchgeführt. Dabei muss sichergestellt werden, dass eine enge inhaltliche Zusammenarbeit mit den fachlich zuständigen Dienststellen vor Ort erfolgt, deren Entscheidungsvorbehalt gewahrt bleibt und spezielle rechtliche Anforderungen wie beispielsweise die des Sozialdatenschutzes eingehalten werden.

­ Minimierung des Bargeldverkehrs

Zu prüfen ist dabei, welche Maßnahmen dafür zielgerichtet und wirtschaftlich sind und gleichzeitig ohne wesentliche Beeinträchtigung von Fachzielen realisierbar sind.

­ veranschlagte Einnahmen (Schlüsselnummernverfahren)

Die Schlüsselnummern (Identifizierungsmerkmal für die Zuordnung einer Zahlung) sollen auf ihre Notwendigkeit (Bestandsaufnahme) überprüft werden.

Für die Projektphase für dieses Teilvorhaben (2010-2013) wird mit Personal- und Sachausgaben in Höhe von rund 400 Tsd. Euro gerechnet, davon zeitanteilig für 2010 knapp 100 Tsd. Euro.

Schnittstellen zu Fachverfahren

Die Anpassung der finanzrelevanten Funktionen und Schnittstellenübergabe an das ERP-Verfahren der Fachverfahren der „Wellen" 0 bis 3 des Projektes NHH an die Anforderungen der staatlichen Doppik, der Einheitspersonenkontenverordnung und der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ist vorrangig im Rahmen jeweils ohnehin anstehender Ersatzzeitpunkte/Ertüchtigungen als wesentlicher Aufgabenschwerpunkt der Fachbehörden in Zusammenarbeit mit dem Projekt „HERAKLES" zu organisieren und zu gewährleisten sowie aus Mitteln des IT-Globalfonds zu finanzieren.

Zur weiteren Automation und Reduzierung des manuellen Erfassungsaufwandes werden weitere (neue) Fachverfahren an das aktuelle ERP-Verfahren angeschlossen. Die Fachverfahren müssen künftig Forderungen und Verbindlichkeiten an das ERP-Verfahren übergeben und eine Periodenabgrenzung entsprechend kaufmännischer Grundsätze durchführen können. Außerdem müssen die Fachverfahren die Einheitspersonenkontenverordnung beachten (keine Anlage von Dubletten in der Personenkontenbuchhaltung), die Bilanzstruktur (sachliche Gliederung von Forderungen und Verbindlichkeiten) bedienen und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (hier insbesondere Archivierung) befolgen. Sie müssen Daten für das Interne Kontrollsystem bereitstellen und ihre internen Abläufe und Kontrollpunkte müssen dokumentiert werden.

Für die Projektphase für dieses Teilvorhaben (2010-2013) wird mit Personal- und Sachausgaben in Höhe von rund 3.400 Tsd. Euro gerechnet, davon zeitanteilig für 2010 rund 500 Tsd. Euro.

Vertragsmanagement, Vertragskataster

Es ist geplant, ein zentrales Vertragskataster einzurichten, in dem alle Verträge erfasst werden sollen, um den Prozess der Vertragsbearbeitung, -dokumentation und -archivierung zu standardisieren und an die Erfordernisse der doppischen Buchführung anzupassen sowie durch Transparenz der vertraglichen Verpflichtungen die Datenqualität für künftige Jahres- und Konzernabschlüsse zu verbessern. Dafür sollen die Vertragsdokumente in Form einer elektronischen Akte in einer zentralen Datenbank revisionssicher archiviert werden. Vertragsänderungen sowie begleitende Dokumente (z. B. Notizen und Freitexte) sollen hinterlegt werden können. Der Zugriff auf die Vertragsdatenbank wird über eine Berechtigungsstruktur gesteuert, die den Zugang nur für die auch bisher mit den jeweiligen einzelnen Verträgen befassten Mitarbeiter sicherstellt.

Für die Projektphase für dieses Teilvorhaben (2010-2011) sind Personal- und Sachausgaben in Höhe von rund 700 Tsd. Euro (2010: knapp 400 Tsd. Euro) berücksichtigt.

Hieran schließt sich ab 2012 die Betriebsphase mit knapp 200 Tsd. Euro jährlich an. Hinzu kommen Beschaffungen der Software 2010/2011 in Höhe von 300 Tsd. Euro.

Einführung eines zentralen katalogbasierten kaufmännischen Informations-Online-ServiceKontors („KIOSK")

Die Anwendungsplattform KIOSK soll den vielfältigen Fachaufgaben in der Verwaltung, die eine geringe Komplexität aufweisen und die bisher nicht an die Buchhaltung angeschlossen wurden, die Möglichkeit einer Prozessunterstützung und der Anbindung an die Buchhaltung anbieten. Die Anwendung bietet sowohl für kreditorische wie auch für debitorische Prozesse die Möglichkeit, Vorgänge nach hinterlegten Bearbeitungs-, Weiterleitungs- und Genehmigungsregeln zu bearbeiten sowie Daten an die Buchhaltung zu übermitteln. In der vorhandenen Nutzungsvariante als elektronisches Bestellwesen bietet es den Nutzern eine komplett medienbruchfreie Prozessunterstützung von der Bedarfsmeldung bis hin zum Wareneingang.

Die Projektphase für dieses Teilvorhaben (2010-2012) wird mit Personal- und Sachausgaben in Höhe von rund 1. Tsd. Euro kalkuliert, davon zeitanteilig für 2010 rund 800 Tsd. Euro. Ab 2013 schließt sich die Betriebsphase mit knapp 300 Tsd. Euro jährlich an.

Automationsunterstützte Belegerfassung („Capturing")

Der Datenerfassungsaufwand für bisher manuell erstellte Belege in der Buchhaltung soll weitestgehend ersetzt werden durch ein automatisiertes Erfassungssystem („Capturing"), z. B. durch das Scannen von Rechnungsbelegen.

Das Capturing soll sowohl in der Verwaltung erzeugte debitorische Belege im Bereich der elektronischen Bescheiderstellung für die unterschiedlichsten Gebührenerhebungen wie auch extern eingehende kreditorische Belege umfassen. Die Belege sollen eingescannt und mittels einer OCR-Texterkennung13) ausgelesen werden. Die erkannten Daten werden durch systemseitig verfügbare Informationen ergänzt und direkt in den Buchungsprozess übernommen.

Für die Projektphase für dieses Teilvorhaben (2010-2012) sind Personal- und Sachausgaben in Höhe von rund 500 Tsd. Euro (2010: rund 300 Tsd. Euro) kalkuliert. Ab 2012 schließt sich die Betriebsphase mit rund 200 Tsd. Euro p.a. an. Hinzu kommen Beschaffungen bis 2012 für Software und Scanner in Höhe von rund 600 Tsd. Euro).

Weitere IT-Unterstützung

Die Buchhaltungsfunktionen sollen durch Web-Services und Bürokommunikation weiter unterstützt werden.

Hierzu gehören z. B. Kontierungshandbuch, Authentifizierung14) Referenznummernvergabe, Personenkontenprüfung, Kopfbogen mit Kassenbezug u. a. m.

Für die Projektphase (2010-2011) wird mit Personal- und Sachausgaben gerechnet in Höhe von rund 900 Tsd. Euro.

Auf 2010 entfallen rund 400 Tsd. Euro. Ab 2012 schließt sich die Betriebsphase mit rund 200 Tsd. Euro p.a. an

Projektmanagement und Unterstützung der Behörden und Ämter

Zum Projektmanagement, das mit der notwendigen Berichterstattung voraussichtlich erst 2014 abgeschlossen werden kann, werden die Projektleitung, das Projektcontrolling mit dazugehörigem Berichtswesen und interner Sachmittelbedarf gerechnet. Es wird davon ausgegangen, dass die Behörden und Ämter im Rahmen interner Prioritätensetzung die Zielsetzungen des Projektes unterstützen, um gemeinsam mit dem Projekt „HERAKLES" die Maßnahmen im eigenen Zuständigkeitsbereich umzusetzen.

Der Gesamtansatz in Höhe von rund 1.300 Tsd. Euro (2010 rund 300 Tsd. Euro) enthält einen Risikopuffer von 400 Tsd. Euro.

4 Kosten und Zeitbedarf

Gesamtdarstellung

Für die Realisierung der vorgenannten Aufgabenstellung in Projektform wird nach derzeitiger Schätzung mit einem Zeitbedarf von knapp über vier Jahren gerechnet (2010 bis Ende 2014). Dem Projekt selbst sollen, dem Aufgabenbestand angepasst, aufwachsend bis zu 15 Vollzeitkräfte angehören. Für die Vorhabensphase bis 2014 wird entsprechend der voranstehenden Darstellung unter Berücksichtigung von Rundungsdifferenzen mit Personal- und Sachausgaben

Umsetzung im Haushaltsplan 2010

Für den Nachweis der Personal- und Sachausgaben wird im Einzelplan 9.1 im Kapitel 9020 „Haushalt und Aufgabenplanung" die Titelgruppe Z 68 „Optimierung der Buchungsorganisation (Projekt HERAKLES)" neu eingerichtet und mit den erforderlichen Ansätzen ausgestattet.

Die hierfür erforderlichen zeitanteiligen Finanzbedarfe an Kassenmitteln für 2010 in Höhe von 4.233 Tsd. Euro einschließlich Beschaffungen werden durch korrespondierende Absenkung der Ansätze der „Rückstellung für Mehraufwendungen" (Titel 9890.971.03) sowie Ansätze für Personalausgaben der Einzelpläne 9.1 und 9.2 gegenfinan13) Erkennung von maschinenlesbaren Text und Umwandlung in eine Datei ­ Optical Character Recognition.

14) Identifizierung des Anwenders, beispielsweise durch Wiederholung der Passworteingabe oder Verwendung personengebundener elektronischer Signatur. ziert. Zum Eingehen unmittelbar anstehender Verpflichtungen werden Ermächtigungen mit einem Volumen von 4.740 Tsd. Euro ausgebracht. Die Einzelheiten ergeben sich aus der Anlage „Ansatzänderungen".

Der verbleibende Bedarf für die Folgejahre wird mit den jeweiligen Haushalten eingeworben. Zur Rekrutierung eines leistungsstarken personellen Kernteams für dieses komplexe und über einen langjährigen Zeitraum zu bearbeitende Projekt sowie zur Ablösung der temporären Bestandsnutzung werden 15 Stellen als Planstellen („kw") mit Änderung des Stellenplans 2010 eingerichtet, um entsprechend qualifiziertes Personal gewinnen und für die Projektdauer halten zu können. Etwa erforderliche weitere Projektstellen werden als kw-Stellen nach Artikel 11 Nr. 7 des Haushaltsbeschlusses nachgewiesen.

Auswirkungen auf die Bilanz und Ergebnisrechnung Weit überwiegend werden die dargestellten Ausgaben aufwandswirksam in die jeweiligen Ergebnisrechnungen der Folgejahre eingehen. Zeitversetzt um die Abschreibungen gilt das für die aktivierungsfähigen Ausgaben für die Anschaffung von Standard- und Herstellung von Individualsoftware, die mit den Anschaffungskosten als Immaterieller Vermögensgegenstand zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben ist.

Aufwendungen für die Beschaffung von Scannern, sofern der Einzelwert die Aktivierungsgrenze von 5.000 Euro übersteigt, sind ebenfalls mit den Anschaffungskosten zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Der jährliche Abschreibungsbetrag mindert das Ergebnis des jeweiligen Geschäftsjahres.

Soweit die Beschaffungen nicht unmittelbar, sondern über einen zweckgebundenen Investitionszuschuss z. B. an und über Dataport erfolgen, erfolgt die Aktivierung als immaterielles Wirtschaftsgut, das ebenfalls abgeschrieben wird.

Der Nachweis als Investitionsausgaben erfolgt im noch kameralen Haushaltsvollzug bei den neu eingerichteten Leertiteln 9020.812.68 und 9020.891.68.

5 Wirtschaftlichkeit

Grundsätzliche Überlegungen

Unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten ist ein Projekt dann vorteilhaft, wenn die erzielten Verbesserungen mindestens den Aufwand refinanzieren. Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Verwaltung sind zwingende Anforderungen, die auch nach den Grundsätzen von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu erfüllen sind. Soweit neue Anforderungen von der Verwaltung zu bewältigen sind, ist ein Zusatzaufwand zumindest so lange plausibel, bis eine Kompensation durch organisatorische Maßnahmen (einschl. Automatisierung von Geschäftsprozessen) oder Aufgabenverzicht an anderer Stelle gelungen ist. Die bisherige Buchhaltungsorganisation hatte mehr als 30 Jahre Bestand. Die jetzt anstehenden Erneuerungen und deren finanziellen Bedarfe sind auch vor dem Hintergrund entsprechender Erneuerungszyklen zu betrachten.

Durch die mit dieser Drucksache vorgeschlagenen Maßnahmen entsteht zunächst zentraler Zusatzaufwand, dem nicht quantifizierte dezentrale Entlastungen, zeitversetzt in den Folgejahren und verteilt über rund 2.000 Beschäftigte in der Mittelbewirtschaftung, gegenüberstehen. Ein Mehrbedarf für die kaufmännische Buchführung von (kalkulatorisch bis 2016) geschätzt 149 Buchhaltern wird insbesondere durch die IT-Maßnahmen abgewendet.

Erwartete Verbesserungen Folgende Verbesserungen werden erwartet:

­ In den mittelbewirtschaftenden Dienststellen der Behörden und Ämter werden durch die Effizienzsteigerung bei der Belegbearbeitung ­ Kontrollvereinfachung, Konzentration von Durchführungsaufgaben, entfallender Schulungs- und Supportbedarf, elektronische Belegablage, neue IT-Verfahren ­ Kapazitäten für das mit der Einführung des Neuen Haushaltsmanagements Hamburg benötigte dezentrale Controlling gewonnen,

­ Abwendung von Mehrbedarf an Buchhaltern, der anderenfalls auf Grund der Einführung der staatlichen Doppik entstehen würde,

­ Verbesserte Systemprüfungen in der Internen Revision durch vereinfachten Zugang zu zentral abgelegten zahlungsbegründenden Unterlagen, reduzierten Rechercheaufwand durch dokumentierte Arbeitsabläufe und dokumentierte Kontrollen sowie effizientere Prüfverfahren,

­ Auf Grund moderner Prüfungsverfahren Vereinfachung retrograder oder prospektiver Prüfungen in den Vorprüfungsstellen,

­ Reduzierung der Anzahl SAP-Lizenzen (Potenzial nicht kalkuliert) auf Grund einer geringeren Nutzeranzahl, Verwendung frei werdender Lizenzen für andere ERPgestützte Projekte wie möglicherweise Nachfolge PROSA und Personalverwaltung. Geringerer Bedarf an ERP-Servern und dazugehöriger Unterstützung seitens Dataport,

­ Steigende Revisionssicherheit auf Grund der Ablauftransparenz, Unterstützung der Fachverfahren hinsichtlich Kontierung und Personenkonten und risikoangemessener, dokumentierter Kontrollen,

­ Wachsende Buchungsstoffqualität durch Standardisierung der Abläufe und Professionalisierung der Buchhaltung, welche zu einer Reduzierung der Fehlerquote und auf Grund der Qualität auch zu aufwandsärmeren und zeitnahen Einzel- und Konzernabschlüssen beitragen,

­ Mittels IT-gestützten Vertragskatasters eine vollständige und richtige Verbuchung von Risiken,

­ Vollständiges Berichtswesen auf Grund des Einheitspersonenkontos für vielfältige Zwecke wie z. B. Zuwendungsberichte, Forderungsmanagement, Einzelauskünfte.

Die oberste Priorität des Projektes „HERAKLES" haben die qualitativen Verbesserungen: Sie sind von herausragender Bedeutung für die Erlangung und Sicherung uneingeschränkt testierfähiger doppischer Jahresabschlüsse und damit für die Akzeptanz der staatlichen Doppik als zukünftig führendem System der Rechnungslegung. Verbesserungen der organisatorischen Abläufe fördern Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Verwaltungstätigkeit:

­ Maßnahmen, die insbesondere zu qualitativen Verbesserungen führen:

· Pool Finanzbuchhaltung,

· Entwicklung und Qualifizierung Buchhalter,

· Standardisierung und Optimierung der Buchhaltungsprozesse,

· gemeinsam genutzter Dienstleister Buchhaltung,

· Modernisierung Internes Kontrollsystem,