Förderung
Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg Jahresbericht 2010 und unverzüglich mit Dataport einen Mustervertrag über die Telekommunikationsdienste auf Basis der gegenwärtigen Technik zu erarbeiten.
Der Rechnungshof hat Dataport aufgefordert, anschließend mit allen Nutzern der Telekommunikationsdienste des Sondervermögens Verträge auf Basis des Mustervertrages abzuschließen.
Dataport bietet unter Nutzung des Sondervermögens der hamburgischen Verwaltung Telekommunikationsdienste an. Diese werden verbrauchsabhängig in Rechnung gestellt und als Erlöse bei Dataport verbucht. Das Sondervermögen erhält von Dataport eine Erstattung, die sich im Wesentlichen an den Abschreibungen des Sondervermögens bemisst. Diese Konstruktion erschwert die Umsetzung eines in sich geschlossenen Finanzierungskreislaufs, weil keine Beziehung zwischen den Netto-Erlösen und dem Erstattungsbetrag besteht.
Das interne Rechnungswesen bei Dataport weist bei den unter Nutzung des Sondervermögens angebotenen Produkten (u.a. Telefonie) einen erheblichen Überschuss aus. Hamburg hat angesichts der Vorgabe, einen geschlossenen neutralen Finanzierungskreislauf sicherzustellen, zu viel an Dataport bezahlt. Die Überschüsse, die Dataport aus der Bewirtschaftung des Sondervermögens erzielt hat, konnten wegen nicht ausdifferenzierter Kosten- und Erlöszuordnungen im Rechnungswesen von Dataport in der Höhe noch nicht genau festgestellt werden.
Hamburg könnte im untersuchten Zeitraum von 2005 bis 2008 ein wirtschaftlicher Schaden von bis zu 12,2 Mio. Euro entstanden sein.
Die Finanzbehörde hat es als Aufsichtsbehörde unterlassen, sich von Dataport das wirtschaftliche Ergebnis transparent berichten zu lassen. Sie hat sich nicht selbst den notwendigen Überblick über die Kosten und Erlöse verschafft. Dadurch hat sie die Interessen der Stadt in Bezug auf die Einhaltung eines in sich geschlossenen neutralen Finanzierungskreislaufs nicht ausreichend wahrgenommen.
Der Rechnungshof hat die Finanzbehörde aufgefordert, in Zusammenarbeit mit Dataport zu prüfen, in welchem Umfang Dataport Überschüsse aus dem Betrieb des Sondervermögens erzielt hat und wie diese zu behandeln sind. Finanzbehörde und Dataport sollen auch vereinbaren, wie künftig ein neutraler Finanzierungskreislauf für das Sondervermögen sichergestellt werden kann.
Stellungnahme der Verwaltung
Die Finanzbehörde und Dataport haben zugesagt, die Forderungen des Rechnungshofs umzusetzen.
Wirtschaftliche Schäden von bis zu 12,2 Mio. Euro Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg Jahresbericht 2010
Druck- und Kopiermanagement Finanzbehörde / Dataport AöR
Für den wirtschaftlichen Betrieb von über 15.000 Druckern bedarf es eines übergreifenden Konzepts.
In den Behörden und Landesbetrieben der Freien und Hansestadt Hamburg werden von den rund 30.000 Bildschirmarbeitsplätzen seit der Umsetzung des Projekts ESARI rund 20.000 zentral bei Dataport AöR (Dataport) administriert. In diesem Bereich werden rund 15.500 Drucker eingesetzt, davon rund 88% Arbeitsplatzund rund 12% Netzwerkdrucker. Daneben werden vorhandene Digitalkopierer als Netzwerkdrucker genutzt.
Druckkonzept
Ein übergreifendes Konzept für die Stadt oder sonstige Vorgaben für die Druckerausstattung in den Behörden gibt es derzeit nicht.
Zur Sicherstellung eines wirtschaftlichen Einsatzes der Geräte sind jedoch u.a. folgende Vorgaben erforderlich:
Gründe für einen Arbeitsplatzdrucker, wie zum Beispiel Druckmenge, der Umgang mit vertraulichen Daten oder sonstige besondere Umstände,
Richtwerte zur Bedarfsermittlung bei Gruppendruckern (Mitarbeiterzahl, Wegezeiten, Druckvolumen),
Lärm- und Schadstoffstandards.
Die Finanzbehörde sollte im Rahmen ihrer Grundsatzzuständigkeiten für IT, Organisation und Beschaffung mit dem Ziel der Gewährleistung eines effizienten Einsatzes der Drucker und Kopierer
Vorgaben und Empfehlungen für die Erstellung von behördlichen Druckerkonzepten erlassen, insbesondere zur Wirtschaftlichkeit der Druckerausstattungen und zur Reduzierung des Druckvolumens,
die Beratungstätigkeit gegenüber den Behörden bei der Ausschreibung von Digitalkopierern verstärken,
die Standardisierungsaktivitäten bei den Druckermodellen unter Berücksichtigung der Verbrauchsmittelbewirtschaftung ausweiten und
in Zusammenarbeit mit Dataport wirtschaftlich optimale Voreinstellungen der Druckertreiber prüfen.
Übergreifendes Druckkonzept fehlt Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg Jahresbericht 2010
Die Finanzbehörde hat die Entwicklung eines Druckkonzepts für Hamburg in die aktuelle Arbeitsplanung aufgenommen. In diesem Zusammenhang soll auch eine weitere Standardisierung geprüft werden. Einstellungen von Druckoptionen, wie zum Beispiel der doppelseitige Druck zur Senkung des Papierverbrauchs, sind von Dataport bereits kurzfristig umgesetzt worden.
Gerätedatenbank
Dataport nutzt für seine Geräteverwaltung ein IT-Verfahren, in dem neben den Daten für die Drucker auch die Daten aller anderen ITGeräte der hamburgischen Verwaltung, die von Dataport verwaltet werden, enthalten sind. Diese Daten sind insbesondere Grundlage für
die Arbeit des Benutzerservices und den Technikereinsatz,
die Ermittlung des Standard-Ersatz-Bedarfs und
das Controlling.
Eine Überprüfung der in der Datenbank enthaltenen Drucker-Daten mit Hilfe einer repräsentativen Stichprobe hat zum Zeitpunkt der örtlichen Erhebungen im April 2008 einen Gesamtfehleranteil von rund 45% ergeben: Quelle: Eigene Auswertung
Dataport hat im Auftrag der Finanzbehörde bereits während der Prüfung Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität begonnen und umgesetzt. Die Datenqualität hat sich dadurch nach Angabe von Dataport deutlich verbessert.
Hohe Fehlerquote in der Gerätedatenbank Empfehlungen sind bzw. werden aufgegriffen 22% Drucker nicht existent 10% nicht identifizierbar 13% Sonstiges 55% keine Fehler