Zuwendungsmanagement mit dem IT-Verfahren INEZ
Soweit der Rechnungshof für die Vergangenheit haushaltsrechtliche Verstöße der Bezirksämter festgestellt hat (Tz. 743), vermag sich der Senat dessen Rechtsauffassung nicht anzuschließen. Vielmehr hatte sich der Gesetzgeber nach Auffassung des Senats dazu entschlossen, die sonst nach Haushaltsrecht gebotenen Prüfungen zu reduzieren und auf unabhängige Wirtschaftsprüfer und die Bürgerschaftskanzlei zu verlagern.
Die haushaltsrechtliche Rolle der Verwaltung Bezirksämter und Finanzbehörde wurde auf den technischen Vollzug der Rechtsfolgen der Feststellungen reduziert. Durch die Änderung der Rechtslage sind die Zuständigkeiten der Verwaltung mittlerweile weitgehend geklärt.
Die Finanzbehörde prüft, ob eine weitere Konkretisierung der haushaltsrechtlichen Verantwortung für die verwaltungsmäßige Bewirtschaftung der Leistungen an die Fraktionen der Bezirksversammlungen (Tz. 745) erforderlich sind. Über das Ergebnis der Prüfung wird sie dem Rechnungshof bis Ende des Jahres 2010 berichten.
Zuwendungsmanagement mit dem IT-Verfahren INEZ (II) (Finanzbehörde/Behörde für Wirtschaft und Arbeit/Behörde für Soziales, Familie, Gesundheit und Verbraucherschutz/Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt/Bezirksämter)
Die Feststellungen des Rechnungshofs treffen zu.
Nutzungsumfang (Tzn. 752 bis 755)
Um die flächendeckende Nutzung des Verfahrens sicherzustellen, wird in den Bezirksämtern noch an einer für alle Bezirksämter einheitlichen Dienstanweisung gearbeitet. Es wird angestrebt, diese 2010 in Kraft zu setzen.
Die Zuwendungsgewährung aus dem Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums in der BWA unterliegt besonderen Regeln und Anwendungsbestimmungen der EU, so dass für die Vorgangsbearbeitung die Anwendung einer speziellen und mit mehreren Bundesländern gemeinsam genutzten Software unabweisbar ist. Finanzbehörde und BWA werden die Realisierung einer Schnittstelle prüfen, die den für die Datenübernahme nach INEZ entstehenden Aufwand minimiert. Mit konkreten Planungen kann voraussichtlich ab 2011 begonnen werden. Die personellen Voraussetzungen für eine schnellere Nacherfassung der Bewilligungen in INEZ liegen jetzt vor.
Der Senat hält an seinem Ziel fest, alle Zuwendungsvorgänge mit INEZ zu bearbeiten und nur in begründeten Ausnahmefällen eine unverzügliche nachträgliche Erfassung in INEZ zuzulassen, um damit eine einheitliche Berichterstattung zu ermöglichen.
Elektronischer Datenaustausch (Tzn. 756 bis 758) Zusätzliche personelle Ressourcen in der Fachlichen Leitstelle INEZ der Finanzbehörde werden genutzt u. a. für Schulungsmaßnahmen, die Unterstützung der Antragsteller im laufenden Betrieb bei der Antragstellung und Nachweiseinreichung im elektronischen Datenaustausch über das Internet sowie für die Optimierung der Handhabung des Moduls WEBINEZ.
Die Vorgabe der ausschließlichen Nutzung von WEB-INEZ zur Weiterleitung von Kennzahlen würde bei solchen Zuwendungsempfängern zu Mehrarbeit führen, die bereits eigene EDV-Fachanwendungen nutzen, aus denen heraus Kennzahlen generiert und gemeldet werden. Solange automatische Schnittstellen zu diesen unterschiedlichen Anwendungen technisch und wirtschaftlich nicht darstellbar sind, ist eine Übermittlung der Kennzahlen auf anderen Wegen praktikabel und wirtschaftlich.
Der Senat verfolgt das Ziel, maßnahmebegleitend Kenntnis über die Zielerreichung der aus Zuwendungsmitteln geförderten Projekte und die Effizienz des Mitteleinsatzes zu erhalten.
Die Definition, Erhebung sowie die zeitnahe Übermittlung und Auswertung von Kennzahlen sichert diese Informationen.
Wenn der Freien und Hansestadt Hamburg in begründeten Einzelfällen durch die o. g. alternativen Verfahren der Kennzahlenübermittlung und die anschließende Übertragung in das IT-Verfahren INEZ keine Mehrkosten entstehen, spricht nach Auffassung des Senats nichts gegen diese Vorgehensweise.
Dokumentation wichtiger Bearbeitungsschritte (Tzn. 759 bis 761)
Das IT-Verfahren INEZ ist entwickelt worden, um alle Zuwendungsfälle der Freien und Hansestadt Hamburg einheitlich in einem Verfahren abzubilden, nicht jedoch, um die vollständige Papierakte im Zuwendungsverfahren zu ersetzen. Die Verknüpfung von INEZ mit der hamburgweit eingeführten elektronischen Dokumentenverwaltung ELDORADO würde es ermöglichen, auch eingehende Dokumente, z. B. Anträge und Belege, für die elektronische Handhabung in INEZ verfügbar zu machen. Konzeption, Möglichkeiten und Leistungsumfang einer Verknüpfung werden ab dem 2. Halbjahr 2011 geprüft.
Die BWA hat den Hinweis des Rechnungshofs berücksichtigt und in ihre internen Arbeitsanweisungen zum Zuwendungsverfahren entsprechende Hinweise zur Dokumentation in INEZ aufgenommen.
Die entsprechenden gemeinsamen Verwaltungsvorschriften werden noch in diesem Jahr neu gefasst.
Behördeninterne Steuerung (Tzn. 762 und 763)
In der BSG ist das bereits bis Ende 2006 bestehende Verfahrenscontrolling wieder aufgenommen worden. Als Grundlage zur Erstellung des Berichts wird der in INEZ vorhandene Berichtsgenerator genutzt. Darüber hinaus wird die BSG der Fachlichen Leitstelle INEZ weitere Verbesserungen für Auswertungsmöglichkeiten vorschlagen, die geprüft und gegebenenfalls umgesetzt werden.
Die BWA hat im 2. Halbjahr 2009 die Voraussetzungen geschaffen, um den INEZ-Berichtsgenerator zu Steuerungs- und Berichtszwecken einzusetzen.
Anbindung an das Kassenverfahren (Tzn. 764 und 765)
Mit der Umsetzung des Schnittstellenkonzepts des NHH ist die elektronische Übernahme von Daten aus dem Kassenverfahren vorgesehen.
Im Übergangszeitraum wird die Zuordnung von Buchungsmitteilungen, die noch manuell nach INEZ übernommen werden müssen, durch geeignete Maßnahmen erleichtert werden.
Die Umsetzung der unterstützenden Maßnahmen ist im
2. Quartal 2010 vorgesehen.
Bereitstellung der personellen Ressourcen (Tzn. 766 und 767)
Die Personalausstattung der Fachlichen Leitstelle INEZ wurde zum Jahreswechsel 2009/2010 um zwei zusätzliche für die Dauer von 48 Monaten befristete Vollzeitstellen ausgeweitet und damit verdoppelt.
Neuordnung der Fortbildung Textzahlen 768 bis 782
(Personalamt)
Vorbemerkung:
Das Personalamt weist darauf hin, dass sich der Rechnungshof in seiner Prüfung
vorrangig auf ausgewählte Zielsetzungen und Aspekte der Gründungsdrucksache konzentriert und nicht die gesamte Entwicklung des Zentrums für Aus- und Fortbildung (ZAF) von Mitte 2005 bis Mitte 2009 in den Blick genommen hat,
sich bei der Bewertung der Kundenbeziehungen nur auf eine Befragung des Rechnungshofs aus dem Frühjahr 2008 stützt und die dargestellte Entwicklung der Fortbildung bis Mitte 2009 noch nicht einbezogen hat.
Neben deutlichen inhaltlichen Schwerpunktsetzungen [IT-Qualifizierungsoffensive (2008-2010), Pilotierung einer neuen Führungsfortbildung, systematische Qualifizierung der Rückkehrerinnen und Rückkehrer aus den Asklepios-Kliniken] war die größte Herausforderung, die das ZAF in den ersten Jahren seiner Geschäftstätigkeit zu bewältigen hatte, die erhebliche Steigerung des gesamten Fortbildungsvolumens, wie die nachfolgende Übersicht zeigt: Struktur und Finanzierung (Tzn. 769 bis 775)
Im Verwaltungsrat des ZAF werden die Empfehlungen des Rechnungshofs zur Umgestaltung des gegenwärtigen Finanzierungssystems und zur Struktur der Fortbildungsangebote beraten.
Bedarfsermittlung (Tzn. 776 und 777)
Die Feststellungen des Rechnungshofs treffen zu.
Evaluation (Tzn. 778 und 779)
Die Feststellung des Rechnungshofs trifft zu, soweit sie sich auf die vom Rechnungshof Anfang 2008 in den Behörden und Ämtern durchgeführte Befragung bezieht.
Das Personalamt und das ZAF haben inzwischen im Zusammenhang mit der IT-Qualifizierungsoffensive, dem Projekt NHH und der Neuen Führungsfortbildung erhebliche Vorarbeiten für Evaluationsvorhaben geleistet, die 2010 realisiert werden sollen. Diese geplanten Evaluationsvorhaben sind Thema in einem Bund-Länder-übergreifenden Unterausschuss der Innenministerkonferenz, in dem das ZAF die Freie und Hansestadt Hamburg vertritt und dort die Federführung für das Thema Fortbildungscontrolling hat.
Zukunftsfähigkeit (Tzn. 780 und 781)
Die Weiterentwicklung des ZAF wird auch unter den Bedingungen des NHH bereits im Verwaltungsrat des ZAF beraten. Die vom Rechnungshof aufgeführten Empfehlungen unterstützen eine zukunftssichere Positionierung des ZAF.
Ferner werden die Ergebnisse aus den Interviews mit den Mitgliedern des Gesprächsforums Personalmanagement und die Ergebnisse aus der Ende 2009 durchgeführten Kundenbefragung einbezogen.
Kinderbezogene Bezügebestandteile Textzahlen 783 bis 800
(Personalamt) Festsetzung kinderbezogener Bezügebestandteile (Tzn. 784 bis 791) und Schadenersatzansprüche und Fehlermanagement (Tzn. 792 bis 795)
Die Feststellungen des Rechnungshofs treffen zu.
Das Zentrum für Personaldienste (ZPD) hat die Bediensteten über Fehlzahlungen informiert und bei Überzahlungen die zuständigen Personalstellen aufgefordert, das Rückforderungsverfahren einzuleiten. Schadensersatzprüfungen wurden parallel eingeleitet.
Das ZPD wird zahlungsbegründende Unterlagen, die vielfach bisher nur in der Kindergeldakte abgelegt wurden, künftig auch zur Teilakte für die Festsetzung der kinderbezogenen Bezügebestandteile nehmen. Das ZPD weist darauf hin, dass die Unterlagen aus der Kindergeldakte nicht zur Prüfung des Rechnungshofs herangezogen werden konnten, weil sie als Bundessteuerakten der Prüfung des Bundesrechnungshofs unterliegen (Steuergeheimnis).
Das ZPD hat dem Projekt zur Modernisierung der Personalarbeit in der Freien und Hansestadt Hamburg (Projekt E-Personal ePers) die Prüfungserkenntnisse des Rechnungshofs zur Verfügung gestellt, damit diese bei der künftigen Organisation der Lohnbuchhaltung (u. a. Bearbeitung der kinderbezogenen Bezügebestandteile) mit einbezogen werden können.
Datenschutz (Tzn. 796 bis 799)
Die Feststellungen des Rechnungshofs treffen zu.
Das ZPD hat im Frühjahr 2009 eine elektronische Zutrittssteuerung installiert, diese ist jedoch für alle Bediensteten des Hauses zugänglich. Die Familienkasse hat ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angewiesen, die Schränke nach Dienstschluss geschlossen zu halten und die Teilpersonalakten während der Dienstzeit vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen.
Das ZPD wird in Abstimmung mit dem Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit die nötigen Sicherheitsanforderungen umsetzen.
Finanzierung des hamburgischen Telekommunikationsnetzes Textzahlen 801 bis 808
(Finanzbehörde/Dataport AöR)
Die Feststellungen des Rechnungshofs treffen grundsätzlich zu.
Die Finanzbehörde wird die im Vertrag mit Dataport vereinbarten Maßnahmen umsetzen und Erfolgskriterien für die Verwaltung des Sondervermögens definieren (Tzn. 803 und 804).
Die Finanzbehörde wird die Abrechnungsmodalitäten zwischen Dataport und dem Sondervermögen zwecks Umsetzung eines in sich geschlossenen Finanzierungskreislaufs verbessern (Tzn. 805 und 807).
Die Finanzbehörde hält allerdings die vom Rechnungshof genannte Schadenshöhe (Ausweis von Überschüssen bei Dataport) für nicht nachvollziehbar (Tzn. 806 und 807). Sie wird diesen Prüfungsfeststellungen im Einzelnen nachgehen und dann entscheiden, wie sie zu behandeln sind.
Druck- und Kopiermanagement Textzahlen 809 bis 815
(Finanzbehörde/Dataport AöR)
Die Feststellungen des Rechnungshofs treffen zu.
Die Finanzbehörde wird in Zusammenarbeit mit Dataport die bereits eingeleiteten Maßnahmen zur Optimierung des Druck- und Kopiermanagements fortsetzen und die Vorschläge des Rechnungshofs umsetzen.