Kostenstellensystem an der Universität Hamburg
An der Universität Hamburg wurde in den letzten Jahren das Finanzverwaltungssystem komplett reformiert. In diesem Zusammenhang wurde auch ein neues Kostenstellensystem eingeführt, das jedoch in der Universität nach wie vor umstritten ist.
Vor diesem Hintergrund frage ich den Senat:
Der Senat beantwortet die Fragen auf der Grundlage von Auskünften der Universität Hamburg wie folgt:
1. Wie funktioniert das Kostenstellensystem in Bezug auf die Verrechnung von Kosten, die im Zusammenhang mit Studium und Lehre anfallen?
a. Wie werden Professorinnen und Professoren in diesem System verortet?
b. Wie werden Lehrbeauftragte und andere Lehrende in diesem System verortet?
c. Wie werden Bibliotheken in diesem System verortet?
2. Wie funktioniert das Kostenstellensystem in Bezug auf die Verrechnung von Kosten, die im Zusammenhang mit Forschung anfallen?
a. Wie werden Professorinnen und Professoren in diesem System verortet?
b. Wie werden Lehrbeauftragte und andere Lehrende in diesem System verortet?
c. Wie werden Bibliotheken in diesem System verortet?
Die Kostenstellenstruktur folgt der Universitätsstruktur. Die Kostenstellen sind die Orte der Kostenentstehung/Leistungserbringung und repräsentieren dauerhafte Verantwortungsbereiche innerhalb der Aufbauorganisation (zum Beispiel Professur, Bibliothek, Werkstatt, Verwaltung). Eine Kostenstelle ist ein Kontierungsobjekt, auf dem Kosten gesammelt (Kostenstellenrechnung) und zu Periodenabschlüssen auf die Produkte und Leistungen der Einrichtung verrechnet werden (Kostenträgerrechnung). Die Verrechnung von Kosten (Kostenträgerrechnung) ist in der Universität Hamburg noch nicht eingeführt.
3. Mit welcher Begründung wurde das Kostenstellensystem umgestellt?
Die bis zum 31. Dezember 2008 bestehende Kostenstellenstruktur wurde der durch das Fakultätsgesetz vorgegebenen neuen Universitätsstruktur nicht gerecht. Die Budgetebenen mussten neu definiert werden. Die Einführung einer leistungs- und belas tungsorientierten Mittelvergabe machte es notwendig, der einzelnen Professur eine eigene Budgetebene zu geben. Der Wechsel auf die „BWF Referenz Doppik" gab den Anlass, die Kostenstellenstruktur der neuen Organisationsstruktur und den neu definierten Budgetebenen anzupassen.
4. Welche Vorbehalte gibt es in der Universität gegen das neue Kostenstellensystem und wie wird damit umgegangen?
Nach einer der drei Grundregeln zur Bildung von Kostenstellen in der „BWF Referenz Doppik" darf eine Kostenstelle nur gebildet werden, wenn sichergestellt ist, dass die Mindestanzahl von Beschäftigten eingehalten wird, wie sie im Rahmen einer Vereinbarung mit den Spitzenorganisationen im Sinne des § 94 PersVG oder einer Dienstvereinbarung zum Ausweis von Ist-Personalaufwendungen gefordert wird. Kostenstellen sollen von ihrer Größe her demnach so gebildet werden, dass im Rahmen des Berichtswesens ein Rückschluss auf einzelne Personen und deren Leistung und Verhalten nicht möglich ist. Weil nicht alle der eingerichteten Kostenstellen die Anforderung an die Mindestzahl von Beschäftigten erfüllen, besteht unter anderem hierzu mit den Personalräten der Universität Hamburg noch Gesprächsbedarf. Eine Dienstvereinbarung zwischen der Universität Hamburg und den Personalräten ist entsprechend noch nicht geschlossen worden. Die Gespräche werden fortgeführt.
5. Was ist der Implementierungsstatus des neuen Kostenstellensystems?
Welche Probleme entstanden beziehungsweise entstehen bei der Umsetzung?
Die Universität Hamburg ist zum 1. Januar 2009 auf die „BWF Referenz Doppik" migriert. Zum Ablauf dieser Migration und zu den dabei aufgetretenen Problemen hat es unterschiedliche Bewertungen seitens der zuständigen Behörde und der Universität Hamburg gegeben, die sich auf die Vorgaben und die für die Umsetzung zur Verfügung stehende Zeit beziehen (siehe Drs. 19/6159).
Nach anfänglichen Schwierigkeiten zum Produktivstart 1. Januar 2009 durch unvollständige Stammdateneingabe sind bis dato alle Kostenstellen im System gepflegt.
Probleme gab es noch in der fehlerhaften Zuordnung des Personals zu den einzelnen Kostenstellen. Auch die Kostenstellenberichte erfüllen noch nicht voll und ganz die Erwartungen der Kostenstellenverantwortlichen. Zusammen mit diesen wird kontinuierlich an der Fehlerbeseitigung und der Erhöhung der Aussagekraft der Daten gearbeitet. Neue Kostenstellen werden durch das Finanzcontrolling der Universität Hamburg in der „BWF Referenz Doppik" angelegt und stehen den Kostenstellenverantwortlichen zeitnah zur Nutzung zur Verfügung.