Anforderungen an die IT-Infrastruktur
Projekte, Maßnahmen und Arbeitsgruppen initiiert sowie Entscheidungen vorbereitet.
Behördenübergreifende Anforderungen an die IT-Infrastruktur (Verfügbarkeit, Datenschutz, Datensicherheit) werden analysiert und abgestimmt (Qualitätssicherung). Das Gremium dient auch dem Erfahrungsaustausch bezüglich der Umsetzung fachorientierter IT-Projekte. Die IT-Leiter tagen in der Regel viermal im Jahr unter Vorsitz der Finanzbehörde. Darüber hinaus findet jährlich eine Klausurtagung der IT-Leiter statt, bei der auch ein interdisziplinärer Austausch mit den Leitern der Organisations- und der Haushaltsstellen der Behörden und Ämter zu übergreifenden Themen erfolgt.
IT Architekturboard (ITAB)
Das Gremium setzt sich zusammen aus sieben stimmberechtigten IT-Leitern der Behörden und Ämter, Vertretern der Finanzbehörde und Dataport. Als Gäste nehmen Vertreter des Landesbetriebes Geoinformation und Vermessung (LGV), des Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, des Rechnungshofes sowie einer AG der Personalräte teil. Das ITAB ist für die Standardisierung der ITLandschaft der Hamburger Verwaltung sowie für die Fortschreibung der Konzeption einer einheitlichen IT-Architektur zuständig. Es berät zudem den Vertreter Hamburgs im Bund-Länder-Gremium IT-Planungsrat in Fragen der Standardisierung. Den Mitgliedern des ITAB wird die Möglichkeit gegeben, von den Entscheidungsvorlagen und Ergebnisse des IT-Planungsrates Kenntnis zu nehmen. Das ITAB entscheidet unter anderem über die Standard-Software, Einsatzstrategien sowie über Standardisierung von Endgerätehardware. Das ITAB tagt im Sechs-Wochen-Rhytmus.
Themenbezogene Arbeitsgruppen; projektbezogene Arbeits- und/oder Lenkungsgruppen
Zu übergreifenden Themen werden befristete, behördenübergreifende Arbeitsgruppen unter wechselnder Federführung gebildet. Darüber hinaus ist die Finanzbehörde in Projekten, die aufgrund der politischen, strategischen oder finanziellen Bedeutung von besonderer Wichtigkeit sind, in den dazugehörigen Arbeits- und/oder Lenkungsgruppen vertreten und nimmt ihre Steuerungs- beziehungsweise Koordinierungsfunktion im Rahmen des Projektauftrags war. Sie kann im Einzelfall die Projektarbeit auch personell mithilfe des IT-Projektpools unterstützten (siehe dazu auch Antwort zu I. 1.).
III. „E-Government-lnfrastruktur 2.0", „Antrags- und Fallmanagement"
1. Welche Schritte wurden seit der Vorstellung des Projektes E-Government-Infrastruktur 2.0 zur Erarbeitung ergriffen und bei welchen Projekten werden die erarbeiteten Ergebnisse aktuell und künftig verwandt?
Ziel des Projektes war die Erstellung einer Anforderungsanalyse für den Aufbau einer gemeinsamen umfassenden E-Government-Infrastruktur für die Länder Hamburg und Schleswig-Holstein, sowohl für die Landes- als auch für die kommunale Ebene. Die Ergebnisse sind in die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie eingeflossen und darauf aufbauend ist auch die Erarbeitung der Anforderungen für das Antrags- und Fallmanagement zusammen mit Schleswig-Holstein erfolgt. Bei zukünftigen Projekten werden diese Ergebnisse immer eingesetzt werden. So wird im nächsten Jahr die Notwendigkeit einer gemeinsamen Datenbasis für Nutzer und Berechtigungen von Nutzern erneut geprüft, da diese in gemeinsamen Anwendungen eine Voraussetzung sein kann.
2. Welche zeitlichen und inhaltlichen Zielsetzungen bestehen für das Projekt „Antrags- und Fallmanagement", für welches eine behördenübergreifende Arbeitsgemeinschaft unter Federführung der Finanzbehörde bis Juli 2010 Grundlagen erarbeitet hat?
Grundgedanke des Antrags- und Fallmanagements ist es, einen einheitlichen und strukturierten Zugang zu unterschiedlichen fachlichen Antragsverfahren bereitzustellen und die interne Bearbeitung zu koordinieren. In der behördenübergreifenden Arbeitsgemeinschaft sind die funktionalen Anforderungen, die an eine IT-Plattform für Antrags- und Fallmanagement gestellt werden, zusammen erarbeitet worden.
Im Anschluss erfolgte von der Finanzbehörde eine Markterkundung nach geeigneten IT-Lösungen. Die Ergebnisse der Markterkundung sind den IT-Leitern Ende November 2010 vorgestellt worden. Zudem erging an sie die Bitte, die auf der IT-Plattform kurz- bis mittelfristig umzusetzenden Antragsverfahren bis Anfang Januar 2011 an die Finanzbehörde zu melden. Auf Basis dieser Daten wird die Bewertung erfolgen, ob die Umsetzung einer IT-Plattform dieser Art wirtschaftlich ist.
3. Welche Behörden und Akteure wirken an diesem Projekt mit?
An der Arbeitsgruppe zum Antrags- und Fallmanagement beteiligten sich Vertreterinnen und Vertreter der Behörde für Schule und Berufsbildung, der Behörde für Soziales, Familie, Gesundheit und Verbraucherschutz, der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt, der Behörde für Wirtschaft und Arbeit, der Finanzbehörde, aus dem Bereich der IT-Angelegenheiten der Bezirksverwaltung, der Handelskammer Hamburg, der Handwerkskammer Hamburg, des Einheitlichen Ansprechpartners Schleswig-Holstein, des Finanzministeriums Schleswig-Holsteins sowie von Dataport.
4. Wird die gemeinsame Zielsetzung in einer bestimmten Form fixiert insbesondere auch im Hinblick auf eine Selbstverpflichtung aller Behörden zur Nutzung des Systems?
Wenn ja, in welcher Form?
Wenn nein, warum nicht?
Eine gemeinsame strategische und inhaltliche Zielsetzung ist im Rahmen der Arbeitsgruppe in einem Arbeitspapier festgehalten worden. Die Behörden sind derzeit aufgefordert, verbindlich die Bedarfe umzusetzender Antragsverfahren der Finanzbehörde anzugeben (siehe auch Antwort zu III. 2.). Eine weitere Vereinbarung zur Nutzung einer stadtübergreifenden Infrastruktur muss nicht formuliert werden, da über die bestehenden Regularien der IT-Planung sichergestellt wird, dass Behörden nur dann eine gemeinsame IT-Plattform nicht zu nutzen brauchen, wenn es dafür stichhaltige Gründe gibt, denen die Finanzbehörde zustimmt.
IV. Nutzerperspektive
1. Wird bei der Entwicklung und Einführung von E-Government-Anwendungen die Perspektive der Anwendungsnutzer einbezogen, erfasst und ausgewertet?
Wenn ja, auf welche Weise?
2. Gibt es hierzu ein standardisiertes Verfahren?
Zielsetzung der E-Government- und IT-Strategie ist es, dass E-Government-Anwendungen nutzerorientiert an den Zielgruppen ausgerichtet werden.
Die Finanzbehörde empfiehlt den Behörden und Ämtern, bei der Entwicklung und Einführung von E-Government-Anwendungen stets zu prüfen, ob und wenn ja zu welchem Zeitpunkt die Perspektive der Nutzer einzubeziehen ist. Den individuellen Gegebenheiten des jeweiligen Vorhabens entsprechend, kann die Einbeziehung der späteren Nutzer schon zu Beginn eines Projektes, während der Durchführungsphase oder auch erst währen der Pilotierung sinnvoll sein. Beispiele aus jüngster Zeit dafür sind die Einbindung der Architektenkammer beim Projekt „digitaler Bauantrag", der Versorgungsunternehmen beim Vorhaben „Aufgrabescheine" oder die Einbeziehung des Seniorenbeirats bei Vorstudien zum Thema „E-Government-Bedarfe älterer Menschen in Hamburg". Grundsätzlich haben die beteiligten Nutzer im Rahmen der jeweiligen Projektorganisation die Möglichkeit zur Mitarbeit auf der Ebene eines aktiven oder beratenden Lenkungsgruppen- oder Arbeitsgruppenmitglieds. Erkenntnisse und Bedarfe der späteren Nutzer fließen so in die Anforderungen oder Ausgestaltung der jeweiligen E-Government-Anwendung mit ein.
Darüber hinaus nutzt die Verwaltung Befragungen von Zielgruppen wie zum Beispiel die alle drei Jahre stattfindende Bürgerbefragung zur Evaluierung bestehender Verwaltungsangebote. Auch hier fließen gewonnene Erkenntnisse in die Verbesserung der E-Government-Angebote mit ein.
Zunehmend wächst in den Behörden und Ämtern das Bewusstsein, auch bei der Darstellung ihrer Online-Angebote die Nutzerfreundlichkeit (Usability) zu berücksichtigen.
So wurde und wird der Internetauftritt der Stadt auf hamburg.de entsprechend weiterentwickelt und optimiert. Ebenso werden die verwaltungsinternen E-GovernmentAngebote unter Berücksichtigung von Aspekten der Nutzerfreundlichkeit kontinuierlich verbessert.
Um den Herausforderungen der gesellschaftlichen Entwicklung Rechnung zu tragen, muss die Verwaltung sich bei ihren E-Government-Anwendungen vermehrt darauf einstellen, ihren Kunden eine Möglichkeit zur Rückäußerung zur Verfügung zu stellen.
Deswegen bietet Hamburg seinen Bürgerinnen und Bürgern Online-Diskurse zu verschiedenen, aktuellen Themen an (wie zum Beispiel Bürgerhaushalt, Living Bridge, Neugestaltung des Domplatzes et cetera). Des Weiteren werden Web 2.0-Elemente in den Verwaltungsalltag integriert, als Stichworte hierfür wird auf die Einbindung Sozialer Netzwerke, Nachrichtenservices für Gruppen oder Arbeiten auf Zusammenarbeitsplattformen verwiesen. Die Finanzbehörde entwickelt für die Behörden und Ämter derzeit einen „Web 2.0-Methodenkoffer". Damit werden Handlungsempfehlungen für die organisatorische Einbindung und technische Umsetzung unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen den Behörden und Ämtern zur Verfügung gestellt.
Ferner gilt es, sich ändernden Nutzergewohnheiten zu entsprechen. So bietet Hamburg den „Behördenfinder" als erste mobile Handy-Applikation („App") zum Download an.
V. Zusammenarbeit mit Schleswig-Holstein
1. Welche weitere Zusammenarbeit mit Schleswig-Holstein ist im Bereich E-Government vorgesehen?
Es gibt zurzeit mehrere konkrete E-Government-Themen, die in der Bearbeitung oder in Vorbereitung sind. Hervorzuheben ist insbesondere das bereits laufende Projekt „KoPers" (Kooperationsprojekt der Personalverwaltungen beider Länder); dieses zielt auf die Schaffung einer integrierten Personalwirtschaft ab. Ferner sind zu nennen gemeinsame Standesamtsverfahren, die gemeinsame Fragestellung nach einer Langzeitarchivierung sowie die Identifikation von Themenfeldern der Hamburger Zusammenarbeitsplattform für das schleswig-holsteinische Projekt „Schleswig-Holstein on Sharepoint" (SHonSh). Hamburg hat in den letzten Jahren eine umfassende Zusammenarbeitsplattform mit einem Konzept erstellt, das insbesondere für die schleswigholsteinischen Kommunen von großem Interesse sein kann. In einem ersten Schritt wird Schleswig-Holstein unter Beratung des gemeinsamen IT-Dienstleisters Dataport Anforderungen aufnehmen und die Machbarkeit einer gemeinsamen Nutzung prüfen.
In Vorbereitung ist ferner die Neuausschreibung eines von beiden Ländern genutzten E-Government-Rahmenvertrags, der die Möglichkeit bietet, kurzfristig externe Unterstützungsleistungen für E-Government-Vorhaben abzurufen.
Der Schleswig-Holsteinische Landtag hat am 29. Januar 2010 eine Enquetekommission zu „Chancen einer verstärkten norddeutschen Zusammenarbeit" eingesetzt. Sie soll die bisherigen Ergebnisse norddeutscher Kooperationen auswerten, Vorschläge für künftige Formen und Inhalte der Zusammenarbeit entwickeln und Vorschläge für Initiativen des Landtages formulieren. Dabei soll eine verstärkte Zusammenarbeit mit Hamburg genauso untersucht werden, wie eine weitergehende länderübergreifende Zusammenarbeit mit Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen und Bremen.
2. Ist das Antrags- und Fallmanagement ein gemeinsames Projekt beider Bundesländer?
Wenn ja, welche Art der Zusammenarbeit ist im Einzelnen geplant?
Wenn nein, warum nicht?
Das Finanzministerium Schleswig-Holstein und der Einheitliche Ansprechpartner Schleswig-Holstein haben sich an der Arbeitsgruppe zum Antrags- und Fallmanagement beteiligt. Die Ergebnisse der Arbeitsgruppe sowie die der Markterkundung sind Vertretern des Finanzministeriums Schleswig-Holstein sowie des Senators für Finanzen der Hansestadt Bremen am 18. November 2010 gemeinsam mit Dataport vorgestellt worden. Hamburg hat sowohl das Angebot als auch das Interesse an der weiteren gemeinsamen Zusammenarbeit an dem Thema formuliert. Eine konkrete Aussage von Schleswig-Holstein hinsichtlich der weiteren Mitarbeit steht noch aus.