Aktenführung und Aktenverwaltung in der Hamburger Verwaltung
Nur eine ordnungsgemäße und möglichst homogene Aktenführung und Aktenverwaltung in den Behörden und Dienststellen der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) ermöglicht es den Bürgerinnen und Bürgern im Sinne des Hamburgischen Informationsfreiheitsgesetzes (HmbIFG), der Bürgerschaft und den Prüfinstanzen, optimal ihre verankerten Rechte beziehungsweise Aufgaben wahrnehmen zu können.
Vor diesem Hintergrund frage ich den Senat: Ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung ist Voraussetzung für ein transparentes und effizientes Verwaltungshandeln. Sie bildet damit eine wesentliche Grundlage eines demokratischen Rechtsstaates. Aus gesetzlichen Regelungen lässt sich eine Pflicht zur Aktenführung allein im Umkehrschluss ableiten (§§ 26 und 29 Hamburgisches Verwaltungsverfahrensgesetz (HmbVwVfG) sowie Hamburgisches Informationsfreiheitsgesetz (HmbIFG)).
Dies vorausgeschickt, beantwortet der Senat die Fragen wie folgt:
1. Welche hamburgischen Regularien haben Auswirkungen auf die Aktenführung und Aktenverwaltung in der Verwaltung der FHH (Ausnahme: Spezialvorschriften)? Zentrale und vereinheitlichende Regelung in der Freien und Hansestadt Hamburg ist die Musteraktenordnung, die Finanzbehörde und Staatsarchiv gemeinsam erarbeitet haben und die seit 2008 in allen Fachbehörden und Senatsämtern als Mindeststandard umzusetzen war (siehe Antwort zu 3. und 3.1). Für Verwaltungsbereiche, die das elektronische Aktensystem ELDORADO bereits eingeführt haben, gilt ergänzend die IT-Richtlinie Regelwerk ELDORADO.
Sofern personenbezogene Daten enthalten sind, regelt insbesondere auch das Hamburgische Datenschutzgesetz (§§ 10a, 14, 18, 19, 23) und das Hamburgische Beamtengesetz (§§ 85 fortfolgende) Anforderungen an die Aktenführung.
Das Hamburgische Archivgesetz hat daneben als sogenanntes Querschnittsgesetz bedeutsame Auswirkungen, weil danach die Behörden und Ämter bis auf wenige Ausnahmen (vergleiche § 3 Absatz 2 Satz 2 HmbArchG) fortlaufend verpflichtet sind, ihr Schriftgut in der Regel nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen auszusondern und dem Staatsarchiv anzubieten. Außerdem hat das Staatsarchiv nach § 1 Absatz 4 HmbArchG eine beratende Funktion im Bereich der Schriftgutverwaltung. Sonderregelungen zu Aufbewahrungsfristen sind unter anderem in der Verordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut der Hamburgischen Justiz (Justizschriftgutaufbewahrungsverordnung) enthalten. Im Übrigen siehe Vorbemerkung.
2. Existiert eine einheitliche Mustergeschäftsordnung, an der sich alle behördlichen Geschäftsordnungen orientieren?
Nein.
Wenn ja, seit wann und wie ist der Umsetzungsstand in den jeweiligen Behörden und Dienststellen?
Entfällt.
Wenn nein, warum nicht?
Eine Mustergeschäftsordnung ist nicht erforderlich, da die bestehenden Geschäftsordnungen im Grundsatz identisch sind. Abweichende Regelungen in den einzelnen Geschäftsordnungen sind den tatsächlichen Unterschieden bei Aufgaben und Formen der Aufgabenwahrnehmungen der Behörden geschuldet.
3. Existiert eine einheitliche Musteraktenordnung, an der sich alle behördlichen Aktenordnungen orientieren?
Wenn ja, seit wann und wie ist der Umsetzungsstand in den jeweiligen Behörden und Dienststellen?
Ja. Die Musteraktenordnung wurde mit der Maßgabe eingeführt, dass die Behörden bis Ende 2008 ihre jeweiligen Aktenordnungen an die Vorgaben anpassen.
Alle Fachbehörden und Senatsämter haben ihre Aktenordnungen weitestgehend an die Vorgaben der Musteraktenordnung angepasst.
Für die Bezirksverwaltung wurde im Juli 2008 auf der Basis der Musteraktenordnung eine Aktenordnung für die Bezirksämter als Dienstvorschrift erlassen.
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit ist in seiner Aufgabenwahrnehmung unabhängig. Eine Anpassung an die Musteraktenordnung wurde bisher nicht vorgenommen.
Die Musteraktenordnung und die Dienstvorschrift für die Bezirksämter sowie weitere Informationen des Staatsarchivs zum Thema sind öffentlich zugänglich auf der Website des Staatsarchivs unter: http://www.hamburg.de/schriftgutverwaltung/290012/schriftgutverwaltung-start.html.
Wenn nein, warum nicht?
Entfällt.
4. Inwieweit werden neue Beschäftigte in den jeweiligen Behörden und Dienststellen mit den entsprechenden Geschäfts- und Aktenordnungen vertraut gemacht, um ihrer Arbeit ordnungsgemäß nachgehen zu können?
Die Musteraktenordnung betont die Verantwortung der Führungskräfte sowie aller Beschäftigten für eine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung. Die Beschäftigten werden in den Behörden regelhaft durch entsprechende Umläufe auf die bestehenden internen Regelungen hingewiesen und können sich im Intranet ihrer Behörde jederzeit über die einschlägigen Regelungen informieren.
Das Staatsarchiv bietet neben der zentralen Informationsplattform (siehe Antwort zu 3. und 3.1) zudem eine Vielzahl von Fortbildungs- beziehungsweise Informationsveranstaltungen für verschiedene Zielgruppen an. In der Ausbildung von Nachwuchskräften wird das Thema Schriftgutverwaltung ebenfalls berücksichtigt.
5. Ist die Struktur der Aktenpläne der Behörden und Dienststellen FHH-weit einheitlich geregelt?
Nein.
Wenn ja, seit wann und inwiefern?
Entfällt.
Wenn nein, warum nicht?
Falls Bundesregularien oder Ähnliches dem im Einzelfall entgegenstehen: Warum sind die restlichen Aktenpläne nicht einheitlich strukturiert?
Ein Einheitsaktenplan, wie es ihn zum Teil in anderen Bundesländern oder in Kommunen gibt, existiert in Hamburg nicht.
Gründe hierfür liegen in der Aufgabenheterogenität und dezentralen Organisationshoheit der einzelnen Behörden. Aktenverwaltung und -führung ist jedoch Teil einer jeden verwaltungsinternen Ausbildung. Darüber hinaus unterstützt das Staatsarchiv mit seinen Informationsmaterialien und Fortbildungen eine sukzessive Orientierung an gemeinsamen Standards.
Wenn nein, wann wurde die derzeit gültige Aktenplanstruktur der jeweiligen Behörden und Dienststellen zuletzt evaluiert und gegebenenfalls geändert?
Eine zentrale Bewertung der Aktenplanstruktur findet nicht statt. Mit der laufenden Einführung von ELDORADO in den Behörden findet allerdings eine ständige Evaluierung statt. Dies führt auch zu einer Überprüfung, ob der Aktenplan im jeweiligen Zuschnitt sachgerecht ist.
6. Sind die Aufbewahrungsfristen für Akten innerhalb der Behörden einheitlich geregelt?
Die Aufbewahrungsfristen können nicht abschließend einheitlich geregelt sein, da sich aus Fachgesetzen aufgrund der Aufgabenstellung unterschiedliche Anforderungen ergeben können. Bei der Festlegung von Aufbewahrungsfristen von Akten mit personenbezogenen Inhalten ist zu berücksichtigen, dass deren Speicherung nur solange zulässig ist, wie personenbezogene Daten zur Aufgabenwahrnehmung erforderlich sind.
Die Musteraktenordnung und das Informationsmaterial des Staatsarchivs bieten Anhaltspunkte und Empfehlungen für die Festsetzung der Aufbewahrungsfristen. Die Tendenz geht auch mit Blick auf elektronische Akten und die damit verbundenen Anforderungen zu deutlich kürzeren Fristen als die bisher verbreitete 30-Jahres-Frist. Für die Bezirksämter wurden die Aufbewahrungsfristen in der Anlage zur Dienstvorschrift festgehalten.
Wenn ja, seit wann und inwiefern?
Entfällt.
Wenn nein, warum nicht?
Falls Bundesregularien oder Ähnliches dem im Einzelfall entgegenstehen: Warum sind die restlichen Aufbewahrungsfristen nicht einheitlich geregelt?
Siehe Antwort zu 6.
Wenn nein, wann wurden die derzeit gültigen Akten-Aufbewahrungsfristen der jeweiligen Behörden und Dienststellen zuletzt evaluiert und gegebenenfalls geändert?
Mit der Musteraktenordnung wurden die Behörden und Senatsämter aufgefordert, die Aufbewahrungsfristen zu überprüfen. Eine Evaluation und Beratung im Einzelfall erfolgt durch das Staatsarchiv in Abstimmung mit der zuständigen Behörde.
7. Wie ist das Registraturwesen in den jeweiligen Behörden und Dienststellen strukturiert?
Es existieren sowohl zentrale, dezentrale sowie Sachbearbeiterregistraturen.
8. An welche Organisationseinheit und Abteilung sind die Registraturen in den jeweiligen Behörden und Dienststellen (Ausnahme: Sachbearbeiterregistraturen) angebunden?