Seit wann wird die Einführung der digitalen Aktenführung in der FHH betrieben?
Wenn die Auswirkungen nicht geprüft werden: warum nicht?
Wenn nein, warum nicht?
Soweit noch Sachbearbeiterregistraturen vorhanden sind, gibt es zurzeit überwiegend keine derartigen Bestrebungen, weil sich aufgrund der Aufgabenheterogenität, einer örtlichen Trennung oder aufgrund der Größe der Behördeneinheiten diese Organisationsform aktuell noch als sachgerecht erweist.
Die Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt (BSU) verfolgt das Ziel, dezentrale Registraturen und, soweit vorhanden, Sachbearbeiterregistraturen aufzulösen und mittelfristig aufbewahrungswürdiges Schriftgut in der Zentralregistratur unter ELDORADO zu führen. Der Zeitplan sieht vor, die Integration der Aktenbereiche und des aufbewahrungswürdigen Schriftgutes bis Mitte 2013 abzuschließen. Mögliche Auswirkungen auf Stellen(-anteile) der betroffenen Organisationseinheiten können frühestens nach Abschluss der Maßnahmen geprüft werden.
10. Wie viele ausschließlich mit Registraturarbeit beschäftigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beziehungsweise wie viele entsprechende Stellen gibt es in den jeweiligen Behörden und Dienststellen?
Siehe Antwort zu 8.
11. Seit wann wird die Einführung der digitalen Aktenführung in der FHH betrieben?
Mit der Ablösung der Papierakten durch eine digitale Aktenhaltung wurde Mitte der Neunzigerjahre im Rahmen eines Pilotprojektes der Behörde für Inneres als Vorreiter für alle Behörden und Ämter begonnen.
12. Welche Software wurde hierzu ausgewählt und warum und wie hoch sind die hiermit verbundenen bisherigen Kosten?
Die Softwaremodule, die für die Einführung einer elektronischen Aktenhaltung erforderlich sind, basieren auf dem Produkt teraDOC der Future Software GmbH, das 1997 im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung ausgewählt wurde.
Damit die Softwarekomponenten auf allen Bildschirmarbeitsplätzen der Behörden und Ämtern eingesetzt werden kann, wurde in 2002 ein Gesamtbeschaffungsvertrag in Höhe von 5,5 Millionen Euro abgeschlossen.
13. Wie ist der Sachstand hinsichtlich der Einführung der digitalen Aktenführung in den einzelnen Behörden und Dienststellen zum Stichtag 01.04.2011?
Der Sachstand wird in der Anlage dargestellt. Angegeben ist, wann ELDORADO jeweils in Pilotbetrieb genommen wurde. Darüber hinaus hat die Umfrage im Rahmen der zur Beantwortung zur Verfügung stehenden Zeit folgendes Bild zum aktuellen Sachstand (Stichtag 1. April 2011) ergeben:
- Behörde für Wissenschaft und Forschung: nutzt seit 2003 das ELDORADORegistraturmodul zur Verwaltung des Papieraktenbestandes und beabsichtigt die Einführung des „ELDORADO-Recherchemoduls" (digitale Aktenverwaltung). Eine entsprechende Projektgruppe hat am 1. Januar 2011 ihre Arbeit aufgenommen.
- Behörde für Kultur und Medien: Das ELDORADO-Registraturmodul ist auf allen Arbeitsplätzen der Registraturmitarbeiterinnen und -mitarbeiter derzeit parallel zur Papieraktenführung als Pilotprojekt eingeführt. Aktenplan und Aktenverzeichnis sind in das ELDORADO-System überführt und an 123 PC-Arbeitsplätzen abrufbar. Im Staatsarchiv werden zunächst die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen für die Einführung eines IT-gestützten Systems getroffen.
- Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt: Im Zuge eines 2010 aufgelegten Projektes werden Vorbereitungen für eine flächendeckende Einführung von ELDORADO bis Mitte 2014 getroffen.
- Behörde für Wirtschaft und Arbeit: Die Akten werden digital geführt, soweit dies rechtlich und tatsächlich mit vertretbarem Aufwand möglich ist.
- Bezirksamt Bergedorf: ELDORADO läuft im Dezernat Steuerung und Service, Interner Service im Pilotbetrieb. Die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter findet im Juni 2011 statt.
14. Ist der Senat der Auffassung, dass die digitale Aktenführung und Aktenverwaltung in den Behörden und Dienststellen die Anforderungen an die Registraturbeschäftigten und Registraturleitungen im Vergleich zum Zeitalter des „Knicken, Lochen, Abheftens" erhöht?
15. Hat sich die Stellenbewertung der Registraturbeschäftigten und Registraturleitungen durch die digitale Aktenführung verändert?
Nein. Dabei muss allerdings berücksichtigt werden, dass sich die elektronische Aktenführung und -verwaltung in vielen Behörden und Ämtern noch im Aufbau befindet und die Auswirkungen der digitalen Aktenführung und -verwaltung auf die Anforderungen an die Registraturbeschäftigten und -leitungen noch nicht abschließend beurteilt werden können. Im Übrigen hat sich der Senat hiermit nicht befasst.
16. Wie werden die Stellen der Registratursachbearbeitung und der Registraturleitung in den jeweiligen Behörden und Dienststellen grundsätzlich bewertet?
Die Eingruppierung der Sachbearbeitungs- und Leitungsfunktionen im Bereich der Registraturen richtet sich bis zur Neufassung einer Entgeltordnung nach TV-L weiterhin nach den Eingruppierungsvorschriften des BAT.
Je nach Aufgabenprofil sind die Stellen für die Sachbearbeitung hiernach in einer Spanne von Vergütungsgruppe Vc Fallgruppe 13 BAT bis Vergütungsgruppe X Fallgruppe 1 BAT (entspricht Entgeltgruppen E 8 bis E 2) beziehungsweise für die Leitung in einer Spanne von Vergütungsgruppe Vb Fallgruppe 25a BAT bis Vergütungsgruppe VII Fallgruppe 42a BAT (entspricht Entgeltgruppen E 9 bis E 5) bewertet.
17. Werden in den jeweiligen Behörden und Dienststellen Software-Schulungen für die Beschäftigten hinsichtlich der Bedienung des Programms zur Suche nach digitalen Dokumenten durchgeführt und falls ja, inwiefern?
Im Rahmen der Projekte zur Einführung der digitalen Aktenführung erfolgen regelmäßig Schulungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Nach dem Abschluss derartiger Projekte nehmen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne entsprechende Kenntnisse an Schulungen des Zentrums für Aus- und Fortbildung teil. Auch bei SoftwareUpdates werden Schulungen angeboten.
18. Inwieweit ist sichergestellt, dass gegebenenfalls vorhandenes digitales Aktenmaterial im Zuge der nun notwendigen Behördenumstrukturierungen beziehungsweise -neugründungen in den Bestand der neuen Behörden überführt wird, damit ohne Reibungsverluste vonseiten der zuständigen fachlichen Stellen zukünftig darauf zugegriffen werden kann?
Ein Modul zur Verlagerung von elektronischen Dokumenten aus einem digitalen Aktenbestand zu einem anderen digitalen Aktenbestand ist noch nicht realisiert. Im Rahmen notwendiger Behördenumstrukturierungen wird der Zugriff auf die digitalen Akten über die Einrichtung differenzierter und übergreifender Zugriffs- und Benutzungsrechte sichergestellt werden, soweit dies erforderlich ist. In der BSU etwa ergibt sich mit der aktuellen Behördenumstrukturierung jedoch keine Notwendigkeit der Überführung digitalen Aktenmaterials.
19. Inwieweit ist sichergestellt, dass vorhandenes digitales Aktenmaterial gemäß den Anforderungen der Datenschutzgesetze physikalisch gelöscht wird?
Ein Modul für das geordnete Löschen von Dokumenten in elektronischen Akten ist realisiert, wobei die Komponenten zur physikalischen Löschung der Dokumenten in der Speichertechnik voraussichtlich erst in 2012 zur Verfügung stehen werden. Bis dahin sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angehalten, die Anforderungen des § 19 HmbDSG durch entsprechende Verfügungen zu beachten.
20. Sind die Akten-Zugriffsrechte für Verwaltungsbeschäftigte FHH-weit einheitlich geregelt?
Auf Akten mit personenbezogenem Inhalt findet vorbehaltlich anderer spezialgesetzlicher Regelungen für alle Behörden und Ämter das HmbDSG Anwendung, das einen Zugriff nur im Rahmen der zugewiesenen Aufgaben vorsieht. Im Sinne des informationellen Selbstbestimmungsrechts des Betroffenen ist es erforderlich, den Kreis der Zugriffsberechtigten möglichst klein zu halten und im Falle einer elektronischen Verarbeitung vor Einführung des Verfahrens in einem Rollen- und Zugriffskonzept abzubilden.
Ansonsten können die Aktenzugriffsrechte abgesehen von weiteren allgemeinen Regelungen etwa für besondere Dienststellen (zum Beispiel für das Staatsarchiv) nicht einheitlich geregelt werden. Sie orientieren sich an der Schutzwürdigkeit des jeweiligen Akteninhaltes, sind für jede einzelne Akte zu bestimmen, laufend zu überprüfen und gegebenenfalls neu festzulegen. Für Verwaltungsbereiche, die das elektronische Aktensystem ELDORADO bereits eingeführt haben, gilt ergänzend die ITRichtlinie ELDORADO (siehe oben), wonach die digitale Aktennutzung im Rahmen eines Berechtigungskonzeptes im Einzelnen durch die jeweilige fachliche Administration festzulegen ist.
Wenn ja, inwiefern?
Entfällt.
Wenn nein, warum nicht?
Wenn nein, wie sind sie in den jeweiligen Behörden und Dienststellen geregelt?
Siehe Antwort zu 20.